信息化驱动高校会议中心服务转型策略与实践

张赛男

信息化驱动高校会议中心服务转型策略与实践

张赛男

[北京大学会议中心]

利用新技术提升高校会议中心的服务质量和效率，并实现智能、便捷、定制化的专业服务，涉及高校会议中心信息化服务转型的的问题。研究信息化基础设施建设、数据管理与分析能力提升、人员素质与能力的提升，以及安全风险防范与应对措施等问题，提出基于多样化的数字化服务平台、促进内外部资源的整合与共享、加强数据安全保障与隐私保护，以及推动创新业务模式的实践与发展等策略推动高校会议中心的服务转型与提升。并且，根据实践案例指出高校会议中心服务转型存在的问题，进而提出了解决问题的具体措施。

会议中心; 信息化建设; 业务支持; 服务创新

随着信息技术的迅猛发展，数字化、网络化、智能化的社会发展趋势已经成为全球范围内的共识。[1]2018年以来，国家陆续发布《教育信息化2.0行动方案》《中国教育现代化2035》《“十四五”国家信息化规划》等政策，持续推动教育信息化发展。[2]会议中心作为高校重要的信息交流平台和服务保障平台，完善且先进的信息化应用和管控对于提升会议中心综合服务质量、加强资源整合和共享、保障信息安全、创新业务模式都具有重要的意义，也为学校整体实力的提升和“双一流”建设提供有力支持。

一、 利用信息化进行服务转型的关键问题分析

高校会议中心（以下简称“会议中心”）的业务一般包括会议支持、餐饮住宿、活动承办、人员接待等，在实际业务管理流程上需要技术支持和相关咨询服务。信息化在会议中心业务管理流程中起到重要作用，线上业务可以提高会议服务的效率和准确性，利用信息化系统管理和监控设备，可以记录、分析和归档业务数据，支持协同办公和提高组织效率，保护数据信息的安全性和可靠性。然而，在实施过程中，仍面临着一些问题需要解决。

（一）信息化基础设施建设

基础设施建设是利用信息化进行服务转型的先决条件。[3]通过建设稳定、快速的网络环境，配备先进的设备和软件，建立可靠的数据中心和智能化管理系统，可以实现会议中心的高效运营，不断提升服务质量。在讨论利用信息化进行各项服务转型时，应将基础设施建设放在重要位置，并结合实际需求进行技术评估和预算计划。同时还应建立健全设备监控和维护机制，定期进行设备巡检、性能评估和升级等工作。这样才能确保基础设施满足业务实际需求，并为信息化服务的顺利开展提供可靠的支持。

（二）数据管理与分析能力

数据可以为经营管理提供准确的信息以支持高效的决策制定，从而提升会议中心整体的运营绩效。要建立数据收集与存储机制，选择适当的数据采集工具和系统，确保数据的高效收集和传输。同时，还需要建立安全可靠的数据存储系统，保护数据的机密性和完整性。而后选择合适的分析工具与技术、建立数据分析团队进行数据质量管理，并将分析结果应用于决策和服务优化中。这样可以使会议中心乃至整个学校全面利用数据资源，为提升各项服务水平和决策质量做出更加科学的支持。

（三）人员素质与能力提升

工作人员需要具备专业的技术素质与能力，并熟练运用业务管理系统、数据分析工具、在线会议平台等信息化工具，收集、整理、分析和利用实际经营过程产出的相关数据，为各项服务提供决策支持和优化方案。工作人员需要与内部各部门及外部供应商、服务对象等进行有效的沟通和协作。此外，还需要不断关注行业的最新动态、新技术、新服务模式，发现现有服务中的问题和瓶颈，并提出创新的解决方案。通过培训、知识共享和激励机制提升人员素质与能力，打造高素质的团队有助于推动会议中心的持续改进和发展，并适应信息化技术的变化升级。

（四）安全风险防范及应对

信息技术在提供高效、便捷服务的同时，也带来了一系列的安全风险。这些安全风险主要包括数据安全、网络安全、身份认证与访问控制、第三方合作以及安全意识方面的风险。[4]数据泄露、网络攻击、身份冒充、以及员工的培训不足和缺乏安全意识等问题都可能对业务服务过程中的安全性产生影响。为应对这些风险，会议中心需要建立完善的信息安全策略与政策，加强网络安全防护措施，确保数据的安全传输与存储，实施严格的身份认证与访问控制措施，加强与第三方合作的风险管理，同时强化员工的安全意识培训，确保信息化转型过程中的安全可靠性。

二、 信息化驱动下的高校会议中心服务转型策略

（一）提供多样化的数字化服务平台

可以建设多样化的数字化服务平台，推动服务转型，满足用户需求，提升会议中心的竞争力和发展潜力。首先，需要深入了解用户需求，通过调研和用户反馈需求和痛点，为平台的设计和功能提供有针对性的改进意见。其次，建设强大的信息技术平台，包括云计算架构、网络基础设施和数据中心，为多样化服务提供支持。在数字化服务平台上增加多种功能模块，如会议预订、会议支持服务、设备维保、餐饮服务等，满足不同用户的需求。同时，通过积极推广和用户培训，提高用户知晓度和使用率，持续优化用户体验。并利用创新技术应用，如人工智能和大数据分析，提供智能化的会议服务体验。

（二）促进内外部资源的整合与共享

应积极与校内教学部门、科研机构和学生组织等合作，共享教学资源、科研成果和学生创新项目，以提供更丰富、有内涵的服务。同时，与后勤和人力资源部门合作，整合场地资源和人员调配等，提升工作效率和服务体验。另外，会议中心还应积极拓展与外部合作伙伴的联系，如企业、政府机构和社会组织，共享他们的专业知识、技术资源和高品质服务，提供更全面、专业的会议服务。此外，还可以利用现代信息化技术建立数字化平台，通过共享经济模式分享会议资料、设备租赁和餐饮服务等，促进资源的优化配置。通过内外部资源的整合与共享，使得会议中心能够融入行业生态协同发展，快速推动服务转型与提升。

（三）加强数据安全保障与隐私保护

应建立严格的数据管理和安全策略，包括数据存储、传输、处理和备份等方面的安全措施，确保数据的安全性和完整性。其次对敏感数据进行加密存储和传输，以防止信息泄露和非法访问。同时，建立访问权限控制机制，根据不同角色和权限，限制对业务数据的访问和操作，保护数据的机密性和完整性。除了技术措施，会议中心还需要加强对员工的信息安全教育和培训，提高他们对数据安全的认识和意识，避免内部人员的不当行为导致数据泄露或滥用。通过加强数据安全保障与隐私保护来增强用户对服务的信任感，防止网络攻击和数据泄露，以满足合法合规要求。

（四）推动创新业务模式的实践与发展

要推动创新业务模式的实践与发展，一是要引入新兴科技和数字化技术，如虚拟现实、增强现实、人工智能等，提供更丰富、多样化和个性化的会议体验；二是借鉴共享经济模式，与其他高校会议中心、企业、酒店等合作，共享资源，提供灵活、多样化的会议解决方案；三是探索新的商业模式，推出定制化套餐和增值服务，满足不同用户群体和会议需求；四是注重市场营销和推广，积极宣传创新业务模式的独特价值和优势，参与学术组织和行业协会的活动，提升会议中心知名度和影响力。

三、 实践探讨与案例分析

北京大学会议中心作为北京大学后勤系统的组成部分，是集会议承办、会场服务、海外团队接待、文艺演出、电影放映、餐饮服务、酒店住宿、公寓管理等多种功能于一身的专业化服务实体。会议中心采用企业化管理模式，现有建筑面积23.4万平方米，拥有一个两千余座位的礼堂和40个大、中、小型会议室，各类不同风格特点的餐厅6个，接待床位5000多张及其他综合服务设施，员工近1000人。受教育信息化和现代服务业信息化的双重影响，中心信息化建设内容包含了基础设施信息化、行业技术信息化、组织信息化和资源信息化四个部分。

（一）基础设施信息化

中心信息基础设施的工作重点是计算机化和网络化。经过多年发展建设，会议中心现已有4000多个网络信息点，各类办公电脑300余台，服务器10余台，打印机、复印机、各类POS机（校园卡机、支付宝、制卡机）等，实现了新一代校园网“双万兆到楼，千兆到房间，无线全覆盖”的一体化接入网络，为信息化应用打造了良好的基础环境。

（二）行业技术信息化

引入多种专业信息系统，对管理和服务手段进行持续改造和提升：引入工程类控制系统如消防报警、安防监控、楼宇自控和能源计费等，自动化运维和技术防范水平得到提升；财务管理、人力资源管理和协同办公系统支撑内部管理，实现信息流动可见可控，提高共享效率，降低成本；服务管理系统以酒店管理为主，实现多元化的销售管理、智能化的服务管理、前置化的财务管控和一体化的主营业务管理；网站、信息发布系统和微信公众号矩阵实现及时动态和服务资讯的传达，便于师生和服务受众了解情况。随着行业技术发展，会议中心将升级更多技术先进、架构科学、配置灵活的应用系统，以实现精细化管理和个性化服务。

（三）组织信息化

组织信息化着眼于人力资源的信息素质开发和利用，包括现代管理理念的树立、知识型组织的建设、全员信息素养的提升和信息化岗位和部门的设置等。在中心层面设立信息化小组，负责贯彻落实学校和上级部门信息化工作部署要求、统筹协调各个管理部信息化工作并提供技术支持。各部门网信工作部门和人员负责信息基础设施和信息系统的建设运维工作。信息技术对会议中心的作用逐步由被动支撑转变为主动支撑，由技术支撑扩展到技术加管理支撑。

（四）资源信息化

会议中心资源信息化包括对内和对外两个方面。

1. 利用行业服务信息化资源赋能校园服务

积极利用社会资源，借力行业服务信息化发展。通过引入美团外卖等应用系统，实现校园内配送服务，满足师生用餐需求；探索机器人参与校园服务，提供智能送餐、送物和消毒服务，提升用户体验，降低管理成本，展现高校现代化服务品质；引入共享智能服务设备，如自助洗衣机、共享打印机和充电宝，提供方便的校园服务，展现高校后勤与时俱进的现代化服务品质。

2. 利用教育信息化资源创新服务管理模式

基于校级数据共享平台和一站式网上办事大厅，自主开发了微信端剧场影院在线售票系统，方便校内外观众进行购票操作。此系统建成后被纳入学校后勤综合服务平台，在线售票服务作为平台的应用模块之一，丰富了学校的后勤系统信息化服务体系。此外，会议中心还上线了“人脸识别入校”、“网上报修”等系统，便利了师生员工的日常生活。在疫情防控期间，会议服务也逐渐实现了线上会议的多样化功能，包括在线投票、在线选举等，满足了各类会议的多元化需求。

信息化驱动的高校会议中心服务转型势在必行，丰富的应用和便捷的服务也具有广阔的发展前景和潜力，但也面临技术实施、安全风险、用户接受度和适应性，以及资金投入和可持续发展等挑战。高校会议中心需要与学校各部门、科技企业、学术界及行业协会等密切合作，加强技术研发与创新，共同推进信息技术的长远发展。

[1]梁微,钱彤,范鑫.经济新常态下高校后勤管理信息化建设[J].中国管理信息化,2023,26 (08):190-192.

[2]孔祥君.高校后勤信息化建设的现状与对策[J].冶金管理,2022(21):93-94+97.

[3]李兰芳.高校后勤信息化建设路径思考[J].经济研究导刊,2022(30):149-151.

[4]张璋,李建华.高校后勤信息化自我监督体系构建探索——以北京H大学后勤管理应用为例[J].高校后勤研究,2022(09):28-31+34.

北京市高等教育学会2022年课题(项目编号MS2022342)研究成果之一。

（责任编辑：杨书元）