烟草商业企业标准化工作的优化策略探讨

2023-04-18秦晨

企业改革与管理 2023年24期

秦晨

（嘉峪关市烟草专卖局（公司），甘肃嘉峪关 735100）

一、研究意义

在现代企业治理中，企业标准化发挥着日益重要的作用。对于烟草商业企业来说，在行业“三新一高”的战略指导下，标准化作为一种管理理念和管理工具，其在助力推动企业高效能治理、高质量发展、塑造高素质队伍过程中具有举足轻重的作用。标准化是指针对企业的生产、经营和管理的各个环节，制定共同的、可重复使用的规则，以实现最佳秩序。标准化管理作为一种现代、系统化、科学化的企业管理方法，在协调职能部门间关系、提升岗位间沟通效率、优化组织机构和工作流程、提高工作质效等方面都发挥着重要作用。烟草商业企业在有效利用标准化开展基础管理、促进服务提升时，不断推动标准化能力提升和优化，使标准化在管理中发挥疏通脉络、去冗增效、提升效益的积极作用。企业标准化工作是一项长期、需持续坚持的任务，需要不断改善和提高，它的运行水平在很大程度上反映了企业现代化管理水平高低。推动企业标准化工作的有效实施，对于企业摆脱低水平经营管理困境、实现管理优化升级和资源有效配置等方面具有重要意义。烟草商业企业应及时总结经验，积极探索标准化工作的创新路径，持续发力打造高水平的企业标准体系。

二、烟草商业企业标准化工作中存在的问题

近年来，烟草商业企业高度重视、积极开展标准化创建工作，将精益管理、降本增效等管理工具手段与标准体系融合对接。企业标准体系覆盖全面、层次明晰、结构合理，满足了卷烟营销、专卖、经营、管理等方面的需要，不断帮助企业实现经济效益和社会效益。对标国内外先进企业，以及近年来的运行实践，烟草商业企业在标准化方面存在以下不足。

1.标准化对提升企业管理效能的作用发挥不明显。标准化能力水平没有随着环境和企业发展状态的变化而及时提升。在遵照执行国家、行业推荐使用标准的前提下，一些商业企业没有按照自身组织机构、管理特点、人员岗位特点以及实际使用情况对标准进行调整，造成标准对工作的指导性未获实效。

2.标准信息传递不及时，覆盖面不完整，对管理的全面支撑作用发挥不明显。部分企业由于组织机构扁平化和标准化机构复杂化的矛盾，造成标准从发起制修订到发布实施周期较长、审批层级较多、制修订程序繁琐。一旦发布时间滞后，就容易产生管理上的信息差，形成理解和执行误区，导致重复工作和低效的业务流程。员工可能不得不花费额外的时间来转换和调整信息，而不是专注于更有价值的工作。标准的制修订和宣贯流程复杂、流程效率不高，难以满足标准实际使用需求。

3.标准文件执行未达到理想状态。在标准执行层面，基于上级管理要求，制度文件和标准同时运行的现象依然存在。部分开展标准化的企业在制度和标准的取舍上存在困惑，由于制度的穿插执行，造成标准文件的效力弱化。在转化标准层面，科技创新成果、管理诊断、QC（Quality Control，质量控制）等成果未能及时有效地转化为标准，导致先进的管理创新理念不能在标准中得到固化。同时，标准中缺乏相关领域的前沿知识和最佳流程。

4.标准的运行和实施监督机制不够完善。从标准化战略规划的发布，到标准化工作计划的制定，再到标准的制修废宣贯，最后到监督检查和体系自我评价，基本停留在遵循上级要求完成规定动作的阶段。企业在标准化实践的过程中，需要结合实际不断总结，研究制定既符合上级要求，又在每个环节产生效用、符合自身实际的运行机制。同时，监督评估机制的不健全或执行不力，以及对不符合标准的情况缺乏适当的惩罚和纠正措施，导致标准人员执行不到位、标准化工作意识弱化等问题。另外，对相关岗位工作人员的培训不足，使其对标准的要求不够清晰明确，一定程度上导致对标准的误解或错误的实施。

5.标准化信息系统不完善。标准化管理流程、标准文件库、标准知识库等需要借助信息系统完成，以提高运行效率。目前，部分商业企业标准化的信息系统在功能上存在缺陷，可能导致不同的应用程序和平台之间难以实现顺畅的数据共享和集成，进而妨碍信息流动，使得在组织内部协调各个部门的工作变得更加困难。

三、烟草商业企业标准化工作的优化策略

为解决上述问题，烟草商业企业应结合自身标准化运行实践，量体裁衣，因地制宜，开展标准化能力提升活动。在管理机制上，有必要建立健全的标准制定和实施监督机制，包括明确的责任分工、有效的培训计划、透明度的监督流程、清晰的实施指南以及适当的惩罚机制。具体从以下7个方面协同发力，强化提升标准化能力，以确保标准得到正确执行，发挥标准化工作的有效性。

（一）强化员工标准化管理意识

一是明确企业基础标准。明确企业基础标准，确保企业标准化工作中各岗位职责清晰、定义明确，能让员工清晰地了解所在岗位标准化工作对应的内容和要求。同时，通过手册、培训材料、要点梳理表格、图表、看板等方式将标准化工作的要点清晰地呈现出来。二是进行宣贯培训。企业组织有针对性的培训，帮助员工理解和掌握企业的标准化流程和要求。培训可以包括课堂培训、在线培训、实地操作等形式，确保员工具备执行标准化工作所需的知识和技能。三是建立沟通反馈机制。管理者应定期与员工沟通企业标准化工作的重要性，以及标准化与企业目标和质量要求的关联；解释标准的制定背景、目的和优势，让员工认识遵循标准的重要性；建立员工提出疑问和反馈的渠道，鼓励他们分享对标准化工作的看法和建议。及时解答员工疑虑，不断优化标准化流程，使其更贴近实际工作，并增加员工的参与感。四是强化实践。通过实际案例和示范演示，向员工展示标准化工作的正确执行方式。让员工亲身体验标准的实施过程，以加深他们对标准的认识。

（二）动态优化标准体系

标准体系的优化是一项持续、动态的过程，主要通过三个方面开展动态管理。第一，不断优化标准内容，形成逻辑清晰的文本，确保标准内容清晰易懂，避免冗长的文件和复杂的表达，方便员工理解和遵循。第二，不断进行流程优化，对标准流程进行分析，寻找可以优化的机会。简化繁琐的流程，减少不必要的步骤，确保关键步骤有效执行，提高执行效率。第三，利用评价评估工作，定期评估标准体系的有效性，发现问题并采取纠正措施，确保标准得到正确执行。

（三）加大标准化组织保障力度

1.加强标准化组织建设。在推动标准化工作的过程中，首要任务是加强标准化组织建设。其内容包括建立健全标准化管理机构，根据需求设立分标准技术委员会，任命专职和兼职标准化管理员，明确各分支机构和标准化工作人员的职责。此外，标准化工作需要最高管理者积极、主动地参与和推动。在标准化决策、目标制定、标准执行、监督检查和自我评价结果跟进等工作中，都需要最高管理者积极关注，并参与重大决策、指导发展方向、熟悉把握现状，在标准化管理中打好头阵，做好表率。

2.加强流程优化和改进。严格按照PDCA管理方法，在发现问题时，及时采取措施进行改进，并迅速修订相关标准，确保标准化真正成为支撑各项管理工作的实用工具。参考国家标准和行业标准的相关要求，明确前言“本标准主要修订变化”的内容，提高变化内容的指导性。在修订后及时宣贯培训，确保信息传递及时、标准要求实行到位，提高标准的符合性和实效性。同时，以流程优化为出发点，进一步打破部门之间的壁垒，逐步消除无价值的流程、优化复杂流程，促进职能部门的高效沟通、信息的高效传递，提高管理效率。

3.建立明确的奖惩机制。将标准化相关工作纳入绩效考核范围，加强检查和评比工作，结合岗部门检查、阶段性绩效考评、监督检查和标准体系自我评价等，全面监控标准执行情况，并在年底根据实际情况进行奖惩。设立奖励机制，激励员工积极参与和遵循标准化工作，可以通过奖金、荣誉表彰、“红榜”奖励等方式对表现出色的员工给予肯定和奖励，以增强员工对标准的认同感。

（四）加强标准化人才队伍建设

第一，可以创建知识分享和交流的平台，鼓励员工分享标准化工作的经验和最佳实践。定期组织内部培训、工作坊或研讨会，促进团队之间的合作和共享。第二，建立明确的职业发展路径，为标准化人才提供可见的晋升机会，激励员工对标准化工作持续投入，提高他们的职业满意度。第三，建立“师带徒”机制，由经验丰富的标准化专业人士指导新加入的员工。这有助于新员工更快地融入团队，学习标准化流程，并提高工作效率。第四，制定明确的绩效评估体系，将对标准化工作的贡献纳入评估范围，对表现出色的员工采取激励措施，如奖金、晋升机会等。

（五）促进管理体系融合

1.将质量管理体系、制度体系内容及要求融入标准体系中，实现标准体系一体化全面管理。持续优化制度管理流程和标准化管理流程融合，在妥善利用公文识别转化工具的同时，减少制度、标准重复性发布，减少强化制度效力、弱化标准效力等影响标准执行的决策。在决策、管控、执行等层面切实保障标准体系的兼容性、有效性、全面性、执行率和运行效率。

2.管理的核心在于解决问题，而诊断则是发现和确认问题的最有效方法。结合实际情况，需要以问题导向、风险导向、基层导向为基本方向，充分运用管理诊断、PDCA等工具，在诊断评价的过程中，分析排查，找出问题的根源，确保及时、精准地发现问题。同时，针对提出的问题，及时制定解决方案，并将这些解决方案固化为企业标准，形成良性循环。

3.利用合理化建议（金点子）工作，在全员范围内征集优化提升企业标准化工作的建议，鼓励并引导大家积极参与，鼓励员工为优化标准化工作建言献策，利用基层力量切实提高企业标准化工作效能。

4.标准既是创新的动力，又是创新的归宿。标准并非一成不变的规范，而是需要根据企业内外环境和客户需求的变化进行动态管理，包括策划、执行、评价和改进。这种持续改进是标准化工作的重中之重。随着环境的不断变化，科技创新项目从实施到推广应用，再到根据问题、内外部环境变化等做出调整，实现再创新的过程，也要对应融合企业标准文件从制定到执行，再到为适应变化而修订、再执行的过程，即标准的“制定—实施—修订”不断完善循环提升，紧密伴随着企业各项工作不断“创新—应用—再创新”的过程。确保创新成果能够在标准化过程中得以应用，也为标准化工作的改进和提升提供源源不断的创新灵感，进一步增强企业管理的活力。

（六）完善标准化信息系统

首先，针对现有信息系统展开充分调研，了解企业实际需求，包括标准化工作的具体流程、相关人员的需求、数据的采集和存储需求等。结合实际需求，在现有基础上对信息系统进行补充、开发、完善，满足标准化活动流程电子化、相关知识库完整、标准体系文件完整的要求，并具备检索、查询功能。在满足硬件需求的同时，及时对使用标准化信息系统的员工进行培训，确保他们能够熟练操作系统，正确地录入和查询信息。其次，引入实时监控和报告功能，通过数据统计、报表、警报等方式，帮助管理人员能够随时了解标准化工作的进展和质量情况。最后，建立信息系统的持续改进机制，定期评估系统的性能，收集用户反馈，根据实际需要进行系统的升级和优化。

（七）优化全生命周期标准化活动

在计划制定方面，要突出企业当前阶段工作任务的实际需求，结合上级要求，提出制修订标准计划，并及时对更新标准开展有针对性的宣贯培训，避免产生信息差，造成执行偏差。在检查评估方面，一定周期内的检查应覆盖标准体系内的所有标准，确保检查评估无漏项。通过定期和不定期监督检查企业的标准，确保标准体系与业务目标和法规相符。对不符合实际需求的标准，及时进行更新和修订，以保持其有效性。在文本编写方面，标准化管理办公室应定期开展文本编写相关培训，兼职标准化管理员应积极发挥“传帮带”作用，确保标准文本规范。在宣贯培训方面，需要重点关注宣贯培训的效果和针对性。可定期开展标准化通用知识培训，不定期开展更新标准、流程、相关职责变化等的培训，并注重时效性。在执行方面，可利用“一点课”、甘特图、看板等将标准流程作可视化处理，便于操作者理解。在流程优化方面，积极关注标准化活动相关流程运行情况，消除冗余步骤和不必要的复杂表达，简化工作流程，减少出错概率，确保标准化活动的流程简洁、直观和高效。在信息化保障方面，运用信息化、数字化手段来支持标准化活动。使用适当的软件和工具可以自动化流程，提高工作效率，减轻员工的工作负担。