新形势下如何提升国企文秘工作者的效率

姚兆旺 陕西未来能源化工有限公司

我国在国有企业建设方面始终积极倡导深化改革，实现对现有经济布局的优化与结构的调整，不断提升在市场中的竞争力，同时，以国企为深化改革过程的主力军，完善各项工作。在知识经济时代，我国国企随着科技的进步市场份额逐渐增加，需要将发展目标向人才培养方向倾斜，真正做好知识密集型企业建设。

一、新形势下国企文秘工作任务及能力需求

（一）新形势下国企文秘工作任务的任务

企业运转的灵活性需要依靠各部门之间的密切配合，虽然当前国企管理中已经全面引入信息技术，能够提高部门间的连通性，但仍存在一些无法避免的鸿沟，连通仅限于存在业务和财务关联的部门。而办公室作为基层与管理层的桥梁纽带，其功能更为多样，是集文字、公文管理、信息交流等工作于一体的“窗口”，其内部工作最为繁杂，对文秘的工作效率要求也不言而喻。随着时代的发展，文秘的工作已不限于接打电话、传递信息等，而是国企岗位中十分关键的部分。在新形势下，其任务主要包括以下几点：第一，信息传达。在实际工作中，文秘人员需要及时了解管理层的各项政策主张，并根据实际需求面向下级部门实现精准传达，同时督促下级部门及时完成任务、执行命令。除了向下传达外，还需及时了解下级部门的执行进度，并向上反馈，保证及时传达信息，提升沟通实效性。第二，文书写作。文秘人员需要具备一定的写作能力，能够完成企业各项公文的写作，如工作总结、调研报告、领导发言、会议纪要等内容。企业的发展规划和各项活动的详细记录，从初始编撰到后期整理，都需要文秘人员加以处理，保证内容完善且符合规定要求，为企业后续的活动安排提供抓手。第三，辅助工作。由于需要完成传达信息的工作，因此文秘对企业内部制度的落实和管理层决策思维方面了解得会更加深刻，可以在企业管理层的部分决策中发挥着辅助的作用。通过掌握的资料和对企业运行模式的深度理解，文秘会形成独具一格的认知，在工作中能够为决策提供一定的参考性意见。同时，文秘还会根据领导层的需求对企业运营信息进行详细的筛选与甄别，做到精准反馈。第四，综合管理。文秘虽然直接服务于企业管理层，办公地点主要集中在办公室，但实际上，文秘的工作性质倾向于综合性。除了基本工作之外，还需做好对外沟通、后勤保障等多项工作，对文秘的适应能力、服务能力和工作效率都具有较高的要求[1]。

（二）能力需求

新形势下国企文秘工作任务间接显示了国企对文秘工作者能力的需求，为保证工作效率，文秘工作者需要具备的能力详细如下：首先，文秘工作者在日常工作中需要落实传达信息、综合管理的任务，需要接触领导层和其他基层部门。这就要求文秘工作者具备服务性，加强人际沟通，能够从全局视角出发，立足企业各个部门之间的关系，学会换位思考，化解内部矛盾，及时了解下级部门的各项需求，配合人力资源部门及其他管理部门积极传达领导命令，为企业创造良好的工作氛围。同时，文秘还需要具备较强的理解能力，能够快速理解和消化领导决策信息，并对下级部门做出精准指引。在向上反馈下级的执行情况时还需想领导所想，汇总信息并选出最核心的问题进行汇报。其次，文秘需要落实的文书写作类工作内容复杂多样，因此需要具备写作能力、表达能力，保证遣词造句精准，既能完美解读领导思想理念，又能细察勤思考，知上晓下，做好信息记录工作。此外，文秘还需具备一定学习能力，树立终身学习思想，不断拓宽自身视野，了解政策变化和行业前沿信息，加强企业内部之间的沟通。在新时期背景下，国企办公软件不断更新，可应用的资源也在更新换代，文秘为了更好地落实工作，还需具备一定计算机技术，充分了解当前技术创新功能，以提升自身工作效率。除了办公软件外，还需学习法律、财务等方面的综合性知识，保证不落后于企业管理体制。再次，企业的发展不能脱离国家政策的支持，在新形势下，国企领导需要具备坚定的政治立场和政治敏锐性。文秘作为直接服务于领导的人员，也需要具备较强的政治意识，深度了解国家政策方针，为领导决策提供建议。最后，文秘需要辅助领导层，为相关决策提供参考性建议。在新时期背景下，国企的发展也面临着激烈的市场竞争，其决策不仅仅代表企业，还具有一定社会意义和党政意义。因此，要求文秘具有一定创新意识，利用自身所具备的优势，将常规性事务与新时代政策措施相结合，为领导者拓宽思维，提升决策的科学性。

总而言之，在新形势下，国企中文秘工作岗位对人员的能力要求更高，只有从技术、思维、能力等多个角度进行提升，才能胜任[2]。

二、新形势下国企文秘工作能力问题分析

对于目前部分国企文秘工作效率方面的问题，本文主要从工作内容、认知学习能力、信息处理及网络安全素养、工作制度这几个方面展开讨论，详细如下：第一，工作内容不深刻。办公室工作综合性较强，不仅要做好信息传达工作，还需协调上下级沟通，处理内部各种琐碎事务的落实与监督。目前来看，部分文秘工作者在落实相关工作时缺乏综合性，其对办公室工作的认知仍停留在接打电话、整理文件、安排会议等表层部分，一些工作存在形式主义问题，对于更深层次的任务落实仍存在一定能力限制，无法有效地做好综合管理和辅助工作，对企业内部业务状况、内部管理、行业发展形势等内容了解不完善，缺乏独特认识。部分工作存在随意性，认为决策工作只由领导完成即可，自己只需传达与反馈，无法针对一些关键问题提出建设性建议。第二，认知学习能力有待提高。在新形势下，国企的发展面临一定困境，内部层级之间出现思想断层，无法拧成一股绳，促进全面发展。在经济快速发展时期，想要进一步拉近企业内各个层级之间的关系，需要文秘工作者在其中发挥动员作用。但在实际落实中，部分企业在招聘和培养等环节侧重于文秘人员的学历，而忽视其人际交往的能力，相关培训工作也停留在基础性的工作和政策方针指导方面。在新形势下，对于文秘工作者的任务和能力要求已经发生改变，若文秘队伍不进行创新，认知学习能力得不到提高，会使得其不再适应当下的变革环境，思维逐渐固化，对信息敏感性的捕捉降低，不利于企业发展[3]。第三，信息处理及网络安全素养有待提高。在信息化时代，国企文秘还应具备一定信息处理技能和网络安全素养，能够实现对信息的精准鉴别，从而有效提高工作效率，保证工作落实精准。但目前来看，部分文秘人员的信息化意识不足，相关技能的掌握情况不佳，尤其在运营与管理方面。运营需要使用数字图文形式完成编写工作，还需加强与用户之间的互动，包括社群互动、新媒体营销等。若对此类技术不了解，则会直接影响文秘工作效率。在国企中，部分文秘习惯采用相对传统的工作流程，技术应用不到位，不利于企业的发展与管理变革。第四，工作制度不明确。造成企业文秘工作者工作效率问题的原因还包括内部制度原因。目前，国企秘书主要按照职位进行分工，由于岗位差异，其工作内容也存在一定差异。如行政管理类文秘需要走访调查员工思想和利益诉求；机要秘书需要负责文件、公文的收发、传阅、保管、归档等；公关秘书负责与媒体形成良好关系，完成企业宣传等。综合来看，不同岗位的秘书从事的业务内容也存在一定差异，若企业内工作机制不明确，会使文秘工作者不明晰工作目标，直接影响其工作效率[4]。

三、如何提升国企文秘工作者的工作效率

（一）提高岗位认知，转变工作思维

针对秘书工作缺乏深度、存在随意性的问题，应开展思维观念的培训教育，明确岗位职责，使其了解文秘工作对于企业内部沟通与发展的价值，从而树立超前意识和大局观，在确保做好日常工作的基础上深度挖掘岗位工作内涵。在教育方面应注重实践性，而非单一化的课本式教育，可在同岗位中采用“1+1”模式，实现老带新，真正从实践的角度出发，以企业利益为基础，促进内部文秘人员的工作质效。从大局观角度来看，需要引导文秘工作者真正了解企业业务、企业文化、企业发展历史以及企业的未来建设目标，并将自身的职业规划与企业发展紧密结合，实现双方的共同成长，使文秘工作者获得成就感，在此基础上积极为企业效力，为领导出谋划策，形成良性发展。

除了对自身工作的认知外，还应提升文秘人员对信息的高敏感度以及大局观。随着科技的不断进步，国企的目标也在互联网技术的加持下得到发展，企业内部的活力也得到了提升。目前，大部分企业都在积极探索互联网与实体之间的关联性，并重点关注企业发展状况，依托大数据、互联网等技术分析市场变革，获取相关信息。企业文秘人员想要进一步提升工作深度，需要具备一定的理论知识基础和信息化建设基础，能够明了当前市场现状和企业在市场中所面临的困境，从而更好地了解领导层的困惑，积极对接基层实现理念落实，提升工作效率，促进内部发展[5]。

（二）加强职业培训，提升学习能力

1.加紧落实基础性能力培训

在新形势背景下，对企业文秘工作者的要求也越来越高。要保证国企办公室工作的落实能够适应当下环境，注重综合能力的提升。企业应当不断总结当下内部管理需求，对办公室进行全方位的能力培训，及时更新其技能，保证满足时代发展要求。这就需要与人力资源管理部门相互配合，提高基础性技能。详细可以从三方面入手：第一，沟通技能。一方面，应保证与领导之间的沟通，及时了解领导所思所想，并立足于企业发展形势提供具有创新性、实效性的想法，摆正自身位置，做好助力参谋角色；另一方面，应保证与同事及相关部门之间的沟通，做到尊重、关怀、换位思考，及时观察和落实领导的命令，完成监督、推进工作。第二，全局性思维。国有企业内部员工是一支团结、立场坚定的队伍，无论是管理层还是基层，均需要坚定政治立场，以企业高质量发展为总目标。文秘作为内部层级之间交流的关键渠道，需要具备全局性思维，既要保证做好基础性服务工作，又要从企业发展的角度出发，为领导出谋划策。第三，灵活处理思维。一方面，国企业务经营中一旦出现问题，领导需要立即进行相关组织活动。而在工作中经常会出现一些紧急情况，文秘作为直接服务于领导的群体，就需要具有灵活的思维；另一方面，若内部员工在工作过程中出现问题，需要向上级领导汇报，必然会经由文秘之手。这就需要文秘具备灵活的分析能力，第一时间抓住问题重点，并有针对性地向上汇报，提高解决问题的效率。

2.提高鉴别能力

在新形势下，为了提升文秘的工作效率，除了基本能力外，还应提升文秘的信息甄别能力，使其掌握相关法律知识。互联网虽然能够提升信息收集汇总的便捷性，但也会夹杂一部分虚假资料。一旦被这些虚假资料影响思维，则会导致决策失误，降低工作效率。基于此，国企针对文秘的技能培养还应包括网络信息安全思维与信息处理能力。首先，对内应做到信息精确检验，避免不良信息影响思维。其次，需要根据企业业务类型和文秘岗位工作要求学习相关法律知识，确保文件撰写、政策落实的规范性。

3.提高写作能力

在新时代背景下，国企对于新媒体的应用频率逐渐提高，能够有效提升业务拓展率。这对于文秘工作者书写文书的能力提出了更高的要求。在材料编撰中应保证信息通俗易懂，并突出内容的重点，能够将当前的国家路线、方针政策等内容以文字的形式表现出来。对于写作方面，应保证以最简短的话语阐述内容，利用最新颖的文字总结当前企业业务运营、管理等内容的归类，为企业后续的发展战略提供有力参考。

（三）培育信息素养和技能

信息技术的应用能对文秘工作者的工作效率带来明显帮助。针对当前信息素养不足、技能掌握不佳的文秘工作者，应当加紧培训，使其快速适应现代化办公环境，清楚意识到办公自动化的作用，实现主动接纳与学习。文秘人员需要精通电脑、复印机、传真机等办公设备，并了解Word、Excel、Power point 等插件的功能。同时，还需聚焦信息收集、归纳与处理技术。在互联网背景下，信息检索量大幅提高，文秘工作者需要具备专业的统计分析能力，完成对重点数据的采纳，及时了解市场行情，依照企业业务落实情况和战略目标完成资料筛选与收集，并熟练应用信息共享、远程会议平台等软件，学习新的处理技术。此外，在信息保存时可使用数据库技术、元数据技术实现对信息的集中或分布式管控，为领导层提供更加科学的参考信息。

（四）完善制度强化管理

制度的完善性能够让文秘工作者更加明确工作目标，形成一定激励作用，使其不断进步。基于此，为提升文秘工作效率，企业可从以下几方面进行创新：

第一，对现有人才招聘制度进行优化，同时建立退出机制。目前，对于文秘岗位的招聘应当立足于新形势，分析当下国企文秘工资任务和国企对文秘能力的需求，不仅限于关注人才的学历，还应注重人才的沟通能力、表达能力、工作经验等。为保证国企文秘队伍始终秉持终身学习理念，提升其对工作环境和工作需求的适应力，还应设置退出机制。针对考核经常处于末端的人员，可予以不同程度的惩罚，比如扣绩效、降级或开除，以提升其工作积极性，促进文秘工作者主动学习，不断提升自身工作质效。

第二，健全考核机制。根据不同岗位秘书制定详细的岗位工作内容，并根据考核设置多个等级，不同等级从上至下予以递减式的物质奖励，设置合理的晋升规则。企业人力资源管理部分需要根据文秘的工作进步程度进行考察，避免其出现重大失误。坚决保证执行能力，提升办公室工作效率，有助于企业内部整体运作的灵活性。

第三，根据文秘自身发展需求和现状，为其提供有针对性的培训与进修，使其不断拓展知识面，更加坚定立场，在落实办公室工作中找到自身价值，发挥价值，形成归属感，提高工作积极性[6]。

四、结语

文秘岗位是国有企业办公室中的关键岗位，作为领导层与基层之间沟通的桥梁，以及日常管理和后勤管理的关键力量，其工作效率对内部稳定性和良性发展起到重要作用。在新形势下，国企文秘的工作任务发生了一定变化，办公室岗位对文秘工作者的能力需求也与传统需求存在一定差异。针对当前文秘工作效率低的问题，主要可以从工作内容、认知学习能力、信息处理及网络安全素养、工作制度这几方面找到原因。为保证文秘工作者在实际工作中发挥其能力，需要从基础性能力、时代性要求等角度不断加强教育培训，完善相关机制建设，使其持续精进能力，提升素养，更好地落实相关工作。