授权采购项目联合评审创新模式研究

2023-04-14马越林沁怡高丰琦

管理学家 2023年6期

关键词：创新模式

马越林沁怡高丰琦

[摘要]本研究项目以国家电网公司GC招标代理机构为例，运用项目组合管理理论，针对电网公司授权采购项目提出联合评审创新模式，并用真实案例验证得出结论：使用授权采购项目联合评审创新模式是提高采购效率和效益的重要途径。

[关键词]授权采购；联合评审；创新模式

中图分类号：F27 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2023）06-0028-03

一、问题提出

近年来，国家电网公司提出现代智慧供应链建设，在实施集中采购、发挥采购规模效益的同时，优化分层分级采购，开展授权采购管理，地市公司授权采购成为公司两级集中招标采购的补充。GC招标（工程招标）代理机构（以下简称“GC招标”）是国家电网公司下属某工程咨询公司五大业务部门之一，下设6个业务分部、9个项目部，共有员工124名，承担省级分公司系统内约50%的采购业务，是支撑公司物资专业发展的重要力量。

授权采购项目的实施是在《授权采购管理工作规范》约束下进行的，其流程包括授权采购准备、授权采购实施、合同签订、资料归档等步骤，授权采购流程在两个月左右[1]。随着授权采购业务量的迅速增加，采购工作专业化、信息化程度不断提高，授权采购业务逐渐暴露出一些问题。

（一）授权采购单个评审活动分散、集中度不高

以GC招标代理机构某项目部为例，2021年，該项目部共完成18批次、135个标段的授权采购，涉及预算金额11000余万元；2022年1—9月，共完成14批次、117个标段，涉及预算金额近8000万元。在各年授权采购项目中，1—3月和11—12月的业务批次采购比较密集，在此阶段，项目部的工作压力陡增。同时，由于各采购批次的评审过程均独立进行，存在采购品目相同或相近、项目直属单位不同的情形。

（二）评审专家抽取难度大、效率不高

授权采购项目评审委员会的组建由授权采购管理部门负责，授权采购管理部门在规定时间内通过系统，在公司评标专家库中以随机方式完成专家抽取。因公司评审专家管理制度规定，同一专家原则上全年参加本单位授权采购评审次数不超过3次，参加其他单位授权采购评审次数不超过1次，各单位每批次其他单位专家参加数量占该批次评标专家总人数比例不低于20%。随着授权采购批次的增加，专家抽取变得越发困难。

（三）新冠肺炎疫情对授权采购评审的影响较大

按照现行法律规定和公司采购政策要求，项目评审需要全体评审专家集中进行，并全程录音录像[2]。地域等客观因素的限制往往会影响异地专家的抽取，导致“一标一评”的评审模式难度越来越大[3]。

（四）授权采购代理机构人员工作量大、工作重复度高

目前，GC招标某项目部共有工作人员16人，其中，业务一组5人，业务二组6人，业务三组5人；授权采购代理项目的流程顺利的话需要持续2个月。授权采购代理项目评审流程见图1。

每个项目评审需要1天，标段多的项目评审时间更长，本组工作人员要全部参与评审过程。过于零散的项目安排会产生重复劳动，无形中增加了工作量，降低了工作效率，与“现代智慧供应链”的要求不符。

二、联合评审创新模式的理论依据与可行性

（一）项目组合管理理论

项目组合管理是通过项目评价选择、多项目组合优化，确保项目符合企业的战略目标，实现企业收益最大化，还能分散和规避项目风险[4]。项目组合是为了便于管理能够实现战略目标而组合在一起的项目、项目集和子项目组合以及相关运营工作，项目组合中的项目不一定彼此依赖或有直接关系。

项目组合管理的实施包括三个步骤。一是项目组合的战略定位，此步骤需要企业建立相关的项目资源库，以便决策和选择。二是项目组合分析，即运用各种优化方法选择项目、平衡和规划项目组合及资源整合，得出最优、最合理的决策。三是项目组合管理的实施，即绘制企业项目组合框架，实时跟踪工作进度，及时掌握项目动向。

（二）联合评审创新模式的可行性

GC招标代理机构针对目前单一项目评审模式，运用项目组合管理理论对联合评审创新模式进行了SWOT分析。

S（优势）：具有成熟的授权采购流程和信息化的评审手段，具备实施联合评审的软硬件条件和人员力量。

W（劣势）：联合评审在国内同行业中尚无成熟的可供参考的案例，需要探索实施路径，存在一定的不确定因素。

O（机会）：基于“现代智慧供应商”的理念及精细化管理目标为联合评审提供了良好的契机，成功引入并实施联合评审，将巩固该GC招标代理机构在行业内的领先地位，起到标杆作用。

T（风险）：联合评审的组织实施对评审专家和工作人员的专业化能力水平要求更高，任何一个环节的疏忽将可能导致联合评审项目的评审出现疏漏和风险。同时，联合评审项目的前期准备对采购项目的计划性和整合度也提出了较高的要求。

（三）联合评审创新模式的竞争力

管理理论竞争力是建立在部门核心资源基础上的措施、成果、效益等的综合优势在业务过程上的反映，是在业务过程中形成的具有创新性和超额收益的独特能力。在多变的业务环境中，GC机构只有具备核心竞争力，才能获得持久的竞争优势，长盛不衰。这里引用了美国著名管理学者加里·哈默尔和普拉哈拉德的核心竞争力（Core Competence）模型分析联合评审模式的核心竞争力。

核心竞争力的识别标准有四个。

一是价值性，采用基于项目组合管理理论的联合评审创新模式能显著降低专家成本、人力成本、场地成本、时间成本等，实现业务上的减员增效。

二是稀缺性，基于项目组合管理理论的联合评审模式是从管理学的角度出发，通过调研分析现有环境及问题，实现了因地制宜、对症下药，具有一定的独特性和创新性。

三是不可替代性，本项目系统地综合了包括现代管理理论、先进组织方法及信息化手段等方式，利用业务标准和相关规范，结合现有实施环境，通过实践检验完善，有效解决了原有业务中的弊端并带来了优势效益。

四是难以模仿性，联合评审模式以授权采购的特殊采购形式为基础，对组织管理能力、实施协调能力、人员素质及业务能力都提出了较高的要求，需要对相关理论方法有充分的理解和学习，并通过实践融会贯通。

联合评审方案的引入与公司的战略目标和改革方向具有一致性，是可以实施的项目，具有独特的核心竞争力，在形式、效果及可延续性上都具备一定的先进性。

三、联合评审创新模式的框架与实施

（一）联合评审创新模式的框架

1.联合评审管理机制的框架

为推进公司授权采购业务联合评审的实施，国网江苏省电力有限公司根据业务实际情况，优化授权采购的管理机制。

一是建立授权采购的管理机制，在实施授权采购项目中授权“集中”采购成员单位所需货物、工程和服务。

二是完善授权采购的审批制度。

三是加强采购业务的计划性、批量性管理，统筹安排采购项目需求和采购时间需求，为联合评审“弹好前奏”。

2.联合评审创新模式业务流程

联合评审创新模式具体包括以下流程。

第一，采購计划审核。直属单位提报采购计划，代理机构审核计划，省公司集中计划复审。

第二，采购文件编写与审核。代理机构分别编制各项目的采购文件，待文件审核定稿后发布采购公告。

第三，专家抽取。代理机构分别维护ECP系统及天源E采，统一抽取专家。

第四，开标、评标。响应文件递交截止时，直属单位通过腾讯会议分别开标后，由代理机构完成联合评审准备工作，评审专家评审并签署相应评审报告。

第五，定标。各组和项目直属单位分别召开定标会，出具定标签报，公布结果公告。联合评审创新模式业务流程见图2。

（二）联合评审创新模式的实施

为推进授权采购联合评审的实施，国网江苏省电力有限公司授权该GC招标代理机构试点联合评审。此次试点从采购计划的审核开始介入，将3个采购品目相近的P1、P2、P3项目形成项目组合集，专家抽取时只需要就P1项目制定抽取方案并统一抽取，P2、P3通过ECP评审系统关联专家。三家直属单位同时开标，评审环节根据项目顺序依次评审，最终开标、评审环节共耗时1.5天，比3个项目分别单一评审的3天耗时节约了一半时间，也同步解决了业务人员少、评审专家不足的问题，高效利用了专家资源，节省了评审的时间和人力成本。此外，联合评审试点工作正值疫情期间，因评审场次的数量减少，疫情防控的压力及开评标场地防疫工作量都相应地减少，节省了人力、物力和财力[5]。

（三）实现联合评审创新模式的保障措施

“规范管理，制度先行。”授权采购联合评审的管理办法是联合评审实施的制度保障，为规范授权采购联合评审工作，需要建立健全采购内控制度，弥补联合评审的制度空白[6]。

专家库的建设是联合评审的专家保障，也是联合评审的基石，关乎联合评审工作能否顺利开展及评审质量的高低[7]。因此，建设一个能满足评审工作对专家数量和质量高标准要求的专家库，是评审专家库建设迫在眉睫的一项重要工作。

由于授权采购评审活动全流程在线实施，因此，信息化建设是联合评审工作开展的技术保障。系统的安全性、稳定性、先进性、便捷性关系到联合评审的安全与效率[8]。同时，使用电子评标可以使评审专家摆脱烦琐的数据核对工作，减少人为因素影响，保证联合评审的客观性、准确性和公正性。