基于知识管理工具的生活工作平衡术

摘 要：微时代职场人士面临着工作和生活上的种种信息带来的各种压力，时时面临工作和生活上海量且碎片化信息带来的困扰。笔者在长期的职场生涯中一直运用为知笔记进行个人知识管理（PKM），本文基于知识管理活动各阶段中工具对于工作和生活上的重要助力作用，通过实证经验论述以为知云笔记为主要媒介实施工作和生活的平衡术，高效高质赋能管理过程。

关键词：知识管理；平衡术；外脑；赋能

1 研究背景、现状

“个人知识管理”英译名为“Personal Knowledge Management”（简称PKM）。一个职场人士能否成功打造完美的PKM系统，是检验其掌控生活工作平衡术的重要标志。个人知识管理（PKM）的宽泛定义由美国的Paul A.Dorsey教授提出：“个人知识管理应该被看作既有逻辑概念层面又有实际操作层面的一套解决问题的技巧与方法。”UCLA大学安德逊工商管理学院的Jason Frand已经在他们的MBA课程中列入了采用PKM概念来说明信息与知识管理的实践活动。Frand和Hixon（1999）将个人知识管理定义为：“它是一种概念框架，指个人组织和集中自己认为重要的信息，使其成为我们知识基础的一部分。它还提供某种将散乱的信息片段转化为可以系统性应用的东西，并以此扩展我们的个人知识。”

国内学者胡法兵通过比较云环境下知识管理软件对比分析，论述了在网络时代各类人群应用此类工具的场景和必要性。［1］苏媛欣认为“当今信息时代背景下的知识具有数字化和网络特征，借助信息技术手段对知识的管理非常有必要。”［2］王艳萍等认为笔记类工具对于团队协作方面有很强的应用能力，是大学生团队教学和学习方面的重要帮手。［3］刘霁等作者则阐述了笔记工具在勘察设计咨询领域的应用，构建了协同设计和知识管理为核心的信息系统，企业转型为“知识学习型”的成果。［4］

综上学者的论述，我们可知PKM是提供个人知识储备的源库，实现个人从实到理又从理到实的知识循环迭代的各种技巧与方法。

2 研究的意义

如今职场人士在快节奏的工作和生活模式下，易造成身心乏力，记忆力下降等常见职业病。那么进行有效平衡生活、工作压力，并有效降低压力，可以借助外脑实现个人知识管理是一个值得探究的高质量途径。

职场人每天在工作和生活中必须实时应对各种突发事件，借助外脑实现工作和生活的记忆上的信息平衡，掌握为知云笔记这类工具非常有必要。人类生物体记忆能力的限制决定了应对生活和工作记忆容量的局限性，而我们大脑更擅长于处理和判断事务，因此将信息记忆储存重任放置于外脑。外脑的知识存储能力结合大脑的分析判断能力，在使用者的不断娴熟技艺磨炼下逐步将显性知识向隐性知识转化，再向更高层级的显性知识转化，此过程中在量变到质变过程中会出现信息—知识—智慧迭代攀升的创新过程。

3 知识管理载体的应用结构体系設计

网络时代的主要媒介是通过各种网站，而为知笔记则顺应了微时代的出现。随着云端服务的普及应用，为知云笔记更成了承载PKM的代表性工具。

知识管理是一个知识产生和利用的过程。知识管理活动一般可分为知识获取、知识整合、知识共享和知识应用四个环节。微时代到来，即延续着信息数量上的海量性，也意味着信息长度上的碎片化，现以为知云笔记在4个环节上做一应用场景论述：

3.1 知识获取

多平台应用场景：支持Windows、Mac、Linux系统等网页版主流电脑端，iOS、Android等手机端的普及。

广泛源输入方式：音频、视频、涂鸦录入、文字录入、网页保存等主流信息导入方法。

通过网页右键菜单和便捷网页插件方式，使得快速攫取某同层级多链接网页成为可能，如图1所示。

3.2 知识整合

使用者根据个人知识管理的目的，可做符合自己使用习惯的分类模式，分享以下经验。

3.2.1 根层级分类

按职场人士备受推崇的GTD工作法所包含的五个核心原则（收集、整理、组织、回顾、执行）分类；

在“组织”这块扩展：按性质对笔记本进行简单分类，分成工作、学习、生活、兴趣等大类方向。

这样组织模式既符合工作上的流程习惯，又兼具生活方面的信息收集。

3.2.2 次级目录分类

归纳详细内容的具体分类条目。

3.3 知识共享

3.3.1 个体的分享和团队的共享模式

个人层面可通过链接方式或导出文件（推荐是chm格式）分享；团队层面则根据业务模式，构建符合业务流程需求的知识管理沟通方式，职场人士以知识节点方式参与和管理团队内的知识共享渠道（见图2）。

3.3.2 便捷的云同步，保证随时随地零距离共享

职场人士所处社会环境复杂，其拥有的手机端、电脑端均可能处于生活、工作不同操作环境，而生活和工作又存在一定交叉关联，所以通过云端同步到自己的任一使用环境下既保证工作的延续性，也满足了资料版本管理的要求。云同步功能要求几乎是知识管理共享过程中的基础标配。

3.4 知识应用

知识管理前导的工作均是为了应用，通过应用才能实现以下知识转变过程：从信息—知识—智慧，从原始显性知识—领会隐性知识—升华显性知识的转变。

微时代的知识利用必须有人性化功能支撑才能发挥到极致，为知云平台在20余年的打造中不断汲取使用者应用上提出的升级改造需求，从而形成了其独特的实用功能。

（1）云同步环境基础上实现了个人的知识流深化管理，以合理的知识结构目录为纵轴，搭配tag“标签”功能的横向关联，形成知识点的网状定位，能帮助我们绝大多数情况下能快速找到相应的信息节点。

（2）云同步环境基础上实现了团队的协同，以权限管理约束团队内信息流转的范围，以@方法实现成员点对点呼应和将数据始终保存在留痕的团队工作流程中，时刻保持着最新的协同状态。

（3）本地的离线状态既能保持用时的脱离云端快餐式使用，又能快捷地运用增量同步方式获得最新更新版本，其中的版本有反悔恢复功能。

（4）以网页保存起家+Markdown格式+pdf、doc、xls等主流格式的多重方式兼容显示几乎“高保真”还原了需保留对象的原特点。

4 载体在生活工作平衡术实施场景

日常中知识的获取可通过许多种方式和途径，但是知识的高效高质利用却需要我们精雕细琢沉稳思量才能获得最大的赋能。当前生活和工作的密切度进一步提高，两者对于管理方式和方法上更趋于交叉化模糊灰度性质，因此运用云笔记平台实施外脑方式的管理手段上亦逐渐体现出一定的趋同性。因此，笔者拟就云笔记平台的使用方法谈一些经验：

（1）密码管理（见图3）是我们日常工作和生活中必需的场景管理：用excle表按需分若干字段（如为网站类：目标网址、用户名、登录密码、备用邮箱、手机号；如为银行卡类：账号、密码），但由于很多复杂情况的存在，要求有不同形式的密码保存，那么就可以用这种方式保存无限条记录，且以自己能领会的方式保存，是目前为止最为妥帖的做法之一。

（2）进度管理（见图4）在生活和工作中场景随处可见，但是实现有序清晰的进度管理路径却是我们在简易性和便捷性两难抉择的考虑。以笔记工具留痕记忆参与者的完成时间是卓有成效的方法。

（3）任务协同（见图5）是生活和工作上团队重度使用的场景，团队成员通过点对点方式互動推进任务迭代。信息赋能路径的流转软环境特点是：团队级别权限式管理、共享协作清单式留痕管理、个人和团队的信息实现融通，加强了个人和团队的黏性。

结语

微时代的生活和工作中人们时刻面对着信息的海量性和碎片化的内容推送。因而，我们更应主动面对这种压力，坦然地接受它而不是回避它。我们借助云笔记这种外脑工具形成强大助力帮助大脑分析处理它。未来，职场人士应多种渠道探索生活和工作平衡术，闲庭信步间从容不迫地处理各项事务。

参考文献：

［1］胡法兵.云环境下知识管理软件对比分析［J/OL］.计算机时代，2016（10）：47-49+53.https：//doi.org/10.16644/j.cnki.cn33-1094/tp.2016.10.014.

［2］苏媛欣.数字化笔记在个人知识管理中的应用［J/OL］.知识管理论坛，2015（1）：35-41.https：//doi.org/10.13266/j.issn.2095-5472.2015.01.005.

［3］王艳萍，何倩.为知笔记在大学生团队协作学习中的应用［J/OL］.软件导刊（教育技术），2015，14（09）：66-67.https：//doi.org/10.16735/j.cnki.jet.2015.09.027.

［4］刘霁，王辉，谢卫.用知识管理带动勘察设计企业的信息化［J］.中国勘察设计，2011（3）：72-75.

作者简介：周剑毅（1972— ），男，汉族，浙江温州人，本科，正高级工程师，研究方向：复杂项目群的投资进度管控及其数据挖掘分析。