国有企业档案数字化建设问题及其解决措施研究

关键词：国有企业；档案数字化；解决措施

中图法分类号：G273 文献标识码：A

1引言

国有企业是社会经济发展的重要保障力量，是为人民群众提供基础物质生活保障的必要构成部分，也是稳定社会就业的有效力量，对国家长治久安、社会秩序稳定等产生重大作用。目前，国有企业基本实施多元化经营，其组织结构复杂化、经营范围内容丰富，进而在经营管理、项目建设等活动中产生了各种各样的档案信息资源，这些档案承载着企业长期发展历程、业务开展、文化建设等内容，能够使企业高效发展。档案信息资源本身是国有企业重要资产的组成部分，档案呈现出增长速度快、载体多样化、结构丰富化等特点，因此，更加需要应用先进管理技术和科学管理理念对档案实施管理。基于此，国有企业应当落实档案数字化建设，有效提升档案管理效率。

2国有企业档案数字化建设的驱动力分析

2.1宏观层面

就宏观层面而言，主要从3个方面推动国有企业档案数字化建设。第一，经济形式变化给国有企业带来更多挑战，档案数字化成为国有企业档案管理发展的必经之路。在数字经济时代中，国有企业必须发展数字经济，这是实现经济发展质量提升、效率增强、动力创新的核心。完善数据资源体系，增强资源配置能力是现阶段国有企业更好面对经济新形势的有效手段。为确保国有企业长期稳定发展，应当加快档案建设数字化，紧跟时代潮流，健全数据要素，充分利用新技术，提升国有企业经济价值。第二，市场竞争加剧，数字化发展是国有企业未来趋势。在市场经济体制改革深化中，全球经济交融趋势加快，国有企业承受的经济压力越来越大，需要加强核心竞争力，才能保障国有企业经济地位和价值。应当加大科技投入，以保障数据和传统经营活动的深度融合，从而加快业务改革和流程优化，把握时代发展的新机遇，满足当前市场竞争对智能化、信息化的要求。第三，疫情影响下，促使档案数字化成为趋势。在疫情影响下，网络办公成为现代企业经营和业务运行的重要方式，导致产生大量电子文件，增加了档案管理难度。国有企业电子文件急需整理，然而传统档案管理模式无法满足当前档案现状，不能及时对实时共享的文件资料进行处置，给国有企业经营管理带来了严峻挑战。同时，不见面的审批方式，对电子文件的客观性、可靠性等有着高标准、严要求，电子文件质量是否合格、是否存在价值等成为发挥电子文件凭证作用的重要依据，档案数据成为国有企业关注的焦点，也成为国有企业潜在的资产。基于此，国有企业档案数字化建设能够有效解决疫情防控期间档案管理问题，也可以更好地规划后疫情时代档案管理的发展方向。

2.2微观层面

就微观层面而言，主要从两个方面推动国有企业档案数字化建设。第一，保障经营管理。档案管理应当是任何经营活动开展的基础，也是落实各项项目建设和构建企业文化的支撑力量。在信息技术普及过程中，国有企业信息数据方式具有多样化，通过档案数字化建设能够有效提升经营管理效率，从而更好地建立企业文化。第二，符合业务数字化趋势。当前，国有企业全面实行办公网络化，发票、文件资料、财务数据等电子文件较多，通过使用电子化资料能够有效降低经营成本、提升管理效率。为更好地满足业务活动要求，国有企业需要把握电子文件应用的关键节点，特别是流转阶段尤为重要，将线上和线下进行有机融合，从而实现国有企业档案数字化建设。

3国有企业档案数字化建设问题

3.1缺乏档案数字化建设意识

在国有企业档案数字化建设中，各个层级管理层的认知程度是不同的，但是只有管理层形成正确的认知才能推动档案数字化建设的落实，这是实现档案数字化建设的重要保障。一方面，从现有建设中了解到，档案管理部门对新技术的应用认知不足，如元数据，大量档案人员都没有对其形成正确认知，在对原始档案资料收集、整理中，没有对元数据进行获取和保存。在档案价值认知上，档案管理的部分人员认识不足，没有做好档案保护和整理。一方面，在有的业务活动中，需要花费较长时间以及工作量较多，特别是每个部门参与的档案人员不专业，对档案的关注力度差异大。另一方面，档案数字化管理滞后。在档案管理中，部分档案资料并没有在形成后就录入档案数据库中，更多是所有工作完成后才进行档案资料的数字化处理。有的国企缺乏对电子文件管理的经验和制度，不具备数字化档案管理能力。在档案资料管理中，部分人员没有对档案质量进行高度关注，部分档案资料归档后出现内容缺失，再利用价值率较低，直接影响档案管理质量。

3.2缺乏完善的档案管理制度

首先，没有完善档案管理标准制度。有的国有企业在项目档案管理方面，项目建设内容多，工作量大，周期性长，不同阶段形成种类、格式等不同的数据资料。要确保这些档案资料的合理管理，需要构建标准化的管理制度。结合具体情况分析，在整个项目管理中，不同单位或者部门所进行的档案管理都存在重大差异，没有标准化制度作为指导，导致档案管理质量低下。其次，缺乏规范的档案管理制度。在国企档案管理中，没有对各个阶段档案流转进行明确规定，没有对档案资料的真实性、合理性等进行审核，也没有设置相应的档案处罚制度，因此，难以对档案管理工作起到推动作用，甚至产生更大的风险。最后，信息化建设不足。大部分国企信息化建设虽然起步晚，但是发展速度快，然而在财务方面对档案管理的应用是比较晚的，导致当前开展的档案数字化建设存在诸多问题，无法满足现实需求。

3.3缺乏复合型档案管理人员

档案数字化建设和传统档案管理工作是不同的，对档案人员要求更高，但是从现有国企档案管理人员分析，大部分档案人员只有本科学历，有的人员甚至专业不对口，这对档案数字化建设产生不利影响。而且，大量国有企业所处行业专业性较强，然而档案管理人员更多地只具备档案知识，对相关企业从事的行业知识的了解非常欠缺。尤其是在档案数字化建设中，需要档案人员具备信息技术专业知识和应用技能。具体而言，国有有业现有档案人员构成复杂，部分人员是兼职人员，对档案内容不够了解，不能满足业务部门对档案资料的需求：有的档案人员对档案管理了解不够，加上本职工作较多，档案数字化管理效率和质量低，难以保障檔案管理水平提升。

4国有企业档案数字化建设的措施

4.1加强档案数字化变革，多元化提升档案管理水平

首先，利用思维助力，明确档案数字化建设方向。在国有企业中，档案数字化建设需要决策者支持，决策者的高度参与直接影响到数字化档案建设成效。国有企业档案数字化建设应当整体布局、集中规划，才能有效落实。这种转变过程需要从认知方面开始，让国有企业所有人员转变档案管理思维，不断加大档案数字化建设宣传，让所有人员认识到档案数字化建设的重要意义。其次，借助行动助力，充分发挥有关部门的作用。国有企业档案数字化建设应当与数字相关部门建立联系，科学合理地融入相关部门的数字化建设中，以有效保障数字化建设符合时代要求，充分明确档案建设方向。一方面，通过对国企档案管理工作调整优化，充分提升工作效率，促使资源收集和利用效率提升。另一方面，开展数字化建设，能够为国企档案数字化建设提供借鉴意义，确保掌握档案建设的方向，以此实现高质量数字化档案建设。最后，使用资金助力，保障档案建设需要。一方面，国企应当结合档案建设的整体要求，明确资金需求，为实现档案数字化建设提供资金保障；另一方面，严格管控档案建设资金的使用，科学合理分配建设经费，有效发挥资金的最大价值。

4.2重视档案数字化标准，建立精细化档案制度体系

在国有企业档案数字化建设中，需要健全档案管理制度，从而保障档案数字化工作的有序开展。精细化档案制度既可以健全档案管理内容，也可以完善档案数字化方面的内容，提高档案数字化管理水平。首先，档案管理制度需要覆盖企业所有内容，明确档案内容、管理范围、档案格式、保管期限等，确保档案资料的完整性。同时，需要对档案管理流程进行全面管控，明确档案管理和利用中的权责。其次，建立档案数字化制度。国有企业在开展档案数字化建设中，应当明确数字化建设的各个方面，以确保各项活动有序推进，具体包括电子文件归档、数字化档案管理、元数据规范等。有效建立完善的档案数字化管理流程，能够确保档案数字化建设工作有效开展。

4.3强化内外并举，增强档案管理人员素质

首先，培育档案数字化管理梯队。在国有企业档案数字化中，应当结合企业经营业务活动，吸纳具体业务知识、档案管理、信息技术等方面的复合型人才，以有效调整优化档案管理人员结构。结合当前国有企业数字化档案管理特点，特别是针对业务活动档案的管理人员，应当加大力度引进熟悉各项业务活动并且具备档案管理专业能力的人才，以提升确保档案数字化管理水平。而且，若要高效合理地实现档案数字化建设，则需引进具备数字化意识、熟悉数字化知识、掌握数字化技术的专业档案人才，以有效保障国有企业档案数字化建设的开展。一方面，要加大新人员的招聘。国有企业可以和高校合作，为其培养出针对性的档案管理人员，既可以保障档案人员就业，又可以满足企业档案数字化建设的要求。同时，可以加大市场招聘力度，从人力资源市场中获取相应的档案管理人员，进而有效提高国有企业档案数字化建设的质量。另一方面，也要加强以往档案人员的培训，满足数字化档案建设需求。在针对以往档案人员培训中，需要结合專业培训、沟通合作、物质奖励等措施，提升档案人员业务素质。企业可以开展相应的培训班、讲座等，针对档案知识和数字化应用等内容进行培训，充分提升档案人员数字化水平。同时，也要加强不同单位、不同机构等档案人员之间的交流，让不同国企单位分享档案数字化建设的经验，以更好地进行本企业的档案数字化建设，也可以利用奖惩激励制度，要求档案管理人员对自己的工作成果进行展示，通过对工作成果进行评价，给予相应的物质奖励或者惩罚，从而有效激发档案管理人员的工作积极性，以及对档案数字化建设的兴趣，以推动国有企业档案数字化建设高效发展。

5结束语

新时代对国有企业的经营发展提出了更高的要求，进而促使国有企业对管理方式进行调整，以更好地满足数字时代的要求。档案管理工作是国有企业开展业务活动的基础，需要紧跟时代发展趋势，加快开展档案数字化建设。通过对国有企业进行档案数字化建设，能够有效实现业务优化、增强市场竞争力，也可以推动企业文化建设，增强企业文化自信。因此，国有企业需要重视档案数字化建设，并为各方面工作提供基础准备，从而实现高质量发展。

作者简介：

齐雪（1984—），本科，馆员，研究方向：档案数字化。