新形势下医院档案管理信息化建设的创新途径

2023-04-07夏万锁

管理学家 2023年5期

夏万锁

[摘要]医院档案管理能够为医院的日常医疗服务和内部管理提供相应的信息和数据，促进医院可持续发展。新时代，医院的档案管理信息化建设是创新医院发展的重要方式，也标志着我国医疗系统进入新的领域，信息技术在医院档案管理中发挥着至关重要的作用。文章阐述了档案管理信息化建设的必要性，讨论目前建设过程中遇到的困境和问题，并提出相应的解决策略，提高医院档案管理信息化建设效果，发挥档案信息的价值。

[关键词]新形势；医院；档案管理；信息化；创新

中图分类号：G271；R197 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2023）05-0078-03

如今，我国信息化建设速度日益加快，信息技术和相关信息平台的应用深入各行各业，医院同样如此。医院在应用信息技术方面走在了时代前列，为人们的身体健康提供了必要的帮助。

医院和其他行业的企业或单位有所不同，其中的医疗档案数量繁多且内容繁杂，因此在管理方面会面临很多挑战和困难。档案管理信息化建设除了能够有效提高档案管理效率外，还应顺应当前社会发展的趋势，符合医院发展核心利益的需要。

一、新形势下医院档案管理信息化建设的必要性

（一）减轻人工操作压力

传统档案管理流程中，档案管理人员需要承担较大的工作压力，劳动强度也很高。由于医院的特殊性，档案管理人员需要人工分类和归档，整合和分类大量信息资料，查找和使用时也需要管理人员协助，这增加了管理人员的工作量。档案管理信息化能够将档案检索、查找、立卷、归档等工作交由先进技术解决，可有效减轻管理人员的压力，减少人工操作造成的失误，提升档案管理质量。

（二）方便资料查询，提高效率

以往的档案管理工作需要处理大量的纸质信息数据，因此非常耗费时间和精力，需要投入较多的资源。在使用档案数据的过程中，由于档案的管理处于较低的水平，加上相关规章制度的规定，因此资料查询需要经历多个环节。档案管理信息化建设能够从以往的经验式管理模式中脱离出来，实现“案卷即管理”到“文件即管理”的转变。

除此之外，采用信息技术还能够实现档案自动化管理，使管理人员将时间和精力放在一些重复性、基础性的管理工作上，方便工作人员查阅资料信息[1]。

（三）加强档案信息的查漏补缺

传统的档案管理工作多采用人工的方式，因此在立卷时很容易出现漏交信息资料、信息资料收集不齐全等问题。如果出现问题，则需要将档案拆开，重新排列其中的内容，并编辑目录。这不但耗时耗力，还会耗费大量的时间和资源，工作效率也不高。

医院档案管理信息化建设能够以某一分类为单位管理文件，在减轻工作人员压力的同时，降低档案管理错误出现的概率。除此之外，也可以为管理人员留出足够的时间与空间自主学习，提高综合素质及业务水平。

二、新形势下医院档案管理信息化建设面临的问题

（一）档案管理工作重视程度有待提高

随着医院医疗技术的不断提高，很多医院忽视了档案管理工作，而将更多的精力和时间放在医疗体系的管理中，资金投入明显不足；对管理人员的人员投入也存在较大的问题，导致档案管理信息化建设速度减缓，使医院管理成本增加，并产生了一系列负面影响。

传统的档案管理工作需要医院档案管理人员综合处理各种数据和信息，这必然会增加医疗人员的工作压力，耗费医疗人员大量的时间，导致医院很难提供高质量的医疗服务，并增加医患矛盾发生的概率，影响了医院的可持续发展[2]。

（二）档案数量众多，存在重复性建设问题

随着我国医疗体系日趋完善、医院规模不断扩大，医院档案信息数据的数量越来越多，内容越来越丰富。如果没有形成有效的管理体系，则会增加管理人员的工作压力，使管理流程越来越繁杂。很多医院还没有完全实现档案管理信息化建设，还保留着很多重要资料，这些资料以纸质形态保存，要想实现数字化并整理保存到相应的数据库中较为困难。

由于医院的特殊性，档案类型很多，部分档案管理人员在立档时可能出现重复性建档问题。这一问题会对管理体系造成不利影响，增加管理人员的工作负担。重复建档的问题会增加医院的资源负担，对医院的发展造成巨大的阻碍，不利于医院的可持续发展。

（三）档案管理人才队伍素质有待提升

档案管理人员需要在新形势下加强自主学习，具备良好的信息素养，学会运用多种信息技术。然而，部分管理人员并没有自主学习的意识，或者缺少足够的时间及恰当的机会。很多管理人员依然采用传统管理体系，在工作中不可避免地会出现错误，造成了一些负面影响。由于档案管理人才素质不高，档案管理信息化建设很难在短时间内完成，不利于管理效果的提高[3]。

如今的医院档案管理类别主要分为两类，一类是医护人员档案，另一类是病患档案。由于管理人员受到技术水平的限制，再加上传统管理模式效率并不高，因此大量病患档案在应用时无法形成有效的关联诊治記录，大多以碎片化形式存在。

在具体治疗时，需要主治医师查询每一个档案，这样不但无法充分发挥档案的价值，而且会加重医患之间的矛盾。

（四）档案管理工作制度不够完善

完善的管理工作制度可以为档案管理工作的开展打下坚实的基础。然而很多医院没有针对管理制度中的漏洞实施有效管理，例如黄牛泛滥、档案数据丢失或者失真等，这些都不利于档案管理信息化建设和提高档案管理质量。

除此之外，在完善档案管理工作制度时，还应投入更多资源，提高医疗管理水平，使管理制度具有一定的指向性和特殊性。很多医院在制定档案管理工作制度时，没有充分结合管理现状与存在的问题[4]，这加大了档案管理信息化建设的难度，不仅影响了医院正常开展医疗活动，也加大了医患之间的矛盾。

此外，一些心怀不轨之人可能会利用这些管理漏洞，引发一系列的争端和问题，比如最常见的骗保。这不仅不利于社会的和谐稳定，而且会产生更多的危机和问题，影响医院的可持续发展。

三、新形势下医院档案管理信息化建设创新途径

（一）提高对档案管理信息化建设的重视程度

首先，医院的领导层应提高对档案管理信息化建设的重视程度，从多角度、多层面加大对档案管理的支持力度，包括投入更多资金、加强队伍建设等，需要有改革的信心和勇气。

档案管理信息化建设的重要前提是发挥信息技术的应用价值，因此需要医院提高对应用信息技术的重视程度，了解信息技术在档案管理的应用路径。同时医院领导层和管理人员还应该加强对管理工作的管控，根据现存问题，加强档案管理的现代化、信息化、规范化建设，提升管理质量。

在制定决策时，需要以前瞻性的眼光制定相应的方针与政策，提高档案管理信息化建设的速度[5]。

其次，管理层要了解信息技术的具体应用，明确信息化建设的积极意义。结合当前档案管理信息化建设存在的问题，制定相应的解决策略。

例如，针对档案管理人才匮乏及设备设施建设不完善等问题，可以通过调整管理策略、优化人才资源配置及提高资源投入等方式，实现檔案管理工作的创新和升级。医院的管理层和领导层需要分析档案管理信息化建设的现状，了解当前的管理问题和困境。以管理工作未来发展为核心，以加大管理工作的管控强度和检查力度为切入点开展档案管理信息化建设。

（二）基于云计算技术，优化档案管理信息化建设标准

医院在档案管理信息化建设中要充分利用各种先进技术，提高管理效率，满足信息化建设需求。一方面，需要结合医院的特殊性，科学、规范地开展档案管理工作。比如优化管理流程，促进档案编制工作的开展等。另一方面，需要管理人员积极开展原有历史档案资料的筛查、整合、辨识、数字化和分类保存等工作。采用云计算技术、大数据技术等优化档案管理信息化建设标准，实现对档案数据的录入与分析[6]。

虽然在开展档案管理信息化建设过程中会给医院管理体系增加很多负担，但随着信息化建设的完善，它会对医院未来的发展起到重要的促进作用。管理人员应基于未来医院发展的角度综合分析，逐步减轻医院管理体系的压力。

在应用云计算技术时，需要结合实际情况，使用不同的技术，比如云加密和云盘等技术，提升档案信息数据的安全性，从多角度、多层次帮助医院开展档案管理信息化建设。管理人员可以借助相应的管理软件和管理系统，通过先进的管理策略提高管理水平[7]。

（三）加强档案管理人员信息技术培训

加强档案管理人员信息技术培训，有助于提升他们的专业素养，促进档案管理信息化建设。在应用信息技术、开展信息化建设的过程中，医院档案管理工作涉及大量的先进技术和设备设施。如果管理人员缺乏相应的技术技能及良好的信息素养，将无法胜任医院的档案管理工作，阻碍档案信息化建设进程，不利于提升医院的综合实力。

首先，医院应积极挖掘体系内的档案管理人才，保证人才在拥有扎实的管理知识和多样化的管理技能的同时，还具备良好的信息素养及信息技术水平，提高档案管理效果，促进医院内部人才体系的优化。

其次，医院需要积极培训现有管理人才。定期组织教育课程及知识讲座等，引导医务人员积极主动地参与到这些课程学习中，提升他们的综合素质，实现信息技术的深度应用。同时，医院要制定完善的考核培训制度，引导档案管理人员自主学习。针对表现优异且不断成长的管理人员，应该给予一定的奖励；针对那些不思进取、不重视档案管理信息化建设的管理人员，则给予相应的惩罚[8]。

除此之外，医院还应适当提高人才的招聘门槛。借助社会招聘、高校专业对口招聘等方式快速组建专业的档案管理工作队伍，为档案管理信息化建设提供有力的人才支持。

（四）完善医院档案信息化管理制度

医院档案信息化管理制度是重要的基础和保障，要完善和丰富制度内容。结合医院实际情况，针对性地完善和调整管理制度的内容，满足信息化建设的实际需求。比如针对当前可能给予部分违法人员可乘之机、损害医院核心利益、损害医患关系及容易泄露医院病患个人资料的制度漏洞等，需要医院给予高度重视。

在具体完善制度的过程中，需要与时俱进地实施改革和创新，提高制度的规范性和科学性。同时，积极融合先进的信息技术，提高档案管理信息化水平。在完善制度的过程中，需要重点考虑档案信息的安全性，针对信息泄露的行为加大惩罚力度，避免被不法之人获取医院的核心资料。