企业干部人事档案数字化建设研究

吴璐璐

（浙江新安迈图有机硅有限责任公司）

干部人事档案能够从企业经营期间全面的考察干部的管理、业绩等能力，是选拔任用干部的重要衡量指标，其中记载该管理人员的基本信息、学习和工作经历、业务水平等，是现代企业人力资源管理中的重要构成部分，人力资源管理工作是无法离开人事档案的[1]。在科学技术发展下，企业经营管理模式发生转变，传统人事档案管理办法不再适用于现阶段经济环境，应该充分运用数字化建设对人事档案管理制度进行创新，逐步让人事档案数据采集、整理、分析、保存等实现数字化管理[2]。通过建立信息系统对人事档案实现多层面管理，转变以往人工管理的方式，提升档案管理效率。既可以利用数字化提升档案资料保管的安全性，也可以避免档案资料造假，这是实现企业人力资源管理高质量发展的重要手段，也是保障其实现高质量发展的重要途径。

一、企业干部人事档案数字化建设的意义

在市场经济体制形成后，全球经济进入信息时代，信息技术在企业各个方面得到全面应用，加上市场竞争更加激烈，人事档案管理在企业经营管理中越发重要，受到管理层高度关注[3]。而且，网络技术在应用中趋于成熟，结合数字化技术的应用普及，逐步建立人事档案数字化模式，能够有效提升管理效率，推动人事管理高质量发展，保障企业经营管理战略实现[4]。

（一）提升人事管理水平

在使用数字化管理后，人事档案管理工作高效化，通过明确登录用户和设备使用，将权限和责任进行划分，数字化技术为档案管理实现信息化建设提供技术支持和制度保障[5]。在以往人事档案管理中，只能通过档案管理人员对这些资料进行整理、分类、归档、查阅、保管等，因其数量众多，管理流程非常繁杂，效率也非常低下，甚至还会出现错误资料内容。通过人事档案数字化后，管理流程规范化，将以往重复、简单等流程进行系统化，降低流程流转次数，操作上更加方便[6]。管理人员在具备相应权限后，通过信息管理系统可以进行人员检索，并且对信息资料进行统计分析，也能调阅干部档案，包括但不限于资料查询、下载等，将人事干部档案管理实现一体化流程。在符合权限要求下，可以对外共享资料，增强档案管理的服务功能[7]。和纸质档案对比，数字化档案安全性高，不用对档案资料保管环境进行考虑，不用做防潮防湿等工作，不用对保存空间进行考虑，既能降低档案管理成本，也能降低人员需求，充分提升现有空间利用率，推动人事档案管理实现现代化发展。

（二）档案使用便捷化

现阶段社会进入信息化时代，所有领域都在提倡数字化趋势，促使企业管理开始呈现出数字化，逐步影响到企业管理的方方面面中，导致传统人事档案管理不能满足企业经营活动的需求，甚至阻碍到经营管理质量提升[8]。这类档案资料相比数字档案有着更强的原始性，但是利用效率不高，不方便实现共享，需要很多存储设备和空间，基本上不符合现实社会发展趋势，给档案管理工作带来了很多挑战，影响到档案管理水平的提升。人事档案数字化充分借助信息技术的发展，将纸质档案转变为数字载体，通过文字存储、视频、扫描仪等软件设备，将其存储在各类储存介质上，并且可以被计算机设备识别，所有人事档案资料都体现了信息化、数字化的特点，还可以对其进行备份管理、实时共享等[9]。通过输入关键词可以检索出相应干部档案信息资料，不会对原始档案造成任何破坏，档案管理成本逐步降低，人事档案资料也不会受到空间、时间等限制，能够随时进行共享。在干部档案资料数字化后，可以进行集中管理，也可以按照管理和工作需要，针对性设置权限，将管理工作简单化，提升档案资料利用效率。

（三）提升档案管理安全性

干部人事档案资料对企业经营管理活动非常重要，需要在管理中保障其安全性。只有档案资料安全性得以实现，才能更好实现数字化。以往纸质资料中，记载干部在企业中各方面情况，对考核、任用、晋升等起着重大作用，但是这类资料在长期保管中容易受到内外部各种因素的影响，导致资料出现腐蚀、霉变等，最终档案资料模糊，直接影响到企业管理工作的进展[10]。在使用数字化技术后，将纸质转变为数字化，如果单单从安全保存方面分析，不会让资料出现丢失。并且，通过建立安全访问制度、权限管理制度、加密制度等，定期对档案资料进行备份，也会及时对各类软件进行更新，以此实现档案资料安全保存。也要重视网络病毒防护，定期对管理系统进行杀毒，提升防火墙防护功能，保障人事档案管理系统安全运行，以此增强干部档案资料信息安全性。通过这样的方式，既可以保护档案原件，也可以避免档案资料出现丢失和损毁，延长档案保管期限，甚至可以实现长久保存，提升档案资料利用效率。

二、企业干部人事档案数字化建设的影响因素

（一）数字化程度低，制约档案建设速度

企业干部人事档案在管理中内容丰富，过程繁杂，因其受到管理理念、技术应用程度等方面的限制，导致数字化在档案管理中应用程度非常低。虽然很多企业都将信息技术应用到档案管理中，也研发、购买的相应档案管理软件，但是却没有形成系统的数字化管理制度。特别是没有对以往的纸质档案进行数字化建设，导致干部资料库中信息不足，难以对企业实际工作产生促进作用。

（二）缺乏专业人员，影响档案应用程度

在企业干部人事档案管理中，档案管理工作主要由人力资源管理部门履行，需要专业人员使用专业知识才能进行。但是，从数字化应用程度看，在档案数字化中很多人员不具备档案管理知识，也没有档案管理的实际经验，特别是数字化技术的普及使用，市场上基本上不存在数字化和档案知识都具备的人员，直接影响到档案数字化建设。一旦缺乏高质量的档案管理人员，是没有办法对企业实施的数字化过程进行指导的，导致企业所完成的数字化建设是不符合社会发展趋势的。

（三）安全性不高，制约资料共享和利用

在大数据技术普遍使用中，干部人事档案数字化正在面临非常多的挑战，其中不安全因素非常多，包括但不限于数据和原始档案分割，档案真实性无法保障；档案资料存储依赖于存储设备，系统容易受到各方面因素的影响，造成系统崩溃、硬件毁坏，威胁到档案资料的完整性；受到内外部因素的影响，造成资料出现泄露或者篡改，导致档案资料失去保密性。这些因素在数字化过程中，会一直存在，直接影响到整个档案利用过程，甚至影响到企业经营管理。

三、企业干部人事档案数字化建设的措施

（一）强化档案数字化建设，保障数字化工作落实

企业干部人事档案存在的价值和意义，直接关乎到企业对管理人员的培养、考核等，对管理人员分配和任用等方面起到不可替代的作用。在科学技术持续发展中，各类信息技术相继产生，其中大数据技术对社会影响非常大，这要求企业人力资源部门和档案管理部门应该重视大数据技术的使用，逐步将以往的档案管理理念和技术进行转变，将档案数字化建设纳入到企业经营战略目标中，引起企业所有管理人员的重视，以此和经营管理战略实现同部署、同落实等，加大对档案数字化建设的投入，包括资金、资源等。要对人事数字化建设的方向进行明确，根据企业实际情况制定数字化建设方案，要确定好长中短等各个阶段的目标，以此确保档案数字化建设工作在企业全面落实。因此，企业在进行干部人事档案数字建设中，先要转变管理层的认知，让企业重视该工作的数字化过程，最好的办法就是将其纳入到经营管理战略中，才能让全体管理人员进行重视，以此让数字化建设工作得以落实。

（二）加强基础设施投入，夯实数字化基础保障

企业干部人事档案数字化建设需要使用到大量的硬件和软件设备，不同企业所实施的数字化建设要求不同、资金投入不同、管理人员不同等，对软硬件要求也是不同的，这需要结合企业实际情况进行相应软硬件设备配置。企业人事档案部门的上级部门应该支持数字化建设，将其资金投入费用纳入到预算管理中，结合需求不断加大资金投入，采购符合档案数字化建设需要的软件和硬件，保障数字化建设的功能实现。按照国家人事档案相关规定，对人事档案数据库进行构建，结合纸质人事档案的要求，对相关档案进行数字化转化，并且对共享、保管、安全等制度进行完善，既要对以往存在的人事档案实现数字化管理，也要对新增的干部档案资料进行动态化录入，不断丰富干部档案内容。除此之外，还要重视人事档案数字化是需要高素质的专业化人才的，这需要对现有人员进行合理分析，对符合要求的进行留用，并且制定好培训内容，不断增强数字化管理素养；对不符合要求的，应该予以调岗，以此调整档案管理人员队伍。也要加强外部人员引进，结合市场招聘制度，明确档案管理人员招聘要求，以此健全数字化档案管理队伍。通过这样的办法，能够为人事档案数字化建设，提供高素质管理人员支持，保障各项工作顺利实现。因此，企业在进行干部档案数字化中，需要对基础条件进行保障，要从基础设施和人员保障两个方面，既要确保在建设中有相应的软硬件进行支持，也要保障在工作实施中有数字化人员进行支持，以此才能让干部人事档案数字化工作得以落实。

（三）健全档案管理流程，提升档案资料安全性

在企业干部人事档案数字化中，健全工作流程是保障数字化实现的有效方式，也是提升数字化档案质量的保障措施。在信息时代中，要对干部人事档案实现数字化，应该从几个方面进行。第一，严格落实档案查缺工作。通过对现有人事档案资料进行分析，对其中所有资料进行检查，逐一进行认别，保障档案资料完整性。第二，档案资料整理编码。对以往档案资料进行全面分析，按照档案资料管理要求，将其进行分类整理，并且进行编码。第三，档案目录录入。在档案分类整理后，应该按照不同类别分别制作目录，保障档案目录和档案资料内容保持一致。第四，档案资料打印装订。按照企业档案资料管理办法，对原始档案资料进行打印装订。第五，档案扫描。对所有整理好的档案进行分类扫描，并且储存到档案管理系统中。第六，档案数据处理。在数字化中，档案资料大部分都是通过上传、扫描的，这要求其分辨率应该很高，才能确保其质量。应该在档案资料系统中设置好分辨率，对不符合的可以直接进行去除，以此符合档案归档要求。第七，档案资料审核。在企业实施人事档案数字化后，档案资料都是通过原始资料数字化后实现的，通过对其内容完整性、真实性等检查，以此保障人事档案资料的准确性。因此，在数字化工作落实中，要制定好档案数字化的工作流程，在进行数字化中按照流程进行一一实现，才能确保企业干部人事数字化工作得以实现。

（四）加大档案资料利用，推动企业经营发展

企业在干部人事档案数字化后，其本质目的是对档案资料的利用，找出档案资料中存在的有价值的信息，为企业经营管理提供相应适合的人才，保障企业实现持续发展。一方面，通过对人事档案资料的开发利用，能够对管理人员各方面情况进行全面分析，对企业进行管理人员考核评价，提供相应的资料数据支持，保障企业在用人方面做出正确的决策。另一方面，企业通过对人事干部档案数字化后，可以分析出现有管理人员的工作积极性和主动性，能够给予不同人员相应的薪资待遇，保障其价值在企业中得到实现，有助于管理人员留存，避免产生较高离职率。因此，人事档案管理部门应该认识到档案数字化后的作用，充分利用档案管理系统，逐步落实人力资源管理各项要求，帮助企业实现用人、管人等目标，推动企业经营发展水平持续上升。

四、结束语

在科学技术发展下，信息技术得到普遍应用，对企业整个生产经营过程产生深远影响。在这种情况下，企业干部人事档案数字化是当今时代发展的趋势，通过数字化在档案管理中的应用，能够从干部档案管理全过程出发，逐步从资料收集、分析、整理等形成一体化流程，让档案资料管理简单化，也可以节约档案管理人员，更好实现档案资料的共享和利用。通过数字化技术对干部人事档案进行分析，能够为企业经营管理提供精准化的用人名单，以此推动企业管理水平持续进步。