高校电子化票据报销业务中存在的风险及对策

刘宏英 西北农林科技大学

引言

随着社会进步和信息技术的不断发展，2009年我国开始探索发票电子化，2015年国家税务总局提出了互联网+税务的工作计划，开始大力推广电子发票的使用。2018年，财政部发布了《关于稳步推进财政电子票据管理改革的通知》，财政电子票据的使用也逐步进入到我们的经济业务活动中。海关电子报关单的大面积普及也加速了各种涉财票据电子化进程。2021年12月，财政部印发了《会计信息化发展规划（2021-2025年）》，提出会计工作信息化、数字化、智能化的发展方略。笔者所在大学计财处自2017年开始接收电子发票、财政电子票据等的纸质打印件入账报销，2021年10月，开始试行增值税普通电子发票无纸化报销，截至2022年10月已累计报销处理各类电子化票据总计21.8万余张。

信息技术进步也使电子化票据的形式发生的新的变化，自2022年起全电发票、区块链电子发票等新品类已大面积推广使用。目前我国电子发票包括：全电发票（专、普），OFD发票（专、普）、PDF电子普票、通用电子普票、区块链普票、通行费电子发票共六大类。财政电子票据包括行政事业单位内部结算电子票据、各类电子财政收费票据、区块链电子财政票据等。这些电子化票据的大面积推广使用，对高校会计报销业务提出了更高的要求，同时也为高校会计信息化、数字化创造了条件。2022年国务院办公厅发布《关于进一步优化营商环境 降低市场主体制度性交易成本的意见》要求2022年底前，实现所有电子发票无纸化报销、入账、归档、存储。对于新型的全电发票，纳税人应通过“税务数字账户”查询接收通过电子发票服务平台开具的发票，同时需将全电发票的报销信息反写入国税电子发票管理系统相关全电发票结构化数据中。使用电子化票据的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存该纸质打印件的电子会计凭证原件，即必须保存OFD源文件。拍照、截图、扫描等电子影像件属于电子副本文件，并不是电子会计凭证原件，不能仅以电子副本文件报销入账归档。这些规定的实施，对高校电子化票据的报销也提出了新的要求。

一、电子化票据报销入账存在的问题及风险

1.现有电子化票据报销存在较高政策性的风险。高校现有报销体系多以网络预约报销为主。对电子化票据的处理一般流程是，先由报销人取得电子化票据，在预约报销系统中填写相关报销内容。再将电子化票据打印出来，如纸质发票一样找相关项目负责人审签履行审批手续。最后报销人将纸质报销材料投寄到报销箱，计财处每天定时开启分单。财务信息系统对电子化票据专门设置了一个电子化票据已报销入账数据库，前台会计人员在收到报销纸质材料时，通过扫描票据上的二维码或手工录入将相关电子化票据编号、开票日期、商品名称或服务内容、票面金额等规定数据项录入电子化票据数据库，以此数据为基准比对确保该电子化票据不是重复报销。依据财政部国家税务总局对电子化票据报销入账的要求，单位在接受电子化票据的同时，要对原电子文件进行同步存储，但高校现有账务信息系统只录入了关键数据，存储电子文件并未做强制要求。报销人无上传原始电子化票据文件的接口，报销人也无上传原始数据的习惯，使电子化票据原始文件在账务系统中保存率很低，不能达到电子化票据报销的相关要求，存在很大的政策性风险和财务风险。此外，国家税务总局要求，自2023年起全电发票在接收报销入账时需要入账单位在单位电子税务专户中进行勾销，并将报销入账的相关凭证信息反写入税务全电发票系统中。但目前各高校的财务管理系统均无和电子税务账户对接、绑定、拉取电子数据、报销数据反写等系统互联功能，全电发票的报销也不符合相关管理规定。

2.现有财务信息系统对电子化票据的适配度低，使电子化票据报销存在一定的技术障碍。随着新型电子化票据的大面积推广使用，电子化票据的类型也由原来单一的OFD、PDF电子发票文件升级到区块链电子发票、全电发票、电子财政票据等新的品类。财务信息系统不能及时做到新型电子化票据的适配。自2022年6月起广东、深圳等地起大面积实施区块链电子发票，此类电子发票的票面二维码扫描结果是一个网址链接，相比原增值税普通电子发票二维码可扫出发票代码、号码、验证码、开票日期、金额等内容完全不同。前台报账会计在录入此类发票时全需手工录入，提升了录入错误的风险。财政性电子票据的二维码也不能准确读出系统后需基本数据，致使以上类票据报销时手工录入工作量增大，误录入风险相应提升。

3.电子化票据重复报销的风险。由于电子化票据的无纸质实体的特性，在网络预约纸质形式打印报销时，极易出现有意或无意地重复打印报销。前台会计人员报销审核时，由于手工录入票据信息过程中极易产生差错，且现有账务系统仅以发票代码、开票日期、金额等相关信息为查重验证的唯一依据，一张票据中任一个数据点和库存数据有差异，均认定为一张全新的电子化票据，致使电子化票据重复报销的风险大增。

4.报销人利用信息技术造假，现有账务系统不能准确识别的风险。在业务实践我们发现，目前可以修改PDF文件的软件很多，有报销人员利用相关软件，对已报销过的电子发票的二维码、发票代码、票面内容等要素恶意变造出新的假发票。前台会计人员在扫描二维码时有时会提示系统已录入，但当其手工录入打印票面信息时又通过了查重，一般会当作正常业务予以报销。此外高校财务信息系统多为内网软件，工作环境下并无上网验证票据真伪的软硬件条件。在电子化票据报销业务量巨大，验真平台各异，且各验证平台均需手工录入发票详细信息数据的当下，前台报销的工作人员没有时间也很难保证每张电子化票据均能进行网络手工验真操作，易造成人为恶意变造假电子化票据入账的重大舞弊事件发生。

5.电子化票据验真查重中存在的技术瓶颈。现有的电子化票据网络验真系统，分别由各职能部门、和地方政府税务财政部门自建查证网站。除国家税务总局电子发票查验系统外，还有部分省市自建的当地电子票据查验平台、电子税务局账户、财政部电子财政票据查验平台等。电子化票据因出处不同，其查验系统也不同，有的新品种票据还找不到对应的查验系统。各系统中进行查验时多需要手工录入发票代码、发票号码、开票日期、验证码等文本内容，没有开放批量导入验证或相关数据交换接口。在手工报销业务量巨大的当下，电子化票据网络查验效率低，查验平台未能发挥其应有作用。

6.电子化票据无纸化报销率低影响高校会计业务数字化进程。随着电子化票据的大面积使用，各高校也对电子化票据无纸化报销业务进行了尝试。据不完全统计，2022年全校共报销各类外部电子化票据8.9万元余张，经无纸报销的约8千张，还不到全部电子化票据的10%。无纸化报销率低的主要原因在于财务系统对新型电子票据系统不能及时适配，财政电子票据系统、电子内部结算凭证、电子路桥费票据等都还不能无纸化报销。财务系统和其他业务系统无法直连，电子数据采集接口设计不合理，电子签名应用推广力度不足，学校对无纸化业务培训推广不力等。目前，无纸化报销还未能进入到高校日常报销的主渠道，业务适配面窄。高校要进行促进会计工作信息化、数字化，电子化票据无纸化报销是关键的一步，要全面实现无纸化报销，尚有很长的路上走。

二、电子化票据报销的风险防范发展趋势

1.升级现有报销业务规范，涉电子化票据的报销均须采用无纸化报销模式。在电子化票据使用率日益提升的今天，各高校财务信息系统应尽快进行电子化、数字化升级改造，提升电子化票据无纸化报销途径。要实现全面无纸化报销，不仅要升级财务信息系统的电子发票簿的存储原始文件的功能，还要提升对新型电子化票据的适配度及时性，只有在第一时间适配新型电子票据，才能使无纸化报销业务不间断，提升报销人使用体验。电子发票簿须能存储各类电子票据并进行批量验真查重，把相关信息准确抓取到账务信息系统中，以便生成全数字化电子记账凭证。现有预约报销业务审批系统要进行全电子化升级，引入生物识别、个人电子签章等符合档案管理部门认可的身份识别技术。同时提升电子签审系统的易用性，开发多终端操作接口，优化报销业务提交、审批流程。对电子化票据的入账在流程顺畅使用稳定后，要从制度层面要求必须使用无纸化报销。凡有无纸化报销条件的，不允许使用纸质文件线下报销，从而加强无纸化业务使用刚性，提升无纸化业务使用率。

2.对没有无纸化报销条件，电子化票据打印成纸质材料线下报销的业务，需升级财务信息系统中的电子票据簿的功能，使所有电子化票据原始数据全部接收并系统验真查重，杜绝假发票收录和重复入账的可能性。目前暂时无法进行无纸化报销的业务，高校应升级网络预约报销系统，完善电子票据上传接口。报销人在提交报销数据时，系统要求报销人将原始电子化票据数据文件原件上传至预约报销系统中进行系统自动验真查重操作，通过后，方赋予预约报销权限。不上传原电子文件，无法进入到后续流程。在柜台报销时，会计人员提取原始报销票据文件，审核验真查重结果，确定无误后，再将该原始发票文件和记账凭证进行绑定，以提升电子化票据报销的合规性。

3.进一步加强业财融合，让会计信息采集从计财处深入到高校经济业务活动的各个层面。高校的经济业务活动涉及教学、科研、行政、后勤、学生管理等各个层面。在信息化爆炸式发展的今天，各高校均已建设了各种业务管理系统，合同管理、学生宿舍管理、科研管理、人事管理、固定资产管理、集中采购平台、大型仪器共享平台等信息化管理系统。各信息系统都由不同的部门分头招标建设，其软件设计目标各异，数据标准未能完全统一，所生成的数据未能在各系统中实现有效直连。会计人员在报销涉及各业务系统经济业务事项时还需报销人从各系统输出纸质表单，再由会计人员手工录入会计信息系统，效率低下、流程冗余。高校应通盘考虑信息化建设工作，以各业务系统互联互通为目标，规范数据标准，统一数据接口，消除数据孤岛，提升业财融合水平。

4.针对全电发票的管理要求，高校财务信息系统和高校税务数字账户进行绑定联动，从系统中提取开具给高校的全电发票原始文件，以杜绝发票造假的可能性。高校账务信息系统要适配财政税务管理部门的业务系统升级要求，将高校全电发票取得环节从报销人提供转移至高校电子税务账户主动取得上。将财务信息系统和电子税务账户进行对接，从税务系统中直接拉取全电发票原始文件。在会计报销后，系统应将相关全电发票的报销入账信息回写至电子税务账户的相关全电发票的结构化数据中，以提升全电发票信息的应用深度，为多系统穿梭式审计提供数据支撑。

5.税务、财政、海关等政府职能部门应多部门联建，整合电子化票据统一查验平台，并开放数据接口，方便各使用单位进行批量查验，以提升会计信息质量。目前电子化票据票出自多个部门，各部门有各部门的查验平台，且以手工查验的居多。还有部分省市有自建的地方性票据查验系统，使电子化票据接收单位在进行票据真伪查验时面临诸多困难。软件商在制作信息化电子票据管理软件时难度增大，软件适配性难以提升，使电子化票据无纸化报销难以有效开展。政府和地方各部门应统合技术资源，建设统一的电子化票据查验中心，设定统一数据标准和工作流程，整合各平台存量数据全面收录，使用者所有电子化票据均能从一个接口全部获取，集中查验。在电子化票据报销后，有统一接口回写入政府数据中心。统一数据中心的建设，对于提升我国会计信息质量，经济数据透明度，方便社会监督和降低监督成本有重大意义。

6.高校要尽快建设完备的电子会计档案管理系统，以有效保管和充分使用数字化会计数据。目前，各高校基本在建设档案管理信息化系统，但现有财务信息系统生产的会计电子档案能否达到档案电子化管理的各项要求？两个系统数据如何有效地传输、保存、防篡改？电子加密技术如何在电子档案管理中有效发挥作用？会计数据档案如何方便的授权查询使用？都是急需解决的问题。财务信息系统除进行业务处理外还要考虑到输出数据的实用性，除输出常用的会计报表、明细账查询外，要有针对性的设计项目明细账表、项目决算报表（因项目性质不同格式也不同）、会计凭证查询等标准数据表单。使用单位电子签名或加水印等方式（代章）对输出数据进行标准化管理，以方便数据使用者能查询到需要的财务数据。除输出标准报表表单外，还因考虑设置数据输出接口，使会计信息价值得以有效发挥，实现会计监管信息互通共享。

结语

高校会计的信息化、数字化是提升高校治理能力现代化的重要技术手段。电子化票据的大规模应用，为推动高校会计工作字化转型提供了契机，高校应紧跟时代发展大潮，大力推动电子化票据无纸化报销，使会计人员从繁重的数据录入解放出来。对会计从业人员进行信息化岗位培训，打造懂会计、懂业务、懂信息技术的复合型会计信息化人才队伍，让会计人员从事更高价值的业务拓展、流程设定、数据挖掘等更工作，以提升高校财务管理、会计信息化、数字化、智能化水平。