如何提高基建工程档案归档的规范性研究

石家庄市职教园区管理服务保障中心 闫建强

基建工程档案就是在工程建设活动中所直接和间接形成的一些资料，这些资料对企业的发展具有重要推动作用，很多资料是由文字、声音、图像、视频等各种载体文件资料组成，作为一种重要的信息链条，基建工程档案是当前项目发展的重要基础，也贯穿于项目的整个推进环节，无论是从前期的设计还是到后期的验收，都需要做好基建工程档案的存放和管理，只有不断提高基建工程档案归档的规范性和科学性，才能够为基建工程未来的经营和建设提供科学的决策依据。

一、基建项目档案归档的意义

任何项目工程在开展工作过程中都会产生诸多档案资料，对档案进行收集和整合能够为企业的发展奠定扎实的基础。档案收集工作是各项工作的核心，由于大部分基建工程项目比较大、涉及人员多、部门多，对于档案收集和归档工作既是一个难点，也是一个挑战。基建工程的任何施工过程产生的档案都是整个施工活动的真实记录表现，其档案归档的完整性和规范性对于基建工程的顺利发展具有重要作用，档案工作与工程建设不同，很多基建工程的档案工作滞后于工程建设，收集资料不及时，不完整，这样会影响后续工作的正常开展。很多档案在归档过程中所收集的材料不够准确，对于后续更改的档案没有及时更新，归档管理混乱，久而久之就会使档案的真实价值受到影响[1]。近年来，我国经济社会的快速发展对我国基建工程也提出了更高的要求，建设项目的数量以及规模不断加大，只有加强档案归档工作，使其跟上当前的项目建设水平，这样才能够促进我国基础建设的快速发展。信息化时代的到来给我国基建项目档案归档提供了更多可能，通过计算机技术以及其他数据处理方式，能够使归档工作更加高效地开展，满足不同基建项目的实际需求，在查询和阅读时也能够更加便捷，摆脱传统纸质档案归档难度大、整理耗费时间长、储存要求多的问题。所以，做好归档工作，对我国基础建设项目以及人民的生产和建设生活具有十分重要的作用，必须要引起当前基建部门的重视。

二、基建项目档案归档存在的难题

（一）归档档案资料收集困难

近年来，我国基建项目数量不断增加，档案归档的重要性也被逐渐认可，但是在实际项目开展期间仍然存在档案归档不规范的问题。首先，基建项目是一个大型项目，一般来说施工周期长、分包商多、工程量大、项目复杂，无论是从设计环节、施工环节还是到最后的验收环节，都会涉及诸多档案资料，这就对当前的档案资料收集和归档的规范性提出了更多的挑战。在进行建设过程中，施工团队为了保障工程的顺利进行，需要严格按照施工要求进行施工，而很多施工单位之间为了追赶工期，没有严格按照当前档案资料收集的要求进行档案整合，设计、施工、监理、技术检测等单位参与工程建设的人数众多、流动性强，在对人员管理、设备管理和各个项目的开展过程中一些档案资料流转速度较快，没有经过及时梳理。此外，一些档案资料需要通过很多施工人员和施工队进行签字确认，施工人员流动性强，施工队伍管理混乱，这样就会对档案资料的真实性和完整性产生了一定的影响，也给后续的档案归档规范性带来了困难。

（二）企业移交的基建档案材料整理不规范

一般来说，我国当前基建项目工程都是公共基础工程，是利国利民的项目工程，在这个过程中，很多工程需要有建设方、施工方和不同主体之间共同开展，不同主体之间在档案归档和档案收集时没有统一的管理模式，对于一些数据的统计以及材料的整合缺少系统性和规范性。长此以往，导致企业移交的基建档案材料整理不够规范，在最终进行档案整理时也会存在材料遗失，材料混乱，难以通过系统的方式对其进行整合。

对于一些大型的基建工程项目来说，一般是通过招投标的方式对不同类型的项目进行区分，通过划分为若干个子项目加快施工周期，满足当前的建设要求。同时，很多基建工程内部分为电气工程、楼房建设、预防工程，不同工程的经理人不同，施工单位不同，管理内容不同，不可能实现对基建档案的统一管理。此外，很多基建项目工程在前期没有对档案资料进行统一的收集，导致很多档案整理不规范，也容易出现档案丢失和档案真实性存疑等问题[2]。

（三）档案管理人员的素质普遍不高

要想实现档案归档规范性的提高，就需要有专业的档案管理人员进行相关工作，而由于大多数基建项目开展时档案管理人员的专业度不高，很多档案管理人员都是其他行政人员进行兼任，不同管理人员的素质和对档案管理的工作认可度存在一定的差异，这样就会导致档案管理出现较多问题。一些管理人员在进行档案的收集和归档时，由于自身对于管理知识不够全面，在进行档案收集和整合时不能很好地归类，导致档案管理效果大大降低。很多档案管理人员只注重对红头文件的收集，而对于一些其他的文件随意存放，这种方式严重影响了后续档案资料的正常使用。此外，很多档案管理人员没有责任意识，也没有明确档案人员的岗位重要性，岗位管理不受单位领导重视，这样就会在进行资料归档时无法按照实际情况进行文件资料的整合，后续借阅时也没有做好相关的登记和备注，这样也容易出现一些档案借走之后很难寻回，一些重要的资料丢失等问题。

三、基建项目档案归档存在难题的原因

（一）观念需更新

针对当前档案归档不规范情况，究其根本是大多数基建工程对于档案管理的重视程度不强，没有良好的档案规范管理观念，这样就会使得很多工程人员在开展基建工程时忽视档案管理的重要性。大部分工程管理人员认为档案管理工作不够重要，管理意识淡薄，在项目完工之后缺乏对档案细致的管理和后续的探究，一些部门在选择档案归档人员时都是由临时工和不专业人员进行，档案人员流动性大，能力不足，而造成当前档案归档不规范。长此以往，产生的一些档案随意摆放，在使用过程中产生了遗失、破坏等情况，缺乏有效的管理。同时，要想实现整体归档效果的提升，就需要提高档案管理人员的归档意识，不断增强业务水平和实践能力，才能够实现当前档案管理的规范化发展[3]。

（二）制度缺乏保障

尽管当前很多基建工程已经认识到档案归档的重要性，但是很多公司仍然缺少完善的制度，缺少整个体系的保障，这样就会导致很多档案归档工作缺少执行保障机制，在相关工作开展过程中也影响了资料归档的规范性和系统性。一些基建公司在进行基建档案归档时缺少档案保障计划和应急计划，没有结合基建工程的实际情况进行规范管理，这样就会导致很多项目档案管理只有方向性的条款，却没有具体的落实细则，这样就会造成档案管理缺乏制度依据，缺少制度保障。基建工程档案管理工作十分重要，也需要加大人力、物力、财力的投入，但是很多项目工程对于档案管理的预算投入十分有限。信息化时代对档案管理也提出了更高的要求，应用计算机软件对于档案进行存档效果十分明显，但是由于其前期投入较多，对人员的专业性较大，很多项目管理没有引入缺少足够的物质保障和制度保障，这样就会使得档案管理和收集过程中存在诸多问题，耽误档案归档的信息化和数字化建设。

（三）质量有待提升

档案归档工作是一项系统的工作，在进行基建工程资料的整合过程中，一定要结合实际情况，加强基建档案的分析，根据实际情况不断提高质量。基建工程档案的资料内容比较多，设计方面比较广，所以对其整合过程中一定要提高档案归档的专业性，将一重要的资料进行分级归档，而一些无足轻重的档案资料可以放在其他相应位置，这样能够有效提高整体档案利用的效率。在归档过程中有一些纸质档案，在保存和管理时难度较大，所以当前也可以通过扫描的方式对档案信息进行储存，而目前很多档案管理部门仍然是以人工档案管理为主，档案的存储和查询要耗费大量的人力，缺乏先进的管理手段和系统的管理方式，这样也会使档案的利用效果大打折扣。

（四）载体相对单调

结合基建项目在实际施工过程中的情况，很多基建项目都会留下数字文件，要结合档案管理归档的规定，对各项数字文件进行整合，但在实际档案管理过程中，很多档案管理的载体比较单调，对于一些特殊的档案内容很难通过系统和科学的方式进行存储，这样给公司的档案管理带来了巨大的难题。目前，大多数基建工程在开展前期调研时需要拍摄很多照片和视频，而大多数工程没有结合工程的实际情况，在前中后期进行拍摄，这样就会导致很多影像资料留存不够齐全，不够系统。同时，很多工作人员工作繁忙，缺少足够的精力和意识去做好各项档案资料的收集，只是做好传统纸质档案的归档，而忽视了一些影像声音和图片资料，这样就会使一些工程项目的信息不够完整，无法真正实现建项目全过程的把控[4]。

四、基建工程档案归档规范性发展对策

（一）转变观念，同步管理

对于当前基建工程项目来说，一定要加强档案工作的综合管理，无论是设计阶段还是到最后的验收阶段，及时发现档案管理中存在的问题，积极转变观念，通过同步管理，结合项目开展的各个环节由专人进行档案收集，这样才能实现档案管理的规范化和系统化。我国近年来基建工程项目逐渐增多，投资数额越来越大，项目工程规模的增大也对档案管理提出了更高的要求，为了更好地实现工程建设的稳定性和全面性，就要将档案资料准确系统的归档，为后续项目工程的维护、改造、扩建提供更加准确的信息依据，让企业能够真正地考虑到档案管理的重要性，在项目组建之初要对档案管理的各项内容进行确定，扩大工作范围并对档案收集内容，档案管理内容的分析，提高档案管理人员的责任意识，定人定岗。对于各级各类档案都需要通过分类管理，进一步加强收集的效果，通过与各个相关主体之间加强联系，应用统一的档案管理方式，主动的沟通，将档案管理工作渗透到各个环节当中去，才能避免档案管理工作产生漏洞。此外，企业管理人员应该加强档案管理人员的继续教育和培训，通过开展实地观摩和培训等方式，提高每一个人员对于档案的重视程度，明确管理流程，不断实现档案管理的规范化。

（二）齐抓共管，建立管理网络

基建工程档案收集是否齐全，今后能否作为发展的基础，就需要通过建立管理网络，通过齐抓共管的方式，确保每一个档案内容信息完整和准确，加强各个环节的管控，这样才能够实现档案管理工作的统一化。同时，要加强制度建设，加强顶层设计，明确档案管理的重要性，只有做到职责分明，层层把关，严格做好档案管理人员的各项工作，这样才能确保档案文件的真实性和准确性，实现系统化、规范化、标准化发展[5]。

（三）根据基建工程的特点，拓宽档案收集渠道

结合当前的基建项目工程来看，做好工程项目的档案收集和管理工作，一定要拓宽收集渠道。为了完成好基建档案管理工作，为今后的发展奠定基础，在当前一定要将所有档案进行收集，对于一些重要档案进行重点管理。所以，要提高档案收集工作的科学性和准确性，不仅要提高档案收集的数量，还需要提高档案收集的质量，对于一些重点档案来说应该提前做好存储的方案，只有收集到丰富的资料才能帮助后续工程正常推进，更好地为企业建设服务，从当前的实际情况来看，很多工程项目从申报到竣工会有很多环节，各个环节都会形成复杂的文件材料且内容繁杂，涉及的部门和人员多，经历时间长，这对档案管理人员就提出了更高的要求，加强档案管理意识不能仅要数量而不要质量，只有加强档案材料和项目建设同步开展，这样才能够提高工程项目的有效性。同时，为了保证档案资料的齐全和完整，要改变档案管理滞后的问题，提前做好档案资料的整合方案，按照具体的档案操作流程和程序做好各项工作[6]。

（四）做好竣工文件的收集与管理工作

对于基建项目来说，工程竣工文件也是反映整体工程建设实际情况的重要内容，所以对竣工文件进行收集和管理，能够给今后的项目工程带来重要的数据支持。很多项目工程在推进过程中具有设计图纸、施工安装、竣工图纸，不同的图纸对于项目的影响有所区别，而对于竣工文件的质量控制，能够有效加强整体工程项目的把控，如果项目存在问题都能在竣工材料上找到相关数据，更好更快地解决当前项目中的问题。所以，做好竣工文件的归档工作，一定要保障其完整性、系统性、准确性、全面性，将整个项目全过程进行真实的记录和反应，提高数据的可靠性，做到图像和各类资料的齐全性，这样才能够满足当前规范标准的归档要求，为今后档案管理提供有力保障。

（五）加强档案人员的业务培训

为了更好地实现档案管理的科学性和规范化，就需要提高档案管理人员的业务水平。档案管理工作要求较高，面对业务量大，信息源多的工作一定要做好做到位。所以，从事基建工程档案管理人员一定要提高综合能力，不仅要懂得档案管理的专业知识，还需要对工程基建建设内容进行了解，对于每一个阶段所产生的档案都了如指掌，这样在后续的分类整理时才能更加清楚。此外，公司也要定期对档案管理人员进行培训和教育，学习先进的管理内容，这样才能够为今后的工作奠定基础，使当前档案管理向着标准化和规范化发展[7]。

五、结语

当前应该加强档案工作的集中统一管理，做好基建工程的档案归档和审查工作，对于一些重要档案要做好保存。同时，对于一些保密档案也应该严格限制查询和存储的方式，通过统一领导，统一制度，严格按照当前的管理要求建立管理网络，明确管理责任，设立专用的档案室，配备专门的档案管理人员，由专人进行监督和管理，使当前单位建设中产生的各个档案都能够很好地利用。