数字化时代快消企业费用管控转型与促销费用管控系统建设

陈彩霞 内蒙古蒙牛乳业（集团）股份有限公司 天津蒙牛幸福乳业销售有限公司

一、信息化管理系统的应用方向

（一）建立企业的整体管理系统

企业在选择财务管理系统时，需要根据自身的需求选择适当的管理系统类型。最早引入我国、使用最为普遍的大部分财务管理系统，大都为针对传统财务管理需求的系统，这些系统的对外端口相对较少，主要的功能在于提供辅助计算等服务，其最大的作用在于避免专业技能相对较低的会计在财务工作中出现问题，导致企业财务的报表等不符合国家要求。而快消企业不同，首先与大部分的企业相比，采用集中管理的快消企业必须保证财务管理系统端口数量能够满足使用的需求，同时应当避免端口过多导致财务管理系统的计算混乱。随着快消以及连锁等企业的不断增加，需要多端口同时登录以及操作的企业总量不断增加，而能够满足此类企业日常财务管理需求的财务管理信息系统开始出现。如管家婆系统，其最大的优势在于能够满足快消等企业终端使用，在使用端口较多的情况下同样能够维持系统的稳定性以及运算的有效性。同时该种类型的系统同样能够满足一般财务系统的功能，即该系统在财务报表的生成等方面同样能够达到较好的效果，且应用同样较为简便。

（二）升级终端POS系统

从终端的需求看，快消企业的终端店铺需要使用包括POS机以及其他扫码设备保证交易的流畅性。这些终端门店交易使用的设备，同样需要直接连接进入财务体系当中，便于财务的整体性综合管理，进一步提高财务管理的集中性。对快消企业而言，能够使用SAP系统将POS机等纳入终端店铺的财务体系当中。需要注意的是，部分终端店铺使用的POS机等属于非智能类型的设备，因此无法连接进行终端的财务体系当中。另外POS机终端受到银行的管理，因此将POS机终端纳入门店系统当中时，需要通过银行的审核，在得到银行方面同意后才能够实现POS机的纳入。在将门店的POS机纳入终端门店的财务系统后，需要对POS机以及其他的设备进行标号，在系统当中明确上述设备的编号以及类型，便于企业财务系统能够以更为简单的形式完成查找，同时POS机以及其他类似设备在编号过程中应当明确设备归属的门店等。在终端门店的财务系统当中，POS机是最为重要的组成之一，除POS机外二维码的扫码设备等同样必须连入企业的财务系统中，这类二维码的扫码设备已经成为门店最为重要的收费工具。

（三）搭建系统控制管理体系

1.报表单据的集中管理

财务的报表以及单据等，需要由企业根据财务系统的数据反馈向包括终端门店在内的分支提供，由财务管理系统提供的相关报表以及单据包括：（1）验收入库单：包括直通以及直送的货物均能够由财务的系统直接提供验收入库单，财务系统验收入库单需要包括如下的内容，验收单的主要内容（即验收单的主要内容摘要）、财务款项的应用方向、科目的编码、入库单包含科目的完整名称以及具体数量、科目的供货商以及供货商的编码、科目是否含税。（2）资金收入单：即终端门店的收入具体单据，单据能够以单笔收入的形式开具，同样能够以单一门店或者门店某个时间段的形式开具，开具的资金收入单不仅能够包含开具的项目以及金额等基本内容，同样能够包括项目的收款形式、收款终端的编码、收款人的编码、该产品是否含税以及含税的比例等内容。（3）成本结算单据：成本结算单据的主要功能是判断该单据对象终端门店是否达到了盈利的标准，以及终端门店的盈利比例等基础信息，该单据能够帮助门店分析经营状况。（4）其他与终端门店相关的财务-业务往来单据，同样能够根据财务系统自动开具。

2.终端基础信息维护

为达到维护终端的目的，企业在财务系统当中需要使用辅助性的会计体系，使得财务系统能够满足动态应用的基本需求。当前市场普遍使用的订单管理系统辅助会计系统，即能够满足企业财务管理的基本需求。订单管理系统这类型的辅助系统能够帮助企业维护如下基本的内容：完成企业经营主体的动态更新，尤其满足年度企业更新的基本需求；根据当前财务系统当中不同终端的分类，明确这些终端的实际身份，以终端实际的身份为基础完成其在系统内部身份的重新分配，并保证所有终端能够根据身份获得对应的系统权限；根据货物入库以及出库的相关信息完成仓库的实时更新；检验商品的编码，确定系统当中并不存在编码重复的商品、不存在编码的商品等，且进入系统的新产品需要及时进行编码；资金的应用动态以及任何资金的变化情况，不仅应当开具相关的单据，同时与该项财务变动相关的财务变化同时应当直接体现，以保证财务系统能够自动化展开。通过使用辅助的订单管理系统，终端管理的变更等情况，能够在财务体系当中直接体现，对财务系统的自动运行不会造成影响。

3.规则确定

用于财务系统运行的订单管理系统，在搭建过程中需要按照如下相应的规则执行。鉴于在平台以外，财务平台产生的凭据能够成为财务行为唯一的依据，因此该财务的依据应当更为清晰并且更为清晰化。订单管理系统在单据的编辑以及产出方面，根据财务选取的相关参数及能够提供完整并且准确的单据，订单管理系统主要的功能在于能够将SAP系统传输的POS机等消费信息转化为对应的业务信息，SAP系统传输的信息大都为数字的信息，呈现数字编码的形式。受到编码的影响，部分情况下确实存在发生编码混乱的风险，因此SAP系统的终端消费编码传入到财务系统当中后，需要在财务系统的环境当中进行编码的解读以及实验，判断本次解码是否存在不当的情况，检测确定解码不存在问题后才能够对最终的解码结果进行存储。订单管理系统最大的优势在于能够进行动态化的管理，系统获取的所有数据能够自动化进行解读以及检测，在检测完成确定不存在任何问题的情况下同样自动存储进入财务系统当中，成为财务系统能够直接调取和应用的数据。使用订单管理系统作为财务处理的辅助系统时，无须人工操作，因此不会对财务系统的使用难度造成影响。

4.报表平台开发

系统当中的报表平台，同样依托于辅助的订单管理系统，属于自动化的平台，即申请开具报表后，平台能够自动调取相关的数据以及信息，完成对应的计算并且完成报表开具等相关工作内容。报表开发平台的主要服务对象，并非快消终端门店的消费者以及一般的门店工作人员，而是门店的管理者以及企业本身，通过系统自动开具的报表，门店以及企业能够了解门店本月、本季度等不同周期内经营以及盈利的实际情况，通过同比或者环比的对比情况了解门店当前的发展情况，同样能够根据报表自动生产的相关数据，通过区域范围内的对比了解门店在当前市场变化情况下的基本表现。另外，对门店的管理人员而言，报表的平台不仅能够以门店为基准完成数据的整合，同样能够以人为标准进行整合以及完成更为细分的数据汇总，便于门店根据细分的汇总了解当前的情况。对企业而言，则能够根据商品的销售汇总等情况，判断企业未来的主要投资方向。自动化的报表平台已经属于财务整合系统的一部分，其不仅能够承担基础财务管理功能，同样能够为企业的发展以财务方向的调整提供参考。

二、信息化管理系统的建立流程

（一）确定开发基础

本文作为案例的管家婆系统是一种普遍性应用的财务管理软件，主要用于多端口企业的财务管理，虽然该种软件能够直接用于快消企业的基本管理，但在功能方面一方面该软件存在一定的冗余等问题，如该软件由于同样适用于包括连锁餐厅在内的其他连锁机构，因此软件当中部分针对这类型机构的功能在快消企业中并不具备较大的应用价值，但对软件学习的成本以及软件的运行却能够造成一定程度的影响；另一方面快消企业的部分独特性功能尤其企业本身需要的部分定制功能，在非开源性质的软件中无法得到满足。从市场整体情况而言，鉴于财务类型软件专业性的要求，因此大部分软件均不具备开源的功能，当企业的独特需求较多，或对软件存在其他需求时，一般需要通过独立开发的形式获取更加能够满足企业要求的软件。以财务软件模板为基础进行企业专属软件开发本身的成本相对较低，然而使用过程中的维护成本相对较高，因此目前大部分企业依然选择使用通用类型的管理软件。

（二）资料准备

确定需要根据企业的需求开发专属软件时，作为企业自身需要为软件的快速开发以及上架提供必要的辅助，主要体现在如下两个方面：（1）企业本身应当明确对财务管理软件的需要。如上文所述，不同类型的财务管理软件在服务对象以及优势功能方面存在一定的差别，功能过多的软件不仅存在学习方面的困难，在运行方面对硬件的要求同样往往较高。因此在企业开发专属软件前，需要明确企业日常财务管理的基本需求，根据财务管理的需要选择适合的功能，可行的情况下可以提供参考的软件。（2）开发软件过程中需要的所有标准以及注册需要的信息等，都要提前准备。使用更为简便、与企业的需求更为匹配的财务管理软件，大都需要基于企业自身的财务管理流程开发，因此在软件开发过程中需要对企业自身的财务管理流程进行必要的梳理，并编制成为明确的流程说明。同时企业进行软件注册所需的各项基本信息，同样需要在开发阶段直接提供，便于缩短开发的时间。

（三）平台搭建以及测试

软件开发的企业或者部门根据快消企业的需求完成搭建工作后，快消企业需要对软件的功能进行整体性的检测，检查软件是否存在影响使用的BUG等，且应用财务管理软件完成企业财务的日常管理同时，企业依然需要根据原本管理流程的反馈数据，判断其与软件给出的数据是否一致，是否存在运算方面的错误。所有软件应用过程中由于算法或者架构导致的错误，均需要在企业测试的过程中检查，鉴于一般情况下企业测试后不再频繁采用原本措施进行财务的梳理，因此一旦软件存在运算等方面的错误能够对企业后续的使用造成较为严重的影响。除总部等外，终端门店同样需要对软件进行测试使用，测试的一般形式为：企业选择适当的实验门店进行尝试性应用，软件当中的问题基本排除后在区域范围内使用，确定不再存在明确问题后才能够真正推广应用。对于终端门店相对较多的快消类型企业而言，能够用于门店的财务管理软件需要经过一年甚至更长的测试，才能够正式投入使用。

（四）系统培训

信息化财务系统平台在终端门店正式应用前，需要对所有终端门店的店员进行系统性的培训。鉴于系统使用过程中可能出现解决相对较为困难的问题，因此一般情况下所有门店的管理人员均应当进行集中性培训，不仅需要掌握系统应用的基本操作，同时当门店使用系统出现了一定的问题时，而问题并不属于系统本身故障时，应当能够由门店人员及时解决避免对门店的经营造成长时间的影响。而门店的店员，则应当通过线上等形式，接受更为系统的培训，便于店员掌握系统的使用方法以及简单问题的处理措施。另外在系统正式开始使用前，门店必须保证SAP系统当中所有的配套设备均已经准确完毕，能够与财务管理系统同时投入使用当中。其中门店的网络信号对信息平台的应用能够产生直接的影响，因此门店必须保证使用的网络能够满足日常使用的需求，处于相对稳定的状态。

（五）应用及反馈

在财务管理系统确定已经能够正常使用的情况下，门店一段时间内依然需要同时使用全新的财务管理系统以及原本的财务管理模式。鉴于新的财务管理系统在使用过程中是否可能出现使用方面的问题并不明确，因此在新的财务管理系统应用前期，需要同时使用原本的财务管理模式，才能够在新的财务管理平台应用出现问题时，进行必要的保障并避免严重财务管理问题的出现。当新的财务管理系统确定不存在使用的问题，在终端门店使用过程中确定能够达到稳定使用效果时，才能够停止使用原本的财务管理模式，真正完全依赖新的财务管理系统。另外门店本身同样能够利用财务系统当中自动生成的报表等，这些报表在申请生成时能够快速提供反馈，因此作为门店应当根据需求，申请与门店经营相关的报表，这些报表是否有效同样能够反馈财务管理系统的使用质量。

三、结语

基于信息技术以及信息平台的财务管理系统，对企业而言已经成为必须配套的基础管理系统。信息化管理系统，最大的优势在于能够有效实现分级应用，且在财务系统使用的同时能够同步确定操作过程中是否存在不当的行为，这种平台不仅能够降低财务系统的应用技术要求，同时能够避免财务风险的产生。对快消企业而言，财务系统的应用群体巨大，财务风险出现的概率较高，因此更加需要通过对财务系统的控制和管理，使得财务的风险能够得到很大程度的控制和降低。