浅谈高校二级学院教学档案管理存在的问题与对策

王玉武

（佳木斯大学）

高校的教学档案，详实地展现了教学工作的全貌，是评价高校教学管理水平和教学质量的主要依据，它能为高校加强教学管理，提高教学质量提供重要参考，为开展教学评估、专业认证提供重要依据，对于高校科学决策和管理提供重要参考，对高校的发展起到重要意义和作用。

程为民、刘音认为，教学档案是指“高校二级学院在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等载体材料”[1]。教学档案是二级学院在教学活动过程中直接形成的历史记录，记载了学院二级学院教学活动的全过程，对于学院的教学管理、教学活动、教学研究有重要的参考作用，是评价学院教学活动的重要依据，对于学院的发展起到重要作用，有重要的参考价值。

近些年，随着高校的快速发展，教学档案管理水平有了长足的进步，但由于多种原因，各高校二级学院教学档案管理水平参差不齐，不能较好地满足高校发展的需要，是我们应该认真研究和解决的问题。

一、二级学院教学档案管理存在的主要问题

（一）教学档案意识不强，认知不高

大部分高校实行校、院两级管理，二级学院是以教育教学、科研为主的教学单位，对于二级学院是否应保存教学档案，校、院两级归档和管理范围还没有明确规定，职责不清，相互推诿。无论是二级学院领导、系部主任、教科办等教学管理人员，还是普通教师，对二级学院教学档案的重要性、意义、作用认识不足，重视程度不够。认为教学档案是学校教务处、档案馆的工作，与他们无关。他们认为只要完成教务处要求上交的教学材料就可以了，至于二级学院是否保存教学档案，保存什么，没有明确的认识，致使很多教学档案材料没有及时归档，出现了教学档案材料散落在教师手中或遗失的现象。

（二）管档人员素质参差不齐，流动性较大。

许珍花 许素芬认为：“教学档案管理缺乏专业人员，整体素质不高且不稳定”[2]。二级学院教学档案管理人员的专业素质较低、流动性较大、能力不强是教学档案管理工作中长期存在的问题。教学档案管理人员应该既懂得教学管理工作，又熟悉档案管理工作，应具有教学管理和档案管理的专业知识。大部分二级学院教学档案管理人员经常变动，无专职人员，学院的教学档案管理人员一般主要由学院教学秘书或教务干事来管理教学档案。而教学秘书或教务干事通常是由新参加工作的教师来承担。由于新教师刚参加工作，对教学管理工作还不了解，更没有掌握教学档案管理的相关专业知识、要求、技能，对教学档案知识知之甚少，不懂得教学档案应如何进行收集、整理、归档、提供利用等，还不具备教学档案管理工作所需要的基本素质，由于各学院教学档案管理者的个性差异，使高校二级学院的教学档案管理水平参差不齐，不能很好地满足工作需要。教学档案管理人员流动性大也是影响二级学院档案管理水平很难提高的重要原因之一。大部分高校教师把主要精力用于教学、科研，不愿承担教学行政管理工作。学院的教学秘书、教务干事基本上没有人愿意干，都是由新教师来承担。而新教师只要见习期满，刚刚熟悉了教学档案管理工作，就又纷纷要求回教师岗位，极少有人能够潜心去研究教学档案管理工作，二级学院教学档案管理工作的水平也就很难提高。

（三）教学档案工作条件、保管条件较差，不能满足需要

二级学院教学档案保管条件较差，经费投入不足，大部分没有专门用于保管教学档案的库房，基本上都是与教科办办公场所或库房混用。有专用房间的，保管场所也没有达到防火、防潮、防盗、防蛀、防尘、防高温的“六防”标准，缺少空调、加湿、去湿、杀菌、灭火等设施，不能满足存储档案的条件。没有编制教学档案检索工具或编制“五花八门”，缺少档案装具，缺少教学档案管理必备的切纸打孔机、计算机、扫描仪等办公设备等，基础条件较差，直接影响二级学院教学档案管理水平。

（四）归档范围没有明确规定，没有相应的档案管理制度

大部分高校实行校、院两级管理的模式来开展教学管理工作，在学校层面，设有教务处、档案馆来管理，学校对教学档案的收集、整理、归档、立卷、保管保护及提供利用都有明确的规定，建立了相应的规章制度，教学档案管理相对较为标准、规范、科学。而学校对各二级学院教学档案管理还没有明确要求，各二级学院还没有把教学档案管理工作提到应有的高度，无论是学院领导、教学管理人员，还是教师，对教学档案的重要作用认识不足。对二级学院教学档案的归档材料的范围、要求还没有明确，学院应该保存什么教学档案材料，教学档案材料的质量应达到什么样的标准，都没有明确规定。

二级学院没有建立相应的教学档案管理规章制度，还没有将学院各部门教学档案材料完成情况纳入考核范围。各二级学院按自己的理解和标准来管理教学档案，有的二级学院教学档案材料散落在教师手中，有的仅仅是收集上来了，但还没有按教学档案的归档要求进行分类、装订、整理。有的虽然进行了档案材料的整理，但不规范、不科学，有的出现了交不交没有人管，交的材料质量高低无人问的现象。各二级学院教学档案管理水平参差不齐，发展极不均衡，严重影响了二级学院教学档案作用的发挥。

（五）管理手段落后，数字化程度不高，利用率较低

由于二级学院对教学档案重视程度不够，对教学档案管理所需要的人力、物力、资金投入不足，大部分二级学院教学档案管理，还仅仅停留在手工操作为主的处理方式上，对教学档案管理只是简单的收集、存放，还没有真正地去开发、挖掘、编研、利用教学档案中的有价值信息。二级学院教学档案数字化程度较低，保存的绝大部分是纸制的实体档案，音像档案、电子档案、实物档案极少，还没有结合计算机、网络技术等现代手段来管理教学档案。教学档案管理人员由于忙于其他事物，还缺少对教学档案的有效编研，客观上也影响了教学档案的利用。

二级学院的教学档案查阅次数较少，利用率较低。大部分是有教学评估、教学检查专业认证时用一用，平时极少有领导、教师来查阅教学档案，基本上是处于无人问津的状态。教学档案的开发利用基本上是一片空白。

二、改进二级学院教学档案管理工作的对策

（一）增强教学档案意识，提高对教学档案的认知

加强二级学院教学档案意识培养，充分认识教学档案的重要作用。二级学院的教学档案工作不仅仅是教学秘书或教务干事的责任，它还需要二级学院全员参与、相互配合、共同建设。应加大宣传力度，增强教学档案意识，二级学院应利用学院网站、召开专题会议、讲座等方式，普及教学档案知识，提高对教学档案的认知。要不仅仅增强二级学院教学档案管理人员的档案意识，更应增强二级学院领导、教学管理人员、教师的档案意识，在思想上充分认识到教学档案工作的重要性，让学院领导和教师认识到教学档案是科学管理、正确决策的重要参考，是评价教师工作的主要依据，是教师提高教学、科研水平的途径，对学院的发展有重要作用。

（二）改善存档条件，提高教学档案管理人员素质

加大对二级学院教学档案管理工作人力、财力、物力的投入，安排专用库房，达到防火、防潮、防盗、防蛀、防尘、防高温的“六防”标准，配备必要的切纸打孔机、复印机、计算机、扫描仪等办公设备，保证二级学院教学档案管理工作的有序进行。

建立相对稳定的教学档案管理队伍，提高管档人员素质。二级学院的教学档案管理人员都是兼职人员，主要是教学秘书或教务干事来承担。但由于教学档案的形成材料主要是来源于学院全体教师的，因此，二级学院的教学档案工作应人人参与、共同建设。应建立相对稳定的由教学秘书或教务干事为主，教学副院长、各办主任、各系主任、教研室主任为辅的教学档案管理队伍。教学档案管理队伍业务水平的提高应以自学为主，通过校园网、互联网查找相关知识解决问题。学校教务处、档案馆应每学期开展一次全校教学档案专业知识培训，每年组织一次二级学院之间相互参观学习，每两年进行一次二级学院教学档案检查。通过自学、培训，组织活动，提高管档人员素质，进而为二级学院教学档案管理水平的提高创造条件。

（三）规范存档范围，制定相应教学档案管理规章制度

教学档案存档范围较广，包括教学的方方面，学校教务处、档案馆应当把教学档案归档材料行梳理，科学合理地划分学校、二级学院教学档案的归档范围及要求，从而使二级学院的教学档案成为学校教学档案的基础、依据和有效补充。二级学院应建立学院教学档案的收集、整理、保管、提供利用的各项规章制度，建立岗位责任制，把教学档案管理工作的责任落实到人，用规章制度来进行管理。学院应加强量化考核，对于教学秘书（教务干事）完成教学档案收集、整理情况，每位教师、每个部门教学档案材料的完成情况进行考核。考核结果与教学管理人员及每位教师的评优、晋职、晋级结合起来，对于在教学档案方面表现好的，给予奖励，对于有重大失误的，实行一票否决制，取消当年评优、晋职、晋级资格，以保证二级学院教学档案管理工作顺利开展。

（四）强化教学档案编研，做好教学档案的开发利用

二级学院的教学档案利用是保存档案的目的所在，只有学院的教学档案能很好地服务于学院的教学、科研工作，服务于教师的教研、科研、教改，才能提高教学档案的利用率，才是保存二级学院教学档案的目的与意义所在。学院教学档案管理人员应本着应收尽收的原则，把教学档案材料收集、整理、归档，并编制好目录、检索工具等，以方便利用。同时，应努力做好教学档案的编研工作，应坚持注重实际，贴近教学，考虑长远，讲求实效的原则，深入挖掘教学档案中可供利用的信息资源，对此进行再提炼、再加工，形成更有效的教学档案资源，进而提高学院教学档案的利用价值。

（五）加强数字化建设，提高教学档案利用效率

随着现代教育技术及网络技术的发展，电子档案（电子文档）的出现，拓宽了档案利用的途径，利用网络技术，可以更快捷有效地查找教学档案材料。二级学院教学档案管理应跟上时代步伐，建立数字化教学档案。利用计算机、扫描仪等，将纸制档案转化为数字档案，利用计算机进行编目、加工整理，实现自动检索。同时，利用校园网络，建立二级学院教学档案资源数据库，使教师上交、查找、利用各种教学档案材料更为便捷，从而提高教学档案的利用效率。

总之，二级学院的教学档案管理工作十分重要，对于学院及学校的长远发展，具有十分重要的意义。随着高等教育的快速发展，教育部对高校教学评估及专业认证工作的开展，高校教学档案的重要性，得到充分认识。二级学院教学档案管理工作应以教学评估及专业认证为契机，完善基础设施，提高教学档案管理人员的素质，加强教学档案编研，加快教学档案数字化建设，提高教学档案利用率，进一步提高教学档案管理水平，从而使二级学院教学档案管理工作迈上新台阶。