信息化背景下提升档案管理质量的策略研究*

果 汁

（张家口市第一医院）

档案管理包括档案安全管理、档案使用管理以及档案保存管理。信息化背景下档案储存形式、使用方法以及传播途径都发生了根本性的变化，基于此各企事业单位应紧抓信息技术特点，探索新型档案管理方法。同时应积极建立档案管理人员培训制度，并实施岗位轮换、不相容岗位相分离制度，确保每个档案管理人员都能具备责任意识。另外，档案管理质量的提升离不开档案管理员积极总结自身的实践经验，在遵循信息化发展规律的前提下探寻一条科学高效的管理道路。

一、档案管理在信息化背景下的重要作用

档案信息管理现代化工作实际上是一项技术十分庞大复杂多样的基础性工作,它必然涉及到整个档案工作的全面整理、收集、保管、编目、价值分析鉴定、统计、档案社会调查评估等多项工作,传统机械式的纸质档案收集管理的工作是既要花费大量昂贵的技术人力物力,又不能保证纸质档案完整的工作使用效率,而档案馆信息化系统最大突出的工作特点之一就是信息可以完全通过电子数据库科学系统地进行收集保存与系统整理,以微型电子计算机网络为主要基础,利用档案馆信息化技术计算机进行数字化档案信息管理,建立一个档案资料收集、保管、检索工作等电脑数据库,将用户大量存储的电子档案信息全部输入存储到同一个电脑数据库体系中,不仅可以大幅度提高计算机档案数据库管理及工作上的工作效率,还可以有效使用户档案文件的日常存取查询与查询检索的工作过程更加的简便、便捷,从某种程度意义上讲可以大大防止用户档案文件由于长时间或无人有效追踪档案而导致丢失,对全面保护计算机档案用户完整的真实个人信息将具有很重要意义。

目前档案在正常进行纸质档案和日常资料管理的维护使用工作流程管理中,运用了计算机的信息化数字档案技术系统来进行日常信息化归档管理,正体现了在当今时期我国对于数字化电子档案管理的规范化管理水平，有着显著程度的整体提高,不断努力地引进国际优秀的信息化和高级技术人才,加强信息化技术人才队伍能力水平建设,对档案的管理夯实基础,对全面加快推动档案的管理有一定的导向作用。

二、档案信息化建设的内容

近年来,随着科技水平的不断提高,我国档案管理工作的信息化水平不断提高。同时,现代化的档案系统的建立,也为我国档案事业的发展打下了坚实的基础。档案管理的核心从单纯的实物资料向现代化信息技术为核心的传统档案管理方式转变。利用先进的数据压缩技术和数据库技术,实现了文档与文档的在线传输。档案资料的管理,使得档案网络化、信息化,为档案的查询提供了极大的便利。信息化数据库管理可以使企业档案信息采集管理方法更加趋于系统化、规范化,使整个档案信息数据库管理工作更加科学条理化,实现了企业信息资源全面的共享。

三、档案管理信息化背景下的探讨

（一）建立健全的档案信息系统

档案管理的工作是要进一步做好基层档案业务管理服务工作,要重点加强档案的管理业务单位领导人员和相关管理岗位工作能力人员能够对到档案业务管理服务工作职责的进一步重视,明确加强档案位管理的工作责任的重要性,并通过技能培训能够使相关档案管理人员充分了解基本档案知识技能以及其他与本档案事业相关的最新法律法规,通过加强思想教育能够使本档案事务管理服务单位领导同志以及行政管理的工作技能人员充分重视到档案业务管理的工作、明确档案管理工作的重要性。

同时,档案管理部门要加大对档案管理人员的信息化培训,聘用专业的信息技术人员,对档案管理中的应用进行详细地讲解,使之能熟练掌握最新的信息技术,并将档案保管各项工作的负责贯彻到各个管理者的肩上,强化其责任感,保证档案管理各项工作的高质量和高效率。建立科学完善规范的数字档案信息体系,必须尽快建立形成一套全面规范化运作的电子化档案信息系统管理运作规范标准与制度流程,并必须对信息化档案工作人员职责的信息化工作与流程都进行更加严格有效的量化规范,确保电子档案工作全部按统一规范化操作的电子信息化系统管理操作流程标准进行,并通过对系统管理各业务阶段职责的信息系统工作相关人员逐一进行跟踪监督考核和评议考核,督促确保其全面严格规范遵守相关信息化系统管理制度。

（二）加强档案管理信息化专业人才的培养

档案信息综合服务管理一定要十分重视，在全国各部门机构系统内部，要广泛组织进行应用信息化的基础技术的教育与培训,实行按部门进行分级组织教学与互帮的协作交流机制,第一,在实施国家应用信息化业务基础档案基础知识管理教育培训计划中，同时也必须要充分注意选拔聘用各部分专业岗位内的大批优秀的信息化相关业务技术人才,保证了国家信息化专业技术人才储备建设的一支中坚力量,档案行政档管理及执法监察部门等应当负责在每个国家本部门内部系统集中地开展本专业领域信息化专业人才技术素质教育培训,实行各学科人员分组轮流授课培训互帮和合作培养机制,指派各国家档案基础建设管理以及各部门负责培养工作的较高级以上专业岗位信息技术人才分别担任作为培训授课的互帮协作小组组长,对担任其中在一定时期的特定数量人群内学习的相关信息技术基础知识水平较好教师的培训工作的小组人员分别可以给予他们一定课时培训授课及帮助,共同促进各档案内部之间的不断交流相互帮助学习与应用学习信息化技术。其次,要加快培养新一代档案信息技术人才,首先需要逐步建立有效的内部激励机制,建立科学的人事职称、工资制度,以改善档案管理人员的现代信息技术工作应用技能及其他正常工作学习状态的为重要基础,通过加大对一线档案管理人员有效的外部心理关怀和精神物质需求的内部激励,促进其能够不断努力提升自身工作业务能力水准和职业道德水平,将他们所有的时间精力和工作精力充分投入到现代化档案事业的发展管理事业中。

（三）在信息时代强化档案管理的保障

在信息化时代下,档案安全问题变得越来越突出,它的输入和处理数据的方法都是一样的,彼此之间有很强的依赖关系,一旦数据库被攻破,就会导致大量的文件泄露,这不仅会给用户的个人信息带来很大的威胁,甚至会导致国家机密的泄露,所以,在信息化时代,档案的安全就变得十分关键。首先,要认识到档案数据库之间的相互依存,并在充分利用信息资源的情况下,对系统软件进行及时地维护,避免对数据库信息造成的危害。其次,要确保信息网络的安全,在信息化时代,通过网络进行档案信息的管理是档案管理的核心,因此,加强网络信息的安全,既要确保网络的安全,又要确保信息的不外泄，在企业使用网络信息系统进行基础档案信息查询管理维护时,要注重保证信息系统操作文件的统一规范性,保证基本档案信息数据库管理及系统应用的完整安全有效运行,及时准确检测系统网络环境文件的数据安全性,通过系统扫描、认证等的有效方式可进一步全面加强企业档案信息化管理服务的安全性。档案管理是一种很重要的工作,它记录着一个人的成长和个人的隐私,有些文件甚至涉及到国家的机密,因此,档案的管理工作显得尤为重要。

四、传统档案工作信息化背景下的变革成因

（一）与信息化社会发展要求相适应

随着我国经济的迅速发展和因特网的普及,我国的网络通信体系正在不断地完善。据统计,目前全国的网络普及率已经达到50.3%,有一半以上的用户使用该网站。随着网络建设的日益完善,移动互联网的发展速度也越来越快,全国90%的手机用户都在用手机。所以,通过手机上网获取信息是一种非常普遍的方法,这也将成为未来的一种生活和习惯。

（二）拓展档案资料使用的必要性

以往只有从档案室或者专业机构进行现场调查,才能获得相关的资料,由于距离远,还有诸多不确定因素,既要花费大量的人力物力,又极易造成档案的实际损坏。这不仅使查询者无法快捷、便捷地获取信息,而且还阻碍了它的实际使用。档案的数字化、便捷化是当前档案管理中迫切需要解决的问题。

（三）促进档案数据的集成

过去的档案管理方法不科学、不合理,各单位也没有统一的管理制度,导致资料查找困难,资料搜集效率不高。档案工作的执行标准存在着严重的矛盾,档案信息化水平低下,已经严重影响了档案工作的开展。在对现有的文献管理信息进行分析的基础上,发现约30%的档案管理信息缺乏有效的链接和可运行的体系。为全面保证国家档案资料数据库的完整安全性、真实性,使馆藏档案资料数据的全数据化、信息化,促进社会各部门、各地区现有的电子档案资源系统的快速科学、有效和整合,并逐渐建立起这样一个全国统一管理的档案馆网上数据库接口建设及技术服务信息平台,是切实提高普通民众查阅获取各类资料内容的便捷、快捷、安全高效的途径。

五、信息化背景下档案管理的策略

（一）正确应用有关文件和政策

从目前国内高校的档案工作情况来看,目前各高校的档案工作还存在着不少问题。正确运用有关文件的法律法规,充分发挥其作用,促进各部门之间的协调发展,是保证档案资料的安全、真实、高效的前提。信息化背景下档案管理责任主体应深入研究相关的文件，并从自身所处行业出发，规范档案信息化管理的方式。这样才能确保档案管理单位在制定档案信息化管理制度时，能够依法依规设计管理制度。

（二）建立档案信息化管理体系与规范

在信息化和数据化的建设中,缺乏一个统一的标准。同时,各部门制订的各种档案保密管理政策规定、规范也各不相同,使档案管理工作更为繁杂。因此,要加快实现中国档案信息服务的全方位信息化管理与全面数据化,实现国家档案资源政务信息的全方位高层次共享,就成为了一种行之有效的途径。标准化档案管理体系是提升档案管理质量的重要前提，管理人员应积极学习标准化档案管理方法，逐步提升自己的档案管理水平。信息化经济时代,信息化、科技化、网络化结合的发展趋势和日益繁荣发展,为全面实现企业档案管理规范化、统一的科学化管理现代化工作目标创造好了更加良好便捷的信息条件,档案专业管理单位工作骨干人员还应当在实践中持续探索增强我们自身专业的管理信息化和技术的运用和能力,强化科技档案专管人意识,稳步摸索找到一整套更完善科学、更有效快捷的科学档案服务管理模式。档案监督管理工作部门都要勇于适应时代新特点,积极学习运用有关现代信息科技手段、设备、技术、方法,不断总结提高基层档案综合管理信息化水平,不断创新提高现代化档案服务管理规范化水平,不断努力推进各级档案工作服务的全面科学化、规范化、系统化,更好地满足服务档案于现代经济社会各项事业的新发展所需要。

（三）建立数字档案信息服务平台,加快建设

建立档案信息服务平台,不仅要保证数据的快速传递,还要确保网络系统安全的软件和硬件设施。利用现代信息技术,推动各单位、部门档案信息的数据化、信息化,科学合理地归集、整理,并在满足归档信息保密原则的基础上,构建信息检索体系,实现信息资源的高度共享。这样可以保证信息的安全性、真实性,并推动信息数字化、信息化,从而提高用户的使用效率,提高用户的服务质量。

（四）提高档案管理人员运用信息化技术的能力

随着我国科学技术的迅速发展,新技术层出不穷。为适应社会发展需要,档案管理人员在信息系统中的运用水平需要不断提高，高校档案管理工作必须具备一定的专业知识,同时还要具备计算机应用、信息管理等方面的信息技术。特别是一些电子文件的存档,不仅需要掌握数据库的知识,还需要具备一定的电脑操作技能。

（五）软硬件相结合

在档案工作中,要实现软件和硬件的结合,同时要兼顾软硬件,不偏向一边。要提高档案管理水平,除了购置高质量、高水平的档案管理设备外,还应引进档案管理设备,配备各种辅助设备,并加强档案管理软件的研发,增强档案管理的功能。在实践中,档案管理部门应加强与软件公司的沟通与合作,并结合不同的业务特点,进行有针对性地开发,以改善系统的性能和品质,以取得较好的工作成效。加强各级档案管理人员应有的电脑数字化和信息自动采集、数据库安全管理素质和现代化计算机综合操作处理能力,使培养其最终成为能够具有一定基础的现代专业知识人才和具备熟练掌握运用新一代信息技术方法的现代高素质人才,是他们不断学习适应时代社会发展要求的新需要,档案工作才能实现全面健康持续有序发展。

（六）培养高层次的人才队伍

在抓好教育行政档案馆日常规范化管理的业务工作实际开展情况中,要通过着力全面加强行政档案室工作信息化、科学化建设等信息化管理,培养并造就一批高素质和合格能力的专业教学行政档案管理人员。同时,要坚持继续探索具有我国现代高校档案科学教育实践工作特点的档案教育工作实践性。档案管理机构负责人要注意定期针对性地要求进行有关各类专项业务能力培训,以进一步提高专业档案管理人员工作的专业技术水平。比如,通过社会招聘、校园招聘等途径来分配高级人才。在企业引进高层次档案科技管理技术人才时,既要注重从现代档案高科技管理领域中去找出更适合本行业的复合型人才,又要从各个方面提高档案管理人才的素质。

六、结语

总之，信息化背景下提升档案管理质量是当前社会不断发展下档案管理发展的大趋势。因而企事业单位应积极探索档案信息化使用方法、多元化储备形式，并积极建立与之相对应的档案管理制度，进而规范档案管理人员操作、提升其信息化素养。同时档案管理主体应建立科学的监管体系，确保对档案使用者的监管。这样才能从档案安全、档案使用以及档案存储三个方面提升档案管理质量。