公立医院经济合同管理模式的实践探索

●曲 璐 陈正东 史芮源 焦 杨

公立医院作为事业单位法人，其经济合同是指医院在民事经济活动中，作为一方当事人与平等主体的自然人、法人和其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议[1]。涉及的合同种类繁多，以A医院为例，2021年对外签订经济合同230余份，类型包括工程类合同：工程勘察设计合同、施工合同、监理合同、委托建设管理合同、造价咨询合同、小型基建类合同等；货物类合同：设备销售合同、办公家具买卖合同、办公设备买卖合同、其他货物买卖合同等；服务类合同：物业服务合同、绿化服务合同、保安服务合同、管理咨询委托合同、招标代理委托合同、法律顾问服务合同等；其他合同：办公或房屋设施维护合同、房屋或场地租赁合同、供水供气供热合同、宣传片制作合同等。

由此可见，经济合同的管理过程涉及医院的众多部门，关系到医院的各项业务运行的合法合规性，因此，各家医院一直以来在实践中不断探索与改进，以求探索出一套符合公立医院管理特点和内控制度要求的经济合同管理模式。

一、传统经济合同管理方式存在的问题

早期的合同管理方式主要为纸质流转签批、手工台账、人工管理，这种管理模式存在以下几方面问题：

（一）合同管理信息化程度低，管理效率低下

在传统管理方式下，合同由业务部门人员负责起草，部门负责人审阅签批后，依次报送归口管理部门、合同主管部门、财务、审计、主管院长、院长等，逐级传阅审批。合同纸质流转会签的模式，除了造成经办人员跑腿多、耗时长、效率低的问题，同时也存在部门间信息不对称、协作难度大、后续执行监管不到位等问题。手工台账的管理方式使得合同信息的采集、记录、统计、分析、合同款项收付等环节极易出现疏漏，无法实现医院的内控管理目标。

（二）合同管理缺乏法律意识，增加风险隐患

医院签署的合同种类繁杂，涉及医疗事务、经济事务及法律事项，需要根据国家法律法规、行政规章制度及行业规范等要求签订执行，因此，需要专业的法务人员在合同的拟定、签署、执行等环节进行审核和指导。而传统的管理方式下，合同通常是由缺乏专业法律知识的相关业务部门人员起草和执行，法律意识淡薄，对合同条款的权责认识不足，在签署方的资信情况、合同要素的完备性和合理性等方面，极易出现法律漏洞，导致合同履行困难甚至无效，增加风险隐患，引起法律纠纷，给医院造成经济损失甚至负面的社会舆论。

（三）合同管理缺乏科学的管理制度和管理流程

医院作为医疗专业单位，发展初期往往重业务、轻管理，尤其对经济合同的管理缺乏足够的重视，合同归口管理部门和岗位设置欠缺，配套的管理制度及运行机制不健全，在合同起草、签订、执行等各个环节缺少具体的操作规范，导致经济业务活动未签订书面合同、合同审签流于形式、事后补签合同等问题时有发生。

二、目前的经济合同管理方式

针对传统管理方式中存在的问题，A医院为加强经济合同管理工作，从制度保障层面和技术支持层面进行调整和优化。

（一）制度保障层面

1.制定经济合同管理办法、规范审批流程。根据相关法律法规、行业及上级主管部门的管理办法要求，结合医院的实际情况，制定并出台了《A医院经济合同管理办法》。对合同的起草；合同的会签；合同的审批及签订；合同的履行、变更及解除；合同的中止、违约和纠纷处理；合同的印章、统计和档案管理；合同的风险管理等各方面都作了细致的规定。进而对经济合同事前、事中、事后的全流程进行监督管控，规范管理、防范经济风险。

2.设置合同管理岗，实行合同归口管理。A医院的经济合同主管部门为运营管理部，下设经济合同管理岗，负责合同管理中部门间的沟通和协调；配合法律顾问做好合同签订前的法律审核；负责经济合同台账管理，对合同进行统一编号备案，实行合同的全周期管理。

实行合同归口管理，A医院根据实际业务类型对合同进行分类管理，即不同职能部门分别指定专人对其职责范围内的业务合同进行统一归集管理，在合同的签订、执行、变更、终止、归档的全流程管理中对接合同主管部门。如:医务部门负责体检合同、外送检验化验合同等医疗项目合同的管理；采购部负责医用耗材、试剂及其他管理物资的采购合同等；科研管理部负责科研类技术服务、实验测试服务等合同的管理；物资设备部门负责医疗设备、设备维保服务等合同的管理；基建部门负责医院基建项目、零星工程等合同的管理；信息部门负责信息系统、软硬件采购及维保合同的管理；总务部门负责物业保洁、园林养护、房屋租赁等合同的管理。

3.聘请专业独立第三方律师事务所合作。法律顾问能够从法务和合规角度对合同逐字逐句进行审核，保证其专业性和独立性，与合同管理工作的周全性、保密性要求密切结合[2]。

A医院通过公开招标的方式聘请第三方律师事务所，采用年度打包式的形式提供常年法律顾问服务，业务部门拟定的合同经合同管理部门初步审核后，提交法律顾问予以审核修改，出具律师意见。对某些类似的合同，经法律顾问审核修改后形成合同范本，作为类似合同的重要参考。此外，定期邀请律师开展员工法律知识培训，增强员工的法律意识和风险意识，保障医院的资产安全和资金安全。

（二）技术支持层面

1.实行信息化管理，将经济合同管理系统嵌入OA办公系统。在办公自动化系统（OA）中引进经济合同管理系统，该系统的建设主要分为四个阶段。

（1）第一阶段：依据医院的各项合同管理要求，根据合同的不同类别，梳理合同的会签、用印、备案流程，明确系统开发的功能需求。

（2）第二阶段：委托专业的第三方软件开发商制定系统开发方案，确定合同信息系统嵌入OA系统的路径，细化系统功能。

（3）第三阶段：系统开发完成后上线试运行，对相关人员进行培训、推介系统使用，并反馈使用中存在的问题。

（4）第四阶段：系统正式上线运行，在实践中不断优化，并探索与财务系统、预算系统等其他系统深度关联。

通过经济合同信息系统建设，将医院所有的经济合同纳入到合同管理系统中，该系统中下设合同信息维护、经济合同会签、经济合同备案、特殊合同事项备案、质保金退还等子科目，相关管理人员按照分工在系统中审阅、签批，日常工作中可以提高效率、节省人力，为合同经办人员日后的统计、查询提供便利，也有利于加强合同的保存登记管理工作。

2.信息化系统的功能实现。通过该系统的开发，在合同管理的各个环节实现了合同管理信息化:

（1）合同审批。实现OA无纸化审核。各会审部门能同时在线审核，不同类型的合同审批流程也有所区别（比如小额度合同、续签合同可执行简化流程），根据预先设置好的流程通过表单内容全自动流转，方便快捷，提高了审核速度。同时，在合同审核过程中设置审批权限、修改权限，全流程留痕可追溯，永久保存上传的附件，有效杜绝违规操作，加强内控管理。

（2）合同履行。合同付款流程自动关联合同编号、合同名称、基本信息、付款条件及执行进度等信息，业务人员在进行合同款项支付时，根据系统提示，按照表单要求提供符合合同付款条件的发票、单据、验收报告、监理意见等资料，经相关管理科室审核无误后财务付款。整个流程清晰、精准，也便于后续查询和审计。

（3）合同信息维护。建立电子化合同台账，合同管理人员可按需检索，合同签订后，合同管理人员将合同的基本信息录入系统中，并详细核对合同签约对象的基本信息、合同金额、编号以及签订日期与合同效期，收付方式等，可实时动态掌握合同执行进程。

（4）合同备案存档管理。实现电子化存档，合同签订生效后，纸质文件及相关文件扫描成电子版上传合同管理系统，进行备案。通过OA协同办公平台以及电子化影像系统的应用，合同管理人员可以根据合同的要素信息方便快捷地查询到相关合同，并根据合同进度进行维护，提高了工作效率，节约了人力、物力资源。

三、未来的改进方向

医院虽然已经引入经济合同管理系统，但信息化程度还处于初级阶段，合同管理系统与财务信息系统没有完全实现对接，合同的信息流和资金流尚不能共享，合同信息的变动、款项的收付等情况还需要在各系统中手工记录、调整。此外，信息的检索、统计、分析的智能化程度还不够高。因此，如何有效融合各个信息系统，避免“信息孤岛”的出现，利用互联网、大数据技术构建合同管理信息化平台，提高合同管理的有效性、精准性、智能性将是未来合同管理的改进方向。

（一）多系统协同

提升信息化管控手段，将合同管理系统、财务系统、预算系统进行充分的融合和对接。当录入合同信息后，三个系统同步所有信息，当一笔合同款项需要支付时，财务系统直接关联到合同管理系统以及预算管理系统，合同系统确认符合支付条件，预算确认符合要求，才能支付相应的款项。通过多系统的协同，不仅能够提升财务核算的效率，加强预算控制力度，而且能够实现合同的精细化管理，为建立信息数据库、实现数据分析和信息共享奠定基础。

（二）深度开发系统功能

构建合同执行跟踪反馈机制，将合同进度信息及时录入系统中，并根据经验，提醒可能存在的风险环节，实现对合同的实时监管[3]。基于合同管理系统的大数据库，借助机器算法及机器学习，对合同中的关键条款、权利义务关系及执行过程中关键环节的风险点进行实时的检测与反馈，对于异常状况弹窗提示相关人员并给出操作建议，直至消除风险隐患。

借助系统设置科学合理的合同编号规则，实行合同四级编号规则，即“院代码—部门代码—年份代码—合同代码”，合同生效后系统自动识别，自动进行编号，且编号具有唯一性。对于后续签订的补充协议，也可自动识别分类，能够更便捷、精准地搜索和管理合同。

（三）开发移动设备端功能

出于数据安全的考虑，目前医院经济合同的审批和管理，主要是通过内部网络在电脑端进行操作，涉及的部门和相关人员较多，受时间和空间的限制较大。未来在保证数据安全的前提下，可探索通过开发移动办公模式，使信息的提交、处理、签批既能够在电脑端又能够在手机等移动设备端实现，保证信息的时效性，提高办公效率。另外，也可通过移动设备端，多途径发送未办理事项、即将到期事项的时时提醒，避免人为因素造成的管理疏漏。

（四）建立合同管理大数据库

对合同管理各节点、时点的行为数据进行大量保存，建立合同管理大数据库，使精准管理行为分析成为现实，可辅助经营决策[2]。利用互联网、大数据等信息技术，对合同签约对象的资质、经营情况、社会舆情等基础信息以及合同条款、收付款条件、法律法规等要素等进行收集与统计，通过信息的比对与分析，在合同的签订、执行、付款等各个环节及时提示错误信息，预警经济风险。在大数据的基础上，通过算法系统自动生成数据图、分析报告，为经营决策提供参考。

综上所述，医院经济合同信息化管理系统的建立，颠覆了传统的纸质合同签审模式，是信息化时代的必然选择，通过全方位的对合同数据进行关联、融合、统计、比对分析，既加强了内部管理控制，又提高了管理效能，防范经济风险。虽然还有不完美的地方，但随着医疗行业的发展以及大数据的普及，合同管理深度信息化、智能化将成为医院管理的重要载体和发展趋势。