高校学生档案管理服务的创新研究

张中妍

（上海政法学院档案馆,上海市青浦区 201701）

在新时代，档案事业发展势头良好，对档案管理工作的要求也越来越高。尤其是高校学生档案管理，关系到了学生的未来发展和学校的综合治理，因此其重要性可见一斑。规范与创新高校学生档案管理，能够更为客观、科学、全面地记录和反映学生的情况，也能够更好地维护学生的利益，对于高校树立优良学风也是具有意义重大的[1]。

一、高校学生档案管理工作的特点

高校学生档案管理工作具有长期性、复杂性和动态性几个特点。下面，笔者分别对这几个特点展开论述。

（一）长期性

高校学生档案管理工作具有长期性的特点。其主要由两个方面决定。第一，高校学生档案是记录学生成长的客观、历史的记录，这本身就是一个长期的过程。第二，高校学生档案的利用也是一个长期的过程，关系到了学生未来的发展，甚至到学生未来参加工作之后，高校学生档案依然发挥着重要的作用[2]。

（二）复杂性

高校学生档案工作具有复杂性的特点，其主要由两个方面决定。第一，高校学生档案的材料是非常繁杂多样的，包含了学生的各类登记表、学年鉴定表、学习成绩材料、奖惩材料、体检材料、毕业材料等等，材料众多，归集流程也非常复杂。第二，高校学生档案在档案的形成、收集、移交入库、接收、日常保管、利用、离校档案转递等环节涉及的部门众多，需要进行协同保障，容易产生职责不清等问题，这也导致高校学生档案管理工作极具复杂性。

（三）动态性

前文中我们提到，高校学生档案收集的种类非常丰富，比如说，包括了学生的学习成绩材料、党团组织材料等，可以说各类考核、每一次奖惩、每一份证书都是需要收集到档案中的，这是学生各个阶段所动态呈现的，因此也是需要动态记录、动态管理的。

二、加强高校学生档案管理的意义

高校学生档案是学生在校期间各种学习、活动、考试、奖惩等经历的证明，是学生在校期间不断成长的证明。加强高校学生档案管理，不仅能够更好地记录学生学习经历，更客观全面地评判学生综合素质，能够更好地落实教育教学效果评价，促进教育教学的发展，还能够使用人单位更为全面地了解学生情况，因此具有非常重要的意义。

（一）加强高校学生档案管理能够更好地记录学生学习经历，更客观全面地评判学生综合素质

在当下社会，学生的综合素质至关重要。而评判学生综合素质的重要依据，就是学生的档案。学生档案记录了学生的入学情况、学习情况、德智体美发展情况、奖惩情况、心理健康状况、社会实践情况等等，加强学生档案管理工作，能够使学生的档案更加全面，更加科学，更加规范，对于记录学生学习与成长经历、评判学生综合素质具有非常重要的价值[3]。

（二）加强高校学生档案管理能够更好地落实教育教学效果评价，促进教育教学的发展

在高校教育教学效果的评价过程中，我们也需要借助学生档案来加以落实，因为学生的学习成绩、专业技能掌握情况、证书获得情况等也都是记录到档案中的。因此，加强高校学生档案管理能够更好地落实教育教学评价，体现学校教育教学成果，从而促进高校教育教学的发展[4]。

（三）加强高校学生档案管理工作能够使用人单位更为全面地了解学生情况

高校学生档案是较为系统、客观、全面地记录学生在求学期间的生活、学习经历的资料，是非常可信的，也是真实客观的。用人单位要想全面地了解学生情况，尤其是学生在校期间的思想道德、个人素质、学习成绩、奖惩情况等等，都是需要借助学生档案来实现的。而且学生档案在未来学生涉及升学、出国、职称评定等等情况的时候，也能够起到重要的凭证作用，比较真实地反映学生的学习情况、思想政治表现、社会实践情况等等。由此可见，加强高校学生档案管理工作能够使用人单位更为全面地了解学生情况[5]。

三、高校学生档案管理服务的实施策略

前文中我们分析了高校学生档案管理工作的特点以及加强高校学生档案管理的意义。正是因为这些特点和意义，决定了我们必须要不断强化高校学生的档案管理工作，使档案管理工作更加高效、更加便捷。笔者认为，为了使高校学生档案管理服务更加高效，学校应该做到以下几点。

（一）划定职责范围，使档案管理更有序

学生档案管理的产生、交接等涉及了很多不同的部门，各部门之间需要进行协同保障，因此在档案的记录、保存、转移、使用等过程中，容易产生职责不清等问题，影响档案管理的安全性与有序性[6]。为此，高校在学生档案管理的过程中，应该明确地划定各部门的职责范围，要确保各个部门在档案管理的各个环节中的职责、地位，并且严格制定档案管理工作制度，尤其是要明确各部门的权属范围和主要责任。举例来说，学校的招生与就业处、学生处、教务处等档案的上游职能部门负责学生档案的收集与整理，需要及时将学生的各项资料提交给高校档案馆。高校档案馆可以说是高校学生档案的责任主体，其对于学生档案的归档、保存等负有主要责任，此外，其不仅负责归档、保存等责任，因此，这些部门之间的责任要加以明确，档案管理才能更加有序。

（二）积极应用现代化的档案管理技术创新档案管理手段

高校在学生档案的管理中，为了与时俱进，应该不断创新思路，借助信息技术手段建立学生档案管理系统，建立档案信息数据库，提高档案管理效率。

1.借助信息技术手段建立学生档案管理系统

在信息技术时代，高校学生档案管理工作要想更加科学、高效、安全，就需要借助信息技术手段来打造一个科学的档案管理系统[7]，这应该成为高校重点关注的问题。具体来说，可以从以下几点入手。

第一，丰富档案管理系统的功能。我们在建立学生档案管理系统的过程中，应该增设更多的功能。比如，最基础的档案管理功能，需要实现档案从采集到入库、检索、借出、鉴定等完整的闭环管理。在档案检索管理中，应该按照学院、院系进行导航检索。此外，还可以设置档案提醒、档案初始化、用户管理、自定义等功能。

第二，档案管理系统的建设要考虑到学生的需求。为了使档案管理系统更好地服务于学生，在建设学生档案管理系统的时候，要考虑学生的认可与接受度。比如，毕业生如何通过档案管理系统来查看毕业后档案的去向，这都是需要考虑在内的。又如，在系统更新与升级的时候，应该注意对学生电子档案进行备份，以免在更新与升级的过程中损坏档案信息[8]。

第三，档案管理系统的建设过程中要注重档案的安全性。由于档案管理系统是信息化、数字化的电子档案，可能会遭受到黑客的攻击，学生的信息可能会被不法人员窃取。为此，就必须要充分考虑电子档案的安全问题，加强安全防护，提升安全保护等级。

2.建立档案信息数据库，提高档案管理效率

在信息化时代，档案管理利用信息化手段进行了很多的革新。为了最大限度地提升档案管理效率，我们应该借助信息化手段，建立档案信息数据库。具体来说，可以从以下几个方面做起。

第一，利用信息技术手段整合学生档案数据，打造完整的档案数据库。高校应该利用数字化技术和信息化手段对学生的档案数据进行整合，将原始档案的基本数据库与相关联的数据进行深度整合，从而使档案数据库更完整，更好地实现档案各部门的流通。

第二，利用信息化手段打造专题数据库。所谓“专题数据库”，指的是按照专题将学生的电子信息进行分类归属、存储、维护。举例来说，学生在校期间会有很多的资料进入到档案中，为了是档案管理更清晰、更高效，可以将其进行分类，如分为学籍类、竞赛类等等类别，进行不同的数字化存储和归档，这能够大大减轻档案管理工作人员进行数据信息的整理分析时的难度，而且也能够为学生、教师对档案进行查阅、筛选等提供更多的便利。

第三，利用信息技术打造学生学籍档案综合数据库。学籍档案是学校档案管理中最为重要的一部分，包括了学生的基本个人信息、学号等内容。为了后期学生管理工作更为便捷，高校可以利用信息技术手段和数字化技术来建立学生学籍档案综合数据库，在开学的时候，便将学生的纸质档案及时录入到综合数据库中，更好地为学生管理工作提供材料。

（三）根据学校档案管理工作需求强化对工作人员的培训与考核

高校档案管理部门工作人员相对于繁杂的工作量来说是比较短缺的，而且工作人员的培训与考核相对来说仍有很大的提升空间。档案管理工作人员的综合素质在很大程度上影响甚至决定了高校学生档案管理的水平[9]。为此，应该从档案管理工作人员入手，不断强化人员的考核与培训。具体来说，可以从以下几点入手。

第一，严把招聘关。为了提高工作人员的综合素质，高校应该严把招聘关，在招聘档案管理工作人员的过程中，要求应聘者来自相关专业，有着丰富的档案管理经验和高水平的专业技能，以及严谨的工作态度、较强的适应能力。

第二，积极组织档案管理工作人员的各项培训、讲座，比如思想教育培训、专业技术培训、业务培训、信息技术培训等等，通过各种类型的培训，来大大提升工作人员各方面的水平和素质。

第三，制定严格的绩效考核制度。在一些高校的档案管理部门，由于考核制度相对单一，工作人员的积极性不高。这对于档案管理工作来说是不利的。为此，高校应该制定严格的档案管理绩效考核制度，明确奖惩条例，并且严格遵循制度进行考核。对于考核过程中不合格的人员，需要进一步加强培训。

（四）优化高校学生档案服务，更好地发挥档案的作用

档案管理不应该仅仅是管理，还应该更倾向于档案的服务，要寻求学生档案服务的创新，拓展档案服务的功能，利用大数据优化档案开发，更好地服务于学生需求。

1.寻求学生档案服务的创新，拓展档案服务的功能

前面我们所说的多数是高校学生档案的管理，其实，高校学生档案是为了学生、学校以及用人单位服务的，因此优化高校学生档案的服务也是不容小觑的。在对高校学生档案管理创新的基础上，我们还要探寻高校学生档案服务的创新，拓展档案服务的功能，创新档案服务的机制，发挥学生档案的价值，提高档案服务的水平。举例来说，针对学生、家长、教师查阅学生档案的需求，档案管理部门应该予以回应，可以将学生档案目录呈现到网上，并设置可查阅范围，以供教师、家长、学生利用高校网站查询[10]。

2.利用大数据优化档案开发，更好地服务于学生需求

学生档案管理在很大程度上也是服务于学生的。为了更好地满足学生需求，促进学生毕业后的发展，高校可以利用大数据来优化档案的开发。学生在校的几年中，其成绩、行为、表现等等都会被记录到档案中，利用大数据优化档案，就可以通过大数据来掌握学生的具体生活情况、学习情况、心理情况等，还可以通过大数据来了解学生在专业课学习中的不足，从而进行有针对性的改进，根据学生的个性需求，对其进行跟踪服务。此外，在毕业就业、创业的过程中，还可以充分发挥大数据的作用，来为学生提供一些参考和辅助。如此，档案管理才能是更有价值的[11]。

结语

本文从高校学生档案管理工作的特点以及加强高校学生档案管理的意义入手，从四个方面探究了高校学生档案管理服务的实施策略。高校学生档案不仅是学生在求学期间学习、生活的记录，也是用人单位了解学生的重要依据，还是高校教育教学水平评价的重要依据。为此，高校学生档案管理工作非常关键，应该积极改进档案管理的方法与手段，加强人员培训，同时优化高校学生档案服务，更好地发挥档案的作用，为学生的发展与学校的发展提供助力。