煤炭企业规范合同管理提升经济效益探讨

2023-03-03郭俊超

经济技术协作信息 2023年12期

郭俊超

晋能控股集团有限公司

一、项目实施的背景和必要性

（一）是提升企业防范法律风险能力的需要

沁秀公司下属三座资源整合矿井，主要业务领域集中在煤炭生产，涉及的合同类型除了煤炭销售，主要集中在设备、材料配件采购类合同以及井下施工、维修、安装等工程类合同，合同类型单一，且多使用国家相关部门颁布的合同示范文本，合同法律风险较小。但随着企业发展战略的不断调整，沁秀公司业务领域逐渐扩展至资产租赁、矿山材料设备销售、餐饮服务等多经领域，子分公司数量增加，涉及的合同类型也日趋复杂，合同数量增多、难度增加，法律风险也随之增大。因此，建立健全的合同法律风险体系有助于提升企业自身防范法律风险的能力。

（二）是提升企业合法合规经营和适应省属企业改革的需要

2016 年，国务院办公厅发布《国务院办公厅关于建立国有企业违规经营投资责任追究制度的意见》。2020 年，山西省省属企业改革重组，企业内外部环境发生重大变化，内部合规要求提高，外部监管力度加强，企业面临的合同履行风险、合规风险及诉讼仲裁风险等较往年明显增多，建立健全合同法律风险防控体系有助于企业应对内外部环境变化。特别是近年来国有企业责任人签订、履行合同失职被骗罪时有发生，损失巨大，教训惨痛。因此，建立健全的合同风险防控体系有助于企业合法合规经营，避免国有资产流失。

（三）是企业合同体系化、科学化管理的需要

沁秀公司自成立以来一直重视合同管理，制定了符合公司实际的合同管理制度，但规范内容主要是合同签订审核流程，对签订主体资质审查、合同授权委托、合同履行等重要环节并没有专门的规定，合同风险防范有缺项。此外，现行合同管理偏重于单个合同全生命周期管理，不能从企业管理层面观察合同对企业生产经营的影响，管理视角过于狭窄。因此，建立健全合同法律风险防控体系有助于合同管理更加体系化和科学化。

二、沁秀公司法律风险防范体系的主要做法

（一）建立健全合同管理体系

建立健全合同管理体系，明确合同管理部门及合同管理人员，建立本单位合同管理工作分管领导、合同管理部门和合同承办部门负责人和管理人员的名录，即公司及各子分公司应明确本单位的合同管理部门、合同经办部门、合同管理人员、合同经办人员、合同管理分管领导、业务分管领导以及各自职能职责，确保分工明确，责任到人。

（二）合理授权，防范合同签订法律风险

子公司作为独立法人，可以自主签订合同、履行合同，发生合同纠纷也可自行处理。但由子公司自行管理合同，不利于母公司对子公司合同业务的监督以及合同法律风险的防控，适当管控成为必要。沁秀公司的做法是，对于合同的签署，子公司可以以自己的名义对外签订合同，但超过合同管理办法规定审核限额时，需提交公司法律事务管理部门进行法律审核。分公司可自主签订合同、履行合同，并只能在沁秀公司的授权范围内签署合同，授权范围外的合同应由沁秀公司签署，超过合同管理办法规定审核限额的，也需要提交公司法律事务管理部门法律审核[1]。

（三）扩大合同审核范围，规范合同审核流程

一般情况下，法律事务部门审核的合同多为日常经营性合同，对于股权转让、股权投资、融资等与重大决策相关的合同，通常不履行合同审批程序，在内部决策后直接签署，合同审核环节往往有所缺失。为了进一步规范企业合同审核流程，沁秀公司将公司合同分为日常经营性合同和重大经营决策性合同，在合同管理制度中明确两类合同范围，从而进一步明确了需要履行合同审批流程的合同范围。此外，为了进一步防范作为独立组织的工会合同法律风险，特别是在缺乏专业法务人员审核的情况下防范合同签订法律风险，沁秀公司在制度中将工会以工会委员会名义签订的合同纳入公司审核范围内。

（四）制定合同审核指引，推广合同示范文本

除沁秀公司本部，其下属子分公司均无专业法律事务人员，公司本部也只有两名专业法务管理人员，各子分公司签订合同全部提级审核不现实。沁秀公司积极推广上级部门制定的合同示范文本以及国家相关部门制定的示范文本，最大程度地减少因为合同条款的缺失和不专业给企业带来损失。公司法律事务部门结合自身合同审核经验，拟按合同类别制定合同审核指引。让非法学专业的人也可以迅速掌握审核要点，解决了专业不足带来的合同审核不足问题。

（五）优化合同审核环节，提升合同审核效率

根据原合同管理办法规定，公司部室承办的各类合同应提交公司法律事务部门审核，供应部承办的合同不论金额大小都应归属于公司审核范围，但因公司对煤炭子分公司实行统购加自购管理模式，供应部承办的大部分合同都是由子分公司签署。由此造成的结果是，大量的子分公司自行签署但属于公司供应部统购的合同需要履行两遍合同审核流程，即公司合同审批流程和子分公司本单位的合同审批流程，合同审核效率低。此外，因集团公司对采购类合同制定有统一范本，大部分合同文本法律风险可以避免，履行两遍合同审核流程对法律风险防控也意义不大。沁秀公司对合同审核模式进行区分，将合同审核分为公司合同审核流程和法律审核流程，即对于公司各部室承办的以公司名义签订的合同履行公司审批流程，依次履行合同承办部门—财务部门—法律事务中心—业务分管领导—经营分管领导—法务分管领导—董事长的审批流程；对各子分公司超限额提交公司审核的合同履行法律审核流程，即各子分公司合同承办部门持相关材料直接提交公司法律事务中心，法律事务中心审核通过后加盖合同审核章，直接返还各子分公司签署合同[2]。

（六）建立客户信用管理制度

2020 年，沁秀公司在充分了解央企及金融行业的客户信用管理模式后，制定了公司的《客户信用管理办法》，对合同主体审核环节进行了详细规定：一是明确管理范围为与各单位有业务往来或合作关系的自然人、法人和其他组织未按照约定履行合同、信用评级变动或履约能力变化而产生损失的风险；二是明确管理原则为日常管理与动态调整相结合；三是明确管理流程为客户准入管理、客户评价管理、客户退出管理及客户档案管理。

第一，每年年末开展客户准入工作。鉴于公司基建管理部门和物资采购管理部门已经建立了施工队伍库和供应商库，为减少重复管理，公司在年底开展客户准入工作时积极与两部门进行融合，从现有施工队伍名单及供应商名单入手，建立客户联系群，下发客户准入工作通知，要求客户提供《客户信用准入审批单》、营业执照、特定资质证书、授权委托书、资信证明书等能证明其签订合同及履行合同的基本能力。针对客户提供的资料，由各业务部门初审，公司法律顾问复审，审核通过的纳入公司客户清单中，反之业务部门禁止与其签署合同。

第二，第二年年初开展客户评价工作，按照《客户信用评价规则》，对客户的信用信息、履约能力、合同管理、信用状况四个方面进行评价，对照《客户信用等级评价标准对照表》确定客户信用等级，最终形成《客户信用等级评价结果表》。

第三，如合同履行期内，客户提供的产品存在质量问题、证件失效未及时补办、严重违约及违法违规等情形的，由业务部门提出，经合同管理部门认定并上报客户信用管理领导组审定后，取消合格客户资格；如客户信用等级评价结果备案认定后，发现有弄虚作假、受到行政处罚影响企业正常生产运营等情形的，业务部门提出后，合同管理部门可对其进行降级或者取消客户资格。

第四，公司合同管理部门作为客户信用管理部门，对公司客户信息进行归档，客户信用档案及客户信用等级评价结果，属于商业秘密。未经客户信用管理办公室许可不得随意查阅复制，不得向公司以外的第三方提供。

（七）建立小额货物、工程及服务选用监督制度

2020 年，因招投标领域改革，沁秀公司按上级要求制定了《小额货物、工程及服务选用管理办法》，以全程监督公司组织的小额货物、工程及服务选用工作。公司选用监督工作仅采用现场监督方式，选用监督内容分为现场评选程序监督和参与选用活动人员执行国家法律法规、公司制度情况的监督，参与选用活动人员包括组织人员、评选专家及参加比选单位，具体监督内容根据不同的选用方式进行调整。监督人员按照参与不干预、到位不越位、监督不包办的原则对选用活动进行监督，对发现的问题有权提出质询和改进建议，原则人数上不少于2 人，并进行全程如实记录和录音。选用监督结束后，均及时整理选用监督记录表、录音资料及中选通知书，登记台账并将相关资料归档。选用工作结束后，如存在合同签订、供货及验收质量等问题，法律事务部直接反馈并及时记录相应信息，作为以后相同或相似项目评选证明材料。

（八）合同尾款质保金备案登记卡

煤炭生产企业多数合同为付款合同，对于没有质保金的合同，合同挂账、尾款支付后基本意味着一个合同的生命周期终止；对于有合同质保金的合同，质保金的支付往往意味着合同的结束。因此，对于合同管理部门而言，掌握住合同挂账、付款环节，就掌握了合同终止的时间节点。沁秀公司设置了合同尾款质保金支付备案登记卡环节，合同经办人在办理尾款质保金程序时应来法律事务中心办理备案登记卡，合同经办人确认合同已履行完毕、相关事项已验收合格、双方之间不存在争议的情况下，持生效合同、验收单等资料提交法律事务部门进行核验，核验无误后签字确认，合同经办人到财务办理挂账支付手续。通过该环节设置，除了及时掌握合同终止节点，还可以进一步落实合同履行情况，确保合同已履行完毕后再付款。

（九）合同法律风险管理

从合同主体、合同审核、合同签署、合同履行到合同终结，上述每一项制度均是从具体的合同管理节点进行管控，缺乏从整体上对合同管理的效果进行评价。因此，沁秀公司法律事务中心利用合同法律风险排查，全面检验合同节点管理效果。通过每半年的定期合同法律风险排查和根据项目确定的专项法律风险排查相结合，对合同全流程管理进行风险识别、评价和定性，并对发现的问题制定应对措施。特别是合同履行，是否及时按合同约定履行权利义务，履行内外部环境是否发生变更，履行是否发生争议等，综合判断合同存在的法律风险点。通过合同法律风险管理，发现合同管理漏洞，及时采取应对措施，不断提升合同法律风险防范能力。

（十）建立合同会审制度

在未实现合同管理信息化的情况下，多数企业仍然采取合同传签制度。其最直接的问题是，各专业部门及负责人审核的是书面资料，且各自审核各自的，各专业部门之间不能面对面地充分交流意见，导致最终的合同审核意见只是各部门意见的汇总，而不是充分交流后的综合性的审核意见，存在一定的片面性。特别是在企业中，多认为合同审核是法务一个部门的工作，见到法务审核通过后，就认为合同已经审核完毕，导致合同可能不存在合法性合规性问题，但可能存在合同履行不能的问题。而一旦合同履行出现任何问题，业务部门也多会将相关责任归咎于法务部门。造成合同的法律风险。

为最大程度减少传签带来的意见的孤立性，沁秀公司建立了合同会审制度，即合同审核由财务部、计划部门、招投标部门、法务部门、业务部门、使用部门共同审核，合同会审以会议形式开展，各部门派出一名专业人员审核，审核后将审核意见记录在会议记录本中并签字确认。业务部门根据会审结果修改合同，待合同文本修改后，再由各部门负责人签字确认。