基于数字资源共享的高校科研档案管理研究

郑 卉

（闽江学院，福建 福州 350108）

0 引言

科研档案是在科学研究活动过程中所形成的具有保存价值的各种形式和载体的记录，是科技成果重要的组成部分，是国家科技创新发展与经济社会发展中重要的基础性、战略性资源。科研档案对于科研任务调配、科研项目组织、技术路线选择等具有参考价值，在服务科研、支持科技创新等方面的作用日益突出［1］。

信息化时代的到来，使得科研档案由传统的纸质资源转变为数字资源。随着信息技术的发展，网络化与数字化已成为科研档案建设的重点。高校科研档案实现数字资源的共享共建，是扩大科研档案资源建设范围、提高服务能力的主要方式，可以更好地促进高校科研档案资源建设的可持续发展［2］。

本文对数字资源共享环境下的高校科研档案管理模式进行探究，提出了加强科研档案建设的有效途径，以促进高校科技创新发展。

1 科研档案管理概述

1.1 科研档案资源特征

档案资源的生成速度不断加快，数据海量化成为科研档案资源的一个重要特征。环境、生物、医药等领域的重大科研专项整合资源包含了海量数据信息，对该领域的科学研究具有十分深远的影响，同时也增加了科研档案管理的难度。

数据异构程度高是科研档案资源的第二个重要特征。一方面，科研档案中的数字资源来源广泛，不同类型的研究活动和不同研究设备所产生的科研档案资源具有多样化的特征，例如文本、图像、图形、音频和视频，这些数据资源以不同的格式存储，增加了科研档案资源管理和转存的难度。

设备依赖性强是科研档案资源的第三个重要特征，数据密集型科研活动建立在设备复杂的数据加工处理基础上，数据的生成、处理与分析过程对计算机软件和硬件设备的依赖性越来越强。部分研究领域的数据生成需要依靠专用仪器设备。

科研档案资源的数据海量化、异构程度高以及设备依赖性强等特征，给科研档案系统收集、高效管理、安全存储带来了新挑战，对高校创新科研档案管理模式、工作流程提出了新要求。

1.2 科研档案管理的模式

1.2.1 文件生成机构保管模式

文件生成机构保管模式，即文件生成机构对电子文件进行保管的模式。文件生成机构对所需存档的数据文件进行处理，按照档案管理机构著录信息标准实时保存数据信息并存档至档案数据库。

保管期间，文件生成机构具有电子文件采集、识别、存档、保管及销毁等权限，不需要将档案资源转移到档案管理机构。采取此类档案管理模式的高校，须建立系统的档案管理流程，调配档案管理专业人才，采取科学的档案管理办法，添置齐全的硬件设施，因此档案管理费用较高、难度较大［3］。

1.2.2 档案管理机构保管模式

档案管理机构保管模式，即文件生成机构向档案管理机构交存待归档的电子文件，档案管理机构经认定、著录之后，对电子文件进行归档、归类、统计、保存或者销毁，归档后的电子文件存入档案数据库，档案管理机构对数据库进行操作与维护，确保数据库安全。

在档案管理机构保管模式中，档案管理机构对于电子文件资料拥有最高级别的控制权。因此，档案管理机构须制定统一的档案管理规章制度和管理办法，拟定高校档案工作的发展计划，承担起相应的法律责任，保障档案信息安全。同时，档案管理机构须配备专业档案管理人员，保证日常档案管理工作顺利开展。

1.2.3 联合管理模式

联合管理模式是由档案管理机构制定统一的档案管理办法及有关规章制度，文件生成机构严格按照档案管理机构拟定的管理办法及有关工作条例进行档案管理，将电子文件进行档案数据库归档后，档案管理机构对档案数据库进行管理与维护。

在联合管理模式中，文件生成机构的权限较高，拥有资源采集、鉴定、归档及使用的权限，能够有效防止数据被非法篡改。该模式要求档案管理机构与文件生成机构联合承担全校档案资源的管理工作，该方案可行性较强，适用于多数普通高校。

1.3 科研档案管理存在的问题

首先，部分高校科研档案管理人员的档案管理意识滞后，过程管理意识较差，未能认识到科研档案对科研活动的积极影响，科研档案管理覆盖范围有限，高校科研人员不能够及时获取有价值的信息资源。

其次，网络技术更新速度快，科研档案信息安全受到极大的威胁，针对数字资源的黑客攻击、网络漏洞、文件伪造等问题层出不穷，导致科研档案保密信息泄漏，对档案管理工作安全构成威胁，给高校工作造成负面影响。

最后，单一的科研档案管理方法不能满足当前复杂的科研档案管理需求，各种档案资料较为零散，管理工作规范性不强。

2 数字资源共享平台在科研档案管理中的重要作用

2.1 提升科研档案管理工作连贯性

随着信息技术和网络技术的发展，传统档案管理模式已经无法适应当前社会信息化建设需求。利用数字资源共享平台进行科研档案管理能够提升科研档案管理工作的连贯性，减轻员工工作压力与负担，降低错误率，减少人力资源、时间成本。通过数字化技术赋能，优化档案管理工作中的各个环节，提高科研档案管理工作效率。

2.2 提高档案资源查阅和调取效率

利用数字资源共享平台对科研档案进行管理，有助于科研档案的查阅和调取。通过网络技术与数据库技术的结合，构建一个基于云计算技术的数字化管理系统。在数字化系统管理系统中，科研档案能够被高效地进行调取，实现资源共建共用，保障科学研究活动的顺利进行［4］。

2.3 提高档案管理经济效益

数字资源共享平台可以节省高校科研档案管理的投入成本与管理经费，使用无纸化设备进行档案管理，缩小档案保存空间，减少经济支出。另外，科研成果先通过高效的分类整理后再进行归档，能够实现同类信息资源的汇总和共享，提高档案管理的经济效益。

3 数字环境下高校科研档案管理模式的创新要点

3.1 完善科研档案管理模式

科研档案管理是高校科研管理工作中一项基础性工作，其管理水平直接影响到学校科研项目管理水平与工作效率。在高校科研管理部门和档案管理部门的配合下，从宏观上把握整个科研档案资源管理体系，确定各类型科研档案的地位与作用，明确其归档范围，并建立相应管理制度和规范。

以档案三级管理模式为例，按照科研档案内容、使用价值、重要性把科研档案分为三类。其中，第一类档案为核心档案，非公共部门及其他必要性需求不对外共享；第二类档案是重要档案，由学校内部档案管理人员或档案资料提供者，将档案资料进行甄别、编辑并重新组合形成可以共享的期刊文献、项目报告，对在校师生、合作企业等社会公共单位公开；第三类档案为一般档案，主要指学校在日常教学过程中积累起来的具有保存利用价值的各种文字资料及图片资料，可以直接向社会公开发布［5］。

通过建立科研档案分级管理模式，能够明确各类型科研档案的重点，提高科研档案管理效率，提升科研档案开放共享率。

3.2 加强信息安全系统建设

针对档案管理工作面临的信息安全风险和挑战，科研档案管理部门应树立信息建设观念，强化信息平台建设，不断充实信息数据库，建立一套完善的信息数据集成体系。

目前，我国科研项目数量日益增多，且科研项目多由不同单位合作完成。因此，需要制定标准化管理规范，保障档案管理工作有序、安全进行。同时，加强档案管理人员的保密意识，严格监督档案传递过程的每个环节，防止泄密。

针对出现的网络安全问题，科研管理部门应安排信息安全专业人员维护网络环境，不断强化科研机构的信息化建设，保障科研档案的保密性与完整性。

3.3 构建数字化科研档案服务平台

高校科研档案信息化建设，可以有效促进档案管理工作不断发展。通过建立规范科学的科研档案收集管理制度以及健全有效的科研档案工作整理机制，能够为提升科研管理工作水平提供保障［6］。高校以档案数字化建设为依托，整合内外资源，通过服务平台激活本校的科研档案资源，使之能协助新的科研项目顺利实施，发挥科研档案的经济价值。

目前，国内多数高校还未建立完善的科研档案信息管理系统，导致科研成果无法及时共享［7］。构建高校科研档案服务平台，可以利用校园网作为支撑，节省学校服务成本。根据档案的类别和重要性，把可共享的资源整合到校园网中，为高校师生和其他合作单位工作人员提供参考。

借助互联网技术，将科研档案以电子文档形式存储于数据库，实现信息共享。以新媒体平台为依托，开展科研档案服务，同时为高校科研档案服务项目进行推广宣传，加快高校与其他科研机构资源流动，有效提升科研档案服务水平。

3.4 利用网格技术开发科研档案

由于信息资源分布在各个网格节点上，利用网格技术开发科研档案可以实现科研档案网格门户和科研档案信息资源平台的无缝整合。

利用网格技术建立科研档案信息资源平台，以存储在网格中的大型科研数据库为基础，利用门户技术让用户访问所需要的数据资源，提高信息检索效率。科研档案信息资源平台利用网络确保数据的准确性、完整性，依据不同的协议将同质和异质的数据结合起来。利用网格技术，用户可以访问网格中的所有资源，缩短了盲目搜索查询时间，提高搜索档案信息的获取效率。

4 结语

随着科技进步和信息化建设的推进，数字资源共享已经成为未来发展趋势，高校科研档案管理采用数字资源共享模式顺应了数字化时代的需要。在数字资源共享环境中，科研档案资源的开发应坚持面向高校教师科研需求，强化科研档案管理的数字资源共享作用，提高科研档案管理的工作效率，进一步推动高校教学和科研发展。