档案管理工作内容与模式转变

文/李阿丽（国家电投集团山西可再生能源有限公司）

我国现代化建设进程的持续深入，让各个行业的管理模式也出现不同程度的变化，而档案管理作为公司管理的重要环节，其管理水平将直接影响到公司的运营质量。

一、档案管理工作内容的转变

（一）档案收集整理

企业在传统的档案管理工作中，纸质档案为档案的主要载体，档案管理人员的日常工作内容主要是收集、整理、分类、归档实体档案。但是，在工作实践中，由于管理人员的专业水平较为薄弱，缺少丰富的档案。收集整理经验，对档案管理工作流程不够熟悉等因素，造成档案管理工作效率不够理想，而且工作质量无法得到保障。目前，互联网技术、信息技术呈现出迅猛发展趋势，档案管理工作也可积极引入这些技术手段，打造数字化档案收集工作模式，通过软件、硬件的全面升级，从根源处切实提升公司档案的管理成效[1]。在硬件设备的更新方面，应对现有的计算机系统进行升级，更换全新的互联网设备与打印机设备；在软件应用方面，可以利用数据压缩处理、高速扫描录入、大数据等新型技术手段，将纸质档案、声像档案以及已存档的电子档案，按照一定顺序重新进行整理分类，将纸质档案全文、档案资料目录进行数字化处理，建设数字化、规范化的档案资源库。

（二）档案保存管理

由于传统的档案管理工作中涉及大量的纸质档案，而且档案种类繁多，因此企业在开展档案保存管理工作的过程中，需要在人力物力方面投入大量成本，而且档案储存环境的建设与扩展所花费的资金也相对较多，同时，还要确保有专人对档案的保管状况进行实时监控，这不但会导致档案保管工作的低效，也会影响到档案保存管理工作的稳定性。随着信息技术的不断发展，以及档案资料的利用日益频繁，企业对档案的质量和稳定性的关注度越来越高，而且也深刻意识到以往的人工档案管理模式已成为制约档案资源应用的瓶颈，甚至拉低了整个公司的工作实效[2]。因此，企业要想进一步推动档案管理方式的转型和更新，采用新兴处理技术对档案资源实施自动化分类和归档，同时应用数字化技术手段将实体档案转化为虚拟档案，然后再进行存储与备份。

（三）档案安全管理

以往的档案安全管理工作主要依靠人力进行监督，而人力监督的范围与时间毕竟是有限的。与此同时，由于传统的纸质档案载体存在着不稳定的特性，很容易在外部环境的作用下出现变质、缺失，进而导致公司档案资料的完整性与真实性有所下降。目前，企业主要采用数字化技术把纸质档案资料转换成虚拟数据，并将其存储计算机系统数据库中实施统一管理，这也在一定程度上淡化了纸质档案安全管理工作中存在的不足。需要关注的一点是，信息化档案管理虽然有不可替代的优势，但也有潜在的风险性，其一是对计算机系统的放置环境、温度、湿度等都有很高的要求，如果外部环境问题导致信息系统出现运行故障，同样会对档案信息的储存安全产生不良影响[3]。其二是公司内部档案往往涉及重要数据资料，所以一旦受到恶意网络病毒攻击，或者别有用心的组织与个人通过非法技术入侵公司系统，也必然会为公司带来不可挽回的损失。因此，公司在进行档案管理工作转型升级的过程中，需要始终高度关注档案安全监督问题。

二、档案管理工作模式的转变

（一）档案管理制度优化

企业在开展档案管理工作的过程中，其管理模式最为关键的转变即是管理制度优化。立足于时代发展特征，针对性编制档案管理制度，有助于强化工作的运营能力与决策水平。传统的档案管理制度主要是面向实体档案，不仅涉及的部门与工作人员多，而且管理流程也较为繁琐，当前信息化技术已经广泛应用到档案管理领域，实体档案被转换为电子格式储存在计算机系统中，不仅使档案采集、分类、整合等工作流程得到简化，极大地减轻了管理人员的工作量，而且也编制出全面合理的档案管理制度，充分利用档案资源有效服务公司发展。

（二）档案工作人员管理优化

为获得理想化的档案管理成效，顺利达成管理目标，企业开始重视档案信息电子化及相关人才的引进，确保档案管理人员有先进的管理理念、丰富的理论知识储备以及信息化档案管理能力，在实际工作中可以娴熟应用信息设备完成档案收集、整理、分类的工作任务，为公司档案管理工作的顺利有序推进提供助力[4]。为从根源处提升档案管理人员的业务能力与综合素质，公司应面向现有档案管理人员开展业务培训，促使他们持续学习掌握到信息化档案建设的技巧，熟悉档案管理系统操作步骤，为公司档案管理信息化建设贡献力量，推动公司的高质量发展。

（三）档案管理趋于信息化

由于公司积极依托计算机系统，应用互联网技术全面建设档案信息化管理，伴随时间的推移已经慢慢呈现出“互联网+档案管理”的良好发展态势。这是因为在信息技术的加持下，可以让公司更好地控制管理成本与人力资源，促进档案管理的效率更强，准确性更加突出。不仅如此，信息化档案建设还在一定程度上加快了公司档案管理工作智能化的转型，使得档案收集、整理、查阅等相关流程均走向自动化，让档案管理工作更加规范化、标准化，切实满足公司长效稳健的发展需求[5]。此外，企业所探索出的新型档案管理模式，使公司从传统人工低效的管理桎梏中走出来，通过互联网系统、信息技术的引入，不仅让档案管理人员从机械繁重的劳动中解脱，开始有更多时间思考提升档案管理效率的问题，这也间接带动了其他职能部门工作效率的提升，而且此种高效准确的档案管理工作也进一步提高了公司决策与管理的科学性，更好地提供优质公共服务，成为企业建设与发展进程中坚实可靠的档案资源支撑。

三、适应全新档案管理工作内容与模式的具体策略

（一）更新档案管理工作理念

根据当前企业的档案管理工作实践而言，部分工作人员暂未意识到档案管理工作之于公司发展的重要价值，更是无法尽快适应档案管理工作内容与模式的变化，甚至影响到档案管理的信息化建设与规范发展进程。基于此，公司档案管理部门需要面向全体档案管理工作人员开展业务培训，积极向其传递前沿档案管理理论与管理理念，增进他们对该项工作的认知。档案管理工作还要积极引入电子信息化，打造信息化、智能化工作模式，确保档案管理人员可以在实际工作中认识到档案管理价值，而且此种方式还有助于节省实体档案的储存空间，从根源上提高档案整理、查阅效率[6]。不仅如此，积极为档案管理人员讲解信息化系统、软件、设备操作的方式与注意事项，为档案信息的安全保密性提供多一层保障，将档案服务意识深深根植在档案管理人员的头脑中，促使其用实际行动为公司各个部门提供高质量的档案服务，使档案管理工作的效能得到高效发挥。最后，企业应要求每一位档案管理工作人员树立大数据思维，如此才能有效利用云计算、人工智能手段，对现有档案资源的潜在价值展开深度挖掘，彰显出档案管理工作的价值，摸索出适应新时代发展趋势的档案管理模式与行之有效方式，促使公司的档案管理工作借助“互联网+”的东风走上可持续发展之路。

（二）科学安排档案全宗排放

企业面对信息化时代的到来，也积极投身到档案资源的信息化建设工作中，这也间接推动了档案的“双套制”管理模式的落实，持续抓好档案管理常规性工作，在工作内容与模式转变中推动档案工作的不断档、更规范、有发展。具体到管理实践中，要求公司做好数字化档案的立卷整理工作，其目的在于转移管理重点，达到减轻管理工作双重负担的作用，即从以往注重档案管理形式，逐步向注重档案管理内容转变，让档案更好地服务于部门工作、公司发展、社会需求[7]。此外，档案管理工作人员还应重视档案上架与全宗排放，按照不分散管理原则实施档案管理，考虑到档案归类存档无法一次性完成，这里便要求档案管理人员结合丰富工作经验，为各个卷宗的档案预留出位置，为之后的档案归类存档提供便利。再有，伴随数字化在档案管理中的广泛应用，企业在实际工作中应充分利用技术手段优势，以计算机系统为依托设置档案检索模块，如此便可根据需求按照关键词、档案内容或者分类实时检索档案，找出档案储存位置，简化档案全宗管理的流程，省略调取翻找实体档案的环节。为保证全宗档案的完整性、方便查找，档案管理人员按照档案全宗的目录与日期，对档案实施分类存储，同时还需要参照各类档案保管期限与归档时间，为同一时期的档案预留位置，让档案数字化管理走向深入。如此也可帮助企业从机械固定的管理局限中解脱出来，实现计算机数据库的安全管理，打造智能化的档案检索与管理体系，便于高效开发档案信息资源。

（三）加强档案的安全管理力度

档案工作内容与模式的转变，促使档案管理工作呈现出信息化发展趋势，这也就决定了依托档案管理制度，规范档案管理方式与程序的重要性。公司通过制定健全的信息化档案管理制度，可以实现档案管理工作内容的精准划分，并且将工作内容与管理责任直接对应到个人，确保全体档案管理人员均能在各自岗位中尽心尽力、各司其职。此外，考虑到我国在档案管理的保密工作方面尚缺乏经验以及强有力的技术支持，这就需要全体档案管理人员均应强化档案保密意识，意识到只有维护好公司的档案信息，才能维护好公司的经济利益，间接保障个人利益不受损害[8]。

为显著提升公司档案资源的安全系数，要求档案管理人员具备基础的数据素养与系统运维素养，可以独立完成基本的系统病毒查杀、修补系统漏洞等操作，能够正确识别系统入侵事件，遇到此类情况应第一时间汇报上级领导，并联系公司技术人员进行修复处理，将可能的信息化档案管理风险降到最低。

（四）创新技术应用场景

当前，企业的档案管理工作多侧重于实体档案、声像档案两个部分。由于社会信息化水平持续深入，公司档案的存在形态也出现明显变化，数据形式的档案越来越多。对此，档案管理部门需要认真思考，如何才能更好地发挥数字技术的应用优势，对现有档案资源蕴含中的信息价值进行挖掘，实现智能化档案管理。同时，针对当前档案管理工作中存在的缺陷，可以尝试拓展档案智能化应用场景，以此来有效解决问题。以档案价值鉴定工作为例，根据档案标题的关键词条、档案文号、创建时间、相关人物等，利用自然语言处理以及专家系统技术，开发智能化软件，后续便可由软件自动检索档案、自动归档，并将过期档案按照程序集中密封存放[9]。在开展档案整理工作时，智能化软件也可以大幅度提高工作效能，可以应用其提炼档案关键词，然后由关键词组成档案著录，再依靠系统逐一编制出档案的级著录。还可以将智能机器人引入到常规咨询、档案陈列、内容解说环节，因为与人工相比，智能机器人具有无情绪、可连续、准确度高等优势，可在快速解答工作问题的同时，也能够让公司档案管理效率得到质的提升。此外，还可借助智能化软件自动提炼生成统计表格，为档案管理人员有序开展工作提供有价值的数据参考。上述方式均可让公司突破技术瓶颈，使技术应用场景得到拓展，让档案管理工作收获理想效果。

（五）加强管理人员素质培养

企业的档案管理工作虽然属于服务性、管理性工作，但对专业性要求也是极强的，需要管理人员具备丰富的专业知识储备，而且业务能力与业务素质均要过硬，有较强的工作责任感。为满足档案精细化管理的工作要求，还要确保档案管理工作队伍的稳定性。为达成这一目标，满足当下公司业务工作与可持续发展的现实要求，公司应积极开展职业素养与相关业务培训，引导其尽可能多的汲取前沿档案管理理论的精髓，促使自身掌握到更多先进技术应用技巧，并学会灵活将所学体现在岗位工作中，创造出更多价值。

首先，档案管理人员应安心本职工作，树立责任意识与事业心，认真研读文书学、档案保护技术学、中外档案史、档案管理学等相关书籍，丰富自身的专业基础知识。关注档案工作的法规制度、政策方针的变化，掌握档案工作相关的业务规定，促使能够将所学专业知识灵活应用于岗位工作中，确保达到理想的档案管理工作效果。其次，档案管理人员除掌握丰富的档案学基本知识外，还要掌握与档案管理工作相近的其他专业知识，比如图书馆学、情报学、科学技术等，为更好地从事档案管理工作提供强有力支持。最后，增强档案管理人员的职业道德素养。档案管理人员在实际工作中，要做到不为名利、全心全意为企业发展服务，促使档案的社会效益与经济效益得到充分发挥，此时档案管理人员的自我价值也会得以实现。另外，档案管理人员要尊重档案，坚决维护档案内容的原貌与完整性，不能随意歪曲档案内容，也不能因主观臆断判定档案类别，要始终立足于事实立档，尽职尽责做好档案管理工作。

四、结束语

综上所述，与时俱进、坚持创新是企业档案管理工作永葆生机的关键所在。互联网时代的到来，让传统的档案管理工作内容与工作模式均出现变化，而公司需要做的便是尽快适应此种变化，积极引入新兴技术手段到档案收集、整理、储存环节，而档案管理人员则要认真学习新技术，在前沿档案管理理论中汲取精髓，确保自己可以娴熟应用这些技术手段于工作实践中，有效挖掘出现有档案资源的信息价值，使档案成为助推公司可持续发展的重要依据。