大数据时代民营企业财务共享中心建设现状及优化对策

2023-02-24姜峰和信会计师事务所特殊普通合伙

品牌研究 2023年1期

文/姜峰（和信会计师事务所（特殊普通合伙））

改革开放以来，庞大的市场需求和良好的经营环境为民营企业的发展创造了良好的机遇，使得民营企业产业结构不断得到升级和创新，规模不断扩大，但是市场竞争环境日趋激烈，也造成企业管理难度增加，企业之间竞争日趋激烈，寻求科学有效的管理模式升级路径成为企业管理者面临的重要课题。财政部在2013年出台了《企业会计信息化规范》，2014年又发布了《关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》，提出企业要积极进行财务共享中心的建设，推动财务管理模式的流程化和标准化，为民营企业推动财务管理模式的转型升级提供了指引。

一、财务共享模式相关概述

（一）财务共享模式的内涵与特点

作为一种新兴的财务管理模式，财务共享从本质上来说是利用互联网、大数据等先进的信息技术，对原有的财务管理模式进行优化和创新。传统财务管理模式要么过于集中，要么过于分散，其效用无法得到充分发挥，而财务共享模式更加关注客户的实际需求，会结合市场环境的变化和企业的服务水平，为企业不同的部门和分支机构提供专业的共享服务，可以有效将业务部门较为分散的流程进行统一管理和集中控制，使企业将关注点放在价值创造能力较强的核心业务上，实现资源的全面整合和成本的有效降低，提高企业财务管理工作的效率和质量，从而帮助企业建立竞争优势。

（二）财务共享中心建立的意义

财务共享服务中心在建设过程中，可以以财务会计工作为基础，利用先进的科学技术对企业的组织结构和岗位的员工配置进行合理调整，对财务流程进行优化，将大量繁琐重复的工作都集中到共享中心的信息化系统中进行统一处理。从某种角度上来说，这种服务模式能够有效帮助企业节约管理成本，帮助财务部门提高工作质量和效率。随着科学技术的不断发展，云计算、大数据、物联网等技术在企业中获得了广泛应用，财务共享中心可以利用这些技术优势进行数据的收集、整理、分析、应用，使数据信息所具有的深层次价值得到最大化的挖掘，从而为企业战略决策和经营计划的制定提供依据[1]。同时，财务共享中心的建设，对传统的财务管理模式提出了更高的要求，迫使企业积极进行财务模式的创新升级，从而更好地满足企业发展的实际需求。

二、大数据时代下民营企业财务共享中心建设与应用——以H公司为例

（一）H公司财务共享中心建设为背景（H公司为农牧行业民营公司）

H公司是一家农牧行业民营企业，经营业务中包括多个板块，组织机构较为复杂，在进行财务共享中心建设以前，各个下属企业和分支机构都建立了财务部门，彼此之间存在较大差异，工作效率较低，运行成本偏高，企业总部也无法对各个财务部门进行统一的管理和集中管控，使得财务数据较为混乱，会计核算的效率和准确性无法得到保障，容易引发各种财务风险问题。随着企业经营规模的不断扩大，业务量不断增多，生产经营和财务管理中形成的各类数据需要及时高效地进行处理，财务共享服务中心建设的需求更加迫切[2]。在完成财务共享中心建设以后，企业对财务组织结构进行了调整，取消了成本管理和应付应收岗位，具体工作由共享财务负责统一处理，同时，在下属企业和分支机构内取消了出纳岗位，设立业务财务岗和资金管理岗，负责进行账目核对、资金收付等工作，并直接与财务共享中心的资金会计进行对接，不但提高了财务工作的效率，而且实现了人力成本和管理成本的节约。

（二）H公司财务共享中心建设目标

H公司从成立开始就制定了长远的发展战略目标，也就是成为国内领先、全球一流、具有可持续发展能力的农牧企业。公司对长远战略规划目标进行科学分析，对企业发展需求进行全面梳理，提出财务共享服务中心的四个建设目标，第一，快速满足业务需求，及时进行财务事项的处理。这一目标主要是对费用报销流程进行调整，通过流程的重新构建，加快企业资金报销审批的速度，缩短审批时间，对关键的审批节点进行监控，从而提高财务费用报销环节的管理水平。第二，对企业的财务管理模式进行完善，加强对资金收入和支付环节的控制，对下属企业和分支机构财务报告的质量进行重点管控。第三，建立起科学完善的财务共享模式，帮助企业进行各种复杂业务的快速处理。第四，推动财务人员的转型，设置共享财务、业务财务、专业财务等不同的岗位，为信息平台各种功能的应用奠定基础。

（三）H公司财务共享中心运行现状

企业在建设和应用财务共享中心以后，在四个方面得到了提升。首先，将企业分散的业务和财务进行了整合，可以通过财务共享中心内的信息化系统完成款项收付、账目记录、报告编制等工作，在提高财务工作效率的基础上实现了成本的集约。其次，推动了业务和财务的深度融合，财务管理职能向着合同管理、资产管理、采购管理、成本管理等工作拓展，使财务管理经营支持和业务管控效用得到充分发挥。再次，建立了科学完善的财务数据共享机制，财务人员可以将企业各类数据在中心内完成汇总和整理，对核算、预算、资金、资产、成本等数据进行科学分析，从而为企业经营决策的制定提供支撑[3]。最后，在财务共享中心内，可以对预算、采购、付款、记账、核算等各个流程进行重新构建，提高账务记录和财务报表的可靠性，从质量和效率两个方面为生产经营工作的顺利进行提供保障，使企业的财务管理效率和水平得到大幅提升。

（四）H公司财务共享中心优化方案

1.业务报销流程优化设计

一方面，备用金报销流程的优化。由于企业原有流程中存在被推单据修改模式，严重影响了工作效率，所以，企业要将备用金单据设定为能够在原单据上修改，改变将单据作废处理的模式，报销人员在将有关内容进行修改或者对附件进行添加以后就可以直接提交到有关人员手中，并且加入自动抄送功能，将修改内容反馈给有关人员审阅，从而加强对流程节点的控制。另一方面，流程单据传递的优化。现有模式中每一张单据都会单独邮递到扫描岗位上，造成了企业资金的浪费，所以，在优化方案中，要求报销申请人员利用财务共享系统进行单据的填报，并通过手机或者电脑扫描和上传单据图像，有关人员可以利用移动端或者网页端系统进行审核，从而有效提高费用报销工作的效率，保证财务资料的安全性，节约报销管理的成本。

2.税务管理流程优化设计

当前，企业在后补发票的处理方面存在着一些漏洞，增加了税务风险问题出现的概率。企业只通过人工模式进行审查，这种事后风险管理的效用十分有限，所以在进行优化时，主要从事前、事中和事后几个方面对报销发票类型以及后补数据取数逻辑进行重新设计。一方面，当前报销单据主要分为三个类型，分别是电子发票、纸质发票和后补发票，企业可以加入无票支出、非发票合规票据两种类型，其中，非发票合规票据的用途主要是用来进行临时人员工资、供应商收据、医疗费用收据等项目的报销；无票支出的用途主要是进行没有发票和收据项目的报销，并且这一类型的报销需要经过有关部门领导的审批签字。另一方面，在进行后补发票金额的统计过程中，企业要将供应商反馈数据作为标准，要求报销人员在利用财务共享信息化系统进行单据提交时需认真仔细的进行供应商资料的填写，企业需要填写名称、税号，个人需要填写身份证号等信息[4]。管理人员要定期利用财务共享信息化系统结合供应商代码进行后补发票这一类型的整体额度，并将发票后补的及时性作为有关部门的考核指标，当月后补的给予加分，后补较慢的给予减分，从而提高员工的风险意识，对税务管理中存在的风险问题进行有效管控。

3.资金管理流程优化设计

企业建设财务共享中心后，实现了资金的集中管理，但是由于资金计划设计缺乏科学性，无法对企业资金进行合理配置，使得一些业务缺少足够的支付资金，耽误了业务项目的进度，而一些业务资金却没有得到充分利用，存在资金冗余的问题，造成企业筹资成本增加。为了解决这一问题，企业要从源头上对资金的流向进行整体把控，采用定期进行款项支付的方法，精准地对资金使用情况进行汇总和计算，使所有资金可以得到有效的利用，减少资金闲置，有效提高企业的资金使用效率。在优化以前，企业无法确定每天的资金需求量，需要准备大量的资金满足企业每天的报销需求，造成大量资金被占用的情况。在优化以后，企业可以提前一天进行资金需求量的统计，从而提前制定资金筹集计划，使企业大量的资金得到有效盘活，提高了资金配置的合理性，在节约筹资成本的基础上提高了资金使用效率。

4.信息系统优化设计

企业下属机构都建立了ERP系统，但只有部分功能与财务共享中心建立了连接，使得企业无法对下属单位的财务信息进行动态收集和实时分析，无法保证财务数据的真实性和完整性，从风险管理角度来说就是企业缺乏对事前和事中风险的有效管控。为了解决这一问题，企业要加强对SAP系统的应用，一方面，企业可以结合不同部门的业务特点和实际需求将生产经营和财务数据引入到系统当中，替代原有的ERP系统，实现对生产数据的全面控制。另一方面，企业可以将物料管理、销售管理、生产管理等不同的环节都利用SAP系统的各个模块进行管理，其中SAP-MM的功能是对物资、仓储、供应企业等进行管理；SAP-SD的功能主要是对销售、询价、报价、合同、物流、发票等进行管理；SAP-PP的功能主要是了解各个生产基地的物资需求、经营成本、生产计划等进行管理和分析，企业各个分支机构可以结合自身实际需求进行模块的开发，通过公司代码设置的方式进行各类数据的上传、收集、核算，便于财务人员对企业的经营数据进行动态监控和科学分析，从而为经营计划和战略决策的制定提供依据。

5.人力资源化

企业建立财务共享中心以后，许多财务人员对这一新型管理模式较为陌生，只学过很少的关于财务共享方面的知识，加上不同企业建立的共享系统存在较大的差异，增加了财务人员使用的难度。为了解决这一问题，企业要建立科学有效的财务人员培养计划，并对员工的岗位进行合理设置。具体来说，主要从三个方面入手。首先，在对新聘用财务人员进行培训的过程中，要改变过去导师负责制模式，构建集中培训机制，要求新入职员工都接受企业财务共享有关的培训，使他们接受系统的财务共享中心有关理论知识和操作实践技术的学习，在考核合格以后才能交由不同的导师进行专门培养[5]。其次，由于应用财务共享中心以后，企业财务管理工作的任务较为繁重，通过网络学习无法激发员工的积极性，所以，企业要建立员工定期轮流培养计划，在工作较为轻松的时间节点组织财务人员进行统一培训，对考核成绩较好的员工进行奖励。最后，企业应用财务共享中心以后，要对有关人员的岗位进行合理调整，解决一岗多职的问题。同时，要建立轮岗制度，对轮岗周期和时间进行科学设定，使员工不但可以从下属单位轮岗到企业总部，还可以从财务岗轮换到专业岗，从而有效提高财务人员的综合能力，使其价值得到充分发挥。

6.绩效考核制度优化

目前，企业财务绩效考核方面存在着许多的问题，包括考核指标权重设置不合理、考核流程缺乏合理性、申诉通道不畅通等，容易造成企业财务人员的流失。为了解决这一问题，主要从三个方面入手。首先，为了解决企业制定的考核方式不合理的问题，需要对考核内容进行科学调整，从四个维度对共享服务中心的财务人员进行考核评价，分别是财务维度、消费者维度、内部流程维度、学习发展维度，其中，财务维度设置收入成本比、成本预算比、人力资源成本、交易成本、计划完成率等指标；消费者维度设置投诉数量、客户满意度、投诉处理情况等指标；在内部流程维度设置业务差错率、流程落实情况、业务处理率、周期调整情况等指标；学习发展维度可以设置员工满意度、员工留任率、培训有效率等指标。其次，在考核流程方面，要结合员工实际的工作量和执行程度进行考核内容的设置，比如以财务人员申请的报销单据为切入点，设定一定的比例开展考核，对提交流程较多或者审核共享单据较多的员工给予更高的加分比例，从而有效提高考核结果的公平性和公正性。最后，要为员工设置顺畅的考核申诉通道，对非财务人员操作失误引起的问题，要为员工建立证据提交通道，从而避免出现错误扣分问题影响员工参与绩效考核的积极性。

三、结语

民营企业积极构建和应用财务共享中心模式，是信息化时代背景下企业发展的必然需求，是企业提高竞争力的重要路径，需要引起有关人员的高度重视。所以，企业要对自身业务特点和发展需求进行全面梳理，积极利用信息化网络化设计进行财务共享中心的搭建，通过业务报销、税务管理、资金管理、信息系统、绩效考核、人员培养等方面的优化，使财务共享中心可以为企业健康稳定发展提供助力。