加强企业物资采购监督与管理的要点分析

李成勇 河北省第一测绘院

企业物资采购所采购的物资类型主要包括原材料、设备备件、工具及配套材料等。为了使企业更好地进行商品的采购，必须通过风险评价、风险管理、风险识别等手段来保证企业的正常发展。加强企业物资采购监督与管理需要建立健全内部控制体系，这对降低企业的成本具有重要意义。如何建立一套合理、健全的内部控制体系，尤其是对物料采购活动进行有效的控制与管理，实现对物料采购的风险防范，从而提高企业的效益，是目前企业亟待处理的问题。

一、企业加强物资采购监督与管理的重要性

（一）提高企业内控水平

企业加强物资采购监督与管理流程主要包括前期的市场调研，招标文件的审批，收回和资产的管理。在以上几个方面，最普遍存在的问题就是在采购招标的过程中，企业内部控制十分关键。如果不注意企业内部控制，会导致企业在采购过程中监督不力的情况。此外，由于内部管理体系的不完善，也会造成采购环节、联络不顺畅、内部组织功能不清、权力缺失等问题。比如，在质保期间，如果发现了质量问题或潜在的问题，但是没有主动处理，没有维护其利益相关者的合法利益，导致产品的保修期限到期，则由于供应商没有对验收材料给予应有的重视，因此，合作方不愿按照实际情况签字并接受该文件[1]。所以，企业加强物资采购监督与管理，可以有效提高企业内控水平。

（二）实现企业增效降本

保障供应和创造效益是物料采购行为的两大核心功能。保障供应是为企业提供物流保障，以满足生产的需求，不会造成库存、浪费；创造效益的关键是减少采购中的贸易和后勤费用，从而增加了企业的经济效益。所以，在日常采购活动中，实现企业增效降本是企业物资采购监督与管理重要性的必然体现。

二、企业物资采购监督与管理中存在的问题

（一）选择、推荐供货商方法缺少科学性和竞争性

在企业物资采购监督与管理中，存在选择、推荐供货商方法缺少科学性和竞争性的问题，如果供应商选择太少，企业只围绕着已识有的供应商进行深入合作，那么在实际中企业就不会有危机意识。另外，在和新的供货商进行合作前，企业应该对其进行基准分析，以避免对供货商形成过分的依赖。产品的品质直接影响到生产的安全性，尤其是那些对唯一供应商有优先权的地区。尽管现在市面上的某种产品供应商数量众多，供应资格也都达到了标准，但是，很多企业对新的供货商没有信心，不敢轻易更换供应商[2]。因此，如果没有一个有效的竞争机制和对行业进行主观约束，就会导致供应商缺乏有效市场竞争，从而使投标范围变窄。

（二）采购及招标价格制定不合理

采购及招标价格制定不合理，一是体现在很多企业在招标过程中对采购需求把握不准，甚至存在着“超预算”等问题；二是招标文件中有关实质性响应的条款是不正确的，致使评标者在审查时有差错或认识到有不精确的地方，最后造成不能进行审查的结果；三是由于技术部门的知识结构问题，对部分设备的现有技术水平和技术参数等不熟悉，在此情形下，仅以已有的技术指标为依据，编写招标文件，由此形成招标价格不合理；四是一些企业有意地为某个特定的供货商设定条件，同时排斥其他可能的竞标者；五是各类项目采购及招标价格评价标准不全面、不合理、不明确、不科学，致使企业只能被动地接受报价和条款。以上种种因素对采购招标价格的精确度产生了一定的影响。

（三）物资到货验收松散

实际上，物资到货验收与供求双方的经济利益有着紧密的联系。物资到货验收的时效特征是很显著的。若交货延误或因调试不及时、损害了客户的利益，则不能满足供应商的及时付款请求，也会引起经济纠纷。另外，在实际生产中，很多企业并未进行过供货物资的验收，采购商、客户对产品的验收也不注重细节，只是查验发货单上的货物品种、规格、数量和是否符合要求，包装有无破损等，对物资内部品质，尤其是反映物资品质的主要指标未能重视。

（四）采购员业务素质有待提高

很多采购员往往过分看重其职业素养，而忽略其在采购企业所需要的专业技能。很多采购员仅会重复提交供货商的申请书，在系统中只从事添加商品名称、签订合同、准备采购等工作，对于物资参考失效标准、库存挤压等问题没有很好的处理办法[4]。同时，由于采购员对商品品质的基本认识不足，也会造成商品的采购价格上升，并且会增加不必要的职能，这些职能与企业的成本和存货管理有直接关系。

三、加强企业物资采购监督与管理的要点

（一）完善供应商准入标准

要在市场中占有优势地位，提高市场竞争力，必须加强对供应商的管理，完善供应商准入标准。因此，企业必须加强与供应商的交流与合作，并与主要供应商建立长期的战略合作关系，以保证企业的长远发展。根据目前部分企业的供货商管理状况，提出了如下改进措施：

1.供应商的有效筛选、归类

首先，采购主管必须对供货商有全面的认识，并根据需要对其进行全面的调查。其次，供应商应根据指标要求，全面评价供应商的产品品质和适合性、及时性和合规性、单位成本结构和库存周期。最后，通过筛选，确定合理的供应商。

按照供应商的类别划分，供应商分为以下几类：通用供应商、战略供应商和杠杆供应商。尤其是对战略供货商来说，建立长期的、双赢的合作关系是非常必要的，保证供应商的高效供货。

对于企业而言，最常用的方法就是在确保产品质量和降低采购成本的前提下，有效地减少供应商的数量。要选择大型的供应商，进行大规模的集中采购，以增加招标的规模效益，使招标的效率最大化，尤其要重视与重要的供货商的协作，以便使采购过程更加简单、数量更多、交易更少，从而可以降低采购成本[5]。在实际价值方面，为了减少管理费用，采购管理层必须及时地优化供应商的选择，对于高能耗的供应商及时将其从总体评价的供应商名单中剔除，减少或终止交易，从而减少采购成本。

2.充分开发国内优秀供应商

采购主管人员要分析供应商的各个部门和供应链，包括政治、经济、市场、人等因素。通过对供应商的全面调研，进行综合筛选和招标，筛选出最优供应商，以满足最终的选择。另外，采购管理人员要经常参与国内大型的行业展会，及时掌握市场动态，掌握最新趋势。从长期来看，企业要与好的供应商建立起良好的合作关系。双方形成长期的、互惠的战略合作伙伴关系后，既能够保证买方规模效益、减少管理和交易费用、简化过程、购买更优质的物资。另外，还可以使供应商有针对性地进行生产工艺的改善、产品的设计、及时获得客户的需求信息、降低某些项目的调试验收。

3.与优秀供应商进行更多的信息交流

首先，采购主管人员要经常就成本、质量控制、生产计划等问题与供应商进行沟通。其次，保证资料的连贯性和效力，以要组建大型采购项目合作小组，让企业在实际物资采购工作过程中遇到困难时，能够提供有效的解决办法。最后，通过定期与供应商交流，发现项目实施过程中存在的问题，及时地进行解决，从而为双方的合作创造有利的环境。

在企业采购初期，采购经理通过与供应商进行密切的交流，获取直接的信息，了解对方在管理、技术、开发、应用等方面的决定，从而促进双方的合作，降低了双方的成本和存货。企业通过对比供应商的日常表现和优缺点，一方面，可以帮助他们不断地改善物资供应的质量，降低采购价格、为节约采购成本创造有利的环境；另一方面，通过如供应商大会等各种方式，对供应商进行信息反馈，协助供应商改善管理、制造工艺、降低企业成本，为供应商提供长远的发展规划。

（二）制定合理的采购及招标价格

采购管理应该建立在对市场进行正确的分析和合理的定价之上。在充分了解市场、预测价格动态、评价供应商的生产率和交付时间以及在市场中供应商所需要原料供应能力的基础上，采购企业可以对采购成本做出合理的定价。通过合理的价格，可以增强供应商对采购行为的兴趣，增强其在采购管理中的合作意识，保证物资的品质和交付时间等，为未来的合作奠定坚实的基础。

采购主管人员可以选择一个由众多供应商组成的网络销售平台进行采购，这种网络平台既能为采购管理人员提供优质的商品信息。还能对供应商的业绩、技术研发能力、响应能力、服务能力、财务能力等进行全面的评价。在选择采购模式时，要做到公开招标或合理的询价，尽量少采用竞争性谈判，严格限制独家采购。总之，针对采购的实际情况，采用合理的采购方法，可以为企业节约采购成本。

制定合理的采购及招标价格还应该加强对采购主管人员的廉政风险防范管理。在此背景下，采购管理机构应该简化工作流程，强化采购主管人员的业绩考核。评价的内容包括：及时地提供服务，及时的采购计划，以及与供应商的接触。为保证供应商的服务能力能够持续地调整和优化，便于后期更好的管理，需要将对供应商的整体实力进行现场检查，并对其进行定期的合理评价。另外，通过建立有效的供应商竞争机制，打破现有供应商的相对均衡与保密性，从而为采购提供一个良性循环，营造一个公正、清洁的采购环境。

（三）规范物资到货验收制度

在企业的物资采购监督管理中，要以采购验收为基本依据和先决条件，所以，在采购物资接收的过程中，必须规范物资到货验收制度，建立物资采购参数，组织具有丰富经验和技术水平的人员，对某些重要技术或重要物流环节，承担起职责，认真进行检查验收。

验收主管人员要对现行的验收管理体系进行持续的梳理和优化，以实现预期的验收效果，加强系统的功能，方便采购物资验收的管理。在一个组织架构完善的企业中，各个部门的主管人都有自己的职责。比如，技术部门负责制定专业的技术验收规范，组织选拔、维护该专业材料验收工作；材料验收程序的管理，由后勤部门负责；人力资源部负责维护和审核方面的合作；如果某部门不能完成相应的采购检查验收工作责任。物资验收工作还要严格遵守相关规定，要对物资验收的信息进行严格的管理，确保供应商数据、物料规格、操作说明书、物资监督检查资料等都能完整地保存下来，以便单位需求部门能够及时查找到相关的数据，并对其进行后续的质量管理。

对一般的采购物资，企业验收部门可以自己进行检验。对于关键设备、主要设备、特殊设备、进口设备的验收，应有关专业人员、专家、采购单位的要求，可以组织企业、监管机构、供应商等行业技术人员，现场检查验收，签字确认和登记。在采购企业无法完成采购物资的检查验收时，需要委托国家授权经验丰富合格的检验机构进行外部检验验收。采购企业应采用多种形式的验收方法，建立质量责任制，强化质量责任，降低质量风险，保证企业的生产安全。

（四）加强培训、提高采购员业务水平

人才素质的培养是企业提高物资采购质量的重要保障。要根据企业的发展和市场的变化，不断加强对采购员的业务培训，提高采购员的采购水平，让其成为有责任心、高素质、经验丰富的优秀采购人才。

首先，对采购员专业的培训至关重要。企业可以通过在职培训、专业辅导等方式，不断提高采购员采购素养，使其为企业采购提供更多的优质服务。

其次，要加大企业的人才培养。一是加强人才缺额交换，通过各类岗位的专业技能和实习训练，全面提高各类人才的综合素质，培育出更多的复合型人才；二是要积极吸纳优秀人才到关键岗位，采取公开招聘等形式，以充实和发展急需的专业人员，并积极构建人才培养、成长、竞争机制，以保证采购工作稳步推进。

（五）构建全过程的物资采购合同管理体系

材料采购合同是一把双刃剑，使用得好可以保证采购的质量，但如果使用得不好，也会给采购的安全带来危险。企业要建立一个完整的合同管理系统，才能确保采购的质量，杜绝潜在的采购风险。主要有两个方面：一是严格的合同管理体系，以制度的强制力量来确定横向各部门的合同管理责任，以及垂直各层次之间的合同审查，保证各部门、各级合同管理责任明确，审计重点突出，避免管理上的交叉和疏漏；二是严格执行合同管理程序，实行串行审批与并行审批相结合的管理模式，对于串行审批，必须严格按照先承办部门-再审查部门-再企业领导的程序，前一步完成，下一步再做，而并行审批，则是必须经过各审核机构的审核，然后提交给公司的主管进行最终的审核，如果某一部门对该合同的签字提出了修改意见，那么就必须将该合同退回到主办机构，等待其修改后再提交审核。

四、结束语

综上所述，在企业进行物资采购时，由于不确定因素较多，很容易影响到实际的采购效果。为了保证供应商能够高效地提供企业所需的物资，企业及有关部门必须采取有效的风险管理措施，以达到控制物资采购的目的。通过对企业在物采购过程中存在的各种风险进行分析，发现在招投标、库存、价格、质量和技术等方面存在风险，需要企业应从改善采购管理流程、加强合同签订过程控制、建立供应商评价体系等方面，制定恰当的反应策略，进而加强对采购决策的管理。