基层法院数字化档案管理研究

2023-02-22山东省济南市中级人民法院蔡珂

办公室业务 2023年1期

文/山东省济南市中级人民法院蔡珂

当前，随着司法改革的深入，法院档案管理的职责范围更广，对档案管理的要求越来越高，基层法院档案管理面临新的挑战。与此同时，大数据技术与信息技术的发展为档案资源的开发、利用提供了更多的便利，基层法院档案管理也面临着新的契机。

一、问题的提出

档案是历史事件的原始记录，也是法院开展各项业务的基础。随着法院信息化建设、司法公开、司法便民等理念的提出，以及司法改革深入实施和法院档案职能范围不断扩大，对档案管理提出了更高的要求。信息技术的进步，大数据、云计算等新技术的出现，给档案管理带来了新的发展机遇。当前，法院档案管理正处于档案管理工作的转型期、高速发展期，基层法院要抓住机遇，将大数据技术应用于档案管理工作中，更好地服务于法院各项业务工作。最高人民法院办公厅于2015年提出档案数字化建设工作，要求诉讼卷宗与电子档案同步录入，建设全国法院裁判文书数据库。根据最高人民法院的要求，各级法院要做好历史案卷的扫描录入与挂接等工作。当前，多数法院新立案的诉讼案卷包括，案件的立案、审理及结案、归档等档案资料，均实现了电子档案同步录入，已陆续完成或正在开展历史档案数字化工作。

二、基层法院数字化档案管理研究

（一）档案库房基础设施建设。库房及相关设备是开展档案管理的前提和基础，我单位于2017~2020年间斥资400万左右购买了40台扫描仪、庭审录音、录像、刻录等设施设备，并对档案库房内部进行改造，为数字化档案管理创造了良好的条件。第一，基层法院要配置档案数字化专用库房，空间需要容纳本院的全部档案，同时预留一定的空间用于将来新增档案的存放，档案库房要符合相关要求。档案库房要设置阅档室，配置电脑、打印机、光盘刻录机、复印机及桌椅等设施，以满足阅档人的查阅需求。本着确保库房安全的原则和档案保密的要求，办公室、库房和阅档室要相互分离。库房设置要在满足阅档人需要的基础上使档案库房和外界人员相隔绝，防范档案失窃行为的发生。在档案库房和阅档室内都要实行24小时实时监控。第二，档案库房内要配备除湿机、空调或新风系统、温湿度计、吸尘器、消毒灭菌机、灭火器等设施。档案卷宗的适宜湿度是45~60%，适宜温度为14~24℃，超出或低于该范围都会影响档案存储。另外，档案存储用的橱柜、档案盒、档案卷皮等档案存储用品要符合相关标准并及时补充，确保档案存储用品数量充足。第三，制订并完善档案管理制度，确保库房安全。2018年，我单位出台的《济南法院电子录音录像归档制度》《济南法院电子档案归档制度》中明确要求相关人员定期检查档案库房管理情况，出入库房必须填写登记表，定期记录库房的温湿度等相关数据、定期打扫库房。此外，档案库房要制订应急处理预案，并组织相关人员定期或不定期地实施应急演练，在遇到潜在的风险时尽量减少损失，确保档案安全。另外，档案管理人员要定期做好统计，及时填报统计报表，并对现有档案进行定期或不定期的存储质量抽检，确保档案质量安全。

（二）档案基础工作建设。法院档案是在诉讼、听证等工作中形成的资料，是法院实施审判工作、监督审判工作的依据，做好基层法院的数字化档案管理首先要加强档案基础工作建设，实现档案价值的最大化。第一，加强档案管理领导，明确领导责任。我单位成立了以院长为组长的应急预案领导小组和安全领导小组，以综合办公室负责人为组长的档案协调机制领导小组。出台了档案室应急预案制度和自然灾害防控制度，全面细化了分工，落实了岗位责任制。明确了以综合办公室为牵头部门、其他庭室相互配合的工作体系，形成了“领导小组总负责，牵头部门具体抓”的工作格局。第二，做好档案收集工作。基层法院工作人员尤其是一线审判人员要本着“对历史负责”的态度，及时、保质保量地收集文字图表及音像等类型的资料，精准反映诉讼活动的全过程，使档案形成完整的链条，促进档案收集质量的提升。第三，狠抓档案整理工作。基层法院档案管理人员要做好对职能部门的档案管理工作的指导与督查，同时职能部门要加强和档案部门的交流、沟通，齐抓共管，做好档案资料的基础建设。

（三）档案分类管理。1.诉讼卷宗。当前，法院的档案管理因领导不重视、档案管理人员业务素质差等原因，档案管理质量良莠不齐，如卷宗管理不够规范、内容不完整、正副卷分装不细致等，档案管理工作有待规范。诉讼档案是法院档案的主要内容，是诉讼、听证等案件审理的借鉴资料，是法院审判的参考依据，同时承担着为社会提供查询服务的职能。做好诉讼案卷的档案管理，基层法院要从如下方面入手：第一，全面梳理历史诉讼案卷，对档案内容不全的补齐资料，破损的卷宗交由数字化部门进行修复；目录顺序颠倒或目录不完整的案卷要重新整理记录或者标示；若案卷页码错误或正副卷装订错误等要重新登记调整。第二，新增加的案卷，要重点做好基础工作。严格按国家档案和法院档案管理规定，做好档案的交接、整理、统计、保管及借阅等工作，以利于档案资源的共享与开发。我单位建立了全流程网上归档平台，从立案到归档实现了一键操作。运用一体化工作平台，各类诉讼材料均以电子数据呈现，逐步实现案件办理流程与卷宗同步生成，生成数据完整准确的电子档案，减少了归档的步骤和环节，提高了案件归档效率。第三，建立案卷审核、评查制度，并把案卷审核、评查纳入诉讼案件的管理流程中，重点对案卷的立卷、整理、归档及借阅等环节重新梳理，统一案卷整理标准，重点对书记员进行立卷工作培训，确保其按档案管理要求开展整理、收集庭审资料、编页、录入、装订等工作，从源头上确保案卷的质量。2.庭审音像资料。第一，诉讼及听证案件要全程录音（像），从庭审到闭庭，录音或录像不得间断，保障录音或录像的连续性，保证庭审或听证过程的真实性、完整性。同时，庭审录音（像）的声音与图像要清晰、连续。闭庭后，庭审录音或录像由书记员或指定负责人刻录成光盘，一式两份。一份作为证据保存在案卷中，并在档案封面上标注光盘的种类、数量等内容；另一份存放于指定光盘盒中，存放在档案库房的防磁光盘专用柜中。此外，光盘刻录完成后要查看光盘是否可以正常读取。第二，光盘刻录人要用专用的光盘标记笔在庭审录音或录像的光盘上标注如下内容：案号、庭审或听证时间及当事人等要和纸质诉讼案卷的信息相一致；光盘刻录人姓名、时间；若是一次性刻录多张光盘，要标注光盘的序列号。案卷归档时，书记员要核查光盘刻录内容与标注信息是否一致、影像是否完整、音频是否清晰，核查无误后将其和案卷一并移交档案室，完成必要的移交手续后归档。第三，庭审前撤诉或调解未开庭或听证的案件，因无光盘或录音资料，案件承办人要书面说明缘由，由案件承办人、书记员共同在纸质说明书上签字并附在卷宗备考表的前面；若因设备或技术等因素导致庭审、听证的音视频资料不完整，光盘记录人要作出书面说明，由案件承办人、部门负责人及网络信息部门负责人审核签字后，将书面说明附在卷宗中，若无相关说明则不得归档。第四，光盘记录人要确保庭审或听证的录音或录像的真实性与完整性，对存在故意损毁或篡改相关内容的要依法追究其责任；除光盘要刻录一式两份外，还要依据存储技术标准存储到计算机系统内，并做好备份存放在异地。

（四）电子档案利用。当前，法院的电子档案主要是纸质档案的扫描件，根据主体不同，电子档案的借阅人员可以是上级及本级法院工作人员，也可以是代理人或律师、案件当事人及依据法院可以查阅的其他人员，如纪检、公安或检察机关等工作人员。为了规范电子档案的管理与利用，根据《档案法》和最高人民法院的相关规定，同时各省级法院也结合本地档案管理情况，制定了电子档案查阅制度。第一，因工作需要，上级法院人员到下级法院查阅电子案卷，经相关部门审核批准后即可查阅；若本级法院工作人员需查阅，可根据本院电子案卷查询规定，履行相关手续后查阅；诉讼案件当事人或代理人（律师）若需查阅，可依据纸质档案的查阅要求履行相关手续，并经相关人员审核同意后，填写阅卷单，注明阅卷人姓名、工作证或身份证、案号及查阅内容等信息，由档案管理人员调出电子案卷后方可查阅；若当事人或代理人（律师）需摘抄电子案卷或复制电子案卷，要由档案管理人员打印复制，并加盖本单位的档案资料专用章；电子案卷的副卷当事人或代理人（律师）不得查阅、复制或拍照，若当事人查阅的案卷内容涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私或者重大敏感案件或死刑案件，必须填写查阅档案申请书，经相关人员审核后才能查阅；纪委、公安、检察等其他外单位的工作人员需两人以上，并持单位介绍信才可查阅、打印或复制电子案卷的相关内容，若需要可加盖档案材料专用章。第二，申请人查阅档案，若查阅电子案卷就能满足需求，可只提供电子案卷，不再提供纸质档案；若需查阅纸质案卷，由档案管理人员根据纸质案卷的查阅要求办理。未经许可，任何单位或个人严禁查阅、复制电子案卷副卷。对违反档案保管规定造成泄密的，可依据《保密法》等法律追究其责任。

（五）档案安全管理。第一，健全基层法院数字化信息安全制度，内容包括基于档案安全管理技术的应用程序、运行维护方式、档案安全存储的布局及规划方案、档案信息安全工程的定期验收等；要加强人才队伍建设包括档案室核心人员的选聘和录用、档案信息安全内容考核以及档案信息安全管理员培训等。第二，根据法院档案信息安全需要，引进档案数字化信息安全管理技术，为档案管理提供相对安全的工作环境，包括如下内容：信息边界安全管理、信息安全计算环境、信息调用及通信安全性等。其中，信息边界安全管理包括对登录数据终端的用户进行鉴别，并有效控制用户的前端访问行为；信息边界安全管理是对档案数据的安全审计及存在威胁的信息进行过滤；信息调用及通信安全性则是确保档案电子系统的信息通信安全，避免数据在网络传输时受到外界不良信息的干扰导致失真。