高校固定资产管理工作研究--以H 高校为例

王 娜

（黄冈职业技术学院 计划财务处，湖北 黄冈 438002）

近年来，国家政府部门对高等教育事业的发展日益重视，对高校教育投入经费逐年增加。各高校为满足教学、科研和特色专业发展的需求，不断地更新和购置教学仪器设备，其资产规模也越来越大。由于高校的工作重点大多倾向于教学方面，对学校的资产长期疏于管理，导致出现了资产管理体系不完善、资产使用效率不高、资产管理系统老化、资产监管工作执行不力等一系列的问题。本文以H 高校国有资产中固定资产管理工作为切入点，分析当前H 高校固定资产管理工作中存在的实际问题，通过完善资产机制体系、运用信息化手段、加强资产监督检查管理等方法来优化国有资产中固定资产管理工作，实现高校国有资产安全和完整的目标，保证国有资产为高校教育事业的发展发挥其最大的效益。

一、H 高校固定资产管理建设情况

H 高校是一所公益二类事业单位，主要是培养高等学历应用技术型人才，促进科技文化事业的发展。近年来，学校按教学、科研、办公需求合理配置了图书资源和教学办公仪器设备，改扩建了学校校舍、实验实训场地以及其他附属设施，资产配备为打造高水平高质量学校奠定了物质基础，进一步提升了学校的办学水平。下面从资产管理制度、资产管理系统、资产管理工作流程等方面讲述H 高校资产管理工作现状。

（一）资产管理制度建设情况

为规范和加强学校国有资产管理，保障国有资产安全完整，确保国有资产合理配置和有效使用，防止资产流失，保证学校教育事业发展，H 高校依据相关文件精神并结合学校实际情况，制定了《国有资产管理办法》《固定资产验收入库工作细则》《公有房屋管理暂行办法》《固定资产调拨暂行规定》《固定资产损坏丢失赔偿暂行办法》《固定资产报损、报废处置管理办法》《通用办公设备及家具配置管理办法》等规章制度。

（二）资产管理工作系统建设情况

H 高校现有固定资产管理工作系统包括资产管理数字化平台、财务核算系统、湖北省行政事业单位资产管理系统（简称财政行资系统）。上述三个系统各项资产账务数量金额应该保持一致。

资产管理数字化平台是由学校国资处负责管理，主要是学校国资处管理学校资产情况的专用系统。学校部门资产管理员依据资产验收表和合同登陆资产管理数字化平台录入资产编号、资产类别、资产名称、单价、总价、数量、使用方向、使用人、使用部门、存放地点、购置日期、投入使用日期、验收日期、资产状态、入账日期、入账凭证号、生产厂家、合同编号等信息，系统生成资产条码和资产入库单，资产条码粘贴在相应资产上以便日后进行资产核对清查，资产入库单作为财务报销资产入账的依据。

财务核算系统是由财务处负责管理，主要是学校财务处记录学校资产、负债、净资产、收入和支出等情况的账务系统。财务处会计人员将涉及资产购置的经费报销单据审核后按资产入库单上资产类别、金额录入财务核算系统记入资产账，生成资产类记账凭证。

财政行资系统是由学校财务处资产会计负责管理，主要是财政部门用于管理各行政事业单位国有资产情况的系统。学校财务处每月核对资产管理数字化平台与财务核算系统资产账，财务处资产会计再将核对无误的新增资产录入财政行资系统，分别录入资产类别、资产名称、资产分类代码、数量、计量单位、价值、设备用途、使用年限、折旧方法、折旧年限、折旧状态、管理人、管理部门、使用人、使用部门、存放地点、取得日期、投入使用日期、资产状态、入账日期、入账凭证号、合同编号等信息，新增资产录入后即可计提折旧并向财政行资系统上报学校资产月报和资产年报。

（三）资产管理工作流程情况

1.资产新增管理工作流程

学校固定资产由不同部门进行管理，其中：图书类资产由图书馆管理，车辆由学校办公室管理，办公类通用设备由国资处管理，教学仪器类专用设备由教务处管理，房屋及土地使用权等资产由后勤处管理。

H 高校新增固定资产管理工作流程为：国资处依据学校校长办公会、党委会和职代会审议通过的部门预算按规定流程进行资产采购和验收，资产验收合格后使用部门资产管理员依据验收表及货物合同内容登陆资产管理数字化平台，录入资产信息，并将资产购置申报表、资产验收单等资料交至国资处打印资产条码和入库单。资产入库后使用部门将资产入库单作为财务报销附件并按财务报销程序进行资产购置报销，财务人员按规定进行审核，再按资产入库单上资产类别、金额等资产信息录入财务核算系统生成资产类记账凭证。每月财务人员需与国资处核对财务核算系统、资产管理数字化平台新增资产数据，并将核对无误的资产新增数据录入财政行资系统，确保财务核算系统、资产管理数字化平台、财政行资系统资产新增数据信息一致。

2.资产减少管理工作流程

H 高校资产报废工作流程：使用部门纸质申请需报废的资产并在资产管理数字化平台导出报废资产清单报国资处汇总，国资处聘请第三方评估公司对报废资产进行残值评估（如有残值则直接缴至财政），并经学校校长办公会或党委会审议，财务处在财政行资系统里提交资产报废处置申请并导出纸质清单，待财政局审核批复后，财务处依据财政报废资产批复、报废处置资产清单等资料在财务核算系统进行资产减少账务处理，然后在财政行资系统进行资产下账，同时国资处在资产管理数字化平台进行资产下账，资产管理数字化平台、财务核算系统、财政行资系统三系统资产减少数据应保持一致。

二、H 高校固定资产管理工作中存在的问题及原因分析

近年来，学校不断加强资产管理工作建设，学校资产管理制度方面、资产管理信息化等方面虽取得了一些成效，但实际工作中还是存在如下的一些问题。

（一）资产管理机制不健全

学校国资处管理的资产管理数字化平台、财务处管理的财务核算系统和财政行资系统三个系统里的资产名称、数量、金额应该相同，并且应与各部门实际资产信息保持一致。由于学校资产管理机制未细化，未制定全方位的固定资产管理工作业务流程图、工作人员资产管理意识不强等因素，导致学校固定资产账账不符、账实不符。

1.资产管理制度不完善及执行力度欠佳

H 高校财务核算系统和财政行资系统的资产名称、数量、金额已保持一致，但与国资处管理的资产管理数字化平台数据不一致，主要原因是学校制度里对附属单位资产管理方面制定不全，以及资产管理工作不严谨，出现部分资产未录入资产管理数字化平台。

2.资产业务工作流程图不齐全

高校国有资产主要体现在流动资产、固定资产、无形资产、在建工程等方面。其中固定资产可分为以下六大类别：房屋和构筑物，通用设备，专用设备，图书和档案，文物和陈列品，家具、用具、装具及动植物。

学校资产管理三个系统均无图书类资产信息，图书馆负责学校各类图书期刊管理，学校无图书入账的工作流程，图书资产购置和处置都未进资产管理数字化平台，图书购置报销时财务处因无国资处的资产入库单，将其直接费用作未记入资产科目，这样导致图书类资产少记。

学校财务核算系统和财政行资系统已录入房屋类资产信息，但资产管理数字化平台无房屋类资产信息。学校后勤处负责房屋建设，后勤处报销房屋建设工程账务处理是记入“在建工程”科目，待房屋竣工验收合格及审计决算报告完成后财务处再将此房屋由“在建工程”科目转为“固定资产-房屋构筑物类”科目，后勤处未进资产管理数字化平台办理房屋入库，学校无房屋进入资产账方面的工作流程，因此国资处资产管理数字化平台无房屋类资产相关数据。

3.资产管理责任意识及能力有待提高

部门职工资产管理意识不强。学校每年人员变动频繁，人员变动后部门资产管理员未及时更新调整其名下资产信息，导致有的部门职工名下实际资产与系统里资产信息不一致；也有的是部门资产管理员更新了部门职工名下资产信息，但财务人员未更新财政行资系统里各部门职工名下资产信息，导致部分部门职工名下资产与系统里资产不一致。

资产管理工作业务知识不足。学校国资处资产入库时有的应资本化的支出却未记入固定资产价值，而是直接列为当期费用。如购置车辆时，其大额的内饰装置应资本化记入车辆价值，但办理资产入库时却未将此项列入资产价值，导致资产价值少计。

（二）资产管理信息化系统待优化

学校国资处的资产管理数字化平台、财务核算系统、财政行资系统是相互独立的系统，系统之间的数据不能共享，并且与学校其他管理系统也不能对接。

1.采购系统未与财务预算管理系统对接

采购部门资产采购时需到财务处打印其采购项目预算表，因采购系统未与财务预算管理系统对接，国资处不清楚该采购项目预算余额，则可能会导致超预算采购。

2.资产管理数字化平台未与采购系统对接

资产验收合格后，因未与采购系统对接，使用部门资产管理员需手工将资产信息录入数字化平台，导致资产管理员工作量增加。

3.采购系统未与财务网报系统对接

资产采购完成且验收合格后，使用部门需及时办理报销流程，因采购系统未与财务网报系统对接，报销人员需到国资处收集此项目资产购置的中标通知书、合同、政府采购备案表等报销资料，导致工作效率低下。

4.资产管理数字化平台未与财务核算系统对接

每月初财务人员需将上月的资产管理数字化平台与财务核算系统资产数据进行核对，因资产管理数字化平台未与财务核算系统对接，故需将两系统资产数据导出再核对，可能存在遗漏导致数据不准确。

5.资产管理数字化平台未与财政行资系统对接

财务人员每月在财政行资系统申报资产月报时，需先核对资产管理数字化平台与财务核算系统资产账数据，核对无误后，因资产管理数字化平台未与财政行资系统对接，需将数字化平台数据按财政行资系统模板进行整理，然后再将整理好的数据导入财政行资系统，并且还需手工录入资产入账凭证号，这样导致工作重复且准确率不高。

6.资产管理数字化平台未与人事系统对接

有的职工变动部门，将其电脑换到新部门工作，因资产管理数字化平台未与人事系统对接，且无资产定位模块，需人工手动在系统里变更其资产信息，倘若未及时更新资产变动信息，则会造成资产使用人与实际不符。

7.资产管理数字化平台未设置闲置资产信息共享模块

因学校资产管理数字化平台未设置闲置资产信息共享，各部门职工不知道有哪些是闲置的资产可以再利用，可能会造成资产重复购置情况。

（三）资产监督管理工作未执行到位

学校国资处应按规定定期或不定期进行资产清查，实际上学校每一年或两年国资处通知各部门进行一次资产自查工作，各部门资产管理员一般是由部门办公室主任兼任，各部门办公室主任平时工作较忙，并且有的部门职工多，职工变动较大，职工变动后其名下资产信息未及时更新，所以有的部门资产自查效果不佳。

学校审计处应按学校规定定期或不定期对学校资产管理情况进行监督检查，可能是学校审计处工作人员较少，每一年或几年才对学校资产管理情况进行一次审计监督，因此对学校资产管理监督审计工作未执行到位。

三、优化H 高校固定资产管理路径构想

鉴于上述H 高校固定资产管理工作中存在的问题，现分别从完善资产管理体系、提升信息化水平、加强资产监督审计等方面提出一些建议。

（一）健全资产管理机制

1.完善资产管理制度及加强执行力度

学校应完善资产管理制度，明确细分各类资产入账价值的范围、类别、入账依据、资产增加和资产减少程序等信息，以免办理资产入库时难以区分哪些应计入资产、应计入哪种类型资产，避免资产价值少计或资产类别错记，所有资产增加和减少都应进入资产管理数字化平台，保证资产账实相符。

2.规范资产管理业务流程

学校国资处应全面梳理各种类型固定资产业务流程，按各种固定资产业务类型制作清晰明了的资产业务流程图，如制作图书类、房屋类资产购置、入库、报销、资产减少的业务流程图，方便职工操作，提高工作进度。

3.提升管理队伍专业素养

学校可以利用校内各种网络平台宣传资产管理业务知识，定期或不定期对学校职工，特别是部门资产管理员、资产会计进行资产管理业务培训，提高职工的资产管理意识和业务能力，涉及人员变动时，部门资产管理员应及时更新部门资产信息，各项资产增加、减少均应同时在资产管理数字化平台、财务核算系统、财政行资系统里录入，保证资产账账相符、账实相符。

（二）提高资产管理信息化建设水平

学校应利用信息化技术，优化学校现有的资产管理系统建设。各系统数据相互对接共享，提高工作效率，减少人工差错。

1.采购系统与财务预算管理系统对接

采购系统与预算管理系统对接，预算管理系统直接将各部门年初资产采购预算项目及余额推送给采购系统，避免超预算或无预算购置。

2.资产管理数字化平台与采购系统对接

与采购系统对接，资产管理员不需手工录入中标供货商及合同信息，采购系统直接将资产采购信息推送给资产管理数字化平台，减少资产管理员的工作负担。

3.采购系统与财务网报系统对接

采购系统与财务网报系统对接，财务网报系统可以线上提取采购系统各项目采购中标通知书、政府采购备案表、合同等报销附件资料，不需采购部门线下查找资料，提高工作效率。

4.资产管理数字化平台与财务核算系统对接

与财务核算系统对接，则两系统自动对账，不需人工导出数据对账，并且自动提取财务核算系统入账日期和入账凭证号，不需人工输入财务入账凭证号，避免人工输入出错。

5.资产管理数字化平台与财政行资系统对接

与财政行资系统对接，则资产会计每月申报资产月报时可以直接提取数字化平台数据，不需将资产管理数字化平台数据导出并进行整理再导入财政行资系统，可以减少工作量。

6.资产管理数字化平台与人事系统对接

与人事系统对接，并设置存放地点标准信息库，精准定位各项固定资产信息，如果有部门人员变动，且其名下资产发生变化，则依据定位信息自动更新其名下资产，确保系统资产信息与实际资产信息一致。

7.资产管理数字化平台设置闲置资产信息共享模块

设置闲置资产信息共享，则学校所有职工都能查询闲置资产信息，即可申请利用闲置资产，提高资产使用效益，避免资产重复购置。

（三）加大资产管理监督力度

国资处可以通过各部门固定资产自查或是对部分部门固定资产进行抽查，也可以委托第三方审计公司对学校资产进行清查，保证学校资产增加、资产减少、资产调拨、资产闲置信息准确完整，确保学校固定资产账账相符、账实相符。

审计处应充分发挥其审计监督作用，对学校固定资产定期或不定期进行审计检查，通过预算执行、绩效管理等方法，发现资产管理中存在的问题并督促整改，同时检查各项资产管理制度和流程是否嵌入学校各项内部管理系统，确保职工按制度和流程办事，加强学校内部控制建设，防止国有资产流失，提高固定资产使用效益。

四、结语

综上所述，H 高校在固定资产管理工作中出现的一些问题，学校各职能部门需分析存在问题的原因，并及时沟通，共同探讨解决问题的路径，完善资产管理体系，推进资产管理信息化建设，加强资产监管工作，保障学校国有资产安全，更好地为学校教育事业稳健发展提供基础保障。