信息化视域下高校档案管理工作的探讨

2023-02-16李晓丹

大众文艺 2023年22期

李晓丹

（济南幼儿师范高等专科学校,山东济南 250000）

在素质教育不断深入发展的背景下，各大高校得以不断扩大，这在一定程度上促进了高校未来的建设，但是也为各大高校的档案管理工作带来了一定的问题，而在当前信息化的时代背景下，作为高校的档案管理工作人员，应当将其广泛地应用到其中，有效地提高档案管理工作的效率，而且随着信息技术的不断成熟与发展，其为高校的档案管理工作提供了有效的条件和有力的手段。本文对信息化视域下高校档案管理工作进行了分析和探讨，并提出了相关策略，以供参考。

一、高校档案管理工作的概述

（一）高校档案管理的内容

高校档案管理工作是指高校在从事招生以及科研工作中，保存下来的具有重要意义的图像、图表以及多种形式的历史记录，档案也有多种多样的形式，其主要分为科研档案、教学档案、学生档案等多种档案形式，各种形式的档案都对集体以及个人有些重要的影响，其是一个事物乃至一个人所形成过程的重要记载。而高校档案管理工作主要包括两个方面，一方面是对档案资源的管理，也就是对档案的保存与收集；另一方面就是对档案中所包含的重要信息里的管理，确保每个档案里所呈现的信息都完整无缺。通过对档案进行科学合理的保存，将为档案工作的现代化管理提供有效的保障[1]。

（二）高校档案管理的性质

高校档案管理工作是一种专门的工作，其独立于其他管理工作中，是国家科学文化事业的重要组成部分，与此同时，在高校的档案管理工作中，又具有一定的科学性和严谨性，其需要管理工作人员具备比较强的专业能力，对各个部门以及学生的档案资源进行收集和整理，并保存完好，使之成为高校管理工作的重中之重，而且针对特定的学院以及部门来说，档案管理工作又是该部门各项管理工作的重要组成部分，只有确保学生以及各部门的档案资源得到合理保存和记录，才能够推动高校档案管理工作的顺利开展。

（三）高校档案管理的特点

档案管理活动与其他文献管理活动一样，包含了对信息资源的输送、加工和收集等一系列的活动。但由于档案具有其他文献活动而不具备的特点，又使得高校的档案管理工作区别于其他管理工作，这也是档案管理工作在高校发展过程中极其重要的原因之一，其主要的特点有以下四个方面：第一，档案资源积累过程的缓慢性，档案的形成并不是一蹴而就的，其需要一段时间的积累才能够形成，而由于每个人都具有自身的独特性，使得档案资源的累积具有缓慢性的特点；第二，档案管理过程阶段性，高校的档案管理工作并不是从学生一开始就接收的，其是学生进入到大学才正式转入的，这就使得档案管理工作是具有阶段性的，并不是长期存在的；第三，档案管理活动对档案形成者具有依附性，档案的形成离不开档案形成者，二者是一种相辅相成的存在，档案也是因为档案形成者而存在的，所以，二者之间具有比较强的联系性和依附性；第四，档案管理工作对社会具有相对封闭性，高校的档案管理工作不依附于社会而存在，其主要依赖于档案形成者，整个管理过程也是比较封闭切私密的[2]。

（四）高校档案管理工作的基本要求

不同类型的档案管理工作要求是不一样的，但其基本的内涵大多比较一致，对于我国高校档案管理工作来说，其需要管理工作者保障档案的完整性，要保障学生档案原封不动的保存，确保每个学生的档案都是完整的；其次，高校档案管理工作需要管理工作人员保障档案的安全性，每个人的档案对个人的发展来说都是极其重要的，其更是密封的、不可损坏的，这就要求档案管理人员要坚持安全性的原则，确保档案的安全；再次，管理人员要确保档案的科学性，整个管理工作要符合国家以及学校的要求；另外，档案管理人员要确保档案管理工作的现代性，要紧跟时代发展的脚步，采用现代化管理方式，不断优化档案管理过程，使得档案管理工作符合当下新政策、新时代的要求[3]。

二、高校档案管理工作的现状

（一）档案管理意识不强

在当前高校档案管理过程中管理人员对自身工作的认知不够充足，有的管理人员认为档案管理工作与其他科研工作相比，重要性不够凸显，这就使得档案管理工作效率低下更影响其工作质量的提升，而且有的管理人员认为档案管理工作无非就是收集和保存一些历史性东西，认为其工作重要性不高只是简单的劳动没有任何的价值，在这种工作认知下，使得高校的档案管理工作陷入困境，不利于其工作的顺利开展。另外，还有的人员管理意识不强，对于很多档案的整体和管理容易出现问题，从而导致档案管理工作陷入危机。

（二）基础设施配备不全

信息化建设所需要的硬件设备和专业软件是档案管理信息化建设的基础和前提，如果不具备专业的基础设备，只能是纸上谈兵，无从下手。在当前高校信息化管理过程中，有的高校档案管理机构没有能够生产和接受电子文件的工具和网络，这也就根本无法实现档案管理的现代化和信息化，档案管理信息化所需要的基础性设备主要有计算机、扫描仪、网络设备等，软件设备主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库等，这需要高校投入比较多的技术和金钱才能够实现[4]。在当前我国多数高校档案管理工作中，其不仅缺少必备的软件系统，有的高校也缺乏硬件设备，这就使得高校档案管理信息化难以实现，更影响其工作的实效。

（三）数字化的进程缓慢

在我国传统理念的影响下，当下很多高校的信息管理工作人员会受到其影响，认为纸质档案的储存是比较重要的形式，虽然这种理念在一定程度上是正确的，但是由于时代的变化，如果长期运用纸质版的档案储存方式，会使得当前档案管理工作效率跟不上社会要求。然而，如果将档案管理中所有的档案资源全部进行数字化处理，需要建立起一个全文数据库，这需要大量的人力以及物力的支撑，对于当下很多高校来说有一定的难度，这就使得目前很多高校数字化进程缓慢[5]。

（四）专业人才严重缺乏

在信息化的背景下，想要实现高校档案管理工作的数字化进程，除了需要具备一定的基础设施条件，更需要具备专业的人才，这样才能够促进其信息化进程，然而，在当前高校档案管理中，普遍缺乏档案专业和信息技术专业的人才。就目前各大高校的实际情况来看，部分高校在进行档案管理人员的选拔时，通常很少接触到专业工作和信息技术专业的人才，二者都精通的人才更是少之又少，所以，在当前高校档案管理工作中，大部分的人员都不是专业的，有的管理人员可能是从事其他专业转行的，而有的管理人员可能是兼职，这就导致高校档案管理人才严重缺失，这也是制约高校档案管理工作信息化发展的主要因素之一。

三、高校档案信息化管理的必要性与紧迫性

（一）档案信息化管理是时代发展的必然要求

随着时代的变迁，当下我国社会已经进入了信息化时代，在新时代的背景下，要求高校各项工作向着信息化靠近，要不断更新管理的方式和方法。高校档案管理作为高校管理工作中的重要组成部门，其也应当顺应时代的要求，对自身的管理方式进行优化，信息化的档案管理工作能够打破时空的局限，让任何一位档案利用这在任何时间、地点都可以进入到档案管理系统中查询所需要的档案信息，这不仅能够提高高校管理工作的效率，更能够推进其信息化进程，这也是当下时代发展的必然要求[6]。

（二）档案信息化管理是现代化的必然趋势

随着社会进程的不断加快，我国社会的现代化趋势越来越明显，在21世纪，信息技术手段已经广泛应用到我国社会发展的方方面面，而在高校档案管理工作中，如果仍然坚持传统的管理方式和理念，将会与社会发展出现明显的隔阂，更不利于推动档案管理工作的开展，所以，在当下信息化背景下，各大高校在进行档案管理工作时，应当将信息化技术引入到管理工作当中，这是现代化管理的必然趋势。

四、信息化对高校档案管理工作的积极作用

（一）有利于提高档案管理工作效率

在高校档案管理工作中运用现代化信息技术手段，能够代替传统档案管理中的各个环节，在传统高校档案管理中，管理人员需要花费大量的时间去收集和整理档案资料，并按照方案的内容进行具体的分类，这就为管理人员的工作造成了一定的难题，使得很多管理人员需要耗费大量的时间对档案进行收集和分类，而通过信息化管理方式的引入，能够有效地改善这一问题，档案管理人员可以直接利用计算机设备直接对档案进行管理，能够有效地加快管理人员的工作效率，而且通过这一方式，无论是对档案信息里的检索，还是将档案立卷，都可以通过电子设备进行直接的搜索，这相对于传统的管理方式来说，有利于提高工作的效率和速度[7]。

（二）有利于保护纸质版的档案资料

在传统的档案管理方式中，在需要查阅其中信息时，需要从纸质版档案中所获取信息，这种方式会在一定程度上造成纸质档案的损坏，而且由于高校各个职能部门之间存在明显的差异，在每学期都需要对档案进行重新地整理和翻阅，在每学期的教学评估阶段需要对其反复的查询，这不仅会浪费大量的时间和精力，还不利于纸质版资料的保护，而通过信息化的管理方式，能够实现档案资料的数据化存储，在需要对其进行翻阅和查询时，管理人员只需要利用电子设备进行查询就可以了，这样能够有效地避免与纸质版档案资料的接触，最大程度上降低其磨损，从而有利于对其进行保护。

（三）有利于强化管理人员专业素质

在档案管理工作中，要想实现其工作效率的提升，就需要管理人员具备一定的专业素养，而通过信息化的方式引入到档案管理工作中，能够有效地加强档案管理工作的数字化进程，这就能够促使管理人员努力学习信息化技术，加强对其的实操能力，同时能够将管理人员从手工劳动中解救出来，使得管理人员不用花费大量的时间在档案资料的收集中，使得管理人员有更多时间去钻研专业知识，学习相关的档案管理知识，不断地完善自身业务能力，这就有利于强化管理人员的专业素养。

五、信息化视域下高校档案管理工作的策略

（一）强化管理人员对档案管理工作信息化认知

档案管理人员的观念对管理的效果以及质量有着一定的影响，为了能够培养管理人员正确的工作认知，培养其对档案管理工作信息字化重要性的认知，作为高校的领导，需要带头学习有关档案管理的法律法规，制定相关的工作规章制度，促使管理人员能够按照规章制度行事，避免出现管理工作层层施压的情况，而且作为高校的领导，更应当对档案管理工作信息化进程的文件要求进行学习，并组织相关的管理人员开展会议，这样能够加强管理人员之间的交流。为了能够确保高校档案管理工作人员对工作有着正确的认识，学校可以聘请专业的信息化档案管理工作者对其开展讲座，并有针对性地对管理人员提供帮助，不断强化其理论认知，而且校方需要对其提供政策支持，鼓励管理人员学习相关知识，提高工作质量。

（二）加强高校档案管理信息化的基础设施建设

信息化建设离不开电子计算机以及互联网等技术设备，所以，为了促进高校档案管理工作的信息化进程，作为高校领导，需要给予其充分的物质支持和技术支持，确保档案管理工作能够实现信息化建设。首先，高校领导需要引入电子设备，如电子计算机、扫描仪等，并从高校的实际情况出发，适当购置先进的电子设备，为档案管理工作的顺利进展提供有效的支撑；其次，高校领导需要帮助档案管理工作引入软件设备，如电子档案收集系统、档案信息数据库等，并聘请专业的技术人员对其进行建设，鼓励档案管理人员学习其先进技术与操作技术，使得管理人员能够熟练地掌握信息化档案管理技能，而且学校需要开展相应的讲座，对信息化档案管理系统进行专业的讲解，使得管理人员能够从中学习，促进其应用能力的不断提升。另外，在选取档案管理信息化基础设施时，需要听取专业人士的建议，不要盲目选择，这样既能够保障设备的先进性，又能够节约资源。

（三）加快档案管理人员信息化专业人才的引进

人是第一生产力，在当下高校档案管理工作中，管理人员是促进其实效的重要驱动力，高校档案管理人员对管理工作的质量和水平有着重要的影响，所以，当下高校档案管理工作需要一批具有较强专业素养以及专业能力的人才，并精通各种信息技术设备，这样才能够促进高校档案管理工作向着信息化转型。解决人才稀缺途径主要有以下两个方面：其一，在对高校档案管理人才进行引进时，需要充分关注对方的知识文化素养以及专业能力，要从外部引进优质的高质量人才，为档案管理工作信息化提供保障。其二，高校要对在职的档案管理工人员进行专项培训，可以开展相关内容的问答会，专门解决在职人员对信息化工作开展存在的问题，这样能够完善其知识储备，而且高校还可以为在职人员提供外出进修的机会，提高高校档案管理工作的专业人才培养。