新时期酒店财会信息化管理存在的问题及对策探讨

徐树铭 黄杰卿

（东莞市技师学院，广东 东莞 523000）

随着信息技术的不断发展，我国酒店行业的信息化管理工作逐步发展和完善，各酒店都积极地开展信息化管理。但是，大部分酒店在实际的信息化管理工作中都存在一个明显的问题——财会信息管理系统不完善[1]。酒店管理工作繁而杂，在实际处理中涉及大量人力物力财力，很多数据需要实时更新。因此，财会信息化管理作为酒店的重要内容，贯穿于酒店全部经营和经济业务活动中，直接影响我国酒店的决策效率和经营效益。酒店传统的财务管理模式与运作方式已经难以适应市场和经济发展的需求，阻碍企业的正常发展。因此，加强酒店财会信息化管理是酒店实现系统优化和资源配置的必然要求。

一、酒店财会信息化管理中存在的问题

（一）财会管理内部控制制度混乱，缺乏有效管理

内部控制是社会经济发展的必然产物，优化内控规范体系对于提升企业核心竞争力，促进企业可持续发展具有重要作用。当前，部分酒店管理层内部控制意识缺乏未成体系，未设立专门的内部控制组织机构，其建立的内控制度流于形式，岗位权责划分不明确，缺乏专业的管理人员，重要业务流程脱节且缺乏连续性，财会管理更是存在无效监管，欠缺有效的信息系统进行控制。例如，在应收账款控制方面，不少酒店已经认识到应收账款的变现能力是影响速动比率可信度的重要因素，及时收回应收账款，不仅可以增强酒店的短期偿债能力，也反映出酒店应收账款管理方面的效率。对此，一些酒店采取了相应的措施，专门成立了清欠部门。该措施在一定程度上具有催收作用，但从长远来看，仍存在很大的局限性，难以最大限度地加快贷款回笼，提高资金周转速度，并且不利于维护客户关系。在成本费用控制方面，许多酒店仍停留在传统的成本管理方式上，主要采取降低消耗、节约费用、产品服务核算的方式，着眼短期的成本管理，并未从长远的持续降低成本上考虑。因此，缺乏有效的财会管理内部控制，这无疑加大了酒店经营成本，降低经营效率，增大经营风险，甚是财会信息失真，影响酒店的长期、稳定发展。

（二）财会管理意识淡薄，缺乏专业化人才

酒店就其自身的行业属性，具有组织机构复杂、部门人员众多的特点。而部分酒店内部缺乏自发的内控意识，所设立的岗位结构及人员配置也不符合内部控制实际需求，导致岗位权责划分不明，内部监督力较弱。最典型的管理漏洞包括物资采购、财务部门及仓库管理都由同一个管理者负责。涉及事前事中事后的三个独立部门归属同一管理者，无效的内部控制和薄弱的财会管理意识，无疑为虚假采购、做假账创造了条件。此外，当前，大多数酒店的管理层都是从基层服务员提拔上来的，普遍存在文化程度不高，缺乏专业的、科学的管理能力情况，财会人员方面也缺乏专业化管理素养。管理层对财务管理缺乏重视，随意安排人员任职相关财务岗位，或者财会负责人没有进入实质的领导人员队伍，缺乏足够的话语权，也就不能对该酒店的收入、成本和资金进行有效的管理和控制。部分酒店管理层没有意识到财会管理系统中预算管理的重要性，相关人员也缺乏基本的预算意识[2]，即使进行相关的预算管理工作，由于预算体系的不科学、不合理，在实际业务预算中难免造成收入、支出的缺口。

（三）财会管理信息系统滞后，数据缺乏有效关联

在我国企业的转型变革中，信息已经成为企业发展中关键的影响因素。管理信息系统的核心是财务管理信息系统。财会信息量庞大且复杂，完善且有效的财会信息管理系统，能最大限度地保证信息的覆盖面及信息流的灵活度。由于部分酒店的财务管理意识薄弱，资金投入不足，大多的财会信息管理系统并不完善。不少酒店仍采取传统的财务工作模式，没有充分应用信息化技术和计算机技术。即使使用了相关的财会软件也未能发挥实效，往往只是单一的账务处理或资产管理，在账务分析、管理、决策上并不能有效地发挥其联动作用。此外，部分酒店在财务信息化建设过程中并没有进行整体性和系统性规划，导致企业不同部门出现各自为政的情况。在设置开发业务系统时，更多的是考虑不同部门各自的需求[3]，并没有考虑到酒店各部门间信息数据的关联使用，影响企业财务信息化建设的整体效果。

（四）财会管理制度和管理方式落后，缺乏先进的管理意识

财务管理制度是十分关键的制度之一，财务管理工作必须建立在财务制度的基础上[4]，财务管理制度能够细化并明确规定企业营运资金、筹资、投资的各项要求，规范财务工作，指引财务管理工作的方向，提高财务管理工作的纪律性，使工作效率有效提高。而有效的财务管理方法是财务人员根据企业的实际情况采取不同的相应的财务管理措施，对企业的资金运动管理进行管控。当前，不少酒店投资者集权、家族化管理现象严重，对财务管理制度和管理方式缺乏认知及不重视。酒店重经营、轻管理，管理者认为企业效益靠的是业务发展，不是靠“管”出来的，甚至将财务管理从酒店运营中分离出来单独管理，忽视财务管理制度及管理方式对一家企业的经营活动的指导作用。淡薄的财务管理意识、落后的财务管理制度，使其职责不分，越权行事，财务管理混乱，财务监控不严，会计信息失真等。

二、酒店财会信息化管理的优化对策

（一）完善财会管理内部控制体系

1.加强酒店内部控制意识，改善内部控制环境

内部控制对酒店而言，是用业务形成的一张完整的控制网，使其各类具体工作、各项业务流程都能够有据可依、有章可循。对此，酒店管理者应加强对企业内部控制价值的认识，将企业的内部控制工作上升到企业战略层面。通过加强宣传贯，树立正确的企业内部控制观念，增强全体员工内部控制意识，使全体员工积极地参与其中，从而极大地提升酒店上下对内部控制的重视，改善内部控制环境，减少经济风险、财务风险，夯实内部控制的基础。

同时，酒店应树立明确的目标。根据企业实际的经营现状，建立健全完善的、先进的内部控制体系，明确企业内部控制的目标[5]，优化财会信息化内部监管系统，为酒店管理层的决策提供有用的会计信息，帮助酒店在激烈的竞争中持续、健康发展。

2.加强对应收账款管理的内部控制

应收账款对酒店而言，是十分常用的会计科目。基于酒店的特殊性，在会计核算时，需要根据经营业务的特点，采用适用的核算方法，建立健全、完善的会计核算制度和有效的财会信息化管理系统。酒店行业竞争激烈，在有限的消费群体基础上，为留住老客户，开发新客户，抢占更大的市场份额，扩大销售，酒店普遍选择了放宽信用策略，与老客户签订挂单协议，老客户再定期向酒店统一结算。由此，赊账消费产生了大量的应收账款，占用酒店的流动资金。

为了酒店资金的正常运转和经营业务的有效开展，可以对应收账款的管理采取相关措施以强化内部控制。例如，建立应收账款客户信用评价系统，利用酒店客户信息库资料、网络数据或其他公开的信息渠道，对客户信用度、支付能力、财务状况进行客观的、科学的分析和评估，对信用过关的才允许赊账，并对在酒店赊销的客户对接相应的财会信息建立信用档案，做好财会信息化系统管理，实时监督调查客户信用等级的变化，最大限度地保护酒店利益；规范应收账款日常管理，加强应收账款审计监督，即建立健全应收账款管理制度，加强制度各环节的衔接，定时检查应收账款管理制度的执行情况及是否存在异常应收账款现象，做到责任到人，合理地规避应收账款给酒店带来的财务风险。

3.加强对成本费用管理的内部控制

成本费用作为酒店管理工作的重要环节，是影响酒店利润的重要因素，也是财会信息化管理不容忽视的问题。一般情况下，一个内部控制完善、财会信息化健全的酒店，其成本费用管理也会相对顺畅；反之，若缺乏有效的内控制度和财会信息化管理，那么酒店的成本费用会陷入一个无效监控状态。大部分酒店的成本费用主要是从节约支出和减低消耗这两个方面来考虑，并不适合酒店长远的经营发展。改变成本费用管理的内控思路，结合信息技术、网络技术和管理技术，才能保障成本费用控制目标的实现。

量本利分析对于酒店而言，有利于其成本费用的控制。通过分析酒店的经营成本、销售额和利润，掌握盈亏变化的规律。利用新思路控管成本费用，充分应用现代信息化的优势，综合利用数据信息，将其分析的财会数据信息作为酒店长远发展和有效改进的保障。同时，健全内部控制体系，做好信息流通控制、风险评估控制、内部环境控制、内部监督控制和内部活动控制，巩固财会信息化管理，促进信息化办公，实时掌握酒店成本费用内控的薄弱环节，及时堵塞财会管理漏洞，最大限度地降低酒店成本费用支出或减少损失。

（二）树立财会管理意识，强化财会管理队伍建设

1.增强财会管理意识，强化财会信息化管理

财会管理意识是企业在长期的财会实践活动中，所形成的认识问题和分析问题的稳定的思维。财会管理意识的深度能够在很大程度上影响财会人员的财务管理行为，甚至影响上层决策和企业的长远发展。酒店在增强财会管理意识方面，应该从管理层着手，让酒店经营管理者认识到财会管理对企业的重要性，了解提高酒店财会管理水平的迫切性，从而推动酒店全体员工加强对财会管理的认识，实现各部门有效联合，加快促进酒店财会信息化管理。

2.提高财务管理人员素质，加强财会管理队伍建设

财会管理人员专业水平或素质的高低直接影响酒店的财务管理工作，甚至影响企业的长远经营和发展。结合酒店的特点，针对性地关注和提高财会管理人员素质水平的提升，有助于实现财会管理人力资源的优化配置，提高酒店整体的财会管理工作效益。在增强财会管理意识的基础上，按需合理招聘专业化财会管理人才，明确财会管理人员的培养目标，从专业、业务到道德素养确立标准，量化管理；结合信息科技，多元化人才培养，注重会计信息化优化建设。巩固强化财会管理人才队伍，掌握当前先进的信息技术，有效促进酒店整体信息网络信息化，促进财会信息化管理，更好地保障财会管理工作的开展，为酒店日后的改革发展奠定数据基础。

3.优化财会管理信息系统，促进财会信息化数据有效关联

财会管理信息系统是依靠若干个构成模块的集成来实现的。一个完整的财会管理信息系统应该由组织互连信息模块、会计事务处理信息模块、财务管理信息模块、财务决策支持模块以及财务主管信息模块五个部分组成，其中，组织互连信息模块是解决企业内部组织之间以及企业与关联企业之间的信息传输问题。因此，优化财会管理信息系统，有利于将酒店各个独立部门之间的信息有机整合，实现联动管理，为酒店管理层和财会管理人员提供精确、及时的信息，以便于财会管理人员从不同角度、不同层次解决财务问题，促进财会管理工作的开展，提高财会工作的效益。

ERP作为一个应用范围广且集成度高的信息系统，可以帮助酒店将各个不同业务的部门信息数据高度整合，即将资金流、物流、信息流全面一体化管理。它强调事前计划、事中控制、事后反馈的统一，相较于一般的财务软件，它的优势在于信息的有效集成，并能自动生成总账、报表，简化财会核算的工作过程，有助全面实现一体化酒店财会信息化管理。

4.完善财会管理制度，创新财会管理方式

财会管理是企业管理的基础与中枢，财会管理制度是企业制度中关键的制度之一，财会管理工作必须建立在财会制度的基础上，因此，建立健全财会管理制度尤为重要。结合酒店的行业特性及其财会管理的特点，可以从以下几个方面完善财会管理制度：应收账款方面，建立客户资信管理机制及科学合理的催收机制，把控赊销额度，明确责任控制；成本费用方面，加强经营核算管理制度，落实检查监督财务纪律，根据酒店部门特性明确成本费用的规章制度，明确成本费用的责任人，合理使用资金；预算方面，实行部门预算细化管理，优化酒店资金支出的结构，明确预算编制流程，强化预算执行约束力，落实预算事前事中事后的责任管理制度。全面完善酒店财会管理制度，对制度进行有效落实，精准执行，逐步形成数据化及量化评估，有效提高制度的执行力，从而促进酒店财会信息化的管理质量提升。

在财会管理活动中，财会管理方式和方法是其重要的组成部分，针对酒店财会管理方式落后的问题，首先，应该增强管理层的财会管理意识，只有得到管理层的高度重视和大力支持，财会管理方式才可以得到改革和创新。其次，为了更好地服务企业，财会管理方法应该具有符合企业性质的特殊性及科学性，无论从财务预测、决策、预算、控制到分析方面都应据实进行创新调整。因此，根据酒店的行业及财会管理性质，可以从两方面着手。第一，更新财会专业知识及管理理念，提高财会人员业务素质，让高素质财会人才结合当下科技技术与信息技术，更好地全面服务酒店的管理；第二，可以定期安排管理者和财会人员向高质量优秀酒店学习先进的管理方式，再结合酒店自身的实际情况，灵活变通并应用到酒店的财会管理工作中。通过不断的学习、吸收经验，跟上时代的步伐，掌握经济全球化的信息密码，把握科技信息技术，创新财会管理方式，有利于加快实现酒店财会信息化管理。

三、结语

在互联网时代，随着信息网络技术的普及应用，加快了酒店业财务管理模式的转变，在此背景下，企业可以精准获取数据信息，实现部门信息共享，优化资源配置，降低经营风险，提高企业管理效率。因此，酒店全面实行财会信息化管理十分必要。通过完善酒店财会管理内部控制体系，树立全体员工的财会管理意识，强化财会管理队伍建设，优化财会管理信息系统，促进财会信息化数据有效关联，完善财会管理制度，创新财会管理方式，有助于进一步优化酒店的财会信息化管理，提升企业信息化管理水平。