河北政务档案协同管理现状及对策研究*

唐山市房地产交易中心 柴军荣，赵乃东

一、引言

随着我国政务档案管理进入标准化快速发展时期。政务档案为政府各部门管理工作提供支持，为有效开展政务工作提供宝贵参考资料[1]。同时，高效、完整和系统的政务档案管理是政府有效工作的基本保障。协同管理理论是自然科学与社会科学协调发展的一种新的交叉管理理论。“协作”是指“协调和合作研究”[2]。协同作用是为了解决结构如何组成以及不同科学领域中组件如何合作的问题。“治理”主张以多种方式对公共事务进行多代理管理，其主要特征是多代理、多媒体、协作网络和持续交互。政务档案工作涉及政府、事业单位、企业等多个主体，也是协同管理理论在政务档案工作中的一个实际应用领域。目前，在政务档案管理的某些方面我们还存在不规范，例如档案管理人才不足、管理规范缺失等问题。因此，基于协同管理理论中涉及治理的主体多元、协同的特点，研究政务档案管理具有现实意义。河北省政务档案管理工作在档案创建、数据库建设、数字化应用等方面取得了一定的研究成果，在政务档案管理方面始终走在全国前列。同时，对河北省政务档案管理现状进行实地调查和分析，可以丰富河北省政务档案管理研究成果，进一步为全国各地区提供服务和参考价值。为此，本研究围绕河北省政务档案管理模式，针对各政务管理主体在政务档案管理中的地位和作用，提出解决河北省当前政务档案管理面临的问题的对策，进一步完善河北省政务档案管理机制，进而促进政务档案管理工作的高效运转。

二、研究设计

开展政务档案协同管理，就是应用协同理论结合利用现代技术手段，全面、真实、系统地记录政务档案，为他人学习、研究政务工作项目创造条件[3]。政务档案管理涉及省级各级政府部门、企业事业单位。本研究的目的是通过协同管理的理论，阐明参与政务档案管理的不同实体与档案管理过程之间的关系，因此，重点关注政务档案管理工作和该领域研究方法，河北省政务管理部门要根据各单位的职责选择管理方法。具体情况如表1所示。深入了解相关部门如何管理相关政务档案，并提供现场调研数据以供进一步分析。（见表1）

表1 访谈对象及选取原因

三、河北省政务档案协同管理现状及其存在问题分析

（一）政务档案管理与开发现状

档案管理是一项使用科学原理和方法管理档案，并提供相关服务于社会的一项工作。政务档案管理主要包括政务档案收集、归档、保存、传播和利用。

1.政务档案收集

根据访谈结果可知，在河北省政务档案管理工作过程中，需要各级政务档案管理者共同参与，无论是河北省政务档案管理中心和各级政务档案管理中心与具体工作人员的初次调研沟通、资料收集，或是项目团队敲定实践方案等都离不开各主体的合作，它反映了在协同管理理论中，同一环节的多个主体可以以不同的方式进行协调和合作，以确保政务档案的正确收集管理。

2.归档与保存

做好政务档案的整理和保存工作意义较大，因为这一环节是政务档案数据库开发建设的支撑力量。对政务档案的管理，要对档案进行分类整理，做到有序可用。一项工作完成后应立即进行分类，并对档案的类型、分类和描述进行具体说明。调查发现，河北省政务档案管理中心基本严格按照标准对档案资料进行分类命名，分类方法如下：一级分类以具体工作人员的个人为单位，二级分类分为收集政务文件和档案来源，三级分类采用档案文件分类法，一旦档案收集工作完成，要尽快对收集的政务档案文件进行处理和审查。在实际工作中，处理后文件的分类标准与原始文件的分类标准相似，其命名标准与原始档案文件的命名标准一致。由上可知，政务档案记录分类方法与收集的记录之间的主要区别是二级分类的差异，这体现在二者形成的记录类型的差异上。记录和归档层次清晰，有利于查找和方便使用，确保分类系统的完整性和业务工作的可操作性。政务档案的描述必须尊重系统化、标准化、简单化、易于获取的原则。所收集档案的描述分为“纸质政务文献档案目录”“缩微胶片型政务档案、视听出版物和电子文献政务档案目录”，这些都为进入系统和搜索相关政务档案提供了清晰的查询路径[4]。

3.政务档案库和信息网络建设

目前，尚无完整、妥善的政务档案专用数据库，政务档案数据库建设的标准和相关专项资金尚未公布，缺乏宏观的共同规划，政务档案建设步伐缓慢。不同地区的存档数据库不一致，未来可能会有地方自律。地方建库与国家建库标准冲突，导致本地数据库无法连接到上级数据库。在建设数据库或信息网络的过程中，各级行政单位都表现出不同的态度。

（二）问题分析

1.政务档案记录收集不足

丰富完整的政务档案馆藏是衡量政务档案质量的关键，是政府事务档案的编纂研究、政务工作史研究、政务出版历史文献的前提。有效的政务档案管理是提高政务质量的有力保障。调查发现，河北省政务档案管理工作方面个别环节存在遗漏、丰富和完整的档案资料收集不足问题，这可能是项目组前期调查不充分或与有关人员沟通不足所致。

2.政务档案分类描述标准存在局限性

政务档案的组织工作是档案工作的核心。政务档案备案流程主要包括档案的组成、分类、归类、编号登记、编目、归档等过程，每一步都是必不可少的。其中，政务档案分类是档案管理工作的核心，科学的分类工作为后续的档案整理、编号和记录工作奠定了基础。由于各级部门、单位、档案人员等的角色和职责不同，所持有的档案种类和数量也有很大差异，因此每个档案管理者都有自己的档案管理逻辑和思路。例如，个别政务管理档案记录多为辖区内相关的、有限的信息。大多数单位对政务档案没有明确的管理标准，只是按年份和项目格式存储，以方便日常工作。因此，适用于记录大量政务文件的分类方法不能适用于各种文件管理问题。

3.政府档案库建设处于起步阶段

政务档案数据库是管理档案信息资源的核心工具。使用数据库形式管理档案资源，可以有效扩展记录信息的能力，获得较强的信息组织和管理能力，为管理活动奠定坚实的基础。河北省政务档案库的建设仍处于起步阶段，各地区的城市中心和项目单位根据自身情况建设政务数据库或政务信息网络，导致建设过程建设标准不一致、建设成果参差不齐。据统计，目前河北省只有少数几个城市建立了政府档案数据库或政府信息网，其中大部分还处于建设政府档案管理数据库的设计阶段。有关方面推进数据库建设的进程也在逐步加快。数据库或信息网络与国家数据库标准接口的数据口径不兼容，无法连接数据，正如河北省档案中心工作人员所关注的“希望国家出台系统全面实施规划”。在政务档案信息网络建设过程中，各地根据自身政务档案管理等条件，先后建设了不同类型的档案数据库或档案信息网络，档案数据库或档案信息的互联互通总是困难重重。各地希望尽快发布统一的建库档案数据标准。

4.政府档案开发利用进展缓慢

政务档案数据的开发和利用，必须充分发挥档案的行政管理和社会服务职能，在社会实践中发挥作用。但是，政务档案的开发和利用仍处于宣传传播的阶段。目前，只有政务档案中的概要性和政策性内容才会向公众传播和推广，相关资源在微信公众号上分享。政府档案的开发利用尚处于探讨探索阶段，尚无实际应用案例。与具有明显宣传效果的网络媒体相比，其他政务档案则以“是否适合公开”“如何公开”“以何种方式公开”等不同的话题进行讨论和研究。

四、协同管理理论视角下的政务档案管理对策

政务档案管理涉及诸多课题，密切相关、密不可分。以协同管理理论为基础，从文件档案合理管理的需要出发，建立共同参与、相互管理的制度，充分发挥宏观调控作用，政务档案馆统筹规划和管理，提高人员参与积极性，形成专业的档案管理专家队伍，相互配合实施政务档案管理模式的优化[5]。

（一）发挥政府宏观调控作用，推进政务档案数据库建设

政务档案记录在推动工作落实到实践层面方面发挥着主导作用。政府部门通过实施各种管理措施，政务档案管理工作才能够逐步建立起相对完善的体系，从以前的单一项目工作到综合系统阶段[6]]。政务档案数据库的建立有利于以数据形式保存政府档案资源，也更方便政务档案信息的传播和共享。政府推动各地开展政务档案数据库标准化工作具有现实意义。有关部门要牵头推进数据库建设，各级行政档案管理单位，共同建设统一、规范、互动的政务档案数据库系统。另一方面，主管部门要尽快制定并实施统一的行政档案数据库建设标准，建设上下可衔接的政务档案数据库系统，改变以往独立、不连贯的局面。实现档案数据库或档案数据网络的共享，促进政务信息资源的共享，更方便公众获取和使用[7]。

（二）突出省级政务档案管理部门综合职能，落实政务档案管理标准

首先，省级行政档案管理部门制定和推广行政档案管理标准，提高档案管理水平。省级政务档案管理部门拥有大量政务档案，在档案管理中需要对两者采取不同的管理标准。调查显示，在具有完整、系统的“分类命名编目标准”的情况下，省级行政档案管理部门应进一步考虑如何合理结合标准。省政府档案管理部门需要进一步考虑如何将本标准与新制定的档案管理标准合理结合，其次，结合政务档案管理现状，妥善维护政务档案管理标准的可调整范围。规范管理，为各类群众无障碍获取政务档案提供便利，提高档案管理水平，共同构建政务档案的完整管理系统[8]。三是加快政务档案开发利用，适时扩大政府档案管理工作的宣传传播。省级政务档案管理机构应确保政府档案和文件与所有主体共享。同时，省级政务档案管理部门要充分发挥整体领导作用，积极促进政务档案的开发利用。推动创建政务档案成果资源共享和发布平台，为各部门开发利用提供参考案例，实现各级政务档案开发和利用，更好发挥其价值。

（三）树立参与积极性，承担管理责任

政务档案管理员是政务档案馆数据收集的重要提供者。在政务档案管理中，持续参与这项工作会影响很多人。因此，相关部门必须承担起政务档案管理的重要责任，积极参与政务档案管理事业，政务档案为政务档案数字化管理提供了丰富的素材，管理者应利用政务档案对相关档案从业人员进行培训和管理，既可以提高档案管理人员的技术水平，又可以为政务档案行业培养优秀人才，也可以提高档案管理人员的素质，促进政务档案事业的健康发展。

（四）建立政务档案管理专业人才队伍，实施规范化管理

在政务档案的日常管理中，省级政务档案管理部门要建立起政务档案管理专业人才队伍，负责协调处理大量档案业务，提高政务档案管理规范化的专业水平。同时，省级部门需要与其他行政和公共机构合作，充分发挥各自领域的指导性和专业性，制定标准，为档案管理提供指导和建设标准。多部门合作应优化档案管理机制，为档案的进一步开发和数字化利用提供有价值的档案。

五、结语

政务档案的妥善管理和合理发展，是政务工作顺利进行的基础。无论法律要求还是实际需要，所有政务档案管理课题都应采用标准化的政务档案管理标准，确保政务档案的有效共享和管理。考虑到各级部门在政务档案文件数量、经济实力和管理规模等方面的差异，以及政务档案管理工作的不同，有关部门在制定政务档案管理标准时要充分考虑各主体的特点。