勘察设计企业档案价值分析工作实践

陈劭婧 中国铁路设计集团有限公司档案馆

一、引言

习近平总书记在中国共产党第二十次全国代表大会上指出，“建设现代化产业体系，加快建设交通强国、数字中国”。中国铁路设计集团有限公司至今成立70年，是以勘察设计类业务为主的高新技术企业。中国铁路设计集团有限公司档案馆是辅助集团公司生产经营工作的信息服务部门，服务集团公司“交通强国，铁路先行”的总体工作目标，以“发挥知识管理和数据价值挖掘的智库作用”为工作定位，致力于面向集团公司职工提供便捷高效、安全可靠的数字化档案服务，开展档案管理数字化转型实践。集团公司档案馆积累的实体档案约423万张（件），档案存量巨大、类型丰富。在档案服务数字化转型的工作中，集团公司档案馆制定了档案资源“存量数字化，增量电子化”的工作策略，计划逐步实现档案资源数字化。集团公司档案馆针对现有馆藏展开梳理工作，分析各类档案价值，为档案资源整合、价值挖掘的后续工作环节做价值论证。

二、档案价值理论

档案是在人类社会实践活动中形成的原始记录资料，其价值与社会实践的主体、客体、活动过程具有密切联系。档案学界对档案价值概念的认识存在三种不同的观点：第一种观点为“客体价值说”，认为档案的价值取决于档案本身，与用户对档案的利用、需求无关。这种观点肯定了档案本体的客观存在具有价值，特别是档案资料包含的信息具有重要性，因此也被称为“内在价值说”。第二种观点为“主体价值说”，认为档案价值取决于用户对档案资源的需求和利用，因此也被称作“利用决定论”。第三种观点“主客体价值说”是当前接受度最为广泛的学说，它吸收、平衡了前两种观点的优点，主张档案价值是主客体间相互作用的结果，既肯定了档案本身具有价值，又肯定了用户需求的重要性，强调了档案管理过程中主客体的相对关系。在分析档案馆现有馆藏资源价值的过程中，采用“主客体价值说”，分析档案内在价值和用户需求[1]。档案价值具有客观性、唯一性、绝对性和相对性。客观性指档案价值是由客观的人类社会实践活动、档案资源的客观存在形式、用户实际需求共同决定的。唯一性指档案价值具有自我完整性和独立性，无法被其他事物替代。绝对性是指档案价值是绝对存在的。相对性指档案价值并不是一成不变的，它会随着时间、用户群体、保存形式、空间等条件的变化而改变。依据档案价值的四个特性，认识档案价值要用辩证、联系、发展的分析方法，揭示档案管理的内在联系和运动规律。档案价值形态具有多样性，依照不同标准可划分为不同的价值形态。从档案管理形式的角度可划分为利用价值与保存价值：利用价值强调档案的存取调阅活动，是对档案内容的多次利用；保存价值强调档案的长期存储。从档案价值影响的角度可划分为现实价值与长远价值：现实价值强调档案资料对当前社会实践活动产生的影响；长远价值强调档案资料对未来工作、长远战略规划的影响。从档案利用形式的角度可分为证据性价值与情报性价值：证据性价值是由档案的形成过程决定的，是档案作为原始记录资料的本质价值属性，如实反映了档案资料所记录的社会实践活动过程、内容、产出，以及社会机构的工作职责；情报性价值指档案资料所携带的信息有可能成为对各项研究有促进作用的情报资料。从档案利用客体类型的角度可划分为第一价值与第二价值：第一价值指档案资料对其形成者具有价值，即对档案的生产者本身具有价值；第二价值指档案资料对生产者以外的其他利用者具有价值[2]。对于各种类型的档案来说，保存价值和证据价值是档案资料普遍拥有的价值。第一价值、第二价值的区别在于档案利用者的分类不同，现实价值、长远价值的区别在于档案价值实现的时间不同，主要作用是分别提供了客体、时间的价值分析维度[3]。

三、企业档案价值分析模型

企业档案指在企业生产和管理活动中形成的原始记录资料，反映了企业经营管理的全过程。依据档案在企业活动中发挥的作用，企业档案价值划分为历史凭证价值、经济价值、管理决策价值、科研情报价值、文化价值[4]。

（一）历史凭证价值

历史凭证价值是企业档案的第一价值。企业档案是企业从事生产、经营、职能管理等活动直接产生的具有保存价值的历史记录，其客观、真实地记录了企业经营活动的完整过程，反映了企业发展的历史沿革，具有原始记录性。首先，企业档案是联系企业的过去、现在和未来的历史信息纽带，发挥了追根溯源、正本清源的作用。其次，企业档案是维护企业核心利益的有力证据，具有法律效力，能帮助企业解决因年代久远而导致的概念不清等权责纷争问题。最后，企业档案是企业职工工作业绩的直接反映，为职工在职业生涯中职称评审、职位晋升、参评技术专家等提供了有力的支撑，是职工劳动成果的重要记录。

（二）经济价值

企业档案中存储着丰富的信息资源，可以帮助企业解放生产力，提升经济效益。档案资料直观详尽地将企业取得的历史成果、资质水平、信誉水平展现给业主，便于业主增加对企业综合竞争力的整体了解，提升双方信任程度，促进业务合作[5]。企业档案是体现企业生产技术和管理智慧的信息集合，其中涵盖了企业管理过程、相关行业发展、生产技术变革等信息，可以为管理决策、经营发展、产品研发工作提供信息咨询服务，帮助各部门在已有成果的基础上推进开发，降低工作成本。

（三）管理决策价值

企业档案产生于企业发展活动的全过程，记录了企业管理的既有策略、发展规划、管理制度、实施情况和各业务板块统计数据等极具参考价值的信息，为企业管理层决策调整公司发展战略、为职能部门制定管理制度，为中层各单位制定规划和工作计划，为公司各业务板块发展、科研创新等方面提供真实的数据信息和参考依据，帮助公司各层级进行决策，推进企业现代化管理。

（四）科研情报价值

档案资料包含的知识可以为企业科技研发提供方向和技术支撑。企业档案类型多样、内容丰富，包含文书档案、科技档案、会计档案、历史实物档案等。各种类型的档案在存储方式上独立保存，但在内容上相互联系，互为印证。企业档案中蕴含的知识具有很大挖掘潜力，加以利用可促进企业技术创新。

（五）历史文化价值

企业档案作为企业历史形成的真实记录，从不同侧面反映了企业发展的历史脉络。档案“存史”“资政”“育人”[6]，其中一个方面就是档案具有文化价值，能够发挥宣传教育作用，帮助企业对外展示形象，对内传承、弘扬、建设企业精神文化，对展示、传播企业文化具有重要意义。

四、档案馆馆藏资源价值分析

集团公司档案馆现存档案类型有科技档案、文书档案、会计档案、声像档案、实物档案、科技开发档案、经营档案。其中科技档案依据不同载体类型又分为图纸文件、电子文件、底图三类。依照集团公司档案管理办法对各类档案的定义、各类档案的生产方式及用途进行分析，利用企业档案价值分析模型对各类馆藏档案的价值进行定位。

（一）科技档案价值

科技档案是集团公司在勘察设计、生产业务管理等技术活动中直接形成的、具有保存价值的科技文件材料。依据档案内容分类，科技档案包含铁路、城市轨道交通、公路、城市建设等不同项目类型；依据档案形式分类，科技档案包含设计图纸资料、设计文件资料、蜡纸底图资料、电子档案资料。科技档案是集团公司档案馆体量最大、类型最丰富、使用率最高的档案资源。

（1）科技档案具有历史凭证价值。科技档案记录了集团公司勘察设计、科研生产工作的具体产出，反映了企业在某一阶段内的工作成果，为上级部门、业主、合作单位信息查询和工作监督提供了凭证。（2）科技档案具有经济价值。科技档案是集团公司全体职工劳动和智慧的结晶，是积累资料、参考利用、减少重复劳动和不断总结经验、提高勘测设计水平的重要手段，能帮助企业节约劳动成本、解放生产力[7]。（3）科技档案具有管理决策价值。科技档案记录了勘测设计、技术研发、工程成本效益等情报，为管理层研究已有技术方案、总结经验、制定技术策略和经营管理策略提供信息咨询服务。（4）科技档案具有科研情报价值。科技档案中记录的技术规范、勘测数据、设计成果为全院职工提供信息资源共享，为科研创新提供助力。科技档案是保护、管理知识产权的重要手段，如实记录了组织或个人对新技术研发的贡献，有助于提升职工创新的积极性。（5）科技档案具有文化价值。科技档案直观展示了集团公司勘测设计业务的工作成果、技术水平，有助于维护提供优质产品服务、值得客户信赖的品牌形象。

（二）文书档案价值

文书档案产生于企业各部门的职能管理活动，展示了企业发展战略的历史变化，为企业依法维权提供凭据，为企业优化管理、战略决策提供经验支持，具有历史凭证价值、管理决策价值、文化价值。文书档案在一定程度上反映了企业的管理风格、工作作风，记载并展示了企业氛围与文化。

（三）会计档案价值

会计档案记录了历年来集团公司的会计核算工作成果，如实反映了企业经济业务发生情况和财务状况，受上级单位的监督、检查，是体现集团公司过去经济活动的重要凭据，具有历史凭证价值。

（四）声像档案价值

声像档案记录了集团公司重要会议、重要活动、重大事件或事故、重点工程、重点科技开发项目、先进人物典型活动的即时状态。声像档案是企业大事记的重要补充，为宣传劳动模范、先进人物及典型提供了一手资料，具有历史凭据价值和文化价值。

（五）实物档案价值

实物档案即历史实物档案，是集团公司在日常生产、经营、管理、科研及对外往来等活动中产生的重要器物、交往馈赠品，或者征集到的具有长久保存利用价值，能形象直观反映承载集团公司历史的特定有型物品。实物档案包含集团公司荣誉证明、重大活动或重要节点的纪念实物、获赠纪念实物、不同时期内具有代表性的生产类历史器物和其他具有重要保存价值的实物，反映了业内对企业综合实力的认可，展示了集团公司在承担社会责任方面获得的社会赞许。实物档案为研究企业的历史沿革和发展脉络提供资料，具有历史凭证价值、经济价值、文化价值。

（六）科技开发档案价值

科技开发档案形成于科学技术研究、标准规范、标准设计、信息技术开发、业务建设活动，记录了科技开发工作的阶段性成果、项目最终成果、申报评优情况，对内提供知识服务，对外展现集团公司技术竞争实力，具有历史凭证和科研情报价值。

（七）经营档案价值

经营档案指生产经营活动中形成的、具有保存价值、并按照规定程序归档的各类文件材料。经营档案是集团公司生产经营管理和业务洽谈活动中不可缺少的依据，也是维护公司合法权益的重要凭证，具有历史凭证价值和经济价值。

五、档案馆馆藏资源使用情况

（一）近三年各类档案使用情况汇总

2020 年至2022 年全年各类档案的借阅情况如下：使用数量方面，三年内使用量最多的档案资料为科技档案，其次是声像档案、会计档案；服务人次方面，科技档案的服务范围最广，其余档案的使用频次均不高。科技档案服务中，纸质档案的使用量基本保持平稳状态，但有下降的趋势；电子档案的使用量波动很大，整体呈快速上升趋势。这反映了职工对电子科技档案的需求量很高，有待进一步开发电子科技档案服务。2020 年至2022 年，集团公司积极贯彻落实安全生产，响应政府号召，鼓励职工居家远程办公，职工对电子科技档案的利用显著增高。2021 年集团公司组织职工有序恢复集中办公生产，档案资源齐全、归档质量优良的纸质科技档案成为职工借阅利用的首选。电子档案作为可被线上传递的信息资源载体，充分发挥了使用便捷、安全高效的特征，保障了集团公司有序生产。加快建设电子档案资源，是广大职工的迫切需求，也是保障企业在特殊时期正常生产的必要要求。

（二）科技档案使用情况

对2020 年至今的图纸文件科技档案借阅统计数据进行分析，可以得到使用率较高的部分科技档案的特征。从设计阶段的角度分析，施工设计阶段资料借阅量最高，其余设计阶段档案的借阅量低且较为平均。从文件类型的角度分析，设计图纸类科技档案使用率最高，其次为原始资料、设计文件。从设计专业的角度分析，D、Q、X、F 专业的设计档案使用量极高。综上所述，在开发科技档案利用的工作中，可以关注使用率较高的部分，集中力量优先数字化该类档案，以提高工作效率。需重点开发的科技档案包括：施工设计阶段档案，设计图纸档案，D、Q、X、F 专业科技档案。

六、档案馆馆藏资源价值评价

档案馆馆藏类型多样、内容丰富，各类档案的价值不同但相互补充。（1）从档案价值来看，科技档案的价值体现最为全面，完整拥有五个方面的价值属性，且借阅量远远大于其他类型档案资料，最具有资源开发的潜力。（2）从档案使用的数据来看，科技档案服务范围最广、使用数量最大，电子科技档案的浏览量与下载量尤其可观且整体呈增长趋势，是职工更为偏好的档案资源类型。（3）从档案使用场景来看，科技档案的应用场景最为丰富，支持集团公司招标投标、方案研究、设计参考、施工配合、项目审查、协助合作单位进行项目档案验收、历史成果展览等多项工作；其他类型的档案则使用场景单一，档案服务的受众面窄。例如声像档案的服务对象主要为宣传部、工会等职能部门，档案资源被用于集团公司重大宣传活动、展览等；会计档案仅支持巡视、审计、对账等与财务状况核查相关工作。因此以声像档案、会计档案为代表的其他档案资源使用情况呈现借阅数量不稳定、使用需求弹性大、服务对象固定且单一、借阅频率低但单次借阅数量大的特点。科技档案则呈现档案借阅量稳定、电子档案需求稳定增长、使用需求大、服务对象广泛、借阅频率高的特点。综上，科技档案的档案价值最高、使用需求最大，是档案馆馆藏服务的核心业务，具备优先开发的价值。

七、结语

档案价值分析工作为后续开展电子档案资源建设工作提供了充足的理论验证，指明了工作重点和发展方向。下一步集团公司档案馆将以利用率最高的科技档案为工作抓手，从档案管理制度建设、档案管理信息技术创新、归档流程升级、档案整编工作模式优化等方面推进档案管理数字化转型，提供支撑集团公司高质量发展的智慧型档案服务。