职业学校资产管理数字化转型思考

孙 静

一、前言

近年来，财政部、教育部陆续出台内控管理方面的政策法规，对学校资产管理提出精细化管理要求。“十四五”期间，数字化管理上升为国家战略，财政部、教育部对学校资产管理数字化转型也提出了相关要求，但大数据技术在一些职业学校资产管理中的应用程度不高，因此，有必要对大数据在职业学校资产管理中所存在的问题及其解决方案进行研究。

二、职业学校资产管理基本要求

（一）摸清家底，建档立卡

职业学校在长期的教学运营过程中所积累的资产数量和种类逐年增加，然而，由于缺乏资产精细化管理理念，资产管理常处于被忽视状态，因此，部分职业学校存在资产核算不清晰、产权关系难理顺的问题，以致于职业学校管理层对家产底数不清，存在资产使用人对资产浪费的现象。因此，职业学校应根据财政部对固定资产管理的相关要求，对存量资产的产权类型、资产原值、净值以及使用年限等情况进行全面摸底，对所有资产建立档案，并据此登记入账，对于帐实不符的资产进行帐务调整处理。

（二）落实责任，规范管理

职业学校资产类型多样，固定资产、低值易耗品、教学或办公使用的物料，等等，都是支撑职业学校日常运营的物质基础，部分学校由于资产保管部门和资产使用部门之间的权责不清，也没有指定专职部门负责资产使用效率以及资产损耗情况的管理，这就难免导致资产流失或浪费现象。特别是对于租用、借入或调拨的固定资产，由于产权关系紊乱，资产损坏或加速报废现象尤为严重。针对资产管理漏洞，一是要求明确资产保管人、使用人的不同责任划分，落实资产使用奖惩制度，确保资产安全和使用效率的提升；二是要求规范资产管理，通过建章立制，构建资产购置、领用、资产出租出售以及资产登记、盘存、调拨、报损的闭环管理流程，以防止资产流失。

（三）利用数据技术建立统一的资产管理平台

随着职业学校资产类型和数量的扩大，资产管理难度也进一步加大，如果仅仅依赖于传统的手工管理模式，资产管理漏洞难于得到有效改善。这就需要充分运用信息技术，建立资产管理数据化平台，通过大数据技术实时监控资产流动、使用以及增减变化情况。首先，要在系统平台设置条形码管理功能，实行一物一码，并将条码全部录入系统平台；其次，要在系统平台设置资产对账功能，将资产消耗或使用情况与财务系统对接，实时核算资产增减状况。

三、部分职业学校资产管理存在的问题

（一）资产信息手工录入工作量大

近年来，职业学校对资产管理的重视程度逐渐提高，并根据财政部清产核资的相关要求，对存量固定资产进行了调查摸底，并分门别类造册登记入账，然而，由于一些职业学校没有开发或购买资产管理软件系统，因此，资产登记大多采用Excel 表格的形式，这不仅加大了登记工作量，而且登记差错也难于避免；当然，也有部分职业学校采用了相应的资产管理信息系统进行资产登记，但由于资产系统大多处于单机运行状态，因此依然需要消耗大量的人工进行数据录入[1]。

（二）资产信息变动时各系统间难以同步

在当前信息技术应用成熟以及资产精细化管理要求提高的迭加作用推动下，职业学校大多在资产管理中搭建了信息管理平台，然而，由于一些学校资产管理系统平台与财务部门、资产使用和管理部门相互脱离，相互之间的信息同步难、共享难，影响了资产管理效率和管理质量。以资产调拨、盘盈、盘亏的经济事项处理流程为例，如果系统平台功能强大，那么，资产变动情况就能实时反馈到资产使用、管理部门以及财务部门，而在当前资产信息管理系统独立运行的环境下，资产信息变更只能依赖于关联部门进行同步手工操作，但由于部门沟通协作能力较差，资产信息难于同步变更，这往往会导致帐实偏差。

（三）资产配置决策依据不准确

职业学校每年都要根据教学以及行政、后勤管理的需要而添置资产，并要对资产添置数量、种类作出决策，而资产添置决策是否科学、合理，除了要全面掌握资产使用部门的实际需求之外，更要对资产存量情况进行准确把握。但由于部分职业学校的资产分布较为分散、资产使用部门也较为复杂，资产清理缺乏大数据技术条件的支撑，或资产管理平台系统的信息记录不全面、不真实，难于为资产购置提供有价值的决策信息，从而造成资产配置决策依据不准确。

（四）资产处置报送材料审核差错率高

由于信息技术应用水平不高，部分职业学校对于固定资产的报废、销账销卡的处理方式依然存在程序复杂、周期过长的问题，这是因为固定资产单项金额大，达到规定金额以上的资产处置通常需要经过上报、审批等程序，而在手工操作模式下，上报材料的数据采集、审批环节的数据核对等工作，不仅耗时长，而且差错率高，这就影响了资产处置效率。

以固定资产的报废处置的流程为例，第一步是资产使用部门采集各种资产数，再将表单、文件等材料上报到主管部门，上报材料所要填制的内容较为多样，比如固定资产名称、资产使用部门、资产购置价值、已折旧年限、资产残值，另外还要将固定资产图片附于材料之后。而主管部门在收到资产处置申请材料之后，还要对资产处置的真实性和合理性进行核实，在缺乏大数据信息技术辅助的条件下，材料取证等工作只能依赖于审核人员的手工操作和经验判断[2]。

四、基于大数据的资产管理转型建议

当前，部分职业学校资产管理信息化技术应用程度不高，资产数据录入、资产信息变更、资产采购和资产处置等环节大多停留在人工操作层面，这就影响了资产管理综合效能。在当前大数据技术不断成熟、资产管理软件不断迭代的时代背景下，职业学校有必要更新资产管理模式，由传统的手工操作模式或低版本的单机操作模式向数字化方向转型。

（一）业务流程自动化，降低手工录入差错

由于职业学校的资产类型较为多样，而且每项资产的购置、审批、维护以及资产处置等各个环节都需要在系统中进行登记，将相关信息录入到系统之中，在录入内容多、工作量大、流转环节多的情况下，每一个流转节点都需通过人工操作，只要某一流程节点出现迟录、漏录或错录的情况，那么系统中就会出现帐实不符的差错。而通过对现有系统平台进行升级改造，利用大数据、自动化算法提升其应用功能，则可以实现自动化录入功能。以固定资产购置环节为例，此环节包括审核与录入两个流程，首先是审核流程的自动化功能的实现，资产使用部门以OCR 图片的形式将资产购置申请上传到系统平台，然后由资产管理部门登陆平台进行在线初审，同样，学校分管领导的审批也可以在同一平台在线点击，对申请材料进行审核，整个审核流程省去了纸质传递的繁琐。

资产购置申请审批、采购并资金交付之后，便进行资产录入环节。由财务部门根据资金将会情况进行帐务记载，然后系统会自动联动到“资产新增”模块，并将新增资产信息自动录入到系统之中，点击录入数据信息即可生成资产卡片，卡片信息包括固定资产品名、规格、数量、金额等内容。而资产管理部门同样可以根据财务部门生成的资产卡片进行资产台账登记，并根据资产金额大小组成3 人或5 人验收小组，对卡片登记数跟实物数进行逐一核对，如图1 所示：

图1 固定资产购置自动录入流程

（二）打破部门信息壁垒，实现资产信息同步

由于部分职业学校的信息系统没有实现业财融合功能，财务部门无法实时获取资产管理系统的资产变动信息，比如在出现资产清查盘点、调拨、报废，或资产租入、出售等事项时，需要资产管理部门与财务部门的信息同步，才能全面真实反映资产管理状况，而在信息脱节的状态下，资产帐实不符的现象也就难于避免。因此，有必要对职业学校分散状态的信息系统进行整合，实现财务与业务、资产管理等系统的互联互通。从实践应用效果来看，RPA 机器人流程自动化技术在指量作业方面的自动化功能较为成熟，并具有跨系统数据批量移植功能，而且具有操作简单、成本低廉的优势，适宜应用于职业学校的资产流程自动化管理。以固定资产清查环节的系统流程为例，传统的操作方式大多采用电子标签扫描的方式，虽然这种操作方式可以实时查询资产信息，但无法实现资产与帐务的实时同步核对，而将RPA 软件外挂到财务云系统，由RPA 外挂软件将资产信息进行标准化编码格式的转换，这就实现了资产实物数量与财务记载数据的匹配[3]。

（三）采用BP 神经网络算法，建立固定资产配置辅助决策系统

固定资产合理配置，既可以满足职业学校日常运营需要，同时也能最大限度减少重复配置所引起的资金浪费，这就需要资产配置之前摸清固定资产真实状况，但由于信息系统功能有限，固定资产存量摸排数据并不准确。BP 神经网络算法则在可以固定资产配置辅助决策系统中发挥重要作用，该算法的联想、判断、推理和决策功能，可以对资产类型和数量作出准确的判断，在网络权值的调整过程中得出最终结论。以打印设备配置辅助决策为例，第一步是在BP 神经网络模型中输入打印设备的存量数据、特定期间打印设备平均工作量、数据集的识别编号、配置决策的特征值数据等相关数据信息，然后模型对数据进行预处理，最后得出打印机待决策数据分类数据信息[4]。

（四）构建资产处置评估模型，实现资料审核自动化

资产处置环节的审核流程较为复杂，通常需要向主管部门呈送大量的材料和表格，而在信息不对称的环境下，主管部门对申报材料的审核也显得困难重重，因为主管部门在对申报材料进行审核时，难于实时掌握财务部门和资产使用部门的相关信息，人工审核所耗费的时间长，而且差错率高。而通过构建资产处置评估模型技术则可以有效解决资料审核难题，在评估模型中输入资产数据，比如资产原值、净值、折旧、使用年限、维修保养记录，等等，然后通过评估模型的分析功能则可以对固定资产的动态变化信息作出准确判断，并据作为资产处置的审核依据。而实现资产处置自动化审核的关键环节，在于将资产处置评估模型嵌入到财务核算系统，在登陆财务核算系统并记载资产处置信息的之后，系统就能通过Excel 公式设置，自动关联到资产处置评估模型软件，在此基础上，模型软件可以利用OCR 识别技术，及时校对和核验资产信息与财务记载信息不相符的异常数据，并在审核界面发出预警提示。

五、职业学校资产管理数字化转型的保障措施

（一）构建以财务部门为中心的组织架构

数字化转型是一项系统工程，不仅需要各部门、各层级的协同配合，更需要对组织架构及其职能进行重新调整，由于资产管理数字化转型涉及到资产使用部门、资产管理部门、财务部门等不同的职能部门，而各部门的资产信息可能处于分割状态，影响到资产数字化转型进程。根据数字化转型需要，有必要构建以财务部门为中心的组织架构，将资产使用部门和资产管理部门的相关数据信息与财务管理系统对接，财务系统则可以实时获取资产动态变化情况。

（二）提高资产控制大数据分析能力

大数据技术在资产管理中的应用，需要相关人员熟练掌握数据库软件的操作技能，并具备大数据分析能力。比如在资产采购的预测方面，就需要相关人员通过数据采集、处理手段，搜集市场信息、整理资产存量信息；再比如财务云管理系统的应用，在资产信息嵌入到财务信息之后，需要财务人员采用图表、动态图像等可视化技术对教学、行政、后勤管理等环节的资产数据信息进行统筹管理，并在业财融合管理中充分利用多种大数据分析工具的运用。

（三）完善数字化转型管理制度

与传统的资产管理方式相比，数字化资产管理模式更多的运用了OCR 识别技术、RPA 技术、数据分析模型等信息技术，在资产管理模式转型过程，需要相关人员掌握数字化资产管理操作程序和数据标准，更需要构建相配套的管理制度，一是明确资产管理部门、资产使用部门以及财务部门各自的职责，对不同部门以及不同的操作人员赋予不同的管理权限，二是明确资产管理操作流程，制定从资产采购申请、审批到资金支付等流程中运营操作手册[5]。

六、结语

在部分职业学校的资产管理中，虽然信息技术得到了应用，但由于资产管理系统数据与财务部门数据相互分离，以致于帐实不符、资产流失等问题难于得到有效解决。而通过大数据技术，通过RPA 技术、数据建模等技术手段，重构资产信息与财务信息的关联性，从而实现数据信息同步。资产管理数字化转型将对传统管理模式的流程再造，需要职业学校从资产管理组织架构重构、人才储备以及资产管理制度等方面入手，为资产管理数字化转型提供保障。