疫情防控形势下高校学生收费管理系统功能创新研究

○天津市职业大学 张 阳

新冠肺炎疫情的突如其来，冲击了我国社会的方方面面。对于高校财务收费管理工作而言，自然也受到疫情的一定影响。在疫情防控形势下，高校财务人员普遍开启了居家网上办公模式，这对在内网使用的“高校学生收费管理系统”也提出了新的要求。本文阐述了当前高校在新冠肺炎疫情影响下对“高校学生收费管理系统”进行提升改造的必要性，提出一些创新的设计思路，并以此为契机探索“高校学生收费管理系统”全功能线上化的可能性，以进一步提升高校财务收费管理的信息化程度，从而提高高校收费管理水平[1]。

一、疫情防控形势下对“高校学生收费管理系统”功能创新的必要性

(一)实现“高校学生收费管理系统”网络化的需要

长期以来，高校大多采用“高校学生收费管理系统”进行收费管理工作。它既可以实现收费业务的应收款生成、收费信息的手工录入、财政票据打印、学籍异动调整和报表查询等常规业务的流程化处理，也可以现场及时解答和手把手指导学生的各种疑问，因此是一种传统经典的收费管理软件。然而“高校学生收费管理系统”只应用于财务内部封闭式的局域网，信息只能由财务人员写入和维护，其他人员通过外网无法访问，现场集中收费时往往人员川流不息，这一方式使师生直接暴露在聚集性空间里，疫情形势下容易造成人传人的感染，同时财政非税票据的纸质化以及多方传递也容易因为人传人的接触造成病毒传染，因此现有内网使用的“高校学生收费管理系统”的收费模式显然已不能满足疫情防控形势下的要求。尽管各高校在“智慧校园”等互联网理念的背景下相继开发了“校园统一支付平台”，实现了学费、住宿费等费用的网上缴纳，但由于该平台的“学费收费”完全依托于“高校学生收费管理系统”的上传管理，尤其是在本次新冠肺炎疫情的影响下，平台功能建设不足的问题越发凸显。因此，实现“高校学生收费管理系统”在线学生信息导入、在线应收款生成、在线开票、在线记账、在线支付的一体化流程，将为疫情下的财务收费工作开展及提高收费工作效率开辟新的途径。

(二)实现“高校学生收费管理系统”共享化的需要

作为高校收费管理工作的重要组成部分，数据共享的顺畅程度直接影响高校收费管理的工作效率。高校的收费管理工作也需要其他部门的协同与配合，单独依靠财务部门很难完成。目前高校各部门都上线了一系列管理系统，方便教职工和学生使用的同时，也提高了工作效率。但是，这些线上系统往往是为了解决本部门业务而制定的，各信息系统之间较为独立，缺乏统筹规划和设计。 “高校学生收费管理系统”也属于内部的信息系统，涉及需要与其他业务部门配合和联动的业务时，也无法发挥作用，财务部门仍然需要通过与其他部门的反复沟通和交流来完成业务需求。各信息系统数据共享化的缺乏也导致高校各业务部门只能做各自的事情，在高校收费管理工作上缺乏统一性和连贯性[2]。

(三)实现“高校学生收费管理系统”自动化的需要

“高校学生收费管理系统”拥有很多经典的功能设计，但也不乏大量的操作需要人工线下处理，这就降低了高校财务收费管理工作的效率和服务质量水平。比如应收款的生成，以往财务人员在“高校学生收费管理系统”生成学生“应收款”时，需要教务人员提供其教务系统导出的“学生信息”，财务人员根据“学生信息”先在“高校学生收费管理系统”按照“部门代码”、“专业代码”和“班级代码”的顺序逐一录入，再将“学生信息”导入“高校学生收费管理系统”生成“学生代码”，最后根据专业收费标准形成“应收款”。财务人员在整个过程中需要大量手工录入学生基础信息，尽管“高校学生收费管理系统”也提供了诸如按收费标准批量编制、单项目编制、多项目编制、应收款复制、应收款导入等应收款编制方法，但由于各学校生源结构不同，财务人员分批检索学生信息时难免会出现遗漏，最后还是会选择线下电子表格形成模板再导入系统的模式。

二、疫情防控形势下“高校学生收费管理系统”网络化功能创新设计思路

实现“高校学生收费管理系统”的线上化不仅是疫情形势下“无接触”办公的需要，也是提高高校财务收费管理水平和内部控制水平的重要途径。首先，高校财务部门通过与软件公司沟通，为现有的“高校学生收费管理系统”设计全新的网络版，将现有功能设计根据具体业务映射到网络平台，原系统保留为新平台的后台管理系统，实现所有收费管理项目的线上化。我们在下文将“高校学生收费管理系统”的网络版称为“高校学生收费管理平台”；其次，通过与银行、教务和学工部门的互联互通，共享各项学生入学、休学、退学、学费和各项费用的缴纳信息，实现学生信息的共同维护和管理；最后，“高校学生收费管理平台”网络客户端也分为电脑端和手机端，除了财务人员享有完整的“高校学生收费管理系统”功能权限，其他师生只享有部分功能可以操作。财务人员还可以通过“高校学生收费管理平台”在互联网上实现对“高校学生收费管理系统”的操作。

三、 疫情防控形势下“高校学生收费管理平台”网络环境下应用场景创新设计

(一) 在“高校学生收费管理平台”增设“登录”功能模块

“高校学生收费管理平台”采用五种登录模式：第一种“用户名”模式。这也是最传统的登录方式，师生可凭本人在学校的工号、学号及初始密码进行登录，登录成功后即可修改初始密码；第二种“证件号”登录模式。这种方式为原来“用户名”登录的密码找回模式，现将其直接作为一种登陆方式，手机端还可以采用直接拍照本人身份证的方式登录，提高了登录成功率，降低了登录难度；第三种“手势”登录模式。师生在大多数手机银行APP上都使用过这种功能，师生在第一次登录成功后，即可设置这种“手势”密码，下次登录尤其是在手机端将会非常方便；第四种“人脸识别”登陆模式。适用于那些不愿采用输入登录模式的师生，只是需要摘下口罩，疫情当下，不建议在聚集性场所使用此种登录模式。

(二) 在“高校学生收费管理平台”增设“学生代码”功能模块

“高校学生收费管理平台”将采用由教务部门直接上传的从教务系统导出的学生信息，平台会自动检测部门代码、专业代码和班级代码，同时采用将设置信息回写到“高校学生收费管理系统”后台的模式来替代财务人员手工编制上传，这种模式类似于各职能部门和学院在“校园统一支付平台”上新建“其他收费”项目时都是由申请人上传收费人员名单，这种自助模式极大地减轻了财务人员的工作量，也提高了传输的准确性。具体功能模式设计如下：在“高校学生收费管理平台”后台管理界面下增设“学生代码”一级功能项目，教务部门后台管理界面下设“学生信息”上传功能键，财务部门后台管理界面下设“部门代码”、“专业代码”、“班级代码”、“学生代码”和“学籍异动标记”五个二级子项目，教务部门在编制好“学生信息”后，登录“高校学生收费管理平台”的后台管理系统，将财务部门要求包含“学生信息”相关要素的excel电子表格上传至平台，平台会根据预先设置的关键要素进行检测，检测无误后方可上传平台中间库，财务部门在收到“新信息”提醒后，点击登录平台“学生代码”功能项，然后点击“部门代码”功能键，平台会自动检测教务人员上传的“学生信息”是否有超出平台预置的部门代码，一旦有新增，平台会弹出“新增部门代码”列表提交财务人员确认，财务人员确认后，平台会新增该部门代码同时回写“高校学生收费管理系统”部门代码，接着，财务人员点击“专业代码”功能键，平台会自动检测教务人员上传的“学生信息”是否有超出平台预置的专业代码，一旦有新增，平台会弹出“新增专业代码”列表提交财务人员确认，财务人员确认后，平台会新增该专业代码同时回写“高校学生收费管理系统”专业代码，最后财务人员点击“班级代码”功能键，平台会自动检测教务人员上传的“学生信息”是否有超出平台预置的班级代码，一旦有新增，平台会弹出“新增班级代码”列表提交财务人员确认，财务人员确认后，平台会新增该班级代码同时回写“高校学生收费管理系统”班级代码，经过以上操作，平台新增学生的学籍框架已搭建完毕，财务人员可以点击“学生代码”功能键接受完整的学生信息，同时平台会回写到“高校学生收费管理系统”的学生代码，通过平台的自动检测和上传，财务人员省去了手工检索并编制“部门代码”、“专业代码”和“班级代码”的操作，不仅提升了工作效率，还提高了数据传输的准确性。另外，教务部门按照财务部门的委托，在每个月的规定日期上传“学籍异动表”电子版，教务人员导出该表后即可在平台上传，财务人员在收到平台发出的上传信息提醒后，点击平台下的“学籍异动标记”功能项，平台在自动接收教务部门上传的学籍异动信息的同时，自动在“学生信息”功能项下增设一行学生状态栏，这里要指出的是这个新增功能不像“高校学生收费管理系统”里的直接替换原有状态的处理，而是在原有数据链条下新增一条最新的数据链条，以保存最完整的学生状态。

(三) 在“高校学生收费管理平台”增设“应收款”功能模块

为了减少财务人员利用excel中VLOOKUP函数比对处理来完成应收款的赋值工作，有效规避应收款设置错误，实现“学生信息”的自动修改后应收款修改的联动效应，平台新功能模式设计如下：在“高校学生收费管理平台”教务后台管理系统菜单下增设“专业类别”一级功能项目，教务人员定期通过平台上传“专业大类”模板，平台财务后台管理新增“应收款”一级功能项目，同时下设“专业-应收对照表”“应收款生成”和“应收款更新标记”三个二级子项目。新生应收款生成前，财务人员先接收教务人员上传的最新的“专业大类”模板并生成“专业-应收对照表”，上传平台更新后，再点击“应收款生成”功能项，应收金额会根据平台“学生代码”功能项下没有生成应收款的学生的专业类别进行自动匹配生成，一旦有学生出现学籍异动的情况并完成了“学籍异动标记”操作后，财务人员再点击平台“应收款更新标记”功能项，平台会自动显示“应收款”功能项下需要修改应收款的学生最新信息，同时在“应收款”功能项下需要修改应收款的学生那一行下再增添一行最新的应收款数值，以显示学籍变动带来的新的应收款额。

(四) 在“高校学生收费管理平台”增设“电子发票”功能模块

传统纸质票据管理模式是财务人员定期通过“高校学生收费管理系统”中的“单据批量打印功能”，按照学院分类批量打印纸质票据，经过“账票相符”核对后，采取人工分发到各个学院，再由各学院辅导员分发给学生，其中不但耗费了大量的人力、物力，纸质票据从开具到抵达缴款人手中的周期也很长，况且疫情之下，人员的流动和纸质票据的接触势必会增加感染风险，传统纸质票据管理已难以满足当前高校收费管理工作的需要。随着微信、支付宝、银行网银缴费的成熟，高校更需要一种新型的财政非税票据模式，来摆脱原来纸质针打票据的束缚，取而代之的电子票据更适应缴费无纸化和高效率等特点，从而有效减轻了财务人员分发票据的工作量，缩短了票据传递的周期。财政部2012年开始启动了财政电子票据改革，之后又相继出台若干文件，要求全面实施财政电子票据，也为高校的电子票据应用提供了依据。“高校学生收费管理平台”的功能设计也响应国家号召，在平台财务人员后台管理界面中增设了“电子票据”一级菜单，同时下设“收费单数据上传”、“电子票据接收”和“电子票据分发”三项二级菜单，财务人员定期开具电子票据时，首先点击“收费单数据上传”功能键，平台会自动检测这一周期生成的一批收费单，并弹出对话框交由财务人员复核，财务人员确认后，平台会将这批收费单数据生成批次号后上传至第三方开票软件，第三方软件开票后，会回传至“高校学生收费管理平台”，财务人员在看到平台消息提醒后，点击“电子票据接收”功能键，将会获得第三方开票软件的批次票据明细，经过平台对收费单和电子发票数据自动核对后，如果有差异，财务人员可与第三方开票软件公司沟通，直到问题解决，如果核对无误后，财务人员点击“电子票据分发”功能键，平台会将电子发票保存在预先按照学生身份证号设定的账户里，学生在登录平台客户端后，会接收到消息提醒，点击“电子发票”功能键后，会看到最近缴费的电子发票，学生可自行下载、保存并打印。

(五) 在“高校学生收费管理平台”增设“资金发放”功能模块

受新冠肺炎疫情的影响，高校可能会因停学造成学生期初缴纳的住宿费因未住宿需要部分退费的情况，类似这种情况还有很多，比如退学费、保险费、床上用品费等，都需要用到银行网银的批量代发功能。“高校账务核算管理系统”也拥有银校直连功能，但局限于发放人员只能提供单一合作银行的卡号才能操作。因为学生再向辅导员提供卡号时，有时居家隔离无法现场面对面将卡号提供给辅导员，经常出现念错卡号或因为某种原因故意用他人卡号的情况，导致批量发放一次成功的概率极低，基本上一项退费都需要反复发放几轮，甚至十几轮才能彻底发放成功的情况都有。有时一个项目发放还没结束，另一个项目的发放又开始了，因为银行企业网银的批量代发和“高校账务核算管理系统”的银校直连功能都只针对一个项目的一次发放，失败人员的再次发放又按新的一项发放开始管理，有时还会出现一个项目剩下发放失败的人员不能全发的情况，导致财务人员的管理难度增加，极易款项发重、发错。通过将“高校学生收费管理平台”与合作银行企业网银互联，采用批次管理的理念，有效降低财务人员多批次发放的管理难度，提高资金发放的成功率。具体功能展示如下：在“高校学生收费管理平台”增设“资金发放”一级菜单，同时下设“发放批次管理”和“银行代发制单”两项二级子菜单，一项资金发放开始，先由申请发放的部门在“高校学生收费管理平台”新建批次并填写相关批次发放信息，通知财务人员审核批次，通过审核该批次相关发放信息后，发放申请部门开始上传人员名单，上传成功后，名单上的学生在登录“高校学生收费管理平台”后，会看到“资金发放”功能模块有新增信息，点开该模块会看到自己所在的资金发放批次，进入批次后，学生可填写收款账号、户名、开户行名称等银行卡信息，填写完毕后平台会根据银行提供的信息自动校验银行卡信息是否填写正确并上传平台，发放申报人员通过平台可看到该批次学生上传银行卡信息的进度，一旦显示该批次银行卡信息收集完毕，发放人员即可点击批次上传并通知财务人员，财务人员在接到平台发来的信息后，点击“银行代发制单”功能键，即跳转到合作银行的企业网银的代发页面，财务人员填写完毕后等待下一级财务人员复核，下一级财务人员可通过合作银行的网银盾直接在网络点击复核发放，发放完成后，合作银行会第一时间将发放结果回写到该批次的人员数据，发放人员会根据银行回写数据重新搜集发放失败人员的新的银行卡信息并再次上传，财务人员通过该批次管理可清晰看到发放失败人员明细并一键重发这些人员，该批次还会显示发放进度，即使多批次发放并行财务人员也可以游刃有余地处理，有效提升了资金管理效率。

(六) 在“高校学生收费管理平台”增设“数据查询”功能模块

长期以来，由于财务数据的特殊性，各部门都习惯于向财务人员查询相关财务数据，比如学工部门需要住宿费和保险费等缴费实时数据及各学院需要本学院的实时欠费数据。财务人员经常疲于提供各种查询数据，但仍不能满足各部门对财务数据的实时需求。“校园统一支付平台”只能提供学生个人的收费明细查询，查询的数据广度还无法达到“高校学生收费管理系统”提供的程度，各部门还经常需要查询一批人的缴费情况，这就使得财务人员经常要通过“高校学生收费管理系统”导出各种查询数据，再一一发送给各部门数据需要者。为了各部门通过网络就可查询到学费数据，“高校学生收费管理平台”特增设“数据查询”功能模块，下设“快速查询”和“批量查询”两个二级子菜单，平台的“快速查

询”对应的是“高校学生收费管理系统”的“快速查询”功能项，师生可通过该功能项查到单个学生的完整缴费记录，这可为各部门办理退费提供数据依据。而“批量查询”功能是和“高校学生收费管理系统”中的“学号导入明细查询”关联，教师可通过网络访问此功能，并将需要查询的人员明细整理为“学号”和“姓名”两列的名单，再将该名单导入并选择需要查询的关联缴费数据，点击查询键，即可实现这部分人的相关缴费数据表格，通过各部门教师可在网络随时查询到所需的财务数据，不仅有效配合了各部门的工作，还大幅降低了财务人员的查询工作量。

四、 结语

新冠肺炎疫情极大地影响了人们的工作、学习和生活方式，但也促使人们转变观念、发展提升，对高校财务收费管理工作来说，既是挑战，也是机遇。作为高校的财务工作人员，也应以此为契机，寻求财务工作方式的转变，优化和改善财务工作方式，通过进一步提升高校财务收费管理工作的信息化建设水平，加快对现有“高校学生收费管理系统”的功能创新，探索高校财务收费工作现场和网络化办公相结合的管理模式，提高高校财务管理水平和服务质量，加强各部门的联系和沟通，在助推财务收费工作和服务质量水平的同时，也将提升高校的综合管理水平和治理能力，为高校教学、科研、后勤和日常行政工作的开展提供重要支持。