档案管理及利用之我见

唐山市房地产交易中心 柴军荣

一、档案管理

（一）档案管理的重要意义

档案作为记录人与自然发展历史的原始凭证，全面记录着人类与自然界的融合发展与变迁，我们的日常生产生活中，档案在无时无刻地产生，也在无时无刻地为我们服务着。我们每一个人和团体组织，都是档案的制造者、收集者、整理者和保存利用者。经验的总结，规律的认识，历史的延续，各行各业的发展，都离不开档案的支撑。档案管理和利用工作是保护历史本真、推进人类更快更好科学发展的重要工作，因此，做好档案管理和利用工作意义非常重大，需要全社会共同参与。

（二）档案管理的范围

通常我们所说的档案，是指国家机关、武装力量、组织团体、企事业单位在日常工作中形成的文件、业务资料、影像、声音、实物等材料。本文认为，除上述档案管理范围之外，人们日常生活中形成的个人历史资料也可以被列为广义的档案管理范畴，比如家庭中各种证件、纪念品、衣服鞋帽等各种财物，都可以称之为家庭档案，其保存管理都可以引入档案管理的理念和方法。

（三）档案管理的方法和程序

一般档案管理都沿用以下方法和程序。

1.档案的收集

档案的收集是档案管理的最初始阶段的工作，需要各部门将有保存和查询利用价值的资料进行归集，并移交档案管理人员或档案管理部门进行存档备查。这个阶段的工作决定着未来档案资料的保存价值，需要归集人员高度重视，对保存资料进行严格鉴别、甄选、确认，确保归集资料的准确、完整。

2.档案的分类

档案收集完成后，要对收集材料进行详细存档分类，以便存储、查找。分类人员要做到仔细认真，要确保分类的准确，以备将来查找的方便、快捷。

3.档案的整理

档案的整理是档案管理工作中最重要、繁杂、细致的工作，需要工作人员将破损材料进行修复、粘贴，将尺寸不一致材料进行剪裁、裱糊，并按保存要求及顺序进行装订，装饰等，以确保存档的统一、规范、整齐。

4.档案的立卷归档

档案整理完成后，要进行立卷，对档案进行标注，赋予唯一编码，以备查找利用方便准确，立卷的档案要进行归档，按分类归入档案柜进行永久、长期或短期保存。

5.档案的索引编目

档案要进行索引编目，将所有档案分成大类，再分别分成小类，档案保存要按分类索引进行有规律存放，并在存储柜上做好索引标记，同时按索引进行登记，建立查询目录，以备查找方便、快捷。

6.档案的查询利用

档案的保存价值就在于查询利用价值，档案查询利用要有严格的制度进行制约，以确保档案不被损坏、涂改、销毁，始终保持原有价值。

7.档案的检查

档案管理要进行日常检查、年检等，定期检查档案室温度、湿度、霉变、虫蛀、清洁、防火、防盗等情况，以确保档案永久保存的安全性、可靠性。

8.档案的销毁

档案要依据保存价值进行保存年限的限定，确定永久、长期、短期保存年限，并依据档案销毁制度，对不同保管期限的档案进行集中销毁，以节省人力、物力、空间等。

二、档案的利用

人类社会的发展就在于不断研究自然、顺应自然、改造自然。而这一过程，就是要不断地把自然界的规律、改造自然的经验进行认真总结、归纳，并科学地运用这些规律和经验，让历史顺利延续，更好地向前推进、发展。研究自然总结规律和经验的过程中，要以大量档案史料为依据，档案的主要利用价值就在于此。

（一）生产生活依据

人类研究自然，就要把发展历史进行认真研究、剖析，从中发现共性，总结出经验和规律，才能制定改进方法和措施，去顺应自然、利用自然、改造自然，让人类免受和减少自然带来的灾害，让自然为人类所利用。比如人类通过研究自然，发现了力学、光学、电磁学等物理学理论，发现了酸、碱、盐等化学变化，发现了生产力、生产关系等哲学理论等，所有这些自然规律的发现，都为人类利用自然、改造自然奠定了坚实基础。人类利用这些规律发明了适合在水、陆、空中运行的交通工具，推进了人类行进速度，节省了时间，提高了生活质量；利用这些规律发明了生产生活的各种器具、食品、药品，让人类生产生活更加快捷、便利，身体更加康健、寿命得以延长；利用这些规律不断更新思维理念，使人类思维更加明晰、透彻、开阔。正因为有了这些规律和经验的合理运用和发展，社会才得以从原始社会的钻木取火、食不果腹经过不断变迁，发展到现在人类过上科技发达、安居乐业的生活。

日常生产中，小到工作日志、数据记录，大到图纸、文件、业务办理形成的材料等，无一不需要存档保存，而这些档案有些会对未来的工作起到借鉴、指导作用，有些则可为本部门或相关部门提供参考或依据，有些还可为法律提供证据。

生活中，身份证、户口簿、房产证、学历学位证书、职称证书、奖励证书等证件都是家庭档案，需要谨慎保管、随时备查备用，为出行、办理业务、应聘工作等活动提供依据；而物品、衣服等也可算作另一类档案，需要按类、按季节、按固定存放位置收藏、随时利用，以作为生活有序进行的保证。

（二）展览宣传

博物馆、展览馆、纪念馆、图书馆等场馆，是收藏保存人类与自然界历史实物记录凭证的场所，人类通过展览物品去了解历史、研究历史、宣传历史、延续历史、发展历史，这些场馆也会汇总制作出展览宣传图片、视频、音频、仿真模拟等，去讲解、宣传历史，让更多的人学习、了解，对人们起到警示、教育、引导、帮助等作用。

（三）大事记、志的编写

档案场馆一般会将档案资料进行归类汇总，编写出某类事件的大事记，以方便人们研究此类事件相关工作，或给政府、部门做出决策提供依据。地方志一般每20年编写一次，编写中需要查阅大量档案史料。

三、档案管理和利用的发展

随着人类社会和科技的不断进步，各行各业都有了突飞猛进的发展，档案管理和利用工作也发生了巨大变化，以信息化为核心的档案管理现代化正在不断向前推进。

（一）档案的数字化管理

近年来，档案的记录形式和管理利用模式不断改进，档案管理和利用工作也逐步从以前以纸质为主的传统载体管理向以数字为主的现代载体管理转化。

档案的数字化管理，即将原来纸质档案转化成数字档案进行保存，而这个工作是相当艰巨和繁杂的。一是要从上至下高度重视，提高认识站位，研究制定数字化档案合法依据、纸质档案转化成数字档案的详细规划和实施方案、督导推进措施等；二是要从财政上给予大力支持，配备必要的软硬件，研究编制必要的数字档案转化系统；三是要组织工作人员培训，使工作人员熟练掌握和运用转化技术；四是要监督相关管理部门和单位严格推进实施计划，并做好定期督导检查，以确保各项计划措施逐一落到实处；五是要建立安全防护制度和措施，并严格执行，以确保数字档案管理的安全性、可靠性。

（二）档案的数字化利用

档案保存及管理的目的是为了利用更加便捷，为此，要逐步实现档案的数字化利用，这就需要建立电子查询系统。一是开发建立完善的档案利用电子信息系统；二是录入数据，将原有纸质档案转化成数字档案录入系统，将后续档案以数字化形式进行保存，建立起全面、完善的数据库，并做好备份；三是制定出面向社会提供查询利用的制度和工作流程并严格执行；四是建立起完善的查询利用体系，并逐步推向网络查询利用、各相关部门和单位之间的互联互通、实时共享，以实现社会利用值的最大化。

（三）未来档案管理和利用工作发展保障

1.树立档案管理和利用工作科学发展的新理念

档案管理和利用工作要想科学发展，首先就要从转变思想理念入手，要打破以前固有的老旧观念，树立起顺应新时代档案工作科学发展的理念，筑牢思想基础，以发展的眼光和思维模式谋发展、促发展。一是树立从大局出发谋服务观念。档案保存的重要意义在于利用其价值为人类提供服务，而要发挥好其服务保障作用，就必须从决策到执行层面的层层重视，制定本行业、本部门和单位长远发展规划和年度工作计划时，要将档案管理和利用工作同时纳入，并围绕要服务的主干开展工作，以确保档案工作与主干业务同步建设、同步发展。二是从效益出发谋发展观念。档案服务保障在社会政治、经济、文化建设中均发挥着重要作用，为此，就要深度挖掘档案信息资源，使之服务利用价值达到效益最大化。实现社会利用率更强、范围更广、便利度更大、满意度更高；经济投入更少，产生的效益更大；文化传承和影响更深、更远。三是从开放出发谋协作观念。档案管理和利用工作的一个长远发展目标就是开放利用，为此，就要打破原有的仅服务于本部门和单位闭塞单一的模式，打破行业和部门之间的界限，建立起上下联动、平行协作机制，营造一个互联互通、信息共享的开放环境。

2.摸索档案管理和利用工作科学发展的新方法

档案管理和利用工作要想科学发展，就要先摆脱原有惯性思维和管理模式的束缚，用辩证的思维去重新审视和思考，逐步摸索建立一套科学发展的新方法来指导各项工作，以增强档案管理和利用工作的时代性和实效性。一是吃透精神、创新落实。认真学习和掌握国家、省、市相关法律法规和各项指示要求，理论联系实际，开拓创新，用发展和创新的理念贯彻落实到位；从本级抓起，调查研究，科学精准落实政策要求的同时，以更高的热情、更积极的工作作风、更切合实际的手段去开创性地开展工作，为档案工作开通绿色发展通道。二是以点带面、全面推进。要抓住不利于档案管理和利用工作发展的主要问题和问题的主要方面，研究制定突破方法，并统筹推进、整体激活；要先抓重点工作落实，再带动一般工作全面推进，纲举目张、以点带面，促进各项工作科学持续发展。三是创新引领、发展并举。各项工作得以发展，必须以创新为重要抓手和动力保障，新时期新形势下，必须按照党和国家的新要求，对原有的管理和利用方法进行审视，认真学习并熟练掌握档案管理和利用的新技术、新手段，广泛借鉴业内创新发展新举措，不断开拓创新、总结归纳，探索适合自身管理的新方法。

3.破解档案管理和利用工作科学发展的重难点

档案管理和利用工作要想科学发展，必须先破解制约和影响科学发展的重点、难点问题。一是破解档案开放工作滞后问题。当前，有些部门和单位仍然没有按规定开放档案，严重影响和限制了档案信息资源的社会及部门间共享利用，为此，要进一步制定严格的防护措施，采取必要的现代化软硬件安全防护手段，确保开放工作有序推进。二是破解军队和地方档案管理和利用工作融合发展问题。军队和地方档案管理和利用工作都有各自的优势和特色，应该打破局限性，研究制定共享机制、开发共享平台，实现优势互补、高效实时共享，促进军地共同发展；要加强人才管理和技术交流，转变思维、相互借鉴、取长补短，实现档案人才管理和技术手段的共同进步。三是破解电子档案与电子办公一体化推进问题。随着电子信息技术的快速发展，各部门和单位也在逐步推行实现电子政务、电子办公，而电子文件和资料也即成了电子政务与电子办公的产物，要将电子文件和资料归档纳入办公自动化系统之中，确保实时推送、实时归档；要制定并依据统一的管理办法和技术规范，加强电子文件和资料的管理和利用工作，为推进电子办公快速发展提供可靠的依据和保障。

4.建立健全档案管理和利用的制度体系

《档案法》的修订为档案管理和利用工作提供了可靠依据和保障，但各地各部门相应的档案管理办法及实施细则大多尚不完善，需要自上而下研究建立完善的制度体系，制定更加细化、更具操作性的实施细则，设置规范的管理机构组织，确保管理利用工作的流程规范、有序、畅通。

5.强化档案人才队伍建设

档案管理者是档案管理的主体，决定着档案管理利用的质量和效率，这就需要强化档案人才队伍建设。一是加大档案管理专业人才培训力度。切实贯彻落实档案管理专业人才继续教育制度，帮助各级各部门和单位档案管理人员强化档案管理意识、保密意识、安全意识，使之不断学习和掌握新理论、新知识，通晓档案专业相关法律法规及业务理论，掌握各项管理的新技术新手段，不断提高综合素质和能力，履职尽责、甘于奉献，积极推进档案工作更快更好科学发展。二是大力推进档案专业职称评聘工作，培养更多更高级档案管理专业人才，充实档案管理工作人才队伍，使这项工作更专业，管理更规范。三是制定完善的档案管理奖励激励机制，加大档案管理工作宣传力度，提高社会认知度，让更多的人主动献计献策，自觉参与或配合做好社会档案管理和利用工作，以不断提高我国档案管理和利用工作水平。

四、档案管理利用方法的发展和延伸

档案管理利用的方法具有条理性、规范性、标准性的特点，随着社会的发展和进步，又增加了快捷性和便利性等特点，这种管理利用方法可以延伸到工作生活的各个领域各个方面。工作中，人们可以利用这种管理利用方法，制定出规范的工作流程、管理流程等，并进行合理的工作分工，使各项工作完成起来更加有序、高效。生活中，人们可以利用这种管理利用方法，去整理家庭用品，使其保持整洁、完好，并保存在固定位置，以节省大量生活成本、时间和空间，使家庭保持整洁、有序的生活，腾出更多闲暇时间去享受生活。在这方面，日本人的做法非常值得借鉴和学习，比如他们对家庭物品都进行分类保存，并进行标记，甚至还在家里安装摄像头、建立家庭物品电子化管理，甚至将生活管理细化到对各类数据线的保存都做出详细标注，这使得查找相当方便，节省了大量平时整理和查找物品的时间，使烦琐的生活变得更加简洁、便利。

五、总结

档案管理和利用的方法是经过历史检验流传下来的最规范、最科学的管理方法，这种管理方法应该被广泛的运用于生产生活，以为人类提高生活质量和管理水平服务。为此，人们应该深入总结档案管理和利用的方法，使之形成规范可借鉴的管理利用模型，让人们更容易学习理解、更容易发展利用，让未来人们的生活变得更简洁，更方便、更轻松。