从干部人事档案专项审核看高校档案管理工作*

广州美术学院 于泽东

干部人事档案专项审核是一种组织行为，通过对干部人事档案进行系统专业的审核，发现和解决干部人事档案中存在的造假和材料缺失等问题。2014年，全国启动了首次专项审核，在高校领域，主要涉及中层及以上干部及组织、人事等部门工作人员，至此，干部人事档案审核逐步走向规划化、专业化。2020年，广东省启动高校全体干部人事档案专项审核工作，覆盖面更加广泛，查核点更加全面，核查要求更加严格，为推动高等教育事业高质量发展提供了坚强保证。

一、从干部人事档案专项审核看高校档案管理工作的意义

1.干部人事档案专项审核是加强全面从严治党的重要举措。全面从严治党是中国共产党第十八次全国代表大会以来党中央做出的重要战略部署，高等院校干部人事档案专项审核制度化、常态化作为干部管理的重要手段，能有效发现干部人事档案中存在的档案失实、信息失真等问题，一方面甄别出一些不老实的造假者，进而对造假者做出严肃处理；另一方面发现档案中不规范的信息，及时予以纠正，这都为更好地推进全面从严治党战略部署，清理高校党员干部中少数靠造假钻营、投机取巧获利者提供了有力支撑，也为高等教育事业高质量发展提供了扎实保障。

2.干部人事档案专项审核是强化干部管理工作的重要抓手。在顶层设计确定后，干部队伍就变成党和人民事业成功的关键。干部人事档案是党政有关部门在党的组织建设、干部人事管理以及人才服务中形成的，作为客观记载干部成长的轨迹和综合表现情况的历史记录材料，是考察识别干部人才的重要基础。高校干部人事档案专项审核具有显著的以审促改的特点，可以有力推动干部管理工作提升。对档案中出现的不完整、不真实问题具体甄别后分类管理，对有关责任主体出严肃处理，可以为高等教育事业稳步发展筑牢基础。

3.干部人事档案专项审核是增强组织公信力的有效方法。干部人事档案审核中发现，出生时间不准确等问题较为常见，既有历史的、习俗的原因导致，也有一些干部是为了追求获利故意为之的情况，如部分人员为了实现聘用、晋升等目的，恶意篡改档案内出生时间，导致档案信息与公安部门、人社部门信息不一致的情况。出生时间作为日常社会生活和管理的关键信息之一，如果出现多方数据不一致，将提高社会管理成本，造成公共资源的极大浪费。干部人事档案专项审核工作重点对档案中“三龄两历一身份”重要信息进行审核认定，减少干部人事管理中反复核实基础信息造成的资源浪费，为提升档案管理工作效能提供极大助力，为扎实做好新时期高校档案管理工作提供了重要借鉴。

二、从干部人事档案专项审核看高校档案管理中存在的问题

通过干部人事档案专项审核，可以发现档案管理工作存在以下问题:

1.重视程度不够。干部档案管理工作保密性和规范性要求高，需要遵循严格的制度规范，对档案管理工作人员的政治素养、业务能力和纪律意识都有很高的要求，为了长期高效地做好干部人事档案管理专项审核和常规工作，需要注重对档案管理平台软硬件的升级，一般高校中对干部人事档案管理工作重视不足，把档案管理工作列入辅助类工作范畴，很多年轻干部认为档案管理工作缺少发展机会，对从事档案管理工作积极性不高。

2.前端审核不严。没有按照规定做好归档材料收集整理工作，归档材料漏填信息、漏盖公章的情况较为常见。进一步完善档案管理日常管理机制，将档案的接收、整理、入库、转移等工作程序化、规范化，设立档案整理的自查对照标准，强化日常档案管理工作。强化档案专项审核工作，完善档案专项审核的方案和规程，确保逢转必核、逢进必核、逢提必核。强化抽查、月查等管理制度，定期复盘档案管理工作。

3.队伍建设不强。部分高校对从业人员把关不严，倾向使用兼职人员、编制外人员、临近退休人员或者返聘人员管理干部人事档案。监督检查不到位，甚至出现个别人员监守自盗的违规违纪行为。法治意识、程序意识、规范意识不强。档案管理工作只是停留在应付日常的查借阅、调入转出等，对学习最新档案法律法规，依纪依规完善档案管理规范程序不够重视。

4.制度建设滞后。人事档案保密性强，必须采取闭环管理方式，由于管理人员比较少，容易出现风险漏洞，因此必须用严密的制度和规范的管理来确保安全。在实践中，高校人事档案管理在常态化档案审核机制、纠错机制和追责机制方面往往不够健全，易发生工作错漏，同时追责问责制度粗化，落地难的问题较为明显。

三、从干部人事档案专项审核看高校档案管理的主要做法

1.加强全体教职工对档案管理工作的重视，增强档案管理和利用的意识。档案管理工作一般被认为是辅助类工作，从干部人事档案专项审核中看到高校对档案管理工作重视不够，干部人事档案专项审核工作中存在明显的下热上冷的情况。教职工层面，非常重视对个人审核认定的结果；学校层面，更加重视工作的开展的进度，能否按时完成，对专项审核推动档案管理工作整体提升的重视不够。在推进专项审核中，要更加注重抓住专项审核工作契机，争取学校层面的重视和支持，以推动档案管理工作的整体提升。

2.严格把握干部信息认定的标准和规范，提高档案管理工作的延续性和稳定性。在干部人事档案专项审核认定时会出现认定标准偏离的情况，主要有三方面因素：一是根据实际情况，有关的政策文件对标准和程序进行了调整细化。二是个别工作人员业务不熟悉，对专项审核的政策和要求把握不够全面准确，而是简单依据部分规定做出认定结论，没有做到客观、公正、一致的标准要求。三是在档案审核前期材料缺失，个人部分信息或经历未被采信，后期将材料补充完整后，学校未及时重新认定，出现认定结果与档案内容不一致的情况。在干部人事档案管理实践中，要细化档案管理工作制度和规范，从而长期有效地做好档案管理工作。

3.加强对档案存在问题干部的关心和引导，共同营造档案管理工作的最大合力。在干部人事档案专项审核中存在个别干部对审定档案信息重视不够、配合不积极的现象，特别是在需要提供佐证材料时甚至出现对抗心理。有的干部对组织认定的结果不认可，认为部分缺少材料不是本人所能提供的，对组织依据现有档案材料认定的重要信息不接受。在实践中，需要高校加强领导，充分发挥基层部门积极作用，注重做好解释引导，说清楚档案专项审核的原则和程序，争取理解和支持。

4.审慎研究干部人事档案中的造假现象，切实增强档案管理工作的专业性和权威性。干部人事档案中主要存在档案信息不完整和不准确两方面问题。档案信息不完整，可以通过规范化补充材料来解决；档案材料不准确，一般通过补充佐证材料或调查核实后进行组织认定来解决。在档案专项审核过程中，最大的难题是甄别造假材料，并对造假情况进行处理。干部人事档案造假是以谋取不正当利益为目的，采取篡改、伪造等手段，造成干部信息失真失实的行为。通过造假获得某种资格或者达到某个条件，主要用于个人的入职、调动、晋升等。造假是一种相关人员或单位的主观恶意行为，影响组织威信，产生破坏效果很大。在档案审核工作中针对造假现象，要重点抓住三个方面：发现、甄别要还原事实，按照档案管理法规做出客观准确的认定，依纪依规对相关人员做出处理，保障干部人事档案管理的严肃性。

四、从干部人事档案专项审核看档案造假问题的特点及分析

一是造假信息类型集中。从档案专项审核实践看，档案造假信息集中的特点明显，主要在出生时间、学历学位、工作经历等方面。

1.出生时间。在入团、入学、参军、招工、入党等事项中，往往都会有年龄限制，受此驱动，少数年龄不符合条件的人便对出生时间进行造假。一般年龄造假在所有造假中所占比例较重。造假的方式主要是篡改或伪造出生时间材料，甚至对部分时段档案材料成套造假。填大年龄，主要是在入团、入学、参军、招工以及入党等有最低年龄限制的情况下发生。填小年龄，主要集中在个人参加工作、调动或者晋升时，这主要是干部队伍年轻化的要求，致使个别干部认为通过改小年龄可以进入晋升提拔的快车道，有机会捞取更多的资源和利益。

2.学历学位。相比于全日制学历的材料，非全日制学历的档案材料种类繁多，甄别工作量大、难度大，在档案核查时，除了把握重要材料之外，还要对部分真的“假材料”做出甄别。比如，部分全职上班教职工出现全日制硕士研究生的整套材料明显不符合逻辑。个别干部业务学习的档案中大专毕业比中专毕业时间还要早的情形，也符合有关制度的管理规定。学历获取的形式种类比较繁多，包括业余、电大、函授等，授予学历的机构也比较多，有高校、党校、军校等。因培养方式的不同，获取学历的程序也有差别，在甄别学历真伪时，由于不掌握当时的具体政策和程序，容易出现仅凭毕业证书就认定学历的情况，对学历的真伪没有从材料的完整性上做出判断分析。学历造假的原由主要是个别干部通过考取某个层次的学历学位，以达到岗位聘用或职务晋升的目的，这也是明显违规的。

3.工作经历。随着在干部聘用和职务晋升中更加关注专业技术人才的教学科研工作经历和干部的基层工作经历，工作经历造假的情况比较常见，比如，部分干部把实习、兼职经历当作工作经历填报，把一般办事员职务填写为负责人。个别中专毕业参加工作不具备干部身份人员，后期通过伪造学习工作经历材料达到获得干部身份的目的。个别人员毕业后实际上是待业状态，通过委托人事代理机构空挂企业转正定级来获取工龄，这些都是伪造工作经历的情形。工作经历的造假原因是因为个人想用材料造假的方式增加工作资历，以便获得职务聘任、晋升、评优评先资格等。

二是造假时间节点集中，干部人事档案造假材料往往出现在干部聘用、调动、晋升时，主要表现在“入口关”“转移关”“审核关”造假三个方面。首先“入口关”造假。在干部聘用考察干部时，一般通过谈话的方式了解干部的平时表现和综合素质，由干部原所在单位出具现实表现材料等，并查阅干部人事档案材料，上述考察工作一般都在同一天完成。对档案考察的时间比较有限，短时间内按照档案专项审核的标准把握整本干部人事档案的真实性和完整性存在难度，个别拟聘用人员凭借形式完备的假材料得以蒙混过关。其次“转移”造假。在人员调出时，工作人员对档案中缺乏重要材料的情况没有按规定提供，仅做简单说明，做出无档认定，出现缺档调动的情况。个别造假人员利用档案转移的节点通过补充简单说明性材料将造假材料洗白，比如，部分调出人员的学习工作经历中只有其新补充的简单情况说明，缺失当时培养单位、工作单位及第三方机构出具的原始材料佐证，一般档案转移衔接都会比较紧密，原工作单位在审核认定时可能会存在“好人心态”，没有做到严格把关。最后“审核关”造假。个别被查处的造假人员曾坦言“年龄越改越小，政治面貌往党员靠，伪造学历变正规，基层工作经历靠编造，干部身份准备好”，通过伪造“三龄两历一身份”重要信息蒙混过关达成职务晋升目的，个别工作人员没有按照规定履行职责认真把关，被造假人员乘隙钻营弄假成真。

五、从干部人事档案专项审核看做好高校档案管理工作的路径

1.修订完善档案法律法规，强化档案管理制度设计。进一步完善档案管理的规定和细则，细化档案管理的规范和程序，比如查借阅管理制度、综合利用管理制度、档案材料收集管理机制、数字化档案管理平台、技术标准等，确立干部人事档案专项审核常态化机制，明晰档案管理的考评路径和策略，完善对档案管理违纪违法问题的追究细则，为做好高校档案管理工作提供重要依据。

2.配齐配强档案管理队伍，加强对工作人员的教育、管理、监督。选择政治素质过硬，业务能力够强的干部承担档案管理职责，明确专职工作人员职数。培育兼职人才队伍协助开展宣传和政策解读，通过讲座等多种形式加强对专兼职档案工作人员的培育。灵活运用目标考核制等机制，将专项工作综合表现、校内专项检查结果列入档案管理考评标准，激励监督并举有效激发档案工作人员的积极性。

3.加强对教职工的宣传教育，营造依法依规使用档案的良好氛围。要创新沟通方式方法，宣传档案管理的细则和规范，比如，南开大学结合“国际档案日”，启动“人事档案宣传活动月”活动[1]，产生了很好的宣传效果，同时运用正反面的典型案例开展警示教育，加强档案管理的前端控制。要加大对广大教职工人事档案政策法规和制度的宣传教育，促使干部都能严肃认真对待档案，意识到人事档案的重要[2]。

4.加快信息化建设进程，打造集群化统一管理平台。目前的干部人事档案管理系统没有实现信息链接共享，可以利用大数据手段加强引导，培育信息化建设样板单位和典型模式，提供数字化档案建设策略在技术路线和内容管理上出台更多富有参考意义的范式，加强档案利用的覆盖面和共享面，平衡好档案信息安全和有效利用，提高档案信息化水平，打造全国互通的档案管理平台，将档案现代化、信息化建设融入国家现代化建设中去。

5.加强与多种机构的交流，充分利用社会资源形成档案管理合力。强化与其他高校、档案馆等单位地交流可以更好地优势互补，加强与专业性档案管理机构的合作可以更好地实现管理系统的软硬件升级。如按要求每千卷档案须20-25平方米库房面积，库房内设置祛湿、灭火等设施[3]，有的高校通过创新管理模式设立综合档案馆实现了档案管理工作的硬件升级。

综上，干部人事档案专项审核是做好新时期档案管理工作的重要步骤，伴随档案审核工作程序化、常态化，档案管理工作也逐步走向规范化、信息化。作为重要的基础性工作，只有将档案管理工作做实做细，才能开创高等教育事业发展的新局面。