提高事业单位行政事务人员工作效率的策略

张凤龙

（江苏省泗洪县半城镇民生事务局，宿迁 223936）

引 言

在当前事业单位体制结构不断改革的背景下，事业单位的工作流程与人员结构发生了较大变化，为保证在体制改革进程中充分发挥事业单位的公益性质，实现事业单位的可持续发展，需要科学定位事业单位行政工作内容与管理方法，不断提升行政事务人员工作效率，发挥行政事务人员的切实价值。

一、事业单位行政工作的科学定位

事业单位行政工作呈现独立化发展状态，与其他部门相互独立却又紧密联系着，主要负责事业单位的各项行政管理工作，确保事业单位各项部门的正常运转，主要包括计划、组织、协调与控制四个方面。其中，计划指的是制定理计划，结合事业单位近期目标与长期目标，进行计划的制订与决议的安排，并合理制订实际工作的落实安排规划。

组织指的是确保所制订的计划与规划落实到实际工作当中，以调整组织活动结构的形式，实现机构设置与人力资源管理，切实保证工作计划的顺利进行。协调指的是协调部门职责与人员管理，当前事业单位所涉及的工作内容较为复杂，加上长期以来由单位体质性质所形成的不良组织生态，使部门之间存在职能壁垒，导致部门之间的沟通机制不顺畅，针对这种情况，就需要发挥行政工作的调节作用，利用单位管理制度等改善部门关系，协调工作人员活动，充分界定各项工作职能，以加强部门协作，提升事业单位服务质量与水平。

控制指的是监督、检查、管理，也就是对部门行动进行全面监督管理，通过大数据分析与跟踪调查的方式，了解并监督部门工作情况，保证其能够按照既定计划与管理规范开展对应工作。总的来说，事业单位行政工作就是单位对公共事务的管理与控制，确保各项部门工作能够有序进行，最终实现事业单位的可持续发展。

二、提高事业单位行政事务人员工作效率的重要性

（一）提升事业单位竞争力

事业单位本身价值功能的高效发挥，与行政事务人员的整体工作效率有着直接关系，提高事业单位行政事务人员工作效率能够有效确保单位中各项计划工作的精准落实。从内部管理方面来看，提高事业单位行政事务人员工作效率，可以组织协调部门关系，打破事业单位中所形成的共性不良组织生态，加强部门之间的沟通与合作，并通过全方位监督管理，优化工作结构，界定组织关系，引导事业单位业务互动更加健康有序地开展。

从外部发展方面来看，当前事业单位面临体制改革和引入社会评价监督管理机制，为了保证事业单位工作的顺利开展，需结合体制改革情况创新行政事务管理办法，优化人力资源管理结构，提升服务质量，进而赢得更多的社会力量，有效提升事业单位核心竞争力。

（二）促进事业单位良性发展

提升事业单位行政事务人员的工作效率，能够确保相关事务流程按照既定程序与管理制度进行，减少贪污腐败现象的出现，从而促进事业单位的良性发展。目前，事业单位体制在不断改革发展的背景下，面临来自社会舆论监督与党政廉洁政策的双重监管，需严格整顿事业单位内部不良风气，处理腐败贪污问题，为杜绝此类现象的出现，就需要行政事务人员发挥行政管理岗位的监督管理职责，做好岗位职责界定与监督检查工作，强化事业单位自身管理条例的落实，改善内部风气，不断提升监督管理与培训教育的成效，保证事业单位能够紧跟社会发展，落实工作职责。

三、提高事业单位行政事务人员工作效率的对策

（一）运用人本管理理念，提高人员工作效率

1.基于个性化差异开展管理工作

事业单位行政事务人员本身存在个性化差异，主要体现在工作效率、流程与行为偏好等方面，所呈现出的工作质量与水平也不一致，为了提升整体工作效率，需要认识到行政事务人员本身所存在的差异性，并采取个性差异管理模式，做好管理工作，树立以人为本的管理理念，提高行政事务人员工作开展的热情与积极性。

首先，最好自我管理，也就是使行政事务管理人员认识并发现自身的特点、优点与不足，明确界定自身性格等差异对实际工作开展效果所产生的影响，以此扬长避短，做好自我控制与管理。

其次，基于个体差异开展相关管理措施，行政事务人员本身所存在的差异直接影响工作效率，在其充分认识到自身特点与优缺点之后，应做好差异管理，了解差异的实际内容与对工作所产生的影响，并开展有针对性的管理调整工作。

第一，针对知识技能方面所存在的差异，可以采取加强学习培训、建立健全奖惩机制来促进人员自主学习的方式，保证行政事务人员能够具备专业的实践操作技能与扎实的理论基础，充分了解自身所存在的不足，采取绩效考核的方式谋求个人成长，优化工作态度与行为，提升对单位内部环境的适应程度。

第二，针对个人差异所形成的矛盾冲突等现象，通常采取心理疏导或者制度强制约束管理的方式，对个人行为进行有效规范，防止个性差异导致的冲突矛盾问题的出现。具体方法体现在以下四个方面：第一，实施目标管理，保持行政事务人员目标一致性，在具有共同目标的情况下，行政事务人员就会朝着共同目标而努力工作；第二，实施人本化管理，开展参与管理制度，使每个行政事务人员在实际工作中提升参与感，以此强化自身的使命感与责任心，用来克制个性差异产生的不良影响；第三，明确岗位职责，在充分了解不同人群个性差异的情况下，尽量减少在工作当中的接触，合理分工，防止沟通不畅导致影响工作效率等问题的出现；第四，建立良好的合作交流机制，保证信息沟通顺畅，通过构建意见反馈渠道来了解员工的实际需求，深度把握个性差异，建立良好的人群管理，尊重行政事务人员的工作，同事之间应建立友好、支持的良好氛围，以环境情感约束个性差异，使行政事务人员能够围绕事业单位共同目标而努力。

最后，改变个体行为与意识。针对个性化差异所产生的不良工作影响，且难以利用制度条例来进行约束管理的状态下，需要采取相关措施，改变个体的行为意识，从而实现工作目标与方法一致。

其主要方法体现在这样三个方面：第一，以学习引导改变行为意识；第二，通过沟通反馈改变行为意识；第三，利用权威或者操纵管理方法改变行为意识。基于人本管理理念，尽量不采取强迫改变个体行为的方法，应结合实际情况进行综合考虑。

2.提升管理人员管理素养

管理人员良好管理素养的形成，是实施人本管理的基本前提与主观条件，管理人员素质直接影响行政事务人员的组织效能，在当前事业单位外部环境逐渐复杂，且面临较为激烈的竞争的环境下，对管理人员整体素质提出了较高的要求。一般情况下，管理人员管理素质主要包括政治思想素质、知识技能素质、智能素质与心理素质四个方面。

其中，政治思想素质是坚定政治立场，坚决贯彻落实党和国家的相关政策方针与理论路线；知识技能素养包括政治理论知识与专业知识，能够在党的领导下实施正确专业的管理办法，提升行政事务人员的整体工作效率；智能素质主要体现在管理人员的创新能力、组织管理能力与决断能力等方面，具有良好的社会活动能力与人际交往能力，可以根据实际情况统筹调节行政事务人员的行为意识与工作流程；心理素质包括健全性格、稳定情绪与抗压能力，面对负责组织管理时刻保持稳定的情绪状态，遇事不慌张，具有较好抗压能力，保证自身管理对策的正确性。

（二）合理应用激励措施，促进工作人员发光发热

激励机制是当前事业单位人力资源管理中的核心问题，同时也是管理重点，基于事业单位行政事务人员的实际工作状态，正确掌握激励原理，满足行政事务人员的个性化需求，充分调动行政事务人员的工作积极性，激励机制主要体现在以下三个方面。

1.把握正确激励方向

正确把握激励方向是开展激励方式的基础前提，要想了解行政事务人员的实际需求，把握激励因素，需要注意的是，激励因素主要包括物质激励与精神激励，两者相互联系，相辅相成。在当前事业单位体制改革的背景下，部分行政事务人员滋生出不正确的工作态度，在实际工作中敷衍了事，不按照规定流程开展工作，针对这种比较消极的工作态度，需把握正确激励方向，采取惩罚机制、物质和精神激励相结合的方式来调整行政事务人员的工作行为与态度。对于不按规定流程工作的行政事务人员，需进行严格惩罚。对于为事业单位做出贡献、工作效率较高、维护事业单位整体形象的行政事务人员，需进行薪酬奖励与表彰，宣传其积极向上的工作精神，克服消极的工作思想，将物质激励与精神激励相互结合，充分满足行政事务人员的实际需求，才能在很大程度上调动行政事务人员的工作热情与积极性，加强员工对事业单位的归属感，从而有效提升员工的工作效率。

2.灵活调整激励方法

针对行政事务人员的工作性质与个体化差异，只有掌握行政事务人员的实际需求，结合需求情况灵活调整激励方法，才能满足行政事务人员的实际需求，达到激励的目的。例如，对于年轻的行政事务人员来说，其思维比较活跃，具有丰富的创造力，但由于进入社会时间较短，社会经验不够丰富，且在生活经济上存在一定困难，所以对年轻的行政事务人员采取的激励方法以物质激励与技能激励为主，将其工作质量与绩效管理挂钩，定期开展培训工作，提升年轻的行政事务人员的专业知识掌握程度，为后续岗位调整与职称晋升打下坚实基础。

对于高级知识行政事务人员来说，其心理素质比较成熟，生活经济条件良好，物质激励与精神激励所产生的效果并不明显，这些人群往往需要较好的工作环境与平台，可以保证其在平台上充分发挥自身的价值，所以针对这部分行政事务人员，最恰当的激励方式在于为其提供良好的工作平台与晋升通道，保证其拥有良好的工作氛围，以此有效激发其进取精神，保证业务成果的尽快形成。

3.多样化激励形式

在长期事业单位不良组织生态的影响下，诞生出平均主义与大锅饭等不良现象，在行政事务人员心理上呈现出消极平衡，从表面上来看，这种消极心理平衡维护了广大员工的利益，但从本质上来看，平均主义的出现也是限制行政事务人员成长的重要因素，导致所制定的激励制度难以落实，激励目的难以实现。比如，采取“轮流坐庄”的形式开展激励分配，每个月的最佳员工评选是轮流安排的，每个行政事务人员心中都已经默认激励分配资格，导致不重视物质与精神激励，自身工作效率自然难以提升。针对此种现象，需要杜绝激励机制中的平均主义，采取多样化激励形式，有效发挥激励作用。

首先，从激励管理机制上入手，明确界定实施激励的条件与标准，如行政事务人员工作业绩、月度绩效等，尽量减少主观评判因素的出现，如工作态度等，以量化指标确定激励的实施，才能保证激励效应落到实处。

其次，开展思想政治教育工作，在激励制度强制约束的基础上，以思政教育改变行政事务人员平均主义思维，使其充分认识到激励机制与自身工作效率之间的关系。管理人员也可以采取关怀激励、榜样激励等多种激励形式，充分展示激励机制的作用，促进行政事务人员工作效率的提升。

结 语

行政事务人员工作效率直接决定了事业单位的整体形象与可持续发展，在当前事业单位体制优化改革的背景下，提升行政事务人员工作效率成为事业单位竞争的关键要素，需充分认识到当前行政事务人员工作中所出现的实际问题，科学定位行政事务工作职责，并采取人本管理与激励管理等方法，有效促进行政事务人员工作效率的提升，保证事业单位的可持续发展。