水利工程档案管理存在问题与建议

屈建春，臧志美，李文鹤

（山东省海河淮河小清河流域水利管理服务中心，山东 济南 250100）

水利工程是为消除水患灾害、充分开发利用水资源而修建的工程项目。在水利工程建设过程中，会产生大量相关的文件资料，并进一步形成相应的水利工程档案。水利工程档案既能准确地反映水利工程的整个建设管理过程，也是今后水利工程规划设计和决策判断的重要指南和基本保障，还是水利工程建设质量终身制的重要凭证，对保障水利工程安全运行和发挥效益至关重要。因此，水利档案管理工作是一项系统、科学、长期的工作，做好水利档案管理工作，不断研究落实新形势下加强水利档案管理的新要求，在新时代水利工程管理中占有重要地位。

1 水利工程档案的基本情况

1.1 内容丰富

水利工程一般涉及范围广、规模大，所使用技术复杂，包含防洪减灾、水资源优化配置、水生态保护修复等多项内容，与水利水电、机械制造、建筑工程、电气设备安装等学科交叉，同时还与移民迁占等专业密切相关，因此形成的水利工程建设项目档案门类全、内容丰富，涵盖面广。

1.2 利用价值高

水利工程档案涉及水利工程建设过程中各参建单位所形成的许多方面的文件资料，包括施工前期准备工作中的各种文件资料、施工中形成的文件资料，涉及施工中事故发生的缘由分析、索赔的过程，以及竣工后的工程质量评估、验收工序的重要依据等等，是不可或缺的日常管理文件，也是工程建成后进行维护管理必不可少的依据和参考资料。

1.3 形成周期长

水利工程建设周期因不同的工程效益、水利条件、河流流域演变、风险特点或其他因素而存在很大的差异。即使一般的河道治理、农田水利和供水项目，通常也需要几个月才能完成，而对于一些重点水库建设、大型河道治理、水坝及水利枢纽控制性工程建设等项目，其建设周期需要长达数年或甚至更长时间，因此必然会导致相关档案资料的形成周期较长。

2 存在问题

随着经济社会的进步和水利事业的蓬勃发展，各类水利工程的建设规模不断扩大，施工技术水平不断提高，工程质量管理不断规范。近几年，新修订的《政府投资条例》《中华人民共和国档案法》《水利工程建设项目档案管理规定》《水利工程建设项目档案验收评分标准》等一系列规范性文件的相继出台，为水利工程档案管理明确了新标准和新要求，为进一步加强水利工程档案管理提供了遵循。但是，目前水利工程档案管理中仍存在一些不足和问题，主要表现在以下几个方面。

2.1 制度不够健全，落实不够到位

在水利工程建设中，普遍存在档案管理制度不健全、工作机制不完善或没有系统的工作机制等问题。一般情况下，中小型水利工程在建设过程中对档案工作重视程度不够，参建单位往往不会制定完善的档案管理制度，有的则制定了相关的规章制度，却没有配套的管理监督机制。在一些水利工程建设现场，施工企业没有文件资料的管理场所和设备，不能对工程档案进行妥善保管，致使文件资料存放不符合要求，档案管理滞后于工程建设管理。

2.2 文件资料收集不及时，归档不规范

在工程建设中，建设单位往往只重视工程进度、质量和安全等工作，对档案管理工作不够重视，甚至在工程建设竣工验收前才开始着手档案整理工作，因此易出现文件资料原件缺少、复印件不完整的现象。文件资料的收集、整理、立卷和归档不够规范、磁性载体档案不到位、隐蔽工程的档案缺失等现象发生，致使档案不能客观地反映工程建设的全部真实状况。不能及时完成工程的整档工作或工作成果达不到验收标准，从而无法及时进行档案验收,拖延了工程竣工验收的进度。

2.3 专业技术人员力量不强，队伍建设滞后

水利工程建设档案的管理具有系统性和科学性，档案管理工作人员应具有较高的专业素质。在当下的水利工程建设中，缺少专职的专业档案工作人员，人才队伍建设滞后。临时抽调负责档案管理工作的兼职人员缺乏档案管理业务知识和技能及经验，对水利工程档案管理的法律法规和制度要求不够清楚，从而导致水利工程建设档案管理工作水平不高。

2.4 数字档案管理水平不够高

水利工程档案文件资料多、形成周期长、涉及范围广，没有专业的水利工程档案管理工作人才，难以做好数字档案管理工作。电子档案、数字档案不能与纸质的档案同步归档，或归档档案达不到相关要求，查阅利用难度很大，甚至无法查阅利用。

2.5 软硬件设施配套不足

档案管理基础设施建设落后，是目前水利工程建设档案管理中普遍存在的状况。主要表现在硬件设备老化、技术支撑软件滞后于信息化时代要求、资金投入没有科学的计划、缺乏保障体系等。有的水利工程参建单位没有独立的档案室或库房，没有配置专用档案橱柜、计算机等设备，基础保障能力不强。

2.6 档案移交滞后，编研缺失

水利建设工程竣工验收后，工程档案竣工移交普遍存在滞后现象。一些项目法人和施工单位不重视竣工档案移交工作，不能及时向主管部门移交工程档案资料。还有个别参建单位和施工方不能做到全部规范移交，存在错卷、漏卷和整档不规范等问题。此外，完整、规范的水利工程档案是档案编研工作的前提条件，有利于水利工程档案进行更深层次的盘活和整合，为今后的水利工程建设提供更丰富的信息资源储备和更具有针对性的利用服务，以满足现代水利工程档案信息化的要求，并进一步提高水利工程档案利用开发价值和社会影响力。而由于档案移交滞后，规范性不足等原因，当下档案的编研工作普遍存在缺失现象。

3 措施

水利部2021年6月25日新修订颁发的《水利工程建设项目档案管理规定》（以下简称“新规定”），为做好水利工程档案管理工作提供了遵循和保障，今后应重点做好以下几个方面工作。

3.1 建立健全水利工程档案管理制度

为彻底改变档案意识薄弱现象，营造浓厚档案工作氛围，全面增强档案意识，应建立健全水利工程档案管理规章制度，明确各级水利工程建设部门的职责范围，建立权责清晰的水利工程档案工作网络体系和监督机制，严格执行各项规章制度；及时举办水利工程档案管理培训班，加强对水利工程档案制度和法规的培训和学习，规范水利工程档案管理工作。

3.2 坚持工程建设与档案管理同步进行

水利工程项目法人和水利工程档案管理主管部门应严格按照“统一领导、分级管理”的原则，在水利工程开工建设时，要向参建单位和施工方及时明确档案管理的具体任务和要求，以便参建单位做到工程建设管理与档案管理同步进行。新规定要求“项目法人主要履行职责任务、项目法人档案管理机构主要履行职责任务、项目法人工程建设管理相关部门主要履行职责任务、参建单位主要履行职责任务”。

3.3 建设专业化水利工程档案工作队伍

水利工程档案管理工作是一项具有系统性、规范性的工作，是水利工程建设的重要组成部分，应融入水利工程建设的全过程。水利工程档案管理工作应彻底改变为配合水利工程档案竣工验收需要，临时调配兼职人员突击完成文件资料的收集、整理、立卷和归档工作任务的现象。要加大水利工程档案管理人才培养力度，通过参观学习、培训、进修和招聘等形式，建设专业的水利工程档案管理队伍，全面提高水利工程档案管理水平。

3.4 大力提升档案数字化管理工作水平

在信息化和数字化的时代背景下，水利工程档案管理主管部门应全面强化档案信息化、数据化意识，积极开展水利工程档案数字化工作，做到在水利工程建设纸质档案归档的同时，开展相关档案的信息化、数字化工作，在保证档案信息原始性、客观性的前提下，实现“双规制”归档，同时开展声像档案管理工作，达到档案史馆的进馆要求和标准。

3.5 加强档案管理基础设施建设

水利工程档案管理部门要建立档案管理保障体系，制定严格的计划，加大资金投入，加强基础设施建设。从档案盒到机器设备，从扫描到数字录入系统，从档案架到库房，一律按照水利部的“新规定”要求配备，满足现代水利工程档案管理标准化、信息化的新要求。

3.6 及时办理档案移交

水利部的新规定明确提出“强调照片、声像档案收集整理归档、确定工程档案的归档范围、建立工程档案审查机制、明确各类文件归档时间、明确项目档案管理要求”等归档要求。在水利工程档案竣工验收前，水利工程档案管理主管部门协调水利工程项目法人、与参建单位和有关的施工方，签订档案移交合同或协议，移交工程竣工档案，确保水利工程竣工档案及时、规范、安全移交，并满足入库要求。水利工程档案主管部门的档案接受人员，应严格履行移交标准和手续签字移交，负责入库。并在做好档案管理的同时，做好水利工程档案的借阅、利用、开发和编研工作，在保证水利工程档案安全的前提下，积极做到信息资源共享。

4 结语

水利工程档案是在水利工程建设活动中直接形成的对国家、社会和今后工程维护有保存价值的各种载体的文件材料，是全面反映工程建设情况的真实记录，对今后的水利工程建设具有科学的借鉴作用。加强水利工程档案管理，特别是做好水利工程档案信息资源利用，多层次、多方位、多形式向水利部门和社会提供服务保障，是实现水利工程档案自身价值和档案管理工作的主要目的，将在水利科研、规划设计和生产建设中发挥愈来愈大的作用。