企业物资采购标准化管理措施

郭华

无论是什么企业，物资采购一直都是关系企业生产和管理的核心问题，是企业管理不可或缺的—个环节。推行标准化物资采购，高效整合企业采购资源，减少企业采购成本，对企业发展起着十分关键的作用。经济全球化背景下，各行业所面对的市场竞争十分激烈，传统的采购模式已经不能满足现代企业发展的要求。在企业发展的过程中，企业急需探索一种新型管理方法，推动物资采购管理工作朝着标准化、集中化、战略化和信息化方向发展。物资采购作为企业管理中一项重要而又复杂的工作内容，在实际工作中应遵循一定的原则与方法才能达到预期效果。对此，企业应制定一套标准化制度和流程，推进采购工作的规范化，强化物资采购制度与机制建设，做到采购信息公开化，从而切实提升企业物资采购的质量，推动企业发展。

一、企业推动物资采购标准化的必要性

在新的社会形势下，国内中小型企业已基本实现企业采购信息化。然而，广大企业在物资管理工作中依然遵循传统的采购模式，为了提高企业物资管理水平，必须要对现有的采购管理模式进行改革创新，将集中采购与分散式采购相结合起来，形成一种新的物资采购管理模式。企业在发展过程中逐步表现出规模扩大化的特征，对物资材料的需求也随之增加。为了能够满足企业的正常运行需求以及提高经济效益，很多企业都开始对物资进行大规模的集中采购，但是，不少企业并未从根本上控制采购物资的标准流程。伴随着企业的发展，物资设备不断更新，集中采购的规模变大，大量资金投入物资采购增加了企业的现金流风险。为了推动企业可持续经营，企业应积极推进基于标准化采购的企业物资采购管理模式。

标准化采购的实质就是通过制定设计标准、产品标准、服务标准和管理标准、工作标准、采购标准及工艺标准在内的一整套企业标准体系，是全方位、全流程和全周期物资采购流程。市场竞争日益激烈的今天，从产品到服务再到企业文化和管理制度，每一个环节都离不开标准的支撑，企业物资采购也不例外。采购成本是企业成本结构的一个重要组成部分，采购成本直接影响到企业产品生产成本、销售成本以及企业的盈利能力等指标，设备物资的采购对于企业利润及整个产品的质量都有着至关重要的影响。据有关研究资料显示，企业管理过程中，若采购成本所占比例减少1%，整体利润将会增加5%至10%。由此可以看出，若能强化企业物资采购标准化管理，必然会显著提高企业经济效益，控制企业物资采购是降低产品成本和提升产品质量最有效的方法之一。

标准化对物资采购运行起着引导和协调作用，标准的物资采购为企业提升经济效益提供了技术支撑，可以有效地降低物资成本，使企业采购效益最大化。在企业竞争日益激烈的背景下，企业要想赢得更多消费者，就必须走标准化管理道路，在设备和物资采购与管理的过程中，要与社会主义市场经济要求相结合，建立完善的采购制度，合理制定采购计划，严格执行采购标准，在系统综合电子集中采购平台的支持下，推动物资采购管理逐步完善，达到规范采购行为的目的，实施科学物资管理。

二、企业物资采购管理现状与问题

（一）企业物资采购外部风险

企业物资采购外部风险主要包括三个方面，其一，物资采购时，受自然因素影响大，采购及运输过程中，存在着无法抵御的各种不可抗力因素，有可能为企业带来无法估量的损失。其二，采购设备物资时，受社会因素制约，可能面临许多难以预料的阻碍，统称社会风险。如国内外形势动荡等政治因素、通货膨胀和物价过快上涨等经济因素，这使得物资材料的价格处于经常变动之中，增加了物资采购风险。其三，在市场环境持续起伏的情况下，企业物资采购面临着市场风险。尽管相关文件有明确的规定，买家在采购设备物资时，需遵循公开和公平等原则，但受许多客观因素制约，市场中大量虚假信息存在，采购信息不对称，造成原材料质量要求及价格预算同采购材料的实际需要不符，造成市场风险。

（二）企业物资采购内部风险

1.缺乏协作管理意识

物资采购要求有关采购管理部门经过合理预算，确定企业真正所需材料的数量及特定要求。物资采购预算主要包括采购成本预算、采购质量预算以及采购进度预算三方面内容。但往往会出现这样一种现象，合同部预算准确性不符合标准要求，实际采购数量和所订标准计划之间存在重大出入。物资采购管理属于系统工作范畴，包括设备物资的购置、入库和领用及评估等诸多环节与程序，每个环节中所涉及的人、财和物资源都不一样。通常情况下，不同环节都是由不同责任人承担。因此，如果采购过程中出现问题，需要相关人员进行共同决策。只有各个环节的人员产生协同管理意识，强化沟通合作，才能使物资采购管理发挥其应有的效益。但是，目前，大多数企业物資采购管理的各个部门、职位间协调意识不强，主要体现在计划数量及预算偏离实际采购、计划外设备物资采购和重复购置设备物资等，这就导致了物资采购成本过高及资源浪费现象较为突出等问题。由于各部门之间缺乏有效及时的沟通，物资采购计划与企业实际需要严重脱节，各类物资采购数量计划科学性及合理性不强，将对企业生产进度产生影响，并且严重地影响企业经济效益。

2.标准化管理意识不强

从目前的情况来看，我国大部分企业对于物资采购管理工作都比较重视，但是却忽略了标准化的建设。在实践中仍沿用传统的思维，未真正意识到标准化采购管理的真实价值。市场经济环境中，部分企业对于市场经济内部规律及风险指标认识不足，对于物资编码以及物资分类等相关概念缺乏深入理解，导致设备物资采购管理仅仅是一种表面现象，没有注重强化设备物资采购环节的标准化管理，导致物资采购控制措施不能得到有效实施，物资采购处于混乱局面，常常造成采购预算超支，给企业的经济效益造成不利影响，对企业长期持续健康发展极为不利。

三、强化企业物资标准化采购管理的措施

在我国市场经济快速发展和企业经营管理方式转变过程中，加强物资采购标准化建设具有重大的现实意义。促进物资采购标准化，应做好如下工作：

（一）在物资需求标准化方面

企业开展物资采购的第一步就是要明确物资需求，物资需求标准化重点是要统一物资的性能、参数和型号等具体要求，减少物资“万国牌”问题。从一定意义上说，物资需求并不简单地指代一种物料品种和设备，而是要将企业生产所涉及的物资全部纳入需求标准化的范畴，统一进行标准化需求申报。企业应建立完善的物资需求预测系统，以提高企业生产管理水平和经济效益。对物资编码标准、采购的技术条件和质量标准进行统一，是促进物资需求标准化的一项重要的基础性工作。

对此，企业应当积极开展物资编码评审工作。物资编码应涵盖企业生产所用物资的全部范围，实现物资编码全覆盖。同时，物资编码要保证准确性，严格按照编码的用途，根据物料属性与编码类别相匹配的原理，对已有编码物资的说明，工业说明、自然属性和其他特性开展综合性评审，防止重码和错码，确保一物一码。物资编码还应当确保通用性，在通用性方面，即与企业生产运行情况相结合，对企业生产核心设备配件、专用物资质量要求、技术参数及利用环境开展评审，降低非标、专利产品数量和产品独家购买等个性化要求，以提高编码通用性。

此外，企业应开展与安全生产有关的重大关键物资技术评审，根据质量标准、技术参数及绿色环保的要求，明确采购的技术条件，加强对技术评审结果的运用，需求计划的制定过程中，严格落实评审结果，制定完善科学的物资采购质量标准体系，统一质量标准及技术参数，将物资需求与产品规格品牌进行融合，实现需求批量的最大化整合，促进需求标准化。

（二）在管理标准化方面

物资管理标准化是物资采购标准化管理的制度基础，管理标准化重在建立规范的、高效的和可执行的业务运行机制，以有力推动采购管理效能与效率的双重提高。

首先，企业应当根据实际情况和发展战略需要，以管理优化和提升水平为原则，适时更新并调整现有制度内容，实现对采购管理的全覆盖，使之更加符合生产经营管理实践。同时，企业应当根据管理系统的标准化和信息化改造的需要，对各制度内容进行修改完善和删节合并，保证系统的简约规范、实用高效以及较强的可操作性。

其次，企业应以业务运行情况为依据，调整优化采购流程，实现采购流程操作程序化、简单化和标准化，保证采购业务流程的畅通和高效。对于招标采购、专家采购、询比价采购范围定义、组织方式、业务流程及配套基础资料进行规范与标准化设计，严格执行标准化的运行程序组织采购。建立完善的评价体系与机制，为采购标准化提供有力支撑。根据评估结果，进行标准化工作的管理诊断，推动不断完善，实现采购标准化水平的螺旋式提升。同时，构建市场调研体系，进一步把握物资市场价格及变化趋势，从而在物资采购价格上把握主动权。此外，企业应成立专业团队，重点督导、检查及指导企业内部物资的采购管理，并及时对企业物资采购管理人员进行专业培训。

最后，确保采购基础资料标准化。企业应结合行业特点和实际需要制定符合本企业发展规律和趋势的采购标准，提高基础资料应用价值。一方面，与国际接轨，参考国内外一般商务及技术文件模式，对已有采购基础资料文本格式和内容要素等标准化改造，推动采购文件的规范化和通用化。另一方面，本着有用、有效及切合实际的原则，针对已有采购单据、采购记录、报表和其他基础资料统一规范，减少重复的、多余的基础资料。通过采购基础资料的标准化，确立一套与采购实际相匹配的基础资料体系，有利于实现采购业务全程展现与工作验证。同时，企业应统一物资数据采集、取数逻辑和统计口径，保证统计方式、手段、时点范围和计算口径一致，确保数据来源、指标计算和数据统计的精确、真实和可信。

（三）在信息标准化方面

为推动物资采购标准化，企业应借助现代信息技术，建立标准化的采購管理操作平台。融合电子商务、ERP和CMIS等技术，建立电子采购平台，实现采购计划报告、采购实际过程和合同备案等全程在线办理。以信息公开和在线监督为手段，融合数字归档和其他功能，做到采购信息的公开透明、采购流程的永久追溯。建立基于大数据分析技术的采购智能决策支持系统，全面支撑采购工作的各个环节，进一步提升采购效率，提高采购管理水平。同时，企业可把规章制度、管理程序和业务流程关键控制点植入电子系统，实现采购管理系统的自动控制，保证规章制度严格执行及业务流程标准操作。此外，可依靠物料编码，把材料的性能属性、质量要求、技术标准和品牌名称录入电子系统进行信息化处理，在相应物料编码中对信息内容进行赋值。通俗地说，就是把标准化结果、技术结果和规范技术条件一一对应物料编码。

结语：

企业物资采购为其开展生产经营活动提供了重要保障。企业必须不断加大物资采购管理标准化建设力度，推进物资采购信息化工作，完善企业物资标准化采购体系，以提高企业物资采购管理水平。