编辑流程优化视角下对初审环节的强化

宋先红

（肇庆学院 学报编辑部，广东 肇庆 526061）

一、引言

在学术期刊编辑工作中，基于对时效性、准确性和公正性的考虑，形成了一系列的编辑流程。这些流程有一定的次序、安排、标准和要求，包括审、改、校、印等环节，在行业内被人称作“编辑六艺”，具体指选题、组稿、审稿、编辑、加工、校对等编辑出版工作。这些流程是在长期的出版编辑工作中形成的，相对稳定且必不可少。但是，在宏观层面上由于科技进步引起科技传播方式、投稿和组稿途径的不同，同时科技期刊评价造成的期刊的加速分层和分化，上述流程中工作方式、工作媒介和工作内容都在发生着历时和共时的变化；在微观层面上，由于刊物特点特色、主编的办刊意识、责编的执行能力的不同，上述流程中各环节的着力点和具体处理方式也存在着很大的差异。但是，无论从哪方面讲，为了办刊效率、质量的提升以及办刊方向的调整，随着时代的变化，编辑流程的再造或优化对每个刊物、每个编辑工作人员都应该永远在路上。

提高办刊效率和办刊质量一直是学术期刊编辑流程优化和再造的动力，而科技进步也永远是实现优化和再造的基本条件。比如尹松林，张望新，董艳东就在信息化条件下提出了对学术期刊编辑工作流程进行优化的意义和方法[1]；张宁则在《大数据时代科技期刊编辑流程的优化及编辑素养刍议——以《中华创伤骨科杂志》为例》一文中“探索大数据对科技期刊编辑出版的影响势在必行，将大数据结合应用于科技期刊的编辑出版流程，打破传统科技期刊的编辑流程局限，实现科技期刊的完美转型。”[2]刘玉清认为“媒介融合使编辑流程发生了许多变化，对编辑人员的业务能力提出了更高的要求”，“分析融合媒介中编辑流程3个阶段9个步骤的变化，提出随着编辑流程的变化对媒介编辑人员的报道策划能力、素材控制能力和一专多能方面的要求”[3]。

提高学报影响力也是学术期刊进行编辑流程优化和再造的另一个动力。只不过，为这种动力所驱的流程优化和再造主要将侧重点放在了组稿和传播这两个环节。例如，花大力气邀请名家学者做栏目主持人并为刊物组稿[4]，利用学术会议或者邀请大家做编委组稿[5]；又如，利用地域或学科优势打造特色栏目；抓住社会热点，联合专家一起打造热点栏目[6]。而增强出版、优先出版、创办微信公众号等方式则是学术期刊在发行、传播环节充分利用新媒体的优势，来提升单篇论文和期刊知名度和影响力的有效方式。

上述学术期刊编辑流程优化和再造最终指向的都是期刊编辑成品——可以刊发的论文，而不是期刊论文的制造者——作者。其实，从稿源和编辑工作基本职责的角度讲，作者和他们投来的稿件才是我们在编辑过程中更应该关注的。对于以“为学校教师服务”“以反映本校科研和教学成果为主”的地方高校学报在编辑流程中更应该强化与作者互动的环节——审稿环节。而从编辑实践的角度出发，我觉得更应该强化三审中的初审环节。下面是从必要性、编辑实践和效果三方面来进行讨论。

二、地方高校学报编辑流程中强化初审环节的必要性

（一）详尽告知的必要

初审是编辑收到来稿后第一件要做的事，即对稿件的政治问题、学术水平、稿件内容、创新性、规范性以及重合率等问题进行审阅。一般来说，初审有两个结果：直接退稿和初审通过并送专家审稿。现在，大部分编辑部都使用系统投稿，退稿信和初审通过通知都是系统设置好的。以知网投稿系统为例，退稿信和初审通过通知分别如下：“您好！您的文章《********》（稿号：*******）没有通过我刊评审，建议另投他刊。感谢您对我刊的关注和支持！希望您继续支持本刊，将您研究最新成果的论文投寄本刊。”“您好！您的稿件《*********》（稿号：********）已通过我刊初步审核，请您时常登陆我刊在线办公平台查看稿件审理情况！”从系统设置的角度讲，这两封信具备了社交的基本礼仪和基本的初审信息，是一个符合所有情况的标准答复，没有问题。但是，如果从以人为本、互相尊重、把作者当朋友的角度讲，这两封信都是不完整的，忽略了作者对详尽信息了解的心理。退稿信缺乏令人信服退稿的理由，因而显得冰冷无情；初审通知信缺乏专家审稿结果通知的大致日期，因而显得突兀和缺乏热情。因此对于初审编辑来说，我们要加强初审流程，认真对待每一份稿件和每封退稿信。

（二）培养作者的必要

近二十年多年来，随着中国高等教育的快速发展，中国培养出大量的硕士、博士，并将之充实到教学科研一线，但同时随着中外科技交流的日益加深和中国跻身世界科研一线步伐的加快，科研方法、科研范式和科研要求都发生了极大的变化。如果一个科研工作者在过去的二十多年中不是亦步亦趋地紧跟科研环境变化的步伐，他/她的科研敏感、技术和方法都有待重塑。这种情况对于一流的高校或者前沿的科研工作者来说可能并不是问题，但是对于地方高校来说，在年龄较大的教师群中，这种情况却实实在在地存在。而在1980之后的年轻教师群体中，科研状况呈现出明显的学科差异。在学校强势学科中，年轻教师普遍学历高，科研经历丰富，接受了正规的科研训练，因此他们的论文写作能力强，论文质量高。但因为众所周知的原因，他们并不是地方高校学报作者的主力军。地方高校学报的主力军主要来自学校弱势学科或者像音体美这些以术科为主的学院。这部分老师普遍学历为硕士，所受的科研训练少，科研经历也不丰富，因此他们的论文从格式、规范到结构内容都存在着很多问题。因此，对于不熟悉新的科研范式的年龄大的教师和科研训练不足的年轻教师以及投稿的在校硕博士生，学报编辑就肩负着培养作者的重任。

为什么要培养作者呢？一是这些群体是地方高校学报投稿的主力军，从学报作者群可持续发展的角度讲，有培养的必要。二是这些作者虽然接受的科研训练少，但并不意味着他们没有科研创新能力，所以对那些有科研敏感性、又愿意学习的作者来说，有培养的价值所在。三是地方高校学报作为学校的教辅部门，有服务作者、培养作者的义务。这就是王颖所说的“一个优秀的编辑要有能力从他们的投稿中发现优秀稿件，并善于与他们沟通，甚至抱着培养的心态去关注他们的学术动态，只有这样的标准和独特性的付出，才有可能会为自己的学报招拢人才、建立稳定和长远稿源”[7]。

（三）提高复审通过率的必要

对于地方高校学报而言，存在着稿件量不均、优质稿件少的情况，一般是人文社科稿件多，理工科稿件少，很少有从形式到内容都符合要求的原稿。所以，编辑遇到内容上稍有创新，但论述过程有缺陷或者论文结构需要改善或者格式不规范的稿件，就需要在初审环节、送外审专家审稿前写出修改意见并发回作者修改。不然，将原稿送专家审阅，不通过的可能性就很大。对来稿量多的学科，我们当然可以择优送审，但是对来稿量少的学科，如果对所有的来稿都不加处理地直接送审，这既不是一个负责任的编辑的工作态度，也很可能会面临着无稿可用的地步。

三、强化初审环节的实践

从上文可以知道强化初审环节对期刊能够拥有一批稳定的作者群和保证有充足的稿源非常重要，也充分体现了编辑为作者服务、以人为本的职业风范。而真正体现编辑的执行力和编辑素养的要落实在初审编辑的实践环节。

（一）直接退稿的回复

每一篇稿件，不管质量高低，都凝聚着作者的心血和劳动，值得我们去尊重。我们编辑自己曾经对论文的写作和规范也是一知半解，我们都经历过而且肯定以后还会遭遇被退稿的经历。如果我们就直接以“您的文章没有通过我刊评审，建议另投他刊”这样貌似客气实则冰冷的话语回复作者，不难想象作者肯定会有那种“被拒得不明不白”的沮丧和愤懑，恐怕以后再也不会对学报有第二次投稿了。因此我们有义务为作者提供一个较为详尽的退稿原因：是重合率过高？还是与学报的办刊特色不符？还是论文的创新不足、论证不充分、结构有问题？等等。这样做不仅可以显示我们的专业素养而让作者对退稿处理心悦诚服，也会让作者从退稿信中有所收获，还可以感受到被人认真对待的温暖。我自己就非常感激多年前的一次被退稿的经历，有理有据的回信让我认识到自己论述上的缺陷，也从此引发了我对论文结构的关注和学习。人同此心，心同此理，我想所有有志于学的作者应该都是这样的。

（二）退修送审的回复

对于一些材料充分、在观点或方法上有一定的创新的稿件，如果在结构上、表述上或者规范上存在可以修补的缺陷，比如有的论述逻辑前后顺序颠倒，有的缺少对前人研究的描述和讨论，有的摘要和参考文献很不规范，这些问题很有可能导致专家审稿不通过。对于此类稿件，我们一般会认真通读原稿，并在稿件上做出详细的标注，然后发给作者修改。当然我会很明确地告诉作者这是送审前的修改。如果作者能够认真对待这些修改并在规定的期限内将提升后的稿件发回，我们就马上安排送审。如果作者不能认真对待此次修改或者没有能力按要求修改，那我们就再做退稿。

为了提高编辑效率，我们把初审退修标注分成两类。一类是通用的规范类标注，像篇名、作者、单位的正确信息提供、摘要的规范写法、关键词的提取、英文翻译的修改说明、参考文献文内文后的规范著录等。此类标注对所有的文章都适用，我们就按要求作出带有详尽示例的电子版本，在原稿中标出，便于作者按例修改，这对作者来说也是规范的普及和学习。第二类是个案类标注。不同的稿件会出现不同的问题，那我们就在通读的基础上针对不同的问题写出不同的修改意见供作者参考。这包括：1. 要素类问题的修改标注，如是否有前言、研究综述或结论部分的欠缺；2. 逻辑类问题的修改标注，如描述部分和讨论部分是否有照应、前后关联或者观点和材料次序是否正确；3. 图表类错误的标注。哪里错了，应该如何修改；4. 表述不当或不准确的标注。

（三）直接送审的修改备案

当然我们也会收到从结构到形式都基本合乎要求的稿件，这类稿件基本上可以直接送到对口专家那里进行专业性审阅。那我们是不是可以就完全不管了呢？绝对不是。我们在初审的时候需要做两件事：一件事是对稿件的基本情况要完全了解，这样才能在专家审回后判断专家的审稿意见是否专业和客观，这样就不会出现因为专家意见太主观或有偏颇而错失好稿。另一件事就是把我们在送审前发现的稿件问题做一个备案。专家意见返回后，没有通过的，我们要把专家意见和我们初审时发现的问题综合起来一起发给作者。可以采用的，我们不必急着编辑或者直接把专家修改意见返给作者。而是要把初审编辑意见和专家意见汇集起来，再通读全文，然后按照上文的第二种方法把修改意见进行整合归类，尽可能详细具体、全面地把问题标注出来，供作者修改。

四、效果和意义

初审作为“三审三校”中的第一道流程，也是一个同时连接出版五要素——作者、稿件、编辑、审阅专家、读者中前四个要素的环节，也是使后续环节得以开展的门槛环节，更是具有打通编辑部内外的开放特点，其重要性不言而喻。初审环节一旦得到强化，功课做稳、做扎实，其效果必然很好，对作者和编辑工作意义非凡。

（一）培养了作者，扩大了作者群

无论是直接退稿信还是退修信，我们编辑都给出了具体、详尽的意见，对于规范类的错误我们还给了修改示例和修改说明。因此，无论是稿件被退的作者还是稿件可以录用的作者，一方面可以感受到我们真诚的态度和专业的付出，另一方面在论文规范和论文写作方面也能够有所收获。经过邮件的往来和电话的沟通，很多作者和我们都成为了朋友。而且这样的做法还有口碑效应，这点在外稿量的增多上可以看得出来。有时候我们处理了一个作者的稿件，接下来我们还会接到他的同事、同学和朋友的稿件。这对我们的工作来说就是一个令人欣慰的正向回馈。

（二）减少作者修改次数，提高了编辑工作效率

上述强化初审环节中的第三种措施，其实是传统“三审三校”中初审和编辑加工环节的一种交叉和结合。很多人在初审时只是用整体扫描的读法对待稿件，得其观点、方法和结构之大要，不做任何标注和批点，把审阅的任务完全交给审稿专家，然后再把审稿专家的意见直接转给作者。等到作者修回稿件进入编辑阶段的时候，编辑又会发现除了专家意见之外还存在很多需要作者修改的地方，于是又不得不发给作者再次修改，如是者三，搞得作者不胜其烦。一来二去，也浪费了编辑自己的时间和精力，拖长了稿件处理的时间。真是两头不讨好。支持和践行集初审和编辑交叉做法的同行应该不少，张红梅等也在文章中指出，这样“可以在正式编辑文章之前，让作者把错误的、需要删减或补充的，格式不规范的尽量在编辑前进行修改，一方面可以减少作者的修改次数，另一方面也可以提高编辑效率，免得编辑后才发现文章需要大改”[8]。

五、结语

学术期刊编辑出版流程不是僵化的、固定的，而应该是科学的、人性化的、为学术的、为作者的，也应该与时俱进的。一方面是编辑出版技术的进步使得学术期刊编辑出版流程需要优化和再造，同时学术期刊出版传播方式的变革也促使编辑出版流程的优化和再造；另一方面，无论编辑还是作者，都是具有独特个性和习惯的个人，其工作方式和风格都应该被关注和尊重。在地方高校学报工作实践中，强化初审环节不只是对编辑工作流程的优化和再造，而是责任编辑认清自己的刊物和作者群的实际特点对工作所做的一次调整。我们面对的不只是一篇静态的文字稿件，而是一个个积极努力的科研人，值得我们真诚对待。我们在初审阶段只需多加入一点耐心和用心，就可以获得作者、编辑和学报三赢的局面。毕竟，“作为一名学术期刊编辑，精心打造论文内容是我们的工作职责，热忱为作者服务是我们的职业态度，认真钻研编辑业务和进行学术研究是我们的职业追求，对新信息、新技术一直孜孜以求、与时俱进是我们的职业动力。在这个岗位上，我们既要能静下来，又要能动起来，既要有学术追求，又不失人文关怀，这既是职业的要求，也应是人生的境界。”[9]