浅析民办高校经济合同管理

刘金花

一、引言

现实生活中，经济交往是我们每个人都接触的事情，而对一个民办学校，频繁的经济活动更是学校蓬勃发展的标志之一。经济活动的顺利开展离不开经济合同管理，但是绝大多数民办学校的合同管理，无论是对合同操作的精细化还是对合同事务的管理，都远未达到较高水平，既不能实现其交易利益的更大化，也不能实现其法律风险的更小化，故对经济合同管理问题的研究很有必要。

二、民办学校经济合同管理现状分析

1.合同管理机构不健全

民办学校的收入较单一，主要以学费收入为主，财政拨款很少，为了提升学校的办学竞争力，民办学校把资金主要放在引进高层次人才、教学科研与教学改革、学生管理等方面，行政机构和职能部门也是围绕上述目标而设置的，故很少有民办学校设置专门的合同管理机构。民办学校的合同管理工作大都是由后勤部门、学校办公室、资产管理等部门兼管，这些部门一方面有自己本部门的工作，再兼管合同管理明显人手不足；另一方面，这些部门缺乏合同管理所需要的法律、经济等方面专业人才。合同管理得不到足够重视，因合同的履行而引起的法律纠纷时有发生，给民办学校的声誉造成不良的影响。

2.合同管理人员缺乏法律风险防范意识

部分民办学校不重视合同管理，缺乏法律风险防范意识，不关注《民法典》与原《合同法》条款的变化，很多高校意识不到经济合同管理对于学校的重要性，潜意识中认为经济合同只是我方与对方签订的一份书面证明，抱着应付的心态草草签订经济合同，导致学校可能面临较大的风险。有些民办学校的业务经办人完成了交易事项后到财务部门报销，财务部门提出要附上合同，为了应付财务部门不得不补签合同，这样的合同对经济业务往来双方来说完全没有法律约束力。甚至有些民办学校为了逃避税款的征收，就同一交易事项签订两份合同价款等实质性内容不一致的阴阳合同。更有甚者认为因我方与对方单位多年来一直有业务往来，出于对对方单位的信任不签订经济合同。这些都将会给民办学校带来极大的法律风险，不利于民办学校的健康发展。

3.经济合同预算管控不到位

大部分民办高校的预算管理不完善，民办高校上层领导对预算不够重视，认为自身不是公办学院完全不需要预算管理，着重体现在基建合同、维修合同预算管理方面。在领导眼中学校预算形同虚设，预算金额可以随意调整，预算项目可以随意增加。这造成学校预算管理部门很难对基建、维修等合同进行监管，导致学校预算每年进行多次调整，且学校预算报告与年终决算报告金额出现巨大偏差，增加预算管理部门工作量，使学校本科合格评估、审核评估存在风险。

4.合同执行过程监控不到位

合同管理是系统、动态的全过程管理，民办学校只注重合同签约，合同履行过程中缺乏衔接与监督。合同签订完后，除了业务经办人关注合同的履行外，没有别的部门和人员再给予监控，当签订的经济合同因某些市场变化或者政策调整的客观原因导致学校利益受损时，并没有专业人员按照相关的程序办理经济合同的补充、变更或是解除。财务部门没能对合同收支做实时的跟踪调整，缺乏有效的内部控制，极可能导致到期的款项不及时回收或超额支付合同结算款。民办学校没有建立合同履行风险的管理机制，没能及时对合同履行中的风险进行识别和控制，使合同的履行处于被动的状况。

5.合同管理信息化水平不高

民办学校的合同管理虽然也采用信息化管理，但信息化水平不高、系统更新不及时，管理系统难以形成闭环管理，不能实行合同信息的资源共享。缺少可以和财务、采购等部门实现信息共享的经济合同管理平台，这导致相关管理人员要想全面获取经济合同的相关信息时存在一定困难，财务会计不能真正按照经济合同约定的进度来确定收入和支出，无法准确、全面、及时地对学校的经济业务开展计量、统计，不利于高校内部控制建设工作的推进。在信息化、数字化、智能化的大数据时代，提高合同管理的信息化水平是民办学校现代化管理的必然首选。

6.不重视合同档案管理

民办学校的合同大多由合同的业务经办部门保管，都是采用原始Excel表格手工录入的方式记录合同的基本信息，各部门的表格格式不统一，难以进行汇总合并，领导难以全面了解学校对外经济活动的相关信息。民办学校没有合同档案管理的相关规章制度，没有对合同的档案统一管理，没有专人负责整理保管，使合同信息录入不及时，丢失、毁损、遗漏的情况时有发生，造成合同后期的查阅和使用非常不便，还有可能造成严重的经济损失。比如合同违约产生纠纷时，学校因为没有保存合同文本，被对方抓住漏洞篡改合同而被告上法院，这样的案例在现实中并不少见。

三、规范民办高校经济合同管理的对策分析

1.建立完善的合同管理流程

加强合同管理制度建设，建立健全规范的合同管理制度体系，设计严密的业务流程，对合同实行分级分类管理，明确合同订立的授权审批程序、权限，确保所有签订合同经过学校合法授权，严防签订超出有关规定范围的合同情况的发生，严禁校内部门、单位或个人未经授权以学校名义对外签订各类合同，严禁违反上级规定签订担保业务合同、对外投资合同和资金借贷合同。同时，学校全面梳理合同管理业务流程的各个环节，查找各环节可能存在的风险，确定关键控制点，明确合同管理在合同调查、谈判、审核、签署、履行、结算等各环节的控制要求，不相容岗位相互分离、相互制约、相互监督，并设置相应的记录或凭证，及时、客观记录各环节业务的完成情况，实行痕迹管理，确保合同订立、履行、后续管理等环节得到有效控制。

2.加强经济合同管理人才队伍建设

经济合同需要专业人员去管理，其是一个专业性较强的工作，涉及会计、审计、建筑、法律等方面的知识，经济合同签订内容需要由具有法律知识的人员审核，经济合同执行完毕后工程验收需要专业人员去现场进行审计验收等。所以各个高校应重视经济合同管理人员招聘，定期组织现有经济合同管理人员参加校内外培训，同时，重视经济合同管理人员思想政治教育，树立合同管理人员爱岗敬业、遵纪守法、清正廉洁的理念，提升民办高校经济合同管理水平。

3.加强经济合同预算管控，对经济合同实行全过程管理

各民办高校内部控制的首要环节就是预算管理，制定经济合同项目预算，完善预算管理制度，同时上线内部控制财务管理系统，实现对民办高校经济业务从预算到结算的全面管理，加强合同预算管理，坚持厉行节约，精打细算，加大预算资金的统筹力度，有效盘活存量资金，优化支出结构；规范项目设置，加强预算评审，推进绩效管理，提高学校预算资金使用效益；完善预算管理链条，加强预算公开，努力构建全面规范、公开透明的学校预算管理制度。在编制预算时要求各归口管理部门在申报预算时精细化编制每一笔经济合同项目预算，严禁随意填报预算金额。在经济合同执行过程中，以预算为抓手对合同实行全方位、全过程管理。在合同执行过程中严格按照其申报的预算执行，确保专款专用，严禁挪作他用。在执行过程中预算项目确需更改预算金额的，按照学校预算变更流程出具审批手续。归口部门要定期对经济合同执行情况形成报告，提交财务处和审计处，财务部门会同审计部门对执行情况提出建设性意见，保证合同项目预算科学合理。

4.明确合同管理中相关部门的职责

合同管理是一项涉及多部门、综合性强的工作。因此，需要明确合同管理中相关部门的职责。学校根据自身实际情况，按照“统一指导、分口管理、各负其责”的经济合同管理机制确定归口管理部门，负责对经济合同进行指导并管理。制定详细的规章制度和流程来规范高校经济合同的审批、签订、履行、保管等环节，维护高校的经济合同管理系统，对经济合同的履行情况进行监控，定期检查经济合同管理中的薄弱环节，做好经济合同归档保密工作等。具体来说，负责梳理学校合同管理业务流程，进行风险评估，确定关键控制点，制定合同管理制度体系，发挥专业特长，审核合同权利义务的对等性、违约责任、争议解决方式等重点条款内容，提出修改意见。管理合同标准文本和相关资料，参与学校重大合同的文稿起草、协商谈判、内容审查和正式签订，监督检查合同的履行、变更、解除等情况。组织相关部门开展合同纠纷的调节、仲裁、诉讼活动，妥善保管合同专用章，对合同履行情况进行适时登记，对合同资料进行及时归档等。定期进行自我评价，及时发现合同管理中的高风险和薄弱环节，有针对性地修补漏洞和纠正偏差，实现合同管理的不断完善。

5.加强经济合同管理信息化建设，实现合同信息互传

当前科学发展日新月异，信息技术已然遍布各个领域。如果各经济合同管理系统之间没有实现信息共享，这给经济合同的查询、信息的提取都将造成了不小的困难，不利于高校内部控制建设工作的推进，因此，将现代信息技术渗入于经济合同管理中来，充分利用信息化管理平台，充分利用信息化技术，建立统一的经济合同管理平台。在经济合同管理的每一个环节之中也渗入信息技术，使得各环节能够全面对接，减少信息不对称的情况。经济合同履行监控模块主要是监督合同的执行，包括对合同金额、收付款进度的监督，合同归档模块主要包括合同签订完成后的扫描上传，按照类别进行统一编号。此外，经济合同管理平台应与财务系统实现对接，财务系统可以从中调取收入、支出合同的数据，确保收入合同实现应收尽收、支出合同与预算相符，以防范财务风险，推进高校内部控制工作顺利开展。

6.加强经济合同的归档保密工作

经济合同明确了高校的权利和义务，里面涉及工作、商业秘密，是十分重要的文档资料。应利用信息化技术将经济合同进行分类和归纳，完善其备案和登记制度，促使经济合同管理工作更具现代化和高效化特点。民办高校应设立专人负责合同管理工作，由专业人员通过统一的经济合同管理平台，结合经济合同类型对合同进行科学分类和统一编号，运用信息化手段建立经济合同台账，定期查看经济合同的履行情况，对于履行过的经济合同，及时办理销号和归档手续，线下设立专人对合同文本进行整理装订归档，对于合同内容变更等相关资料及时整理存储，保证数据信息的完整性。此外，及时做好经济合同安全保密工作，加强对工作人员的安全保密教育，防止任何人以任何形式泄露经济合同中涉及的机密，以防止学校的经济利益遭受损失。