大数据时代基于云会计的财务共享中心费用管控探究

马 婧

(国家管网集团北京管道有限公司，北京 100101)

在时代发展过程中，互联网、大数据以及云计算技术已经运用在许多领域，现在从事财务管理工作的人员应该及时转变固有观念，只有这样才可以提高财务管理工作的效率，保证财务管理工作的规范性。在这种外部环境下，财务共享服务模式得以产生。众所周知，报销业务是企业财务工作的重要内容之一，在财务共享服务模式中，这项工作的开展也是十分重要的，因此，文章从费用报销管控体系的角度对财务共享服务模式加以研究。

1 基于云计算的财务共享中心产生的重要意义

在经济发展过程中财务管理体制也在不断发生变化，财务共享中心作为一种全新的财务管理体制在实际工作过程中十分受财务工作人员的喜爱。财务共享模式是基于大数据技术发展起来的，大数据技术的快速发展使得财务共享模式也得以快速发展。财务工作人员可以利用财务共享模式将子公司的财务状况与母公司相联系，从而建立一个比较全面的费用报销流程，建立更加科学、合理、规范的费用报销管理机制，使得报销流程更加透明、规范，避免资金风险的产生。

费用报销的管理控制工作是企业财务管理中的一项重要组成部分，受到了学术界官方关注。一些学者提出了一种使得费用报销、审核便捷化，报销支付和会计凭证生成自动化等优点的流水账式网络费用报销模式，并且指出网络费用报销管理平台实施中的困难与解决措施；一些学者提出在建立网上报销立场的基础上，将网上报销系统与财务系统、银企直联系统三者进行有效对接，从而实现财务记账、银行付款的自动处理工作；另一些学者针对没有专用发票而仅仅只有简单的普通收据情况下的费用报销模式，构建一种基于云计算的财务共享服务系统下的费用报销模式，这最显著的变化是将原来传统意义上的报销单据转变成企业云平台上处理的相关数据。

2 大数据时代下企业搭建基于云会计的财务共享中心费用管控框架的必要性

财务共享中心模式是现在企业运用比较广泛的一种财务管理模式，在搭建财务共享模式的过程中需要使用到云会计以及大数据等相关技术，这样可以最大限度地提高企业财务管理工作的效率，从而为企业制定决策提供信息基础。费用报销是企业管理活动中一项十分重要的任务，这项工作相较于其他工作来说变化比较大，所以在对费用进行管控时也会出现各种各样的问题。要想提高企业费用管控质量，需要借助云计算服务中心，将子公司与母公司的费用管控工作进行统一，这样不仅可以提高企业费用管控质量，还能提高企业对资金的利用效率，进而降低企业资金出现问题的可能性。在这个过程中，企业要想提高费用的管控质量从而提高企业财务管理水平，就需要搭建基于云会计下的财务共享中心费用管控框架。

财务共享模式下费用管控体系主要分为费用预算、费用执行以及费用分析三个方面。费用管控工作从形式上可以分为前台业务与财务后台业务。前台业务主要是进行费用的申请与报销工作，财务后台业务主要是进行费用申请与报销的财务凭证处理工作。

3 企业使用财务共享中心费用管控的优势

3.1 降低企业成本

在企业日常经营过程中，存在许多零碎资金在不同部门之间进行流通，这部分资金并没有得到有效利用。使用财务共享中心费用管控可以有效将这部分零碎资金利用起来，对其进行专门化的管理，从而降低企业成本。

大数据为企业收集信息提供了非常大的便利，财务信息共享中心可以将企业利用大数据平台收集到的信息进行有效处理。以出差为例，大数据平台可以收集工作人员将要出差目的地的食宿信息，然后将这些信息反馈给出差的工作人员，这样不仅可以减少工作人员自己寻找食宿地点浪费的时间，也可以有效控制出差人员的花销，从而降低企业的运营成本。

3.2 利于建造财务数据库

企业在日常运营过程中建立财务数据库不仅可以减少企业因为各部门费用消耗不清晰导致的预算问题，还能在出现问题时及时制定解决措施，从而最大程度上降低企业出现经济问题的可能性。除此之外，财务数据库的建立还可以帮助企业工作人员进行财务数据分析。

3.3 费用组审核人员的工作效率显著提高

明确费用管控系统工作人员的具体工作，在进行费用报销时经手的工作人员变少，这极大地减少了费用核算需要的人力资本，从而提升了审核的效率。共享中心在进行工作时是具有固定的流程的，系统可以根据单据进行分类，对部分内容进行自动核对而不需要借助人工，很大程度上减少了人工复核的工作量。财务共享中心的费用模块不仅可以提高财务处理的效率，还能提高财务部门的人员利用效率，从而为企业节约人力资源。

4 企业进行费用管控的原则

企业进行费用管控首要遵守的原则便是统一性，这样可以提高企业进行费用管控的专业性与统一性。通常情况下企业财务共享中心模式下的费用管控工作的开展主要是基于四个目标：一是预算合理性，二是流程规范性，三是报销工作的高效性，四是考核的精细化。根据这四个目标在进行费用管控时企业应该遵循以下原则：一是合理化。企业在进行费用管控工作时应该以资源配置的合理化为前提条件，这样可以充分利用企业的各种资源，实现资源利用的最大化。二是规范化。企业在进行费用管控时应该对每一步的工作进行规范化的要求，确保工作人员的工作符合规定，最大限度避免随意性事件给企业费用管控工作造成的影响。三是高效化。工作人员在进行费用管控工作时应该提高每一项工作的工作效率，这样可以降低开展费用管控工作的时间成本。四是精细化。企业之所以开展费用管控工作，就是因为在日常工作中企业存在各部门之间费用划分不清晰的情况。为了解决这部分问题，成本管控工作的开展应该具体到每一处细节，这样可以实现费用的统一考核。

5 企业费用预算管控

企业在进行费用管控工作时首要考虑的便是预算管理工作。通常情况下进行费用的预算管理工作时会采用年度与月度相结合的管理模式，在具体实施过程中这个模式关键的地方在于年度与月度费用的预算编制以及费用预算的执行情况等。企业内部需要承担预算责任，具体来说就是企业各部门需要进行预算编制工作，这样可以将费用的管理、控制以及考核工作的责任具体落实到企业的每一个部门、每位员工在这种管理模式下可以提高自身的费用管控意识。

建立财务共享中心的费用管控机制可以有效提高费用预算的执行力度，也可以提高费用报销的及时性，极大地提高了企业费用管控工作的效果。

6 大数据时代基于云会计的财务共享中心费用报销管控流程

财务共享中心模式作为一种创新的财务管理模式，已经被越来越多的企业所熟知和认可。大数据、云计算技术的发展以及应用，使得企业通过该种共享模式实现财务管理工作的转型，提高财务工作人员的工作效率以及企业费用管理控制的水平。财务共享系统在对费用进行报销时，通常的流程是工作人员将纸质的报销发票扫描到计算机上，这样可以实现实时传送，从而减少中间工作人员的工作量，报销人员、审核人员以及管理工作人员可以直接在计算机上进行实时监控。下面笔者将从四大方面对企业财务共享中心费用报销的管理控制过程进行阐述。

6.1 报销申请

众所周知，管理的第一条程序是进行报销申请，财务共享服务模式与管理的相关模式也是一样的。进行报销的第一步便是确定报销类别，报销类别与预算项目要相符合。在预算过程中需要结合部门出差的实际情况、人员的数量以及不同的级别进行分类，另外还要进行二级分类，例如餐补、车补、住宿费等。以具体的出差事项为例，工作人员在确定出差以后需要在系统中进行申请，然后根据出差人员的职位确定住宿以及出行标准。为了给出差人员提供更加便利的服务，不同的商旅平台都提供了便民措施。例如接机服务，会根据不同人员的需要选择不同的出行工具进行接机；叫醒服务，会为早起赶行程的工作人员提供叫醒服务。出差人员也可以根据出差的人数、不同人员对车型的要求进行选择，也可以在携程、同程、去哪儿网等网站进行机票、火车票、客车票的预订，在这种情况下可以简化工作人员的报销流程，通过与不同商旅平台建立合作，解决工作人员出行困难的问题，进而实现出行、住宿、餐饮一条龙服务。

工作人员在报销时，财务工作人员需要对实际出差人员提供的报销凭证进行审核，在审核通过以后才能将纸质版凭证扫描进财务共享服务模式的数据库，子公司负责进行审核的工作人员需要对计算机中的凭证进行检查，另外还要传输到财务共享系统中进行第二次的审核。在互联网快速发展的时代，财务共享中心的相关费用报销系统具有高级电子影像OCR识别功能。该功能主要是为了更加准确地识别工作人员上传的各种票据的信息。对于那些统一打印表格识别税收业务的单据也可以进行轻松的识别；除此之外，对于打印质量不高、清晰度差的印刷体内容也可以通过表单识别技术进行轻松识别。这些都是传统财务工作中难以解决的问题。与此同时，费用管控共享平台一定要具有自动的发票检验真伪的功能，而且发票真伪的检验应该与票据传输同时进行。一经发现票据出现问题，费用报销的流程会立刻停止。这是一种避免出差人员造假的重要手段之一，可以杜绝工作人员弄虚作假的情况，进而减少企业经济利益的损失。

6.2 主管领导审批

主管领导需要对工作人员提供的材料进行准确性与真实性的审核。在云会计平台中，主管领导可以随时随地进行审核工作，在计算机中对数据进行真实性的审核。由于纸质版凭证已经传入财务共享中心，主管领导可以直接在财务共享中心平台中进行审核，这样可以最大限度提高报销工作效率。

统计实际报销业务来看，出差补贴、报销时间以及报销金额是进行票据审核工作的重要内容。工作人员在进行审核时应该首先确定票据时间与工作人员出差的时间是否一致，其次审核工作人员的职位与其享受的出差补贴是否一致，最后确定报销金额与票据反映的金额是否一致。财务共享中心的管理人员应该对报销工作每个环节的任务都进行明确的安排，确保每项工作都有具体的工作人员来负责。

6.3 结算报销

在会计审核工作完成进行集中稽核后，将生成支付凭证，同时对资金管理系统发出指令，由财务共享中心的工作人员进行审批。审核无误后向资金管理系统发送付款指令，鉴于资金管理系统与银行相互关联，所以银行工作人员在接收到指令后会将款项直接支付到申请人的账户中。这种银行与企业的相互关联可以提升支付款项的效率性、便捷性以及准确性，在一定程度上既可以避免财务风险的发生，也可以节约工作人员的时间与精力，将更多时间与精力投入财务管理的工作中。

6.4 档案管理

一个完整的费用报销流程由票据传递、稽核、归档三部分组成。归档工作在整个报销流程中占据十分重要的位置。财务工作者在完成原始凭证的审核工作以后需要打印凭证，只有确定原始凭证没有错误以后方能进行凭证的打印工作。与此同时需要对索引号进行仔细的核查，然后将审核好的档案上交给主管领导，领导进行二次审核，确定无误以后盖章确认，同时要做好实物的交接工作。财务共享中心在收到纸质版凭证以后，档案管理工作人员需要确定纸质版票据没有错误，然后归纳成册进行储存。

7 结语

综上所述，财务共享中心模式的建立给财务管理中的报销工作提供了非常大的便利，利用云计算平台以及互联网大数据实现不同系统间的有效衔接，尽可能提高费用报销管理控制工作的高效性与规范性。经过财务共享中心服务相关的申请、审批、报销、验证发票、商旅平台对接等流程，更加科学有效地提升财务费用报销工作的创新程度，促进财务共享中心服务模式的进一步深化以及发展工作。以云计算和大数据为核心技术建立的财务共享中心费用管理控制通过进行流程上的整合以及相关业务的无缝衔接，能将报销业务所需要的报告、预算等直接传递到各个环节，经过与银行系统信息的对接实现跨区域以及跨时间的集中支付，规范化的流程可以使费用报销管理制度以系统化的方式展现，从而降低审计成本，提高风险控制水平。