信息化背景下医院招投标档案管理提升路径研究

郑遵凤

（济宁医学院附属医院）

当前，信息技术飞速发展、日新月异，作为重要战略资源的信息资源越来越多样化，正在改变着周围世界和人民的生活，也为医院部门整合资源、加强信息化建设提供着力点[1]。在信息化的背景下，我国医疗卫生信息化建设快速发展，在公共卫生信息系统、医疗服务信息系统等方面取得了显著成效。各地广泛开展了医院信息化建设工作，在推进医疗系统信息化建设方面进行了积极有益的探索。随着医院规模不断增大和医疗改革的不断深入，医院招投标档案管理任务日趋繁重，如何加快医院管理体系改革、招投标档案管理、向民众提供更好的医疗管理服务，关系着千家万户的利益，倍受民众关注和社会重视。

一、医院招投标档案管理的内涵和特点

医院招投标是指医院作为招标人（买方）发出涉及医院所需项目或物品的招标通知，说明采购的物品或项目的名称、规格、数量及其他条件，邀请该项目或物品的投标人（卖方）在规定的时间、地点按照规定的程序进行投标的一种交易行为[2]。招投标过程中所要遵守的规定如下：首先，招投标的物品或项目一定要先按照国家有关规定履行项目审批手续，取得批准招标；其次，在规定范围内公开采购物品或项目的要求和条件，邀请符合规定的投标人参加投标；最后，按照规定程序从参加投标的人选中选择交易对象。

根据招标方式的不同，医院招投标可以分为公开招标和邀请招标。公开物品或项目招投标是招标人（医院）通过物品或项目招标公告的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。公开物品或项目招投标也称竞争性物品或项目招标，即由招标人（医院）在报刊、电子网络或其它媒体上刊登物品或项目招投标公告，吸引众多企业单位参加投标竞争，招标人从中择优选择中标单位的招标方式；邀请招标也称为有限竞争招标，是指招标人（医院）以投标邀请的方式邀请该物品或项目特定法人或其他组织投标，这是一种由招标人选择若干物品或项目供应商或承包商，向其发出投标邀请，由被邀请的供应商、承包商投标竞争，从中选定中标者的物品或项目招标方式。

医院招投标档案是对某所医院进行物品或项目招投标活动的过程和结果进行记录的重要文件, 是医院档案文件的重要组成部分。医院招投标档案管理则是对这些重要文件进行管理的重要活动。根据管理文件的性质不同，医院招投标档案管理有如下特点：

（1）医院招投标档案种类繁杂。随着医院规模不断增大和医疗改革的不断深入，医院投标物品和项目的种类繁多，来源复杂。例如，大到基建项目、重要设备材料的招标，小到办公物品、卫生耗材和保洁，几乎涵盖到医院日常工作和生活的方方面面。

（2）医院招投标档案关联性和系统性很强。随着医院工作信息透明化和公开化，招投标的物品或项目必须严格按照国家有关规定履行项目审批手续，取得批准招标；整个招标过程严格按照规定进行，招标结果也要按照规定程序公布。招投标活动参与的主体各异，包括招投标发起人（医院）、投标物品或项目公司，以及隶属招投标代理公司的各级服务下属部门等。因此，一套完整的招投标档案前后关联性和系统性很强，包括招投标申请书、医院领导组会议文件、招投标方案、招投标公告、物品或项目的技术参数、物品或项目的采购合同、各种发票、物品或项目验收报告等多种文件，如果丢失其中任何一个环节的文件就会破坏特定招投标的档案管理，不能形成档案闭环[3]。

（3）医院招投标档案尚未形成跨部门系统管理。虽然大多数医院成立了招投标公开采购部门，也制定了物品或项目招投标相应采购机制，但是这些医院将招投标的整个工作细分到各个职能部门，并没有指派专人对招投标的文件进行从头到尾的全程监督和管理，这往往会导致在最后整理文件归档时出现文件不全甚至遗失的现象。

二、医院招投标档案管理所存在的问题

众所周知，医院招投标档案是对某所医院进行物品或项目招投标活动的过程和结果进行记录的重要文件, 是医院档案文件的重要组成部分，也是解决万一出现的法律纠纷的重要书面证据以及证明参与招投标各方所应该承担的法律责任的书面证据。然而，目前医院招投标档案管理存在如下所述的普遍问题。

（一）医院普遍缺乏具有档案管理专业知识的招投标档案管理人员

与医生、护士等医院专职人员不同，大多数医院招投标档案管理人员的招聘条件相对宽松，而医院对于这类人员的职业素养培训以及职业学习并不像对待专职医护人员那样严格和频繁，这就造成部分招投标档案管理人员，特别是并非本专业的人员不了解档案的整理和归纳流程，对工作内容缺乏足够的重视，对有关档案管理的法律法规并不了解，缺乏规范、科学的管理档案的职业素养，这势必会造成招投标档案管理的不专业和不系统。

（二）医院有关部门尚未建立完善的招投标档案管理体系

目前很多医院的档案室并没有建立严格的档案归档程序，以及相配套的档案核查管理体系。相反，对于像招投标档案这样重要的文件还停留在简单的收集、整理层面，工作简单而肤浅，没有形成深层的科学管理体系和监督检查制度，这样难免会为招投标档案管理工作埋下隐患。

（三）医院档案管理部门尚未实现档案的信息化管理

随着信息技术飞速发展，信息资源的开发和利用水平暨信息化程度，已成为衡量一个地区或单位社会综合管理能力的重要标志。部分医院采用的是传统的档案管理技术，并未建立与大数据相联系的档案信息管理平台，没有充分利用信息化技术手段建立资源整合、统一高效、使用便捷的医院招投标档案管理体系，缺少信息标准化和招投标档案信息平台建设，这样容易导致档案各个部分的文件脱节，不能及时更新数据，查阅困难，无法进行远程操作，工作效率低。此外，缺乏与大数据相联系的档案信息管理平台还会导致业务系统间的信息不对称，无法整合信息等问题。

三、医院招投标档案管理的重要作用

如今信息技术飞速发展，信息资源的开发和利用水平极大促进了医院的政务公开化和透明化程度，对招投标活动的要求也越来越高。招投标中的每个环节都要严格按照相关法律规定执行，招投标档案管理是医院招投标环节中的重要一环。

（一）保障医院实现经营目标

医院经营目标是医院立足于自身长远发展需求，从而制定的长远发展规划。医院经营目标必须融合各种发展必备要素到医院发展中，尤其是各个要素部门针对各项发展计划的执行力和能动性。随着医院规模不断增大和医疗改革的不断深入，医院投标物品和项目的种类繁多，来源复杂。医院招投标档案管理是保障医院规模扩大和业务正常运行的坚强后盾，同时也是医院管理中最具实际价值的重要要素之一，医院招投标档案实现有序和高效管理尤为重要。

（二）促进医院长远发展

医院招投标档案高效、有序管理的目的是促进其所在医院的长远发展。物品或项目招投标是医院活动有序进行的手段，而医院招投标档案高效、有序管理实际上是对信息资源的优化配置，从而为医院的长远发展服务。因此相关负责人应该立刻转变思路，不断进行信息化创新，从而促进医院招投标档案高效、有序管理目标的实现。只有依靠信息化为契机实现医院招投标档案管理创新，才能够实现医院发展目标，从而促进医院长远发展[5]。

（三）激发医院招投标档案管理人员潜能

医院进行医院招投标档案管理信息化创新可以激发员工潜能，调动相关工作人员对待工作的积极态度，从而立足于自身岗位创新需求，不断激发相关工作人员内在的动力，挖掘其内在价值和职业素养，从而激发医院人力资源管理潜能。此外，医院招投标档案相关人员的招聘和选拔可能没有医护人员招聘和选拔严格，从而造成一定局限性，而医院招投标档案管理信息化的创新和改革可以开拓人才培养路径，从而立足医院发展加强相关人才储备，进一步提升了招投标档案管理人员质量，并且使这些管理人员更好地适应档案管理岗位需求。

（四）增强医院竞争力

随着信息技术飞速发展，信息资源的开发和利用水平暨信息化程度，已成为衡量一个地区或单位社会综合管理能力的重要标志。医院之间的竞争随之加剧，医院对于人员工作要求也越来越高，因此实现医院招投标档案管理信息化创新可以增强医院运行内在动力，促进实现医院经营目标，进而增强医院竞争力。

四、医院招投标档案管理提升路径

（一）重视信息化技术在医院招投标档案管理中的应用

由于医院招投标档案是对某所医院进行物品或项目招投标活动的过程和结果进行记录的重要文件, 是医院档案文件的重要组成部分，也是解决万一出现的法律纠纷的重要书面证据以及证明，因此其管理部门理念会直接关系到医院发展需求和实现其经营目标，因此医院招投标档案部门应该深度剖析当下工作不足，充分利用信息化技术手段搭建信息化平台，重视加强医院招投标档案管理部门的信息化建设。例如，在医院招投标档案管理过程中结合传统管理方法融入云计算、大数据等现代信息手段，摒弃原有档案管理弊端，不断推进招投标档案资源数据库建设。同时，医院招投标档案管理部门还应注重提升信息技术水平，掌握招投标档案管理的最基础信息技术手段，整合各类物品和项目招投标资源信息融入医院发展，特别是招投标档案管理部门相关负责人应该发挥创新带头作用，认识到档案管理与信息技术融合的重要性，全方位认识招投标档案管理信息化提升路径，从而在应用信息技术手段和技术中发挥主导作用。

（二）加强医院招投标档案管理硬件设施建设

医院招投标档案是对某所医院进行物品或项目招投标活动的过程和结果进行记录的重要文件,是医院档案文件的重要组成部分，也是解决万一出现的法律纠纷的重要书面证据以及证明参与招投标各方所应该承担的法律责任的书面证据，具有严格保密性，因此医院应该加强招投标档案管理硬件设施建设，积极筹备建设专用库房用以存放招投标档案，库房应该做到防潮、防虫等作用，库房管理也应该严格落实防火、防盗等管理措施。

（三）在医院招投标档案管理中创新培训形式

从某种意义上说，医院招投标档案管理是否成功的首要影响因素是员工的职业素养和专业知识，所以对于医院招投标档案管理人才的引进、培养和培训才是重中之重。医院招投标档案管理信息化创新应该从医院实际情况出发，首先应该做到创新培训信息化理念，在招投标档案管理中意识到培训的必要性和重要性，从管理学宏观角度出发针对不同员工进行个性化培训，发挥其自身特长，训练内容既要涵盖员工社会主义价值观、思政和职业行为素质等方面的培训，也要涵盖对员工有关档案专业技能与管理方法的训练。培训要利用网络资源做到与时俱进，创新培训形式，线上线下相结合，以便有效提高员工档案管理水平与职业综合素养。此外，医院招投标档案管理培训要特别注意加强档案管理安全培训，因为档案管理安全是实现医院安全运转的必要条件之一。例如，可利用网络上发生的典型事件作为案例对员工进行安全培训，并针对案例展开讨论和反思，深刻吸取教训，并进一步引导其学会应急处置情况的处理办法和措施。

（四）利用信息化技术和手段加强医院招投标部门人员的相互沟通

据调查大多数医院会将招投标的整个工作细分到各个职能部门，所以在进行医院招投标档案收集工作时相关人员往往会与医院与招投标有关的多个部门打交道，其存在的问题是档案管理人员与这些部门人员进行面对面交流机会不多，他们之间很难在短时间内相互配合完成档案收集工作，由于缺乏从头到尾的全程监督和管理，这往往会导致在最后整理文件归档时出现文件不全甚至遗失的现象。因此，利用信息化技术和手段加强医院招投标部门人员的相互沟通变得尤为重要。合理利用信息平台进行线上工作确认可以推动医院招投标部门人员之间的工作沟通，从而推进档案收集和管理工作的有序进行，从而进一步提高招投标档案管理质量，形成招投标档案一体化管理。

（五）将数据实时融于医院招投标档案管理数据库，实现招投标档案数字化管理

医院招投标档案管理信息化改革的一个重要方面是将数据实时融于医院自建档案管理数据库中，并进行日期和材料等信息的详细标注。所以相关部门要确保对医院招投标档案管理人员的数字化培训。建立招投标档案数据库过程包括三个步骤，一是利用医院已有的档案建立该医院招投标档案数据库；二是对已入库的档案数据进行分类整理，满足档案管理数字化发展，建设数字化档案，提高招投标档案电子档案利用率，促进电子档案的调取，实现无纸化办公；三是将新的数据实时融于医院自建档案管理数据库中。具体来说，部门人员在经过相关培训后把医院各种原始档案经过分类、转化、合成后录入招投标档案目标库中，例如可以以企业首字母排序进行登记，提高查阅效率，然后根据规定时间集中收取新数据并及时录入库中，以有效提高医院招投标档案管理效率，医院招投标档案管理也会相应地演变为专业化、科学化的信息管理技能。

（六）对医院招投标档案管理部门实施绩效考核制度

在对医院招投标档案管理部门实施绩效考核时应该以当前相关人员酬体系为基础进行评估，保留其合理条款，改革其有待提高的部分。在考核时要确保数据的多样性和全面性，对于档案管理时出现的调档不集中、调档周期过长、档案信息不全等问题严格扣除绩点，把员工表现作为其考核或今后升迁的重要依据，从而提升其工作动力和积极性。

随着信息技术飞速发展，信息资源的开发和利用水平暨信息化程度，已成为衡量一个地区或单位社会综合管理能力的重要标志。本文在对医院招投标档案管理中现存问题分析的基础上提出了医院招投标档案管理提升路径。医院招投标档案管理应该充分利用信息化这种技术和手段建立资源整合、统一高效、使用便捷的医院招投标档案管理体系，重视信息化技术在医院招投标档案管理中的作用，加强医院招投标档案管理硬件设施建设，加强信息标准化和招投标档案信息平台建设，在医院招投标档案管理中创新培训形式，利用信息化技术和手段加强医院招投标部门人员的相互沟通，并对医院招投标档案管理部门实施绩效考核制度，从而促进医院经营目标实现、增强医院竞争力。