管理会计在图书馆行业的运用

■张叶璐

（上海图书馆（上海科学技术情报研究所））

从静态上说，管理会计可以约束财务信息的真实性和披露重点性，管理制度要贯穿所有图书馆行业的业务活动以及相关经营活动的流程，要对各类职能行为进行管理和监督。管理会计不仅对内部管理层做决策时提供客观、正确的信息，对上级单位和公众也提供了规范化的资料。从动态上讲，对购买书籍、文献、服务等的供应商运用“货比三家”的招投标模式，严格把控采购流程，执行业务和审核业务的人员相分离，做到公开、透明，经得起审计。对于需要服务的单位，应通过管理会计的制度对相关签订的合同进行有效管控和审核，对于不同种类的协议要分类管理，避免有双重合同、无效合同等情况的发生。

1 图书馆管理会计的意义

1.1 保证图书馆业务活动的合法合规

图书馆经济活动的合法合规是单位开展各项业务活动的基础。合法合规不仅体现在所有经营活动上，更体现在图书馆管理会计制度的制定上。通过有效的管理制度的制定，可以使得图书馆的业务有效、规范的执行，对于发生业务的书面文件和经手的工作人员都有一定的约束能力，防止违法违规的事件发生。因此，管理会计制度的制定一定要基于图书馆业务范围的基础上，充分了解活动的流程和内容，才可以制定出有的放矢、有图书馆行业特色的财务管理制度。

1.2 保证图书馆资产安全和使用

由于图书馆行业资产的数量庞大，管理会计保证了资产的安全。首先，对预算拨款中资产项目的支出进行区别化管理，做到专款专用，严格控制购买资产费用的流向，实时查看资金的支出进度。其次，图书馆的资产相对比较繁多，除了一般的办公家具外，相当一部分是书籍、报刊、索引软件等各类文化类资产，资产是保障图书馆正常运营的物质基础，如果资产不安全，就会对相应的经济活动带来不利影响。因此，管理会计在对资产管理上做到严格把关，设立相关的资产管理系统，对所有资产做到可追踪，可盘点，每个资产设立固定的编号进行归档，对到期的资产定期做清理，保证资产可以做到充分利用。

1.3 保证图书馆财务信息真实完整

图书馆的财务信息是对图书馆经济活动情况的客观、总体的反映，其中包括原始凭证、对账单、明细账、序时账、预、决算报表以及其他反映财务数据的各种资料。管理会计的职责就是制定针对所有财务信息进行系统、完整的规范化管理制度，使得一切会计资料都按照严格的规范制度来进行记录、分类和统计，防止账套中虚假信息、虚增利润的现象出现。此外，提高财务信息的真实完整性需要图书馆全部业务部门和职能部门相互配合，才能有效实施。业务部门填写的报销凭证应按照管理会计制度的规定填写，制度可以有效防止业务部门的报销人员因投机取巧，甚至重复打印电子凭证等现象导致财务信息不真实；制度也规定了整个报销流程，必须由经办人、审核人、相关负责的领导签字，保证报销的真实性。

1.4 有效防范舞弊和预防腐败

图书馆存在大量的书籍类的固定资产，为了有效防止国有资产流失，必须要制定严格的盘查体系。从经办人购买开始，需要提供购买的原始发票，系统打印的报销凭证需要相关经办人、责任人签字。转账时也应实行权责分离制度，报销和审核人员分离，并且遇到大面额转账，需要相关负责人知晓且签字。购入的资产需要定期进行盘查，通过审计室不定期的抽查，避免资产被挪用或流失的风险发生。

1.5 提高图书馆公共服务的效率和效果

图书馆是为读者提供相关阅读资料、开展各类文化展览、讲座、会议等的非盈利事业单位。随着人们对精神文明的要求不断提高，每天读者参与量逐步上升，提高公共服务的效率和效果就成为管理会计不可或缺的目标。管理会计制度要服从图书馆总体战略方针，在合法合规的情况下，为读者提供更好的服务与保障，提升读者的阅读满意度。

2 管理会计在图书馆行业应用的关键环节

2.1 加强管理会计认识程度，提升专业水平

管理会计对于财务人员的综合水平有着更高的要求。首先，要加强财务人员总体的专业水平和职业素养，能严格按照管管理制度开展财务工作，并根据制度规定的流程，审核报销人员的报销凭证及原始凭证的合法合规性。其次，财务管理者需要对图书馆的前景和发展有清楚的认识，能在图书馆做战略决策时提供有用的财务信息和宏观意见，能让管理会计制度在图书馆体系中充分发挥积极作用，加强财管制度在业务经营活动中的管理地位，规范业务活动的员工的经营活动，设立相关部门如监察室等进行严格监控督查，定期对业务活动和报销流程进行抽样检查，才能达到有效的内控效果，使得图书馆的各项业务活动在可控范围内快速有效地运行。

图书馆行业需要的是财务综合性人才，不仅在记账、核算等基础财务工作有较强的工作胜任能力，还能对图书馆事业的全局和发展有深入的了解，对相关经营活动流程熟悉掌握；综合相关法律法规及内部规章制度，有效制定管理会计制度，并有能力推广该制度的执行并进行监督和审查。因此，图书馆行业应该定期举行相关财管培训，不仅针对财务人员，管理层和关联员工也应参与此类的培训和课程，参加各种对应的讲座、会议、网上直播等形式的线上、线下的课程，全面了解财务管理的相关专业知识，掌握更多最实时财政政策的发布和变更，及时了解最新预算、决算管理的规则和制度的内容，规范图书馆经营活动业务，提高相关工作效率。并且，图书馆行业也应定期组织各图书馆进行交流沟通举办相关座谈会，馆与馆之间可以相互学习、横向了解，取长补短，为图情事业的共同进步与发展做好有力的财务支撑和保障。

2.2 加强内控制度，明确分工职责，规范业务流程

管理会计的核心是内部控制管理制度，它应该覆盖图书馆的相关业务场合、业务活动、财务活动等各个方面。制定有力的内控制度，需要对单位的环境进行分析，包括图书馆整体行业的环境分析和内部经营活动的环境分析；还需要对各项业务指标和现金流量等进行分析追踪，进行风险评估从而选择最优的管理体系。

岗位分离是内控控制的基础部分，无论是在业务活动的流程中还是在报销凭证的审核中，都需要进行岗位分离制度，相互制约。在业务活动中，各类合同的签订都需要两个以上的人员进行合同的订立，并且需要“货比三家”，合同签订以后，还需要相关负责人签字，并跟踪业务金额的到账时间和数量，防止虚订合同的情况发生。在报销过程中，出纳人员必须根据报销流程和报销金额的范围对业务活动的报销单进行审核，并且转账需由两人进行职责分工，一人转账、一人审核，需要刷公务卡的报销业务必须刷公务卡，如遇特殊情况需要写说明报领导签字。在转账过程中，碰到大面额转账还需报负责领导审批，若有分歧的转账，需由领导讨论通过，并进行书面留底、备查。所有的财务资料需定期归档，整理后移至档案室归档封存，在法定的期限内不可私自处理或销毁。

此外，内部审批流程制度也是相当重要的。审批越严格，相对的纰漏就越少，承担的财务风险也会越小。在审批流程中，一般的合同制定和业务洽谈需要至少两人以上进行，相互监督，防止私自拿回扣。金额到达一定程度，需根据财政要求启动招标模式，至少有三家公司进行招投标，公平竞争择优录取，减少因私人关系的企业签订合同。此外，一些金额巨大的合同，需报领导层，组成相关小组进行审核和制定，对该业务活动进行必要的审核并对需签订合同的公司进行审查和考察，把风险降到最低。对于三公经费严格控制的外省差旅费、培训费、会议费、公务接待费等需要制定特定的管理办法，经领导班子讨论制定后，通知各部门按照合同严格执行，并设立内部审计部门针对各管理办法定期进行抽查和审计。

遇到特殊合同、特殊的业务活动，则需要单独项目单独审批，不仅需成立相关的小组进行讨论研究，还可聘请外部的审计事务所或律所就相关活动的风险进行评估，如果财务风险过大，哪怕项目再好，本着会计的谨慎性原则应该拒绝相关活动，或者找到规避财务风险的有效方法，把风险降到最低才有可能签订或实施该合同。并且当特殊的经营活动发生时，相关的工作人员需要实时监控从合同的签订到资金的流转，再到最后服务和劳务的购买和发生，都要及时向领导层汇报进展情况，财务人员对该项目的资金也应实时关注，避免风险的发生。

2.3 加强预算管理制度的控制

随着这几年财政制度改革以来，事业单位预算管理的地位越来越提升，预算不仅是单位财政支出金额多少的控制标准，更是上级单位监督管理下属单位的一把标尺。编制预算则是需要单位的各个部门和中心共同完成的一项精准指标，因此对预算控制管理的要求也非常高，特别是对于图书馆行业，不仅仅只有购买书籍、杂志等资产的预算拨款，更有很多类似于举办讲座、会议、文献查新、报刊索引等相关业务的发生需要编制财政项目的拨款支出预算。因此，预算的精准度就需要内部控制管理体系来规范，一方面控制预算的类型和金额，另一方面还要监督预算的执行力度和时间期限，如此便可及时追踪到国有资产的流向和支出范围，规范财政资金专款专用，控制资金流动速度和比例。

2.4 加强财产保护力度

保护图书馆所有资产的安全和使用也是内部控制制度的重要组成部分。特别是对图书馆的各类资产数量比较庞大的单位，资产均需进行登记、分类、汇总，为资产管理提供信息支持，并设立相关电子资产记账系统记录各资产的使用年限和所在部门。图书馆的固定资产不仅是书籍，还有文献或有珍藏价值的手稿及古代书籍。因此对资产的管理要分门别类，数量多的日常性资产有自己的管理模式，而对于特殊性的资产则需要特殊化的管理方式。并且对于价值高、保管要求比较严格的资产，需要特别拨款进行对其的保护和监管，是的资产可以保值增值，避免不必要的损失。而对于数量庞大的资产，例如普通书籍等则需要批量管理，设立电子化管理模式，减少人工的重复劳动力和无用功，增加员工的工作效率，用最少的力气做最有效的管理。近年来随着财政制度的改革，对国有资产的监管和追踪越来越严格，这就要求事业单位内控管理制度也要做相应的调整和变革。内部资产审计的力度也要相应跟上，需要做到事前审计，在风险发生之前就应当防范，杜绝资产流失给国家带来的损失。

2.5 加强报销票据的控制

票据是最原始的财务凭证，但它也是最直接和最有效的报销凭证，因此对于票据的真假以及填写的内容需要较为严格的控制。

首先，票据的内容要规范，实报实销是发生什么业务就写什么内容，不可随便乱写。并且，报销类似办公用品等批量的费用，发票上也应写明具体的数量和金额，或附购买的明细清单作为备查。单据的抬头都应写明单位全称及税务登记号，漏写或写错都不予报销。

其次，对于差旅费的报销需要有对应的管理办法进行约束。严格执行政府采购规定的人员级别的金额限制，对于火车票、飞机票、住宿等不可超过规定的标准，且所有的报销凭证都应以真实的发票或者财政分发的官方的收据为依据。并且，对于公务接待费，也应根据国家三公经费的规定，控制被接待人员的伙食费、住宿费及交通费，不可铺张浪费。

再次，随着社会信息化建设的发展，越来越过的发票不再是纸张的，而都采用的电子发票的方式，这就对我们财务管理提出的新的要求。目前为止，所有的电子发票都可以重发打印的，这就增加了报销的风险，因此，单位应该设立专门的办公系统，所有报销的发票号都应录入到系统登记，避免重复率，就可以有效防止一张发票多次报销的情况发生了。

2.6 加强信息内、外部公开

信息公开是一种很好的监督手段。内部的信息公开，可以有利于各部门之间的相互了解，掌握各种业务活动的进度，相互配合，有利提高工作效率。内部信息公开对管理层做战略决策提供有利依据，使得管理者可以正确做出未来的工作计划。而外部信息公开可大大提高上级单位对该图书馆业务活动的了解程度，追踪资产的流向，有效监督下拨资金在图书馆的运用，减少不必要的挪用资金等舞弊现象的发生。并且在平台上公开相关信息也可使公众共同监督图书馆的业务活动，也能给同行业的同仁们作为参考资料，共同进步、共同发展。

3 结 语

管理会计在图书馆行业的运用是相当重要的，因此我们要加强对管理会计的认识，提高相关人员及领导层的专业水平和职业素养，加强内部管理、明确分工职责、规范业务流程，制定具有图书馆特色的管理会计制度，加强票据和资产的管理，加强信息的公开，并设立内部审计部门对制度的执行进行监督和管理。要使一个图书馆高效、正确地运营，在财务上的控制制度必不可少，只有正确运用了这些制度，才能使图书馆的战略得到充分有效的发展，才能有效杜绝各种舞弊现象的发生，使得各类图书馆业务得到良性发展，促进图情事业的共同发展。