关于大学生创新创业档案管理的思考研究

王怀庆

（鄄城县人力资源和社会保障局）

大学生数量是从2015年开始呈几何态势增长，同年，国务院开始大力鼓励高校毕业大学生开展创新创业活动。在短短三个月的时间之内，连续颁布了多个关于大学生创新创业的文件。从国务院不长的时间内颁布如此之多的文件可以看出，国家推动“双创”项目的决心。而大学生在此方面做的工作和相关项目都会在大学生创新创业档案中所记录。众所周知，大学生档案是一份成绩单，是未来用人单位招聘的重要依据，所以，在其中丰富有关创新创业的内容对大学生来说无疑是十分重要的，并且也是响应国家政策号召的体现。

一、大学生创新创业档案管理的含义

大学生创新创业档案和学生档案从概念的角度看是有很大的差异性的，两者的主体全然不同。创新创业档案包含着三个主体，高校、大学生、用人单位。所以创新创业档案的记录范围应当涵盖上述三个主体的相关活动，高校的创新创业档案指的就是学校在办学期间从事的相关创新创业教学，以及创新创业相关的社会实践或者科研项目等一系列有记录价值的活动。大学生创新创业档案则是在高校创新创业档案的基础之上加入学生的成绩、个人奖惩记录、入学材料和毕业后的就业方向等。因此，大学生创新创业档案信息的收集应当从高校、用人单位以及学生个人活动三个方向进行收集。

创新创业档案管理则是为了实现档案收集、记录、服务、利用等等目的的管理活动。在对该类的档案进行信息收集的过程中，应当从三个方面入手，一是对学校针对于大学生展开的关于创新创业的教育信息记录，二是对学生在学习期间对相关课程的学习记录、科研奖项、实践活动和工作的实际情况等进行记录，三是企业对学生入职后进行的创业支持类活动信息进行记录。记录上述信息后，对档案进行分类封存，再根据学生毕业后的移交需求，把相关档案寄送至有关单位。

二、大学生创新创业档案管理的意义

高校可以借由我国当前大力推进创新创业的契机，通过对创新创业档案的管理，建立高校、学生以及企业的三方合作平台，从而实现校企资源共享，发展种类丰富的创业项目，并与企业完成就业联动，不但解决了大学生就业的问题，还解决了企业用工荒的问题。创新创业档案管理体系的构建是高校档案管理的里程碑，高校在档案中增设了科研成果以及社会实践等类目，不仅丰富了学生的个人档案，还提升了自身的档案管理水平。另一方面，创新创业档案管理直接促进了大学生们的就业，该档案给学生们的就业提供了真实可靠的案例支持，在校园中营造了良好的“双创”气氛，激发了大学生们的创业热情。

三、目前大学生创新创业档案管理存在的问题

（一）数量多，分类难

当前高校积极响应国家政策，大力鼓励学生开展“双创”活动。在大学生开展创新创业的实际情况中，存在着种类繁多、档案记录难的问题，比如说“双创”训练、创业实践、创业竞赛、科研竞赛等等，这些不同类型的活动在高校中是由不同部门分管的，其中有一部分是教务处负责的，又有一部分是团委负责的，这种不同部门的负责就造成了档案收集困难。而高校又积极响应号召，大力鼓励学生开展“双创”活动，所以需要收集记录的信息在短时间内迅速增多，而又由于分管部门的不同导致档案信息收集工作进度十分缓慢。在很多高校中并没有成立单独的收集档案部门，档案信息都是由主管部门进行收集后提交的，而主管部门的主要工作职责并不是档案的收集和管理，所以提交的信息一般都是比较笼统的档案信息，并不详细，甚至有的连信息的类别都很模糊，这样一来，相关信息在产生的过程中没有专门的档案管理部门进行跟踪，然后又是根据主管部门的主观意志来进行的归档，所以很容易造成分类难的问题，给日后寻找档案带来了一定的难度。

（二）管理制度不健全

在很多高校中，管理人员虽然已经意识到了创新创业档案管理的重要性，但是在实际工作中，由于“双创”档案管理体系和学生档案有本质上的不同，而国家又没有关于“双创”档案出台一系列相关政策，所以在构建其管理制度的过程中也是参照学生档案对其进行管理的。“双创”档案在实体分类当中属于教学档案，很多高校依照着20世纪90年代初期制定的高校档案实体分类方法对其开展管理，在该份指导文件中，并没有对创新创业有任何的描述，很明显这是一份专门针对于学生档案这种普通档案进行管理的指导方法。没有相关指导性文件就造成了高校无法制定合理的档案管理制度，“双创”档案没有相应的制度保障，在开展收集、记录、分类工作的过程中就会遇到各种各样的阻碍，导致无规可依。这种管理制度不健全的情况意味着档案的提交格式以及规格并不统一，高校中其他部门提交的相关档案信息都是由着自己的意志对“双创”相关信息进行收集，不仅种类多样、数量庞大，还没有统一的格式，这就给“双创”档案管理工作人员带来了极大的工作难度[1]。

（三）信息记录不精细

“双创”活动的最终目的是培养大学生的创新能力，希望大学生可以在“双创”的实践活动当中锻炼自身，并且积累一定程度的创业知识，从而达到帮助学生就业的目的。通常情况下，大学生的创业创新实践活动大体上分为三个流程，一是申报流程，二是中期检查，三是结题。在这三个创业创新实践活动当中又有很多详细的流程，大学生在实践活动当中在不同的时间节点有着不同的创新创业流程要做，这就意味着在这些不同的时间节点就需要高校以及指导教师对其行为进行评价，在创新创业实践活动当中，每个时间节点都是十分关键的，指导教师对其的评价和指导会直接影响到其项目的最终质量，这些教师的指导行为、学生的活动流程，都会产生大量的档案信息。在高校对学生的创新创业活动进行管理的过程中，往往都是由此项目的主管部门进行管理，由于教师的数量十分有限，而学生的创业创新实践活动的数量又十分巨大，这就造成了教师指导工作压力剧增，在对学生进行相关流程指导的时候不可能做到精细管理，不可能对每一个学生在每一个流程中的变化都精细记录，这就意味着在档案中无法体现学生们真实的实践活动信息。这种非常笼统的信息再经过主管部门的提交，在档案管理工作人员手中的时相关档案信息基本上都是只有一个大概，非常影响“双创”档案的真实性。

（四）归档意识淡薄

和高校开展“双创”活动相比较，“双创”档案的归档难度更高。从横向层面的角度来看，虽然很多高校已经把大学生“双创”档案列入到了自身的档案归档范围当中，但是如何对其进行归档和收集正处于一种缺乏相关经验的状态下。而且高校中从事档案管理的人员有限，并且工作人员的归档意识淡薄，对于“双创”档案并不重视，再加上高校中并没有明确的主管部门，这些都是当前大学生“双创”档案归档难的原因。从纵向的角度来看，在“双创”档案中，需要记录大学生创业成功的案例，此种案例的特征就是时间跨度极大，很多创业成功的大学生已经毕业多年了，本身就缺少提交相关材料的热情，而且很多信息还涉及到商业机密，这都给归档工作带来了一定的难度。正是由于上述种种原因，高校中大学生“双创”档案管理并没有做到全面实施[2]。

四、构建大学生创新创业档案管理体系的实践策略

（一）融合信息化技术，确保档案的完整性

针对于“双创”档案数量多，收集和分类难度大的问题，高校可以引入先进的计算机信息系统进行处理，这样不仅可以越过主管部门，而且收集的信息也具有一定的真实性。其实在很多高校中已经引入了档案信息管理系统，但是此种系统只能对“双创”实践活动中的三个时间节点形成报告，即申报报告、中期报告以及结题报告，大学生在“双创”实践活动中的整体资料并不能上传，而且此系统操作过于繁琐，学生在提交资料之后还需要教师审核后才能到达档案管理部门，如果在某个时间点的档案被驳回，那么所有流程又必须要重新再一次提交，既消耗了大量的时间还消耗了大量的精力。所以高校在重新引入计算机信息系统的时候，要尽量给学生开放更多的权限，由档案管理部门根据实际情况来设置需要收集信息的类目，然后由大学生自行提交，再交由档案管理部门统一进行管理。这样既可以避免主管部门凭借主观意志提交“双创”档案信息，还可以统一“双创”档案的规格，提升档案管理工作人员的工作效率。在“双创”档案信息系统中，会保存着学生在校参加所有“双创”实践活动、科研成果和创业项目的所有信息，信息系统中的信息不会受制于纸质材料，并且分类难度也会降低。另一方面，指导教师的工作量繁重导致不能很好地给予每一个同学创新创业指导，针对这个问题，高校可以减少指导教师的工作量，以往“双创”档案的审核分为两个部分，一是指导教师审核，二是高校的形式审核，在大学生提交档案后，需要先由指导教师进行审核，确认无误后再提交到高校进行形式审核，而在这两次审核的过程中，大学生提交的档案很少在指导教师审核时出现问题，更多的都是在高校的形式审核上被驳回，当档案信息被驳回之后还要再走一遍先指导教师审核再高校形式审核的流程，这样就会在无形之中增加了指导教师的工作量。为解决该问题，高校可以把指导教师审核这步放在高校形式审核之后，就可以在无形之中减少指导教师的工作量，从而使得指导教师腾出更多的时间指导学生开展创新创业活动[3]。

（二）健全管理制度，制定档案标准

高校在制定“双创”档案管理制度的时候要根据本校的实际情况，以方便档案管理工作人员为原则进行制度的制定。高校可以从三个方面入手构建“双创”档案管理制度，一是先设定建档以及管理档案的专门部门，把“双创”活动管理部门归到其下。比如说归教务处管理的“双创”活动实践科室，把其管理权移交到档案管理部门，日后所有的实践活动都由档案管理部门直接计划，这样一来不仅给档案管理部门收集“双创”信息提供了方便,还能最大程度上确保档案信息的完整性以及便于管理人员进行责任落实。二是在“双创”档案管理制度中融入信息化制度。上文中提到利用信息化系统解决档案数量大、分类难的问题，除此之外，高校还可以把信息化系统应用到档案管理制度当中，既然是创业创新档案管理，再使用以往的纸质形式就显得尤为不合适，所以管理制度要依托于信息系统来进行制定。三是“双创”档案的收集时间并不应该是在某个时间段集中进行，而是应该长年累月的开展，防止出现档案积压时间过久数量增多的情况。总的来说，“双创”档案管理人员应当在我国《档案法》以及相关法律法规的基础上制定出行之有效、有章可循的管理制度。在管理制度中，要和高校的实际情况相结合，并且要明确“双创”档案管理的意义，“双创”档案管理并不仅仅是把学生的档案归档保存，这项工作的本质是帮助高校培养出更多的有创新精神的人才。这就需要高校健全“双创”档案的管理制度，并且在对国家颁布的指导文件进行参考的时候要意识到不同的高校之间是存在着一定的差异性的，一份指导文件不可能做到对我国所有的高校制定管理制度进行指导，只有高校根据自身的情况制定出一套适合自己的“双创”档案管理制度，才能最大程度上激发学生的创业创新热情[4]。

（三）强化过程管理，精细记录信息

大学生的“双创”档案的建立是一个过程事件，最重要的就是档案管理人员对过程中管理和细节上的记录，从而生成完整准确的“双创”档案。从表面上来看，“双创”档案管理是对大学生创新创业实践活动的过程进行记录和分析，从而进行一个综合性的评价。所以，强化“双创”档案的过程管理是十分必要的。具体来说，档案管理的工作人员可以在申报这个时间节点上建立一个表格，在其中分别统计出高校内的所有创新创业项目，利用表格的数据统计就可以明显看出高校中各个年级对于创新创业实践活动的参与情况，从而有针对性地进行数据信息的收集。其次，在中期报告、结题报告的时间节点对大学生创新创业实践活动进度进行检查，这一系列的筛选检查工作就可以完整地把大学生参与创新创业实践活动的全过程进行记录，然后对记录的档案信息进行归档、分析，最终给每一位学生一个最为公平合理的评价。这一系列工作对于档案管理工作人员来说是十分繁杂的，对于他们的执行力有着不小的考验，只有工作人员能做到对大学生创新创业实践活动的所有流程和阶段做好监控，对某个时间点的流程做到精细化记录，才能实现强化“双创”档案的过程管理。从本质上来说，“双创”档案管理工作的目的可以分为两部分，一是真实、完整的对大学生创新创业活动的记录，二是在需要查阅的时候进行调取。只有强化过程管理，才能做到调取的方便快捷，记录的真实可靠。

（四）建立保密机制

在“双创”档案管理方面，高校还必须要建立保密机制。不论是在校学习的学生还是高校内部的工作人员亦或是外部的用人单位，在对“双创”档案进行调取、查阅的过程中，都要对档案的安全性进行充分的考虑。高校可以设置严格的审批查阅机制，如果是查阅一些关键的档案信息还要签署相关的保密协议，从而做到对档案主体的保护。这是因为，不论任何一份档案都有着非常强的私密性，尤其是“双创”档案中记载着大量的案例，其中有着很多本校大学生开创的企业，有一些档案内容还包括了很多商业机密。如果高校不能对这些档案妥善保管的话，很容易对企业造成严重的损失。上文中提到，在很多高校中都已经把先进的计算机信息技术引入到了档案管理中，所以网络安全问题也是高校不能逃避的问题，高校可以在计算机信息系统中合理的建设防火墙机制，从而保证学生的档案信息不会被一些不法分子盗用[5]。

五、结论

综上所述，在国家大力推动高校培养双创型人才的背景之下，高校对“双创”档案管理制度的构建是十分重要的。当前在高校的“双创”档案管理中还存在着许多问题，高校可以通过引进先进的计算机信息技术，保证档案的完整性、健全管理制度，制定档案标准、强化过程管理，精细记录信息、建立保密机制这四个方面入手，来构建“双创”档案的管理体系，从而更好地服务学生，为国家培养出更多的创新型人才。