基于环境监测档案数字化管理的重要性分析与研究

叶 红

（山东省生态环境监测中心）

环境监测工作是我国环境保护工作重要组成部分,在日常环境监测工作开展的时候,监测的数据需要被保留下来,同环境基本情况综合整理以后,做成一份档案保留。这些环境监测档案内容的环境数据,在日后的环境监测工作中还能够被再次使用。随着信息技术的快速发展,我国的档案管理工作同数字技术高效融合。档案管理工作的开展和档案管理工作人员有关,因为管理人员是环境监测档案管理工作的基础,提升管理人员的工作能力是数字化档案管理工作开展的重点。

一、数字化管理环境监测档案的涵义

我国的环境监测工作主要是将环境中对人类生活的环境有影响的各种物质进行监测,日常监测其物质环境含有量、排放量和环境变化规律。通过环境监测工作,能够确定当前这种物质是否会严重影响到人类生活,而监测数据能够为环境保护管理工作、环境污染处理工作提供基础数据支持,而环境监测档案中就是这些数据内容。在开展环境监测工作的时候,当地环境的实际环境情况需要有一个基础的了解、当情况全面了解完成以后,就能够开展环境监测。每一次监测到的样品需要运输到实验室进行综合分析,然后对当地环境进行更加全面的监测。虽然我国的环境监测网络系统的建立相较于发达国家而言较晚,但是一直都在进步。在2015年,我国的《生态环境监测网络建设方案》,全面性的提出环境监测工作重点,提供法律依据。生态环境建设工作中,环境监测工作是非常重要的组成部分,因此，利用数学化技术完成环境监测档案管理工作具有重大意义。

社会经济和科学技术的发展,同档案管理技术密切相关。环境监测部门的档案管理结合国家数字化技术,能够更新传统的环境监测档案管理模式,实现提高管理效率的目的。我国档案管理在数字化背景下,广泛地利用网络数据处理技术、网络分析技术等,对完成环境监测的数字进行综合分析处理，然后将数据存储在相应的数据库中,高效率完成档案管理。环境检测档案在被使用的时候,能够推进我国环境监测工作,同时提高环境监测管理工作的效率[1]。在这样的环境下,发现环境监测档案需要被时常调用,因此选择使用一种能够支持档案调用,同时保护档案安全的技术,非常的重要。在实际环境监测档案管理工作开展的时候,因为数字化管理工作的工作内容较多,涉及范围较广,但是其运用的技术主要有四个,分别是通信技术、档案信息库建立、智能处理技术、系统管理技术。这四种技术将数字化管理工作的实际工作效率提升,完成最基本的数据监测、记录、储存和管理。这些技术是档案管理工作人员需要学习的基础内容,从而提升档案管理人员对数字化技术的运用能力。（1）环境监测工作开展的时候,通信技术将监测到的信息传送电脑中电脑接收到这些监测数据的时候,计算机网络技术、多媒体技术都会一同运行,就能够提高数字化技术使用质量。环境监测数字化档案管理工作在开展的时候,将通信技术的TCP端数传输和接收完成,在档案管理内部构建出一个计算机网络为主的平台。网络平台的建立,主要是为了完成外部宽带分享型网络构建,这样让档案使用范围不再受到时间和空间的局限,提高档案数字资源利用率。（2）档案数字化管理将档案信息库中的各类信息进行集中管理,然后作为核心资源,这样在进行数据传输的时候,计算机网络技术中的信息库,将这些信息统一进行分析高效管理,让存储在其对应的数据库中。我国信息技术中的建立数据信息库,在实际使用的时候,能够涵盖了传统档案和办公自动化的电子文档,同时还能够职能部门中形成的各类信息，各类信息的归类工作完成以后，这些信息在网络中有专门的存储位置。在相关的网络平台中，环境监测信息便于后期的调取和使用。（3）环境监测档案管理主要是将智能化的处理技术作为信息搜索技术,同智能技术发展有关。随着科学技术的发展,能够凭借智能处理技术,高效完成档案传统的数据库信息转变为基础知识信息。当基础信息工作转换完成以后,在网络分享平台中,环境监测数据调用人员在工作的时候,需要利用关键词语进行搜索,从而获取环境监测数据信息。搜索是开展的重要流程,也是常见到的工作方式。（4）在长久的管理中,能够发现高效的档案管理体系在构建。这样提供了一个安全的环境,为信息资源的全面搜集提供保障,这样能够全面进行数据信息保护。档案管理体系的建立,是多种信息技术共同协调合作完成的体系,这样的档案管理，将数据保护性能提升,同时促进环境监测技术的发展。

二、数字化管理环境监测档案的优势

（一）实现数字化管理目标

在环境监测数字化档案管理中,档案管理工作人员在开展工作时,需要使用先进的网络技术。我国的网络技术的发展日趋于成熟，国家在相关行业培养出很多优秀人才。因此使用网络技术进的时候能够明确档案管理目标,减少管理工作的盲目性，从而将档案管理的安全有效性工作落实。数字化管理目标中,将环境监测数据的准确性提升,将各类环境信息分类保存,使其管理高效有序。与此同时,我国互联网的专业化程度高、可视性强，未来发展潜力较大,这样更能够为管理者的查询与浏览提供了便捷[2]。同传统的环境监测档案管理工作相比较而言,档案数据的调取过程科学在数字化管理中,管理效率更好。

（二）提高联网效率

由于环境监测档案管理内容,需要经常被使用,因此，在档案馆对档案进行有效管理的同时,还应加强互联网的管理力度。联网以后,在档案内容,只需要对应的密码,调用人员就能够获得,这样既提高档案管理整体效率,又避免发生借阅不及时或者漏记问题。每一个调用人员的信息会被储存在档案管理信息中,如果档案出现问题,能够及时找寻到相关人员,高效率解决问题。我国环境监测的档案管理在联网的形式下,能够切实保证档案信息资源管理的及时性、高效性,短时间内获取到相关信息。

（三）保障信息安全性

环境监测信息是我国的重要信息资源,如果被其他国家掌握,非常不利于我国发展。因此，在环境监测档案管理工作中,需要保障信息安全性。使用数字化技术,能够在信息技术中提高环境监测信息的安全性。环境监测档案管理者在工作的时候,网络信息各类技术,能够实现智能搜索和信息保护,这样的智能搜索会将搜索网络的地址信息实时监测。在防止外网人员入侵环境监测档案系统的同时,保障信息安全性。数字技术中的智能技术,能够帮助相关环境监测工作人员及时查阅所需信息资料,提高信息使用效率。与此同时,该技术还能够提高信息资料的安全性,避免档案数据丢失问题发生。

（四）信息范围广泛

当数字化技术在环境监测档案管理工作中完全融入使用以后,档案访问者的访问时间、地点都将不会受到限制。因为环境监测档案管理基于信息技术以后,信息访问者就能够随时随地在互联网上查阅相关信息，获取到所需信息。环境监测档案的文件资料非常多。当繁复的信息搜寻工作不再受到时间地点限制以后，信息访问者的搜寻效率就会提升很多。通过数字化技术，能够提升环境监测档案管理效率。因为这样简单快捷的搜索特点,能够大大减少信息访问者的资料查询时间和精力。在数字化技术中的环境监测相关的工作效率,能够明显发现其突飞猛进。信息的搜索在通常情况下,短时间内就能够完成。同时数字化技术中的环境监测信息的保持年限延长,提高了信息使用范围。在信息搜索范围变大的同时,信息的真实可靠性同样有保障。在环境监测档案数字化管理中,网络信号在的地方就能够进行信息搜索。我国的网络覆盖率非常的高,因此，环境监测档案管理工作在数字化中搜索范围有保障。

三、数字化管理环境监测档案的重要性

环境监测是国家重要工作内容,将其档案管理效率提升,完成信息的存储,能够为后续环境保护工作提供很多数据依据。我国信息技术的发展,带动各行各业档案管理工作发展。环境监测档案管理工作将信息技术高效率进行融合使用,不但建立出一个环境监测平台,同时促进环境保护工作发展。在数字化管理中,档案管理的信息安全、信息使用范围和数据利用率都得到很大的提升,强化了管理工作业绩。生态环境建设工作,能够凭借环境监测数字化档案管理工作,全面发挥出环境工作作用,保障国家健康稳定发展。

（一）环境监测档案数字化是现代环境监测档案的现实需求

信息数字化的发展不是一帆风顺的,这是因为我国的网络技术在环境监测档案管理中,还需要进一步发展,才能够得到其管理者的重视。通常情况下,环境监测的信息在被使用的时候,信息使用者必须在第一时间内获得该信息数据。如果信息的获取时间超过有效时间,信息使用者的工作效率就会受到很大的影响,同时还会导致环境监测档案管理工作不理想[3]。随着国家对环境监测档案管理工作的重视程度增加,环境监测管理者在日常工作的时候,需要在原有的信息技术基础上,再一次更新数字化技术,促进档案管理工作健康发展。

（二）环境监测档案数字化是提高环境监测档案市场竞争实力的关键

每个国家在环境监测市场中,都在不断地提升自身环境监测竞争力,而环境监测档案的数字化管理,通过对传统档案管理模式进行深入的研究,然后完成革新。在环境监测实际工作中,数字化技术年后有效的提高环境监测档案管理的市场竞争实力。竞争实力的提升,主要是表现在现在的档案管理工作效率得到很大的提升,提升有效地促进了环境监测档案管理发展步伐。在环境监测市场中,只有将环境中的物质进行全面监测，获取到关键信息以后,才能够保障自身环境监测实力。使用数字化技术就会提升自身竞争力的关键点之一。当国家的环境监测竞争实力提升以后，国家在环境保护工作中，会得到更好的发展资源。

（三）有助于提高档案的安全性

档案管理工作的重点之一,在于必须保障档案整体安全性处于安全范围之内。在实际档案管理工作中,当环境监测的档案管理工作人员在进行工作的时候,合理利用该技术,就能够通过多介质来储存环境监测档案信息,从而确保档案的安全可靠性。使用科学先进的信息技术,增加档案管理模式内容,同时促进档案管理工作人员的工作能力得到提升，在日常的工作中，高效率完成档案管理工作。我国的数字化环境监测档案管理工作，显著的特点是在传统的纸质档案管理模式基础上,增加一个电子档案管理模式。这样双重的管理能够保障档案安全性。这种档案管理采取电子档和纸质档两种方式,能够应对很多突发事故,互相之间进行填补。例如,如果纸质档案遭到损坏,能够凭借电子版的内容,然后科学修补及还原。

（四）合理选用软件平台是档案数字化管理的前提保障

数字化的环境监测档案管理工作中,管理部门通过建立网络平台来完成数字化管理。网络平台在建立的时候,通过以下的方法措施,能够快速高效完成建立工作。我国的软件公司的数字化技术的运用各有其千秋，环境监测档案管理在进行软件平台建立的时候，需要选择合适的软件公司来配合协作，研发出便捷全面的软件平台。在软件平台研发工作开展之前，环境监测部门需要将需求告知软件开发商,这样才能够保证软件公司的研发产品符合监测部门的要求。通常情况下，软件平台的研发都会强调文档一体化,这样才能够建立出一个数据录入和数据调用的网络平台。通常情况下,环境监测部门的软件平台都会选用本地区档案局提出的档案管理软件，这样才能够保证其环境监测符合当地的实际情况。网络平台的建立,能够让环境监测档案管理内部工作人员的工作效率提升很多,同时提供信息调用平台。这样的方式,不但促进国家资源发展,还能够提升环境保护效率。

（五）收集归档是档案数字化管理的基础构建

当档案管理工作的数据资料在网络平台中，综合整理以后，需要结合环境监测物质种类，这样的数据化管理能够高效完成收集归档,从而快速有效的防止环境监测数据丢失或者泄密,同时在数据对传输的过程中,使用信息加密技术,进行数据保护。数据传输线路不能够被随意的改变,从而防止数据泄漏。环境监测的档案管理中的电子档案在归档的时候，电子档案的内容通常都是网络数据传输完成以后，直接就进入数据开展数据存储工作。这个过程中，档案管理人员不会过度进行关注。因此需要高效准确的技术来鉴定电子文件的内容是否完整。通过文档内容鉴定以后的电子档案，其档案数据的原始性会得到很大的保护，从而防止其他数据或者是文档使用时被随意篡改。环境监测档案管理工作在开展的时候，需要利用相关技术来保证建库成本之间的协调性，将成本控制工作做到位。环境监测的所有档案文件在使用的时，会有一定的区别，部分文档非常的重要。为了能够在多样的文档中快速找出需要的稳定,可以在核心文件上做好归档标记。标记能够让文档找寻时间大大的缩短,同时精准找寻到文档。文件的存储在一定的空间内是有限的,为了获得较多的存储空间就需要摒弃没有归档意义的电子文件,这样能够提高文件管理效率。

四、总结

信息时代下,我国的多个领域的档案管理工作都在朝着数字化发展。这是由于数字化管理具有很大的优势,能够提高日常档案管理的效率和质量。但是,与此同时,相关档案管理工作人员的工作职能和自身工作能力,需要进行自我能力提升。当档案管理人员能够将数字化管理技术运用娴熟,才能够在实际工作时,更好的完成档案管理。我国的环境监测数据经常发生变化,如果使用传统档案管理方式,不能够适应其数据变化速度。现有的数字化档案管理,对于环境监测档案而言,能够让档案使用更加便捷、提高整理整体效率、保障信息安全性和管理时效性。环境监测档案管理工作人员需要基本创新知识,做好日常的档案管理工作,将数据分析结果准确性精度提高。在日常工作中,组织多样活动,让工作人员工作能力整体提升。数字化技术还在发展，现有的环境监测档案管理工作在实际工作中，对各类物质数据进行监测的时候，还需要进一步深入。同时，环境监测档案的数字化技术在运用的时候，要将网络安全管理技术落实到位，提升网络安全性。