新形势下医院档案管理信息化建设研究

李 喆

（聊城市人民医院）

当下我国信息化建设快速发展，信息技术与平台的应用已经深入各个行业当中，其中医疗机构档案管理也同样如此，走在信息化建设发展的时代前沿。由于医院的特殊性，导致医疗档案的数量、内容很多，所以亟需档案信息化管理。一方面，提升档案管理水平，另一方面，这也是当前社会之发展的必然趋势，是服务大众的根本需求，更是符合医院发展核心利益的需要，因此值得相关管理人员的研究和深思。

一、医院档案信息化管理概述

（一）医院档案信息化管理的定义

医院的档案主要是医院在各项工作中产生的管理文件、会议记录、各种类型报表、病理档案化验单据、影像资料，是医院各类工作最真实的记录。这些档案具有原始记录的必要性、价值的长久性以及内容的多样性等三方面的特点，对于医院领导层做决策以及相关的经营决定的时候，能够提供翔实的参考数据，同时还可以给学科的建设研究工作提供案例参考，在医院的发展和改革过程中发挥着重要的作用[1]。医院的档案信息化管理主要就是通过计算机技术、通讯技术以及网络技术等等，来实现更先进的档案管理的方式，提高档案管理的水平与实际工作效率，将档案管理从传统低效率的人工方式中解脱出来，提高档案管理的效率，给档案的开发和使用提供强大的保障。

（二）医院档案信息化管理的内容

医院档案信息化管理主要包含三方面的内容：

首先，对患者病理档案进行信息化的管理。从本质上来说，医院是给患者提供医疗服务的机构，所以在对患者进行治疗的整个过程中，需要对其发病的经过、诊断、治疗、检查、患者出院或者是死亡的整个过程进行记录，就形成了病例。病例不仅仅是临床治疗工作的总结，同时也是医院探索相关疾病规律、处理医疗纠纷的法律依据，所以做好病例档案管理工作是十分重要的。在实际工作中需要通过信息化技术对不同科室的病理档案进行编码，分类进行相关的网络登记，同时还能够对同类的病情利用网络进行整理、对比与分析，将其在病例当中进行标注，这样就能给医生临床治疗提供更多的思路[2]。同时在实际治疗过程中还可以记录整个治疗流程，利用计算机进行整合，方便日后对相关信息的调取和查看。其次，对人事档案进行信息化管理。通过人事档案信息化管理，能够有效推进医院人事档案管理网络化进程，各类型信息化手段和技术的应用，能够提升医院人事档案管理的工作效率，同时对其进行更加有效的规划和区分，提升其管理水平的同时也给医院人事档案的调取和查看提供方便，更便于人事档案管理工作的展开，避免人为失误。最后，对医院图书资源进行信息化管理。一般来讲，医院都拥有数量可观的图书和资料信息，给人工管理带来了非常大的难题，如果利用信息化的技术和手段来管理图书资料，那么不但能够有效提升管理效率，降低管理工作压力，同时还可以方便借阅者，借阅者的批注可以通过相关平台进行发布，给其他借阅者提供参考与思路[3]。

二、新形势下信息化建设对于医院档案管理的意义

我国“十四五”规划以及2035发展目标都说明了信息化建设已经成为我国社会各个行业发展的趋势，医疗行业也同样如此。信息化建设发展趋势之下，医院需要跟上时代发展的步伐，升级档案管理工作体系。具体来讲，新形势下信息化建设对于医院档案管理的意义主要有如下几点：

（一）有利于减轻劳动强度，提高工作效率

在传统医院档案管理工作当中，管理人员的劳动强度非常大。主要是因为医院的档案类别很多，而且需要人工进行分类和归档，在查找和借阅方面也需要管理人员协助，所以给其劳动强度比较大。而信息化档案管理则能够免除立卷归档、检索查找等方面的工作，减轻了管理人员的劳动强度，而且还提升了检索和查找速度，提高了医院档案管理工作效率。

（二）能做好文件和病例的查漏补缺

由于传统档案管理多采用人工的方式，所以在立卷过程中容易出现信息收集不齐全、漏交等情况，查漏补缺就得拆开档案重新做，其中的文件需要重新进行排列、编档和编辑目录，不但工作人员费力，而且实际工作效率也不高。医院档案信息化管理实施之后，就可以以“件”为单位进行管理，解放了档案工作人员，给其提高业务水平和自身素质留出了充足空间。

（三）方便档案资料检索查阅，提高准确率

在传统档案管理工作当中，虽然消耗了大量的人力、物力，但是档案信息含量和档案的实体量处于比较低的水平，而信息化管理方式的融入则能够从以往经验式管理模式当中跳出来，实现档案的案卷级管理向文件级管理的转变[4]。完美实现手工立卷向信息化自动管理的转变，提高了各类资料信息与病案管理质量、精确度以及工作效率。

（四）有利于提高医院档案管理质量

传统档案管理需要人工立卷，立卷工作需要按照工作人员的经验和理解展开，因此立卷的标准很难做到统一，这势必要对立卷的质量和水平造成影响。实行信息化档案管理，能够有效的降低工作人员的工作强度，从而将主要精力放在档案的编辑研发和二次信息开发利用上，提高医院档案管理工作的实际质量和效率。

三、当下医院档案管理信息化建设现状分析

（一）档案数量巨大，重复性建档问题突出

随着现代医疗体系的不断发展和完善，医院档案的种类和数量也越来越多，但是从实际来讲，在医院内部管理当中，档案管理工作并没有形成有效的管理体系，以至于出现档案管理工作数量繁杂等一系列的问题。这其中就包括部分年代久远的纸质档案的保存与管理，给医院档案管理工作的开展造成了很大的阻力和影响[5]。另外，从医院档案管理内容的多样性上来讲，档案类型很多，但是实际上存在着部分人员或者患者由于特殊原因重复建档的问题，这就给档案工作人员造成了工作负担，同时也导致了档案管理工作的混乱，档案管理体系受到了冲击和影响。而且重复建档的负面影响不仅仅在于加大工作人员的工作强度，更是占用了医院的医疗体系资源，对于医疗体系的发展造成了非常大的阻力与负面的影响，所以更容易出现严重的管理问题。

（二）档案管理人员技术水平不足

档案管理工作并不是一项简单机械的重复性工作，而是需要结合时代的变化以及技术的进步，不断提升和完善。但是近些年来虽然信息技术水平不断提高，但是部分医院档案管理人员却并没有做到与时俱进，进行有效的学习和研究，依然沿用着传统档案管理体系以及相关认知，对于其错误也没有进行相应的更正，所以导致医院档案管理工作出现了无法避免的错误和影响。医院档案管理技术的升级和改革十分困难，这对于医院管理体系整体而言是沉重的负担。一方面来讲，现代医院的档案类别大体可以分为病患档案和医护人员档案。传统管理模式之下，由于管理员的技术水平有限，所以会造成大量病患档案没有办法进行相应的关联，很多病案的治疗和诊断都是碎片化的状态，没有办法给诊断的医生提供相应的参考和意见，加剧医患负担；另一方面来说，当下档案管理人员的技术水平不高，无法融合和创新更多的管理技术，尤其是在技术运用方面，例如大数据技术、云计算等现代社会先进的技术无法应用，导致医院的档案管理工作的信息化水平难以得到提高，更难以跟上时代发展的趋势，因此医院档案管理工作也没有办法发挥更大的作用和价值。

（三）医院对档案管理工作重视程度不高

伴随着时代的发展和进步，医院在实际的运营过程中将更多的精力与关注点放在了对医疗体系的管理当中，对于档案管理工作的重视程度不高。主要表现为对档案管理工作的资金和技术投入不够，因此导致了档案管理问题频发。需要清楚的是，现代医疗机构对医院档案管理体系不重视，必然会导致新的矛盾和问题，这对于医院的管理体系来讲也是十分沉重的负担，增加其管理的成本。而且不重视医院档案管理信息化，就会造成与时代脱节，如果强行延用传统的档案管理办法，那么将会造成与信息化建设相悖离的情况，很有可能加剧医患之间的矛盾，甚至引发社会性的问题[6]。

（四）医院档案管理制度存在漏洞

要做好医院档案管理，那么就离不开完善的档案管理制度作为保证，但是在实际的工作当中，不少医院对档案管理制度当中存在的问题不能进行及时的解决和完善，所以导致管理体系出现问题。例如出现病患诊治数据丢失、黄牛泛滥、数据准确度差等相关问题，对医院档案的管理工作产生不良影响。而且档案管理工作制度的建设需要进行持续性投入，还要结合医院当下实际的医疗管理水平，将档案管理的制度进行升级和完善并制定工作制度。一方面来讲，档案管理制度存在漏洞会影响档案管理工作，降低效率并增加其压力，而且还会增加经营的难度；另一方面，档案管理制度漏洞会被不法之人利用，出现黄牛和骗保的问题发生，增加社会体系的风险性，同时也会导致更多不良情况发生。

（五）医院档案管理技术存在滞后问题

正如上述所言，我国当下医院对于档案管理的重视程度不够，所以其信息技术的引进和使用存在滞后的问题。这样的问题容易引发管理方面的风险。首先，缺乏档案管理专业人才，对于各种档案管理问题很难应对；其次，我国医院当下在档案管理的技术上存在瓶颈，所以限制了档案管理工作的开展；第三，现代化设备在融入上存在问题，所以档案管理设备被搁置，不但浪费了医院的投入，同时也会引起档案管理本末倒置的问题出现。而这需要医院加大对档案管理的重视度，提高人才素质，完善管理体系，实现管理工作信息化的优化升级。

四、新形势下医院档案管理信息化建设的有效策略

（一）利用云技术做好档案建立

要实现医院档案管理信息化建设，那么就必须结合时代最先进的科学技术，提升其管理效率与价值。在保障档案数量和内容多样化的同时，也要做好档案的统一化与规范化，让档案编制工作更加的科学。同时原始档案与历史档案需要做好整体的筛查和盘点，可以利用云技术实现档案数据的录入和分析。先进技术的融入与应用，对于医院的管理体系而言是一次改革，所以短时间内会加大工作量，但是从医院长远发展和整体格局优化来看，新技术的引入，信息化的建设必然会大大降低医院管理体系的整体压力。云技术包括云盘技术与云计算、云加密等方面的技术，能够从每一个层面优化医院档案管理工作，有这样的先进技术作为加持，将能够帮助档案管理工作有效提升工作效率与便捷度，而且通过专业的软件、系统和管理策略，实现档案管理水平的有效提升。

（二）做好档案管理人员技术培训

要做好医院档案管理信息化，除了硬件设备要跟上之外，同时也不能忽略了档案管理人员的技术培训。对于任何机构和单位的发展，人都是核心因素，档案管理人员的技术培养是医院档案管理信息化的核心。一方面，实际管理工作的升级一定会涉及到大量的管理设备和管理技术的更新，如果工作人员的技术水平跟不上，那么将会影响档案管理工作信息化的进程和实施。另一方面，档案管理人员的技术水平直接决定了档案管理信息化的效率，所以医院要充分重视人员的素质问题，提升专业人才的招聘和培养力度。第一，可以在医院体系内部寻找技术专业水平较高的档案管理人才，帮助医院实现档案管理信息化的建设，通过体系内人才的选调，优化其管理体系[7]；第二，可以通过社会招聘选拔人才。社会招聘的方式能够帮助医院在最短的时间内实现对口人才的招聘和获取，利用医院的资源背景，最大化提升医院档案管理的工作效果，对其管理策略以及信息化方式进行严格的贯彻与落实；第三，对原有档案管理人员进行定期的培训与继续教育。这能够让原有的档案管理人员提升自己的管理能力和实际管理水平，积极学习新的信息化手段和技术，进而实现档案管理工作的创新与升级，为医院发展贡献力量。

（三）医院充分重视档案管理工作

要做好医院档案管理工作信息化建设，那么在思想意识上就要对其充分重视，医院领导层需要加大对于档案管理工作信息化和优化的支持力度，助力信息化技术在档案管理工作中的实际应用，提升档案管理工作的管控意识。不但要加大人力、物力、财力方面的资源投入，同时还要提升管理者的掌控能力，以更加科学的、现代的、高效的管理思路来具体落实档案管理的方针和策略，实现其工作的升级优化。另外，需要强调的是，管理层的重视程度提高，有利于改正档案管理工作中的问题，提高管理工作的把控度，能够实现以医院未来发展为核心，更加科学的提升医院档案管理工作信息化建设。

（四）优化和完善医院档案管理制度

正如上述所言，制度是任何管理活动开展的最基本的保障。所以要做好医院档案信息化建设，那么就必须做好相关的制度建设与完善。因此需要管理者对于当下医院的实际情况有清晰的认识和了解，同时还能掌握先进的信息技术，围绕着医院的核心利益对医院档案管理制度进行优化与升级。不但能够保障病患的核心利益，避免个人信息泄露，同时也能够对病患做好服务，避免医患纠纷发生，提高医院的社会信誉与口碑。

（五）不断更新医院档案管理技术

医院的档案管理技术需要结合信息技术的发展而进行相应的更新换代，这不仅能给医院档案管理工作带来更好的助力与支持，同时也能够让档案数据更加多元和高效。而且除了病患的档案之外，医护人员的资料与数据整理也方便了日后人才的选拔与管理规划。融入信息技术进行管理，在更好的帮助医院管理层决策的同时，也能够最大限度地降低档案管理人员的工作负担，信息调取查看更为方便。最后，医院档案管理工作升级其技术与设备，能够给档案管理工作带来本质的飞跃，更有利于医院做好对病患的服务，同时也给后续的医疗举措做好前期的数据支持，具有非常大的医疗意义与服务方面的价值。

五、结语

综上所述，新形势下医院的档案管理信息化建设是时代发展的必然趋势，同时也是更好地服务大众的必然需求，是提升医院工作效率的核心需要。所以医院的档案管理需要积极融合多种先进的信息技术，提高对档案的管控能力与实际管理水平，革新医院档案管理的理念，助力医院档案管理工作实现现代化、科学化、多元化的发展，为医院临床和研究提供强有力的支持与帮助。