论网络信息化环境下的人事档案管理

刘紫薇

（贵州中烟工业有限责任公司原料供应中心）

人事档案中记载着一个人的人生轨迹，也是政治面貌、学历、品德的关键凭证，完整地将一个人的发展以及成长历史体现出来。基于档案信息数量不断增加的条件下，若沿用传统的管理体系则无法满足基本工作需求。为了保证档案资源的使用效率，就需要紧跟信息化的发展脚步，并合理利用大数据技术手段，开展规范化、科学化的管理工作。在推动纸质版人事档案管理向着信息化方向发展的基础上，强化电子信息化管理，彻底的转变档案管理模式，在统一平台上存储信息，建立电子档案以保护原始档案，从根源上满足内部管理的必然要求，推动企业的健康稳定发展。

一、网络信息化环境下人事档案管理的优点与重要性

企业开展人事档案管理工作，需要采用电子信息化的管理方式，并收集以及共享多种类型的资源，并促进各个部门的合作与沟通，切实提升人事档案的综合使用价值与效率，使得企业可以更好的完成人事档案管理工作。企业增添新员工档案，应当保证互联网、电子信息系统、计算机设备得到合理的利用，可以有效的缩减新员工资料的搜索时间，确保员工档案真实性、实效性。在对企业人事档案进行电子信息化管理的基础上，减少无效的信息传输环节，并提升知识档案的使用效率，确保资料完整性。在使用人事档案的时候，可以利用U盘等存储设备查看档案信息，在提升信息存储量的基础上，保障人事档案管理质量与效率。

（一）满足现代企业发展需求

当前，办公自动化系统愈发完善，在人事档案应用与管理的过程中，一般都是利用网络和计算机系统完成的。这就要求企业开展人事档案管理工作，要实现无纸化、信息化发展目标。通过建设配套的信息化管理平台，满足现代化经营发展目标，有效提升综合管理效率与水平。

（二）建立电子档案以保护原始档案

对于企业传统的人事档案管理工作来看，一般都是以纸质档案的形式存储员工信息。利用人工管理可能消耗大量时间与财力，但引入电子信息化管理模式，则可以以计算机代替人工完成人事档案管理工作。不仅仅可以减少管理时间的消耗，还能减少翻查档案消耗的时间，还可以延长人事档案的使用时间。随着电子文件的产生，使得档案管理部门管理档案外延扩大，所以应当持续调整管理职能，提升档案人员的综合素质。在引入了先进档案管理系统之后，档案部门则可以甩掉管理台账，对外合理利用网络为领导作出科学化经营决策提供参考依据，还可以为单位发展提供相应的服务。以先进的技术手段为核心，使得档案部门成为事业单位信息中心，还可以积极参与到服务生产活动中。在强化电子档案管理的同时，加快建设档案信息化的发展脚步，实现自动化档案信息收集，切实提升工作效率。

二、网络信息化环境下人事档案管理存在的主要问题

（一）人事档案工作基础投入不足，重视程度有待提升

在我国现代化事业单位、企业运营管理的发展阶段，人事档案管理是最关键的构成部分。不管是对单位内部的人员调动，还是促进员工的个人健康发展，都有着十分紧密的联系。但就当前实际情况进行分析，许多企业人力资源管理者没有意识到做好人事档案管理工作的重要意义。认为做好人事档案管理工作，无法为企业带来更高的效益，也无法在整体发展中体现重要作用。所以，在现代化的企业运营阶段，对于人事档案管理工作投入度较低，各方面存在不足之处，可能导致内控制度无法贯彻到实处，进而限制后续的人事档案管理工作开展。

（二）档案管理方式滞后

企业做好人事档案管理工作，并顺利落实与使用信息化技术。但是当前大部分企业在人事档案管理的阶段，还采用传统纸质档案管理的方法，信息化技术的应用范围较为狭窄。例如，企业没有利用信息化技术开展人事档案目录管理工作，也没有建立电子档案，相关档案管理制度不完善，使得人事档案管理方法存在滞后性，还可能给其他的矛盾与问题发生带来可乘之机，无法达到良好的人事档案资源使用效果。

（三）人事档案信息化管理制度不健全

目前，我国大部分企业进行人事档案管理工作，利用的管理制度都是传统、单一固定化的制度，没有实现科学技术层面的改革与优化。随着现代化市场经济环境的不断变化，原有的管理体系无法满足新时期发展需求，会直接影响人事档案管理效率。另外，传统的档案管理制度，可能影响人事档案管理信息化建设。而各项制度缺乏合理性与完整性，会影响综合管理效率，甚至产生人员档案泄密的风险问题，损害员工基本利益与隐私。

（四）档案工作人员专业素养有待提升

从档案工作者的角度进行分析，档案工作人员在信息资源管理中发挥着关键的作用。信息技术仅仅属于信息资源管理的关键工具，档案信息资源的完整性、信息资源供给到位、信息安全性、原始凭证也需要档案管理负责人参与其中。而要想做好档案信息化网络管理工作，就需要培养更多优秀的现代化人才，还需要提升其技术水平，不仅仅是要开展一般计算机操作。就当前实际情况进行分析，档案部门还存在缺乏高技术人才的情况。许多档案人员存在没有掌握现代技术的情况，也不了解计算机网络，也存在缺乏网络使用预见能力的情况。虽然引入了现代化设备，但是实际的作用无法发挥出来，也无法做好网络化的档案信息管理工作。所以，对于各级管理部门来说，其需要将建设档案专业队伍提升到战略高度，并做好人力资源管理工作，促进高素质人才队伍建设，培养出更多优秀的档案事业发展需要的人才。

（五）计算机系统安全问题导致文件丢失

从安全角度来看，电子文件能随时转变为载体，或是不留痕迹改动。尤其是在接入了互联网以后，可能遇到的非法访问更是无法计算。基于此，为了保证电子文件管理真实性与全面性，就应当提出相应的技术管控措施。例如，办公软件可以使用电子签名、印章做好文件签发处理工作。在建立的办公自动化网络中，对电子文件设置防删改措施，并实施登记密码。自动存取以及修改相关的信息，为电子文件查询提供方便。此外，部分信息存储具有分散性的特点，也没有实现集中脱机管理，若计算机系统出现风险问题，可能导致电子文件丢失。

三、网络信息化环境下的人事档案管理思路

（一）制定完善的规划，强化目标意识

信息化环境下，企业开展人事档案管理工作需要确保档案信息资源建设、基础设施建设到位，还需要落实信息化管理标准，建立高素质的信息化人才队伍，优化信息安全保障机制。结合企业的基本发展需求，分阶段实施完善的规划。企业要因地制宜地制订档案信息化建设计划，还需要了解档案信息化建设的方向与核心目标，并提升其对政府部门的关注度。在强化档案信息化投入的同时，制订明确的发展目标。从收集电子文件层面入手，并保证纸质文件与电子文件整理之间形成标识关系，还需要对无纸化系统生成电子档案提出严格的要求。如果有必要的话，企业还需要在积累信息的过程中，制作缩微品、纸质拷贝，避免计算机系统出现问题的时候，出现丢失电子文件信息与档案关键数据的情况。

（二）创设安全稳定的存储环境

企业开展传统纸质版人事档案收集、整理的工作，可能消耗大量人力、财力，不仅对于保管条件较高，还应当做好防火防霉的处理工作，并打造安全稳定的存储环境与空间。基于大数据技术支持的条件下，开展人事档案信息化管理工作，与传统管理方式相比，占用的空间小，还可以在统一数据库中存储关键的信息，也没有对保存条件提出较高的要求，能保证人事档案存储的安全性与稳定性。

（三）提升人事档案管理效率

企业开展人事档案管理工作，本身具有动态性的基本特点。在开展各项管理活动的阶段，都要保证维护与更新的及时性。对于传统纸质版人事档案管理工作进行分析，档案文件经过多次翻阅查找，可能出现破损的情况，不利于长期保存。而利用先进的信息化技术，则能避免上述问题的发生。在建设人事档案信息化管理平台的同时，输入关键词获得信息，还可以了解人员的实际情况。及时地录入人事档案信息，不需要打开封存的档案，查阅信息相对来说更加便利，有助于切实提升人事档案的管理效率。

（四）健全人事档案信息化管理制度

在人事档案的信息化管理阶段，需要提出并健全档案信息化管理制度。第一，从完善制度层面入手，确保各项管理工作的实效性与全面性。在企业优化管理体系、规范化人事档案管理工作的阶段，建立配套的信息化系统，并规定人事档案的保存方式，提出信息化管理策略，落实相应的实施标准，规避档案管理环节产生不必要的风险问题，对档案使用效果产生影响。第二，在开展具体管理工作的阶段，需要结合我国档案管理的基本要求，认识档案管理的基本现状，设立明确的管控任务，还要明确信息化技术实施的标准，为促进人事档案信息化建设作好铺垫。

（五）完善硬件和软件设施

（1）企业适当加大资金管控力度，并适当的增加硬件设备，持续优化软件系统，促进技术系统升级。在做好人事档案管理工作的同时，处理大量人事档案文件。以可靠性较高、质量较高的硬件设备为基础，避免产生硬件故障，避免档案文件信息丢失。

（2）企业引入并使用网络安全防护软件、杀毒软件，将信息化手段的作用发挥出来。在强化安全防护力度的同时，设置防火墙，避免人事档案信息的泄露。

（3）对于企业的技术人员来说，其需要开展信息设备与系统的定期维护与检查工作，并洞察信息化设备运行存在的问题，解决设备故障问题，做好防护工作。

（六）建立档案馆网页，开展网络档案服务

档案部门面对机关部门、企事业单位，整合可利用的档案信息，并持续优化与组织个人提供特定的服务。我国许多档案馆都采用了互联网网络服务的形式，也逐渐发展成为企业人事档案服务的关键模式。对于档案工作者来说，其需要以网站建设为核心，并做好业务指导工作、完善查档指南，还需要落实各项法律法规，加快档案信息资源库建设脚步，实现数字化的发展目标。档案信息服务主要就是利用档案管理自动化、网络化、法制化。社会全面信息化发展，彻底转变了人们的生活环境、学习环境，使得大众更加关注信息传递的效率，希望能享受网络档案服务，并将信息化平台作用发挥到最大化，为企业相关管理人员提供更多参考信息。

（七）建设政府电子公务建设平台

政府信息公开化逐渐走向关键议事日程，社会各界对于政务信息的需求量逐渐增加，质量要求显著提高。利用者对于信息的需求是及时、简单、实用，并希望加工整合多方面的信息，还有知识增值的产品。而对于封闭式、传统的档案工作服务模式进行分析，无法有效满足实际客观发展需求。而强化档案信息服务社会的基本功能，促进档案网站建设，可以在一定程度上丰富网站的内容，还可以开放记载档案目录，上传全文档案信息，为相关人员提供查询与档案利用服务，以加快档案信息化建设脚步作为建设政府电子公务平台的核心内容，有效地提升档案服务质量与水平。通过建设现行文件利用服务中心,为政府政务信息提供公开服务。

（八）建设数据库和人事档案信息化管理平台

企业开展人事档案信息化管理工作，主要就是依赖于先进的信息技术、计算机平台，并建立完善的数据库系统，促进安全防护与更新工作的顺利开展。企业需要识别信息，并存储关键的资料，相关人员也应当充分了解建设数据库的基本规定，从管理标准与要求角度入手，保证信息化管理平台建设、数据库建设的规范性。不单单要关注人事档案信息化管理工作，还要建设数据库，建立人力资源技术平台，促进全员都能将人事档案信息归纳到数据库中。主要内容包括员工工作履历、培训经历、奖励惩罚、家庭实际情况、工作经历等多方面的信息，人力资源部门利用人事档案信息，促进人员管理活动的顺利开展。在登录人事档案信息化平台以后，企业相关负责人可以查阅档案信息，并完成人员借调管理工作、内部调动管理工作等，促进管理任务的顺利达成，顺利达成长期管理目标，有效提高档案信息处理质量，做好岗位人才的统筹配置目标，为多项经营活动、生产活动提供关键参考数据。

（九）严格电子文件的归档管理

第一，从归档时间层面来看，需要以年度为界限，将电子文件版本刻录到光盘载体上，方便后续利用与查阅资料信息。针对于网络环境下出现的大量电子文件，就要采用备份的方式，但是其中最需要注意的问题就是原电子文件以及备份文件，不应当存储在同一信息服务器平台中。第二，从归档电子文件数量分析层面来看，要想保证电子文件真实性，并妥善利用与保管，就需要保存两套同版本的电子文件，档案管理部门以及业务部门要分别保管一套电子文件。在开展电子档案管理工作的阶段，需要提前参与到电子文件管理与运作的阶段，并对文件生成建立的文件档案进行考量，还要做好纸质文件、电子文件同步管理的工作。第三，开展电子文件与档案的分层次管理工作，针对于具有价值的电子文件，则要保存在权属部门中。企业要做好电子文件的登记与控制工作，还要确保目录库管理到位，以节省设备频繁更新消耗的资金，并做好电子文件归档动态化的管控工作。

四、结束语

总而言之，在社会持续发展的背景下，传统企业人事档案管理也存在一定的滞后性，无法满足现代化人才基本发展的需求。基于此，企业需要对人事档案管理工作的要求有充分的了解，还需要明确人事档案管理的核心价值，对存在的问题进行研究，提出配套的解决方案，促进制度化、系统化建设工作，明确信息化发展方向，使得人事档案管理工作可以逐渐向信息化方向发展。在创新工作理念，优化管理机制的基础上，促进软件系统的升级，并更新硬件设备，建设数据库，还要将人事档案的实际功能与价值体现出来。