推进档案数字化建设发展：必要性、问题及策略

孙光辉

（滨州市老干部活动中心）

在网络化、信息化、数字化迅猛发展的今天，传统档案工作模式已经难以满足时代发展的需求，成为一个迫切需要解决的重大课题摆在档案人面前，这既是困难挑战，也是转型机遇，更是发展契机。档案数字化建设对于档案事业的发展、档案信息资源开发和利用、档案部门自身工作开展以及整个社会发展都有重要意义，是时代发展的必然趋势。

一、档案数字化建设的紧迫性和必要性

（一）档案数字化建设是互联网时代发展的迫切要求

在信息时代，随着互联网技术、人工智能等先进技术的广泛应用和飞速发展，人们的情感理念、价值取向、道德标准、思维方式、行为习惯等都发生了巨大而深刻的变化。在这个大环境下，档案工作既面临冲击，也面临新的发展契机。随着计算机技术、网络技术和无纸化办公水平的发展及应用，面对大量的数字化档案，档案管理必须从传统的实体管理向信息化、数字化管理方向转变，加快档案数字化建设才能满足互联网时代发展的需求。

（二）档案数字化建设是档案事业发展的内在要求

与传统介质档案相比，数字档案有自身独特的优势，充分利用数字档案的优势特点，对于促进档案事业的发展至关重要。就载体容量而言，传统的纸质档案载体容量非常有限，而且耗费大量纸张，占用大量档案库房，对于长期保存所需的温度、湿度、防火、防蛀等要求很高，因此存储成本很高。现在的数字存储技术日臻成熟，更新换代极快，存储量动辄以TB计，能以极小的空间存储极多的数字档案。这样高密度的存储节省了大量纸张和存储空间，不用占用大面积的档案库房就可以存储大量数字档案，能有效缓解现在库房紧张的压力。就档案检索利用而言，面对汗牛充栋的纸质档案，我们通常要翻阅几十卷甚至几百卷档案，工作十分繁复，费时费力，效率低下。数字档案存储与计算机技术相配合，极大地提高了档案信息的检索速度，有效地提高了档案信息的利用效率。经过数字化处理后，能够有效减少档案原件由于频繁查阅、借阅而造成的磨损，这对于保护档案原件，尤其是对于保护那些珍本、孤本、善本等珍贵档案尤为重要。就存储档案信息形态而言，纸质档案只是描述文字、图表类信息，对工业、建筑、科研等设计类三维立体信息无法呈现，数字档案则可以充分利用数字技术实现平面、立体、多维度的呈现。

（三）档案数字化建设是档案信息资源深度开发和利用的基础

信息化时代迅速发展，档案信息资源的重要性日益凸显，越来越受到国家、社会各界和公众的重视。传统介质的档案信息、传统模式的档案工作在对档案信息资源的利用上还有诸多限制，比如，档案信息资源开放力度不足，社会公众在利用档案信息时必须按照要求在规定的时间到相关档案室去实地查询，受到时间、空间的限制较大；检索速度慢、准确度低、检索过程繁琐；档案编研的力度、编研成果的丰富性和时代性还不够。加快推进档案数字化建设可以有效促进档案信息资源的深度开发和利用，突破时间和空间的制约，随时随地为社会公众提供检索查询服务，检索速度、准确性大大提高，以数字化、信息化手段促进档案编研，以更多、更优秀的编研成果为社会公众所利用，促进经济社会发展。

（四）档案数字化是档案部门自身工作开展的必然要求

在以纸质档案为主要存储介质和以人工为主要工作方式的传统档案工作中，由于客观条件的限制，加之受工作人员责任心、细致程度、耐心、工作方法等因素的影响，在实际的档案工作中，尤其是档案的查阅、借阅过程中，往往会出现找不到、找不准、找不全的情况，而且这个找的过程会比较长，时间成本高，工作效率低下，无法满足快节奏、高效率的现代生活需要。以信息化、互联网为基础的档案数字化建设，在档案信息检索的速度、精准度、完整度上有无可比拟的优势，能够有效地解决这些问题，必然会显著促进档案工作的工作效率和管理水平的提高。

（五）档案数字化建设是社会发展的实际需要

档案中包含了大量的数据、资料、图表、文件等原始凭证，是最真实、最可靠、最具说服力的历史记录，同时也是国家重要的信息资源，具有不可估量的社会、经济、文化价值。社会发展日新月异，公众需求千变万化，不论是政府机构作出决策部署，还是公司组织制定工作计划，或是社会公众需要证明信息，都需要大量的档案信息，这对档案信息资源的实效性、便捷性、准确性都提出了更高的要求。相比传统介质档案而言，数字档案具有存储量大、利于保护原件、检索方便快捷、利用不受时间和空间限制等优势。加快档案数字化建设，加速传统档案工作管理模式、检索利用模式变革，对于满足公众对档案信息资源的需求、满足社会发展需要具有重要意义。

二、档案数字化建设存在的问题

（一）档案工作理念落后，影响档案数字化建设

思想是行动的先导，理论是实践的指南。档案工作部门以及档案工作者首先要深刻理解和认识档案数字化建设的真正价值与内涵，明白档案工作对社会发展的重要意义和重大影响，才能从思想上、观念上深刻理解和认识档案数字化建设的必要性、紧迫性。档案工作历史悠久，经过长期探索发展，经过一代又一代档案工作者的努力，又因其工作的特殊性，已经形成了相当成熟稳定的固有工作范式。广大档案工作者，尤其是那些年龄较大的老同志，在长期的工作实践中，容易形成职业惯性、思维惯性，在传统思维的束缚下，不愿意接受新事物、新的管理模式，固守陈规，不能与时俱进，对未知领域存在本能的回避，对档案数字化建设这种新事物接受程度较低。档案工作部门和机构因处在非中心工作的位置，对于档案数字化建设缺乏深刻、全面的认知，在工作中被动守成较多，主动探索、创新开拓不够，在编制规划、硬件软件、人员配置等各方面都缺乏必要的精力和投入，这些都影响了档案信息化建设的推进、深化和整体发展。

（二）档案数字化建设缺乏整体规划

档案数字化建设是一项复杂的系统工程，需要行业内专家学者、相关部门单位多方探讨、共同研究制定整体发展规划，包括近期目标、中期规划、长期规划，在宏观愿景的框架下，分时间、分阶段、分步骤设定具体的目标任务，这样才能统筹兼顾、协调各方，实现档案数字化建设的科学、全面、有序发展。但是在档案数字化建设的推进过程中，由于缺乏科学的整体规划和详细具体的工作部署，有的地方为了工作总结好看、数据报表漂亮，为了数字化而数字化，有的片面追求数字化的规模和数量，追求账面上的数字化，有的盲目购买引进档案数字化管理系统，没有充分考虑到数字化档案的实际利用，不仅没有实现整体工作效率的提高，反而引起档案数字化建设体系中各要素的不兼容、不协调的问题，造成了人力、物力、财力的巨大浪费，影响了档案数字化建设的整体发展进程。

（三）档案数字化建设标准不统一

科学统一有效的数字档案存储标准、数字档案管理标准是推进档案数字化建设的必要前提条件。但是现在的档案数字化建设还存在标准笼统、不够细化，现行标准少、不够全面，与国际标准接轨存在较大差距等诸多问题，严重制约着档案数字化建设发展。由于我国档案管理标准建设滞后，数字化档案管理标准建设重视不足，我国现有的档案管理标准编写的规范性、科学性、全面性均有待改进，与档案运转环境不适应。我国现行的关于档案数字化的工作标准对数字档案的鉴定、筛选以及转换处理之后的存储、管理、利用缺少相关标准要求和技术规范。各地在自发开展档案数字化建设的过程中，制定的相关工作标准因各地实际情况各有不同、软硬件型号各异，各地制定的标准通用性和兼容性都较差，更无法与国际标准接轨。

（四）档案数字化建设存在安全风险

与传统纸质档案相比，虽然数字化档案不用担心虫蛀、潮湿、磨损等情况，在存储量、检索、应用等方面有自身独特的优势，但是数字化档案的安全性并不是万无一失、安全无虞。数字化档案的安全性主要包括存储安全和传输安全两方面。档案信息的数字化是以计算机、互联网为技术基础的，虽然这为提高档案管理水平、提升档案管理效率带来了新机遇，但互联网是一个极度开放的信息交换环境，网络安全风险相对较大，如果缺乏必要的安全防控措施以及一定的档案管理技术能力，数字化档案将存在较大的安全风险。计算机技术、网络技术的发展，存储硬件和管理软件的升级都对数字化档案的长期安全存储造成潜在风险。由于互联网是开放的，数字化档案信息在通过互联网传输的过程中，容易被破获和截留，甚至受到黑客攻击，数字化档案的传输安全和保密性也受到潜在威胁。

（五）档案数字化建设人才保障不足

在互联网、信息化、大数据迅猛发展的时代背景下，高素质的数字档案技术人才是保证档案数字化建设发展的必要条件，直接决定着档案数字化建设的发展水平和事业高度。现在的档案工作人员队伍在长期的档案工作中已经形成并适应了传统的档案工作模式，旧的工作流程、工作标准已经烂熟于胸，但是数字化意识不强，信息技术能力薄弱，而且在长期的工作实践中容易形成职业惯性、思维惯性，在传统思维的束缚下，不愿意接受新事物、新的管理模式，不能与时俱进，对未知领域存在本能的回避，对档案数字化建设这种新事物接受程度较低。由于人员普遍年龄较大，也没有能力和精力学习、掌握新的关于档案数字化建设的相关专业知识。档案工作部门对于工作人员的档案数字化相关培训教育也不能满足工作发展的需要，人才引进存在客观的困难，这些都是制约档案数字化建设发展的人才瓶颈问题。

三、推进档案数字化建设的策略

（一）增强档案数字化建设意识

数字化时代发展日新月异，各行各业深受影响，充分应用数字化、信息化发展技术与成果促进各行业发展是社会发展大势所趋。就档案数字化建设事业而言，档案数字化意识是推动档案数字化建设事业发展的先导性因素和深层次动力，推动档案数字化建设首先要实现观念意识上的数字化和信息化，档案管理部门和档案管理工作人员要树立并巩固增强正确的档案信息化建设意识，充分认识档案信息化建设的重大意义、必要性、紧迫性和可行性，深入学习掌握档案数字化建设的规律和特征，增强档案数字化建设的信念和信心，激发档案数字化建设的积极性和主动性。

（二）完善档案数字化建设管理标准

档案数字化建设是一项系统性、全局性、长远性的工程，需要系统完备的法律法规和标准流程，保障其科学、有序、规范地发展。

加强档案数字化建设法制化建设。综合分析档案数字化建设的现状，考虑档案数字化建设的未来发展方向和发展趋势，及时修订现有的档案数字化建设法规，制定出台新的符合需要的档案数字化建设相关法规。着重围绕数字档案在收集整理、存储传输、开放利用等方面的法律问题，如数字档案的收集鉴定、存储安全以及著作权、使用权、传输权、法律效力等，加强法规建设与保护工作，逐渐构建起科学完备的档案数字化建设法规体系。

加强档案数字化建设标准化建设。由国家档案管理部门牵头，在充分调查研究的基础上，以符合档案工作实际和长远发展为原则，科学制定全国统一规范的档案数字化建设管理标准、工作规范和实施细则。在档案鉴定、分类、修复、录入、存储、编研、利用、共享等具体工作流程上，制定明确标准、细化流程、统一规范，注重体现标准化、统一性和兼容性。

（三）加强档案数字化软硬件建设

数字化档案需要相应的硬件设备存储，还需要数字化档案管理系统进行管理，软硬设施是档案数字化建设的先决条件。

持续加大资金投入。档案数字化的软硬件建设是一项系统的、长期的工程，需要的存储设备、处理设备等硬件和数字化档案管理系统、局域网等软件需要不小的资金投入，这就需要档案管理部门将档案数字化建设作为工程项目列入单位年度预算，且每年持续投入建设。

做好科学规划。加强对档案数字化建设的整体规划，进行统一管理，制定统一标准，提高数字化档案格式、软硬件标准的通用性和兼容性，形成统一有序的管理体系，从而提高系统的管理水平，提高利用率，避免浪费，大力推动档案的数字化进程和发展。

（四）做好数字化档案资源安全防护工作

档案资源是宝贵资源，对国家、社会、单位、个人都极其重要。在档案数字化建设发展中，要重视数字化档案的安全防护，确保档案安全。

加强安全系统建设。强化技术防范手段，配备安全防护设备，配置信息安全设备和软件，持续完善安全风险监测及预警，定期开展安全测试及时修复漏洞，确保档案信息的安全。完善档案灾难灾害备份体系建设，全面降低安全风险。

加强工作人员安全教育。加强对档案安全保密相关规章制度、工作流程等的学习，严禁档案信息泄密。对档案工作人员实行分级安全管理，按级别设置安全管理权限，使用面部识别、指纹识别等多种认证手段，避免身份盗用风险。档案工作人员从招聘、上岗、工作、离职，都要进行严格的资格审查、签署保密协议、进行脱密期管理等严格管理。

加强新技术应用。数字化档案在传输过程中容易被恶意篡改和黑客攻击，这时极易发生安全风险。新兴的量子通信技术具有极高的安全性，在数字化档案传输过程中运用量子通信技术能很好地避免相关风险。

（五）加强档案数字化人才队伍建设

在网络信息时代、大数据背景下，新时代的档案工作者不仅要熟悉掌握基础的档案专业知识，更需要具备计算机技术、网络技术、大数据技术等学科知识，熟练操作数据分析、信息挖掘、信息化管理等。人才是档案数字化建设事业发展的根本动力和前提基础，可以说，没有专业的人才队伍就没有档案数字化建设的发展。因此，建设一支高素质、高水平的档案人才队伍迫在眉睫。

加强培训培养。经常邀请相关专家、学者开展信息管理、网络安全、大数据技术、云技术等专题讲座和技能培训，增强专业知识和专业技能；加强地区之间、档案馆之间的交流学习，及时发现自身问题短板，在相互学习中共同提升管理水平；开展岗位练兵、技能竞赛，锻炼队伍、以赛促学，增强档案工作人员学知识、学技能的紧迫感和主观能动性。

加强人才引进。给予适当的优待政策，加大高端人才的引进力度，面向图书情报学、计算机科学、数据科学等学科引进一批专业技术人才，注入新鲜血液，带来新的思维，借此引入先进的档案管理理念和档案管理方法。