基于SWOT模型的机关档案数字化管理分析

袁 海 芳

基于SWOT模型的机关档案数字化管理分析

袁 海 芳

（邯郸市土地储备中心，河北 邯郸 056000）

随着社会生产力的发展和科学技术的不断进步，档案的记录方式和载体形式也发生了诸多变化，实现了从甲骨文、金文、石刻到电子档案的变革。机关档案作为一种宝贵的资源，具有重要的实用价值。机关档案的数字化建设既是适应信息化社会潮流的需要，也是提高档案管理水平和服务能力、创新社会治理方式的现实要求。

1 机关档案数字化及SWOT模型简介

1.1 机关档案数字化

根据2019年实施的《机关档案管理规定》，机关档案指的是在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。机关档案数字化是指运用数据库、高速扫描以及数据压缩技术等，将机关纸质、声像等传统介质的文件或者已经归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库，包括传统纸质档案的数字化转化与电子档案的信息化转化两个过程[1]。数字化档案呈现出容量大、内容丰富、方便快捷、容易更改与资源共享等特点，目前正朝着信息传递网络化、档案检索智能化、用户使用方便化等方向发展。

1.2 SWOT模型

SWOT模型（也称TOWS分析法、道斯矩阵）即态势分析法，是竞争情报分析中常用的方法之一。所谓SWOT分析，是指通过调查研究，将与研究对象相关的优势（Strength）、劣势（Weakness）、机会（Opportunity）、威胁（Threat）四大基本要素依照矩阵形式进行排列，并通过两两匹配的方式把不同要素组合起来加以分析，从而得出一系列具有决策性的结论的研究方法[2]。在SWOT模型广泛运用的背景下，本文基于该模型，对现阶段机关档案数字化管理现状进行分析，以期为机关高效开展档案管理，提升档案利用效能提供参考。

2 基于SWOT模型的机关档案数字化管理现状分析

2.1 优势分析

机关档案部门掌握着机关党群工作、人事变动、行政管理等多种类型丰富的资料，为机关的高效运行与人事管理提供了强有力的资源保障。随着互联网技术的不断发展，机关档案部门已从原来的以纸质档案为主体的实体档案管理发展为纸质、电子等多种资源互相融合的实体与虚拟并存的资源库管理。与此同时，目前行政机关大量的行政审批和行政许可均在网络上完成，公共资源市场化交易、公共权力的网络化运行等过程中产生和形成了大量电子化、数字化档案。档案数字化能够全面、及时地为社会治理提供最基础、最原始的数据、凭证材料，为依法管理国家事务、社会事务以及提高自身依法行政水平提供了保障。

2.2 劣势分析

2.2.1 对机关档案管理工作的重视程度不够

机关档案管理工作具有内部性、封闭性、保密性、延续性的特点，短时间内难以凸显工作成绩。同时，受限于地域经济发展水平、机关人员编制、传统观念等因素，导致机关在涉及档案管理的人财物投入相对较少，使得基层档案数字化管理出现发展缓慢、不均衡的现象。

2.2.2 档案管理标准不统一

统一完善的档案管理标准是做好机关档案数字化的前提和基础，也是实现档案信息互联共享的保障。这里主要存在两方面的问题：其一，虽然国家和各省均出台了关于电子文件归档、人事档案管理等方面的规定，但是这些规定站位宏观，缺少具体的操作性标准规范，各个机关在实际操作中执行各自约定俗成的标准，难以实现档案信息跨区域流通与共享。其二，在科学技术飞速发展的今天，出现了各式各样新的载体的档案资料。这些新兴事物的收集、归档需要全新的档案管理标准。以数码照片为例，目前国家档案局的《数码照片归档与管理规范》规范中，没有明确规定照片拍摄者与档案人员的责任分工、照片档案的组号选定以及软件管理方法等内容。

2.2.3 缺少档案数字化建设专业人才

在机关各个业务科室中，档案管理部门一般处于弱势地位，人员配备力量薄弱，适应数字化档案管理要求的专业人才更是稀少。现实工作中，除了专门的档案管理机构或团体，大多数机关单位忽视档案管理的重要性与专业性，从事档案管理的人员多是即将退休或者年龄较大的工作人员，缺乏专业档案管理知识的培训，没有做到及时跟进学习最新档案管理条例与标准，不能满足国家对机关档案数字化建设的需求。

2.2.4 档案数字化管理基础设备落后

随着互联网技术的发展，档案数据的信息化与档案信息的数据化成为当前乃至未来一段时间的发展趋势。但是现实生活中，机关档案的数字化管理相对滞后，表现在一些机关开展档案数字化的时间较晚，没有及时配备或开发相应的软件和硬件设施，档案管理人员的管理理念和专业技能不能适应时代的发展，出现档案数字化水平较低的问题。

2.2.5 档案管理数字化安全力量薄弱

机关档案承载着党和国家的秘密，所以做好档案资料的保密工作对于档案数字化管理提出了挑战。目前，由于档案专业性的需求，一些机关采用外包的方式进行档案管理，但是也出现了档案泄密的事件，档案数字化管理的安全问题亟需引起重视。

2.3 机会分析

2.3.1 制度保障指明方向

习近平总书记曾指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”2021年5月31日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《“十四五”全国档案事业发展规划》，为我国档案事业的发展指明了主要任务、发展目标与行动路径。规划要求，加快档案资源数字转型，大力推进“增量电子化”，促进各类电子文件应归尽归、电子档案应收尽收；继续做好“存量数字化”，中央和国家机关传统载体档案数字化率达到80%，加快推进对重要档案数字化成果进行文字识别和语音识别。

2.3.2 法律保障日益健全

1987年，第六届全国人大常委员会第二十二次会议通过了《中华人民共和国档案法》。2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过了新修订的《中华人民共和国档案法》，国家主席习近平签署第四十七号主席令予以公布，自2021年1月1日起正式施行。随着新《档案法》的颁布实施，档案管理的制度设计、内容建设、日常管理等有了更加明确的标准和规范，逐步构建起以档案法为核心，若干档案行政法规和档案行政规章组成的互相联系与协调的档案法规体系。

2.3.3 信息化技术不断进步

随着科学技术的不断发展，以移动互联网、大数据、云计算、人工智能为代表的新兴技术，使社会各行各业发生了翻天覆地的变革。这一方面带了档案管理理念的更新，表现在由以往的封闭式管理趋向于参与式、共享式管理，更加注重档案资源的利用效力与效能；另一方面，变革了档案管理的设备、内容和形式，如何提高档案的利用率、提高服务效能就成为新时期需要解决的命题。

2.4 威胁分析

2.4.1 安全问题

长期以来，机关档案管理实行的是内向型、封闭式管理，保密要求十分严格。然而，大数据时代的到来，使得档案在收集、管理、保存、利用、移交等环节增加了外部的风险性。档案管理系统一旦受到计算机黑客的攻击，将导致信息泄密，甚至于影响社会的安全稳定。

2.4.2 真实性问题

随着移动互联网的发展，电子档案的形式不断丰富，除了原始的实物凭证、一手资料外，还出现了照片、视频、音频等多种媒体混合的档案资料。档案载体的多样化在一定程度上可以丰富档案的内容，提高档案的价值和保存度，但是PS、人工智能换脸等技术的发展也给档案收集与鉴别工作带来了巨大的挑战。这些失真的材料，会影响档案记录的真实性，误导机关单位的人事考核、方案决策等，影响机关单位的高效率管理。

3 提高机关档案数字化管理的建议

3.1 加强对机关档案数字化管理工作的重视

第一，认真贯彻落实《“十四五”全国档案事业发展规划》、新《档案法》，把推进机关档案数字建设纳入到本单位长期重点工作之中，统筹做好档案数字化建设的短、中长期发展规划，明确机关档案管理的目标任务与实现路径。

第二，将机关档案数字化建设纳入机关日常办公之中，加强档案管理的宣传教育。一方面，组织机关领导干部学习档案管理相关法律法规、标准规范等，扩大档案管理工作的知晓度，提升领导对档案管理的重视程度；另一方面，通过加强日常教育、开展“档案知识活动月”、树立先进典型等多种方式，培养机关干部档案管理的自觉意识和责任意识，在单位内部营造“时时关心档案，事事皆可归档”的良好氛围。

第三，积极争取档案数字化建设的经费投入，将此类费用固定列为机关每年预算之中，通过购置先进的档案管理硬件和软件基础设施，更好地适应新形势下机关档案数字化建设的需要。

3.2 建立统一标准，实现档案资源共享

为了适应数字化时代档案收集、管理和利用的现实需求，制定统一的规范标准尤为重要。其一，建议国家档案局与国家机关部委立足机关部门实际，根据不同档案管理使用权限制定出适应我国各类机关档案数字化建设所需要的标准体系和工作规范，用以指导机关档案数字化的贯彻落实；其二，与时俱进，开拓创新，逐步更新完善数字化档案管理相关规范。对于现行规定没有覆盖的新型档案形式，出台统一的管理标准，实现档案管理概念术语的标准化、代号代码的标准化、档案收集标准化、档案整理标准化与档案查阅利用标准化，推动机关档案数字化事业快速发展。

3.3 夯实人才支撑，壮大专业管理队伍

首先，坚持“引进来”与“走出去”相结合的原则，加大档案管理专业人才的引进力度，在机关单位招聘中适时增加档案管理的编制，选择一批政治素质高、专业能力强的人员专职从事档案管理工作，实现机关档案管理的专业化。其次，坚持每年制定档案管理学习要点和培训计划，邀请专门从事档案管理的高校老师、专业人士开办档案管理大讲堂、档案管理实务培训等，更新档案管理理念，提高档案管理水平，形成“时时考虑归档，事事皆可成档”的良好氛围。最后，鼓励、支持档案管理人员外出学习与继续深造，紧跟档案管理的时代要求，树立终身学习的理念，持续推动档案管理事业的高效可持续发展。

3.4 强化风险管控，确保档案管理安全

机关档案涉及国家行政机关的诸多工作秘密，因此做好机关数字化档案的安全防护工作尤为重要。一是根据国家和上级机关关于档案安全管理的要求和规则，结合本机关实际工作的开展情况，因地制宜制定本机关具体的档案安全保密制度和保障体系，建立由主要领导负责的工作小组，明确责任到具体处室和工作人员，规范档案工作流程与安全监管；二是加强档案信息资料的存储安全监管，选择具有相关资质且有一定经验的专业公司来承包档案的数字化建设业务，定期对档案管理系统进行升级，修补漏洞，提高档案管理系统的安全防护能力。同时，对数字档案实行“云备份”制度，严格执行“涉密不上网”的规定，筑牢档案管理的防火墙，防止出现数字档案遭遇病毒袭击，出现泄密事件等事故。

4 结语

信息技术的发展不仅丰富了档案管理的载体与形式，同时也为档案数字化管理指明了新方向。本文通过使用SWOT分析法，从实际出发，深入分析了目前机关档案数字化管理的优势、劣势、机会与威胁。机关单位只有充分发挥自身丰富文献资源、稳定的组织架构的优势，借助制度、法律和科学技术进步的机会，才能更好地克服各种劣势，避免威胁，适应数字化时代的发展，为提高机关数字化建设乃至国家治理能力与效力贡献力量。

[1] 刘金湘.机关档案室档案数字化建设的思考[J].档案天地,2017(3):53.

[2] 司马懿茹,等.基于SWOT模型的高校嵌入式学科服务路径选择[J].兰台世界,2022(4):127.

责任编校：曹迎春