线上教学模式中高校教学秘书的多元化沟通作用

李祉晔

（大连海洋大学，辽宁 大连 116023）

0 前言

线上教学如今进入了一个高速发展时期，但是对于教学秘书的工作，由线下转为线上，意味着有较多的工作不得不做出一定的改变，这其中必然有转型所带来的阵痛，教学秘书应当积极学习，逐步适应线上的教学秘书工作。

1 教学秘书的主要工作

根据教学计划，协助领导协调教学过程中课程安排、教师调停课、教室及教学设备器材使用等问题；及时落实学生选课、重修、免听、免修报名等工作；完成学期学业警告、学籍处理，落实下学期教学任务、交流学生学分认定等工作；统计、审查在校学生学分，对学分不够学生及时警告，保证学生顺利毕业；落实学生的外语四六级、专业等级考试、提前考试、期末考试、补考等考务工作，安排学院教师监考；落实学院教师、学生的教材订购、发放等工作；完成本科毕业生及学位资格审核等一系列相关工作[1]。

2 教学秘书工作线上开展的难点

2.1 效率低下

教学秘书的角色定位是在教师与学生之间的一个桥梁，起到一个上传下达、沟通协调的作用。在开展线下教学时，教学秘书可以在校园之内及时联系到有教学任务的相关教师，对于教学有关工作的开展问题，教学秘书和教师能够有效、及时的开展沟通，并落实工作。但当教学秘书的工作转为线上，教学秘书与教师之间的沟通就意味着有时候不能做到实时同步，因为教师和教学秘书本身的工作量大，转为线上后就有更多的工作要做，发消息也不一定能得到及时的回应，进而导致效率低下[2]。

2.2 工作开展难度陡增

线上教学就意味着很多的教学活动要在线上进行，像日常教学这种工作，在线上开展的难度较低，但是对于考试，线上考试的开展就意味着有很多的阻碍。线上考试如何进行，以什么方式进行考试，如何保证学生不作弊，考试试卷如何进行回收并保证不泄露，学生中途如果不小心退出答题怎么办，这些问题都需要教学秘书花时间一一去解决。虽然说线上教学已经开展了较长时间，也有了一定的基础理论指导但是实际操作远远比理论基础来的复杂多变，在这种情况下，教学秘书的工作开展起来就异常困难。

2.3 难以保证学生学习质量

大学课堂本身自由度就较高，当教学转为线上之后，缺少了教师的直接监督，就意味着学生在屏幕背后有着更多的自由空间。这对学生的学习质量就有着重大的影响。而教学秘书所要做工作的目的，就是要保证学生在线上和线下的学习质量趋于一致。但就目前的情况来看，教学秘书在尽自己最大努力做好本职工作的同时，运用技术手段提高学生的学习质量，但学生的学习质量更多时候还是要看学生个体的自我要求。所以，线上如何保证学生的学习质量也是教学秘书工作的重难点。

3 线上教学过程中教学秘书工作有效开展的策略

3.1 及时建立教学秘书线上工作系统

在以往线下教学的过程中，教学秘书的许多工作进展都在线下进行落实。线下落实的好处在于，教学秘书所面对的工作对象是教师、是学生、是真实存在的人，这就意味着教学秘书在开展工作时，可以在线下及时与教师、学生进行沟通。虽然说线上沟通也可行，但是在很多时候，线上沟通所带来的效果远远比不上线下沟通，并且在线下沟通完成后，教学秘书就可以及时了解和跟进教师和学生的工作进展，这在线上是做不到的[3]。

所以，为了能够帮助教学秘书及时跟进教学任务，及时与教师学生做好沟通。学校应该及时创建属于教学秘书的一套工作系统，在这个工作系统中，教学秘书能够及时有效的联系到每个老师，并且能够关注到每个老师的教学安排。在这种情况下，教学秘书就能有效地统筹兼顾学校教学任务。比如，在临近期末考试的时候，教学秘书就可以通过专门的工作系统，在线上联系各位出题老师，协商出卷。并通过工作系统传回所需文件，将考试所用考卷上传至考试系统，等待学生考试。这每一步的工作进度都可以清晰直观地显示在工作系统中，在这种情况下，教学秘书就可以及时了解那一个环节出现了问题，并及时联系相关工作人员进行解决。

3.2 建立及时多元线上沟通交流渠道

当线下工作转为线上时，最亟待解决需的问题就是沟通交流的问题。在线下的工作中教学秘书可以直接面对教师和学生，教师知晓教学秘书的工作，所以在很多时候，大部分的教师都会配合教学秘书的工作。但是转为线上之后，教师的工作量增加，很多东西需要线上解决，但对于部分教师来说可能存在操作不熟悉的情况，尤其是对于一些年龄较大的教师来说，他们对于线上的操作更为不熟悉。这时候就需要一个多元化的线上沟通交流渠道，让教学秘书和教师之间能够及时联系，保证能够随时推进工作进展，同时可以让教学秘书指导教师进行一些线上的操作。这种多元化的沟通交流渠道在微信等现代通讯基础的前提下，高校可以及时根据本校教学任务和教学目标要求，开发属于自己的沟通交流系统。

而对于学生而言，很多学生在线下拥有了更多的自由时间，学生不直接与教学秘书接触，但是在一定程度上，教学秘书与学生之间的联系会影响到整个教学任务的推进。但是学生有时候有自己的想法，抑或是不能及时配合教学秘书的工作，很多学生也不会有教学秘书的私人微信和通讯号码。而多元线上沟通交流却道能够让学生通过微信以外非私人通信渠道了解教学秘书的工作，在这种情况下，学生不仅仅能够及时了解教学秘书的工作，及时知道教学秘书的工作动向，做到及时配合。同时，学生有关于教学任务进度安排的相关问题，也可以直接和教学秘书进行交流沟通[4]。

3.3 除去复杂审批盖章流程

学校工作在很多时候，都会有审批盖章的流程，有些文件要求必须是纸质版。但是转为线上之后，很多文件要求是纸质版的话，就会存在邮寄的问题。而如果物流受阻，在这种情况下，就会浪费大量的时间在等待邮寄上。更为严重的是，如果快递丢失，那就意味着审批流程无法继续进行下去，那么这一工作进度就会一直止步不前。因此，对于线上的教学秘书工作，要除去复杂的审批盖章流程，简化审批流程，让很多的工作进行不需要太多的审批者参与。同时，应当完善教师的电子签名和电子签章，在很多时候，拥有电子签章的教师就可以直接在电子版文件上进行盖章签字，我国《电子签名法》规定电子签章同样具有法律效应，因此，很多文件使用电子版后同样具有法律效应。电子版文件不仅方便，而且在完善电子签名和电子签章后，可以加快审批流程，及时推进教学秘书的工作。

3.4 做好工作规划，明确工作时间节点

教学秘书的工作和学校的教学任务紧密相关，所以对于教学秘书来说，及时准确的了解学校教学任务的节点，对于自己开展教学秘书工作有着至关重要的影响。教学秘书的工作内容和工作时间节点，每学期虽然有所不同，但是大致相似，因此，在转为线上之后，很多教学秘书要做好自己的工作规划，同时明确自己工作时间的节点，比如，在学生开学时，有哪些工作可以开始进行，像迎新工作的准备、学生证的办理、学籍的办理等等，这些工作的时间节点及完结期限是多久。又如，在临近期末的时候，有哪些工作需要开展，像试卷的出题、试卷的审批、考试的安排等等，这些工作每年都要做，而且开始的时间也大致相同，在这种情况下，教学秘书及时做好工作规划，在相关工作的时间节点开始后，就要开始着手展开工作。同时，由于线上教学具有一定的延时性，很多工作的展开需要提前，教学秘书在明确时间节点后，就可以及时安排工作保证学校教学任务按时推进，有序进行[5]。

4 结语

线上工作的开展是对教学秘书工作的再补充，无论线上工作流程多么复杂多变，教学秘书都要在第一时间保证学校教学任务的有序推进。线上教学对教学秘书是一大考验，教学秘书要充分知晓线上教学的特性，及时学习，查漏补缺。同时，高校也要，针对线上教学，制定相应的教学秘书工作系统，以保证教学秘书能在第一时间按时完成工作任务，保证学校工作计划的按时执行。