企业构建财务共享服务中心的优化策略

文/陈红艳（宁波怡人玩具有限公司）

一、引言

近年来在国家利好政策的扶持下，全国经济发展势头迅猛，很多企业也开始尝试走入新的经济业态，并且逐渐在全国各地成立了分公司、子公司，拓展了市场份额、企业的业务规模得到了扩大。这一变化使得各分支机构的分散程度日益加剧，也对企业的财务管理提出了更要的要求。如：企业如何在各分公司之间实现资金的有效分配和周转？如何才能使财务信息在各分支机构进行科学的传递与共享？如何才能缩减企业的财务人员实现人力资源成本的降低？如何才能对各分支机构的运营状况做到整体监控？这些都是企业在进行扩张后必须正视的问题。财务共享服务中心的构建很好地解决了这些问题，在先进的现代信息技术、网络技术的支持下，企业彻底打破了时间和空间上的限制，财务软件不断升级、公司的组织架构得到完善，通过对企业业务流程、组织结构的再造与完善，将过去存在的重复率较高、分散的业务都集中到财务共享服务中心，进行规模化处理。通过财务共享服务中心企业能够对各分支机构的财务状况做到及时掌控，从整体上提升了集团的掌控力、统筹协调能力。

二、相关概念阐述

（一）财务共享服务中心概述

在现代信息技术的支持下，企业可以充分借助现代信息技术带来的优势，将处于不同地区的子公司、分公司的财务业务进行统一归集，在归集到同一地点后由一种新型的组织形式进行统一处理，这就是财务共享服务中心。构建财务共享服务平台可以将企业内外部客户的所有信息、企业的财务数据等集中在一起，在统一整理和归集后进行数据分析，这一转变使得企业的资源得到了优化整合，重组了企业内部业务，使集团企业的整体数据向着标准化、规范化、科学化管理的方向迈进，企业内部的各项数据更是实现了实时共享。当企业管理者进行决策时，财务共享服务中心能够为其提供更有效、更准确、更科学、质量更高的数据信息，企业的管理者也能够更加直观地、迅速地对整体经营状况做一个全面了解。财务共享服务中心的搭建减轻了财务人员的工作负担，提升了运营效率，达到了降本增效的目的。

（二）财务共享服务中心的优势

在传统的财务管理模式下，企业的会计核算、盘点对账、工资统计与发放、资金结算等都是由财务人员完成，很多业务是一些较为简单、机械性、重复性较高的工作，企业的财务部门在这些工作上花费了大量的时间和精力，财务人员的个人价值并未得到最大限度的发挥。在构建财务共享服务中心后，财务人员可以从这些简单的、重复性的工作中解脱出来，财务部门也不用在日常交易处理中花费大量的时间和精力，而是可以将更多的时间和精力转移到企业的经营管理、业务支撑、参与经营决策等方面。企业的财务人员可以充分利用自身的专业优势，为企业创造出更多的价值，帮助企业完成对全面预算的预测与分析，制定战略发展规划，科学地完成企业的经营决策和投融资业务。由此可见，构建财务共享服务中心全面整合了企业内部不同分支机构的各项资源和业务，数据实现了有效的共享。另外，财务共享服务中心的构建还能够为企业的管理、组织结构等提供强大的数据支持。

（三）财务共享服务运营的新模式

作为一种新兴的财务管理模式，目前学术界和理论界关于财务共享服务中心运营模式并未作出明确的定义。就目前的研究现状来看，财务共享服务的运营模式可以分为物理集中模式和虚拟式财务共享模式这两种。

1.物理集中的财务共享中心

这也是目前一种主流的共享服务模式，它的构建从根本上突破了部门与地区之间的局限性，将集团内部散落于各地的、分别隶属于不同部门的财务力量整合在一起，在某一空间范围中进行集中，从而构筑起共享服务中心的主要结构。最后通过集约化的共享实施机构、流程的合理化、统一的核算标准、快速运行的共享平台共同搭建起共享服务中心。财务共享服务中心的搭建主要是用于帮助企业实现作业的标准化、流程的合规化、财务数字化，财务数字化的同时实现降本增效的目的。

2.虚拟式财务共享中心

虚拟式财务共享中心主要是充分借助标准的、规范化的业财流程，科学的、统一的、规范的合算格式，快速而便捷的财务共享平台，并且在先进的人工智能与互联网技术的支撑下，将处于不同地点的财务链接在一起的一种新型的财务共享服务模式。在虚拟的财务共享中心实施过程中，集团财务总部主要扮演着统筹管理的角色，进行统一的协调与沟通，而下属的各财务共享分支机构主要是听从财务总部的指挥与安排。

三、企业财务共享服务中心构建中存在的问题

（一）缺乏完善的业务流程

企业在构建财务共享服务中心时必然会经过前期的调研，并且进一步规范了原有的业务流程，实现了流程再造。但是近年来随着大数据技术、人工智能、移动互联网、云平台、互联网等新兴现代技术的不断发展，很多企业现行的业务流程已经无法满足时代发展提出的要求，隐含其中的问题也逐渐暴露出来。例如：A在互联网技术的帮助下联合各大银行推出了联名商务卡，并且专门在本单位的系统中开发了费用报销流程模块，可以让员工在相关的平台订购机票、酒店住宿，员工并不需要提前垫支差旅费用。对于该企业的员工而言本是一件极为有利的转变，但是平台中酒店的范围与覆盖量缺乏全面性，有的员工出差地中的酒店并未囊括在平台中。系统的出差开支中并不包含员工在出差过程中所消耗的餐费、办公用品等支出，而这些需要员工先垫付，可见平台的使用效果不尽如人意。另外，再加之系统设置过于刚性，只要员工的申报超过了系统预设的预算金额就会被自动驳回，但是在实际中受不可控因素的影响，很多时候出差费用大于预算。出现这种问题时只能找到相关负责人对系统进行调整后再申请报销。员工的出差费用关系到自身利益，报销申请退回率的不断增加不仅影响了财务人员的业务处理效率，更打击员工的工作积极性。因此，A公司的报销审批流程必须尽快完善。

（二）信息系统亟待提升

随着现代信息技术的飞速发展，在企业内部构建有效的、合理的、科学的信息系统能够全面提升财务共享服务中心的运行效率。然而目前在财务共享服务中心信息系统的构建上还缺乏完善性。例如：A公司财务共享服务中心构建的时间并不长，大数据时代海量的数据信息对公司的信息系统带来了巨大的存储压力，一些模块与整个系统之间缺乏关联度、缺乏整合性，数据接口也并未实现无缝链接，由于缺乏完善的信息系统导致该公司的财务共享服务中心并未最大限度地发挥协同效应。再例如：A公司的许多系统中有的是企业外购的，有的是企业自主研发的，但是由于缺乏研发人员对系统的整合、磨合，出现了合并报表错误、系统界面不匹配等现象。更新与维护系统要花费大量的资金成本，然而A公司目前在这方面的资金投入极为有限，已经无法适应企业日益扩大的规模。

（三）财务人员业务能力、综合素养有待提升

财务共享服务中心的构建对企业财务管理人员提出了更高的要求，但是目前从整体上看，有的单位财务人员在业务能力和综合素养方面还有待提升。例如：A公司在创建了财务共享服务中心后裁减了一些财务人员，减少了公司的基础核算人员，对于剩余的工作人员要求其在业务和综合素养方面必须尽快提升。但是A公司目前一些基础财务人员的综合素养亟待提升、业务能力明显不足，无法应对当前的工作，对全新的业务操作规范和处理模式还不熟悉、不适应。A公司虽然全面培训了财务人员，但是财务人员不能在短时间内快速地使这些新知识、新流程做到融会贯通，工作效率降低。A公司的经营规模不断扩大，实现了业才融合，这一转变要求财务人员必须尽快转型，多学习新知识、新技能、新理论，实现自我综合能力的提升。在未来的发展中，A公司要想全面推行智能化财务管理模式、数字化运营模式，就必须加大专业型、综合型人才的培养力度，这些专业人才将作为公司后续发展的重要支持力量。另外，对数据的挖掘也是大数据时代对财务人员提出的要求，但是目前很多企业的管理层并没有从思想上真正认识到复合型人才在财务共享服务中心构建中的重要性。

（四）对风险的管控不到位

在大数据环境下，企业的财务共享服务中心每天都要接收、处理、分析海量的数据，但是目前很多企业对风险的管控并不到位。例如：A公司借助大智移云物的优势，在集团内部全面推进数字化经营模式，并且着力在企业内部打造线上线下一体化的新模式，A公司将大量的数据存储在云端，面对海量的财务信息，一旦系统遇到信息泄露、病毒入侵等现象时一定会危及企业的信息安全。目前很多黑客的技术水平也是日新月异，A公司存储了大量信息的云端如果被黑客攻击，将会给公司带来内部核心资料被篡改、被窃取等重要风险。由此可见，确保信息系统数据的安全性显得尤为重要。

四、优化企业财务共享服务中心的有效建议

（一）实现业务流程的再造

完善的、科学的、标准化的业务流程能够实现成本的降低、激发广大员工的工作积极性、提升业务处理效率。因此，在信息时代，企业应结合时代的特征、企业的业务流程，制定出真正适合企业发展的业务流程。例如：A公司针对在财务共享服务中心费用报销流程中存在的问题进行了完善，使系统中可以提前垫支费用的餐厅和酒店的数量增加，使员工出差费用的报销流程更加便利；对于特殊事项特别增加了特殊报销功能；对于高于预算金额的费用系统将进行自动筛选，然后由财务人员进行审核，最后与报销人员进行确认；对于在报销过程中员工上传的单据结合事项的紧急程度分别进行了有效区分，紧急处理的单据可以不按照时间的顺序优先进行审批处理；在系统中设置了催单功能，这一功能的设置大大缩短了业务的处理时间。由此可见，财务共享服务中心业务流程的完善并非一朝一夕之事，需要经历一个长期的实践过程，随着企业经营规模的拓展、时代的进步，企业开发了不同的业务模式，这就要求企业必须结合各种环境的变化尽快完善业务流程，为财务共享服务中心的顺利实施奠定基础。

（二）对信息系统进行全面整合

在大智移物云时代，各种先进的信息技术为企业信息系统的全面整合提供了便利。例如：A公司应定期维护和检查信息系统的安全性，对各个系统不断地进行调试和完善，以此来增加系统之间的流畅性和紧密性，使数据在系统之间的传输更加准确、及时、迅速，使各系统之间的协同效应得到最大限度的发挥；A企业应加大对信息系统部门的资金投入力度，综合考虑市场变化、企业发展状况等多方面的因素，不断升级与优化系统，实现新旧系统的有效整合、兼容，在确保信息系统流畅使用的同时帮助企业完整地储存海量的信息数据。另外，各企业还应充分借助新兴技术来提升企业的大数据分析能力。例如：A企业应结合自身的实际状况建立完善的大数据信息分析技术，这些大数据分析工具，一方面能够整合并提炼出财务信息中的关键数据，另一方面还能对非财务信息进行科学的分析，通过对历史资料的全面评估为企业的管理者提供更为全面的、正确的、科学的决策数据；A公司可以充分借助大数据技术的优势实时统计和分析销售业绩，科学而详细地分析与总结身处不同地域人们的购买习惯；实时追踪、动态化分析不同产品的销售及盘亏情况。因此，各企业应充分借助大数据的分析功能尽快提升企业的综合分析能力，并以此为基础实现信息系统的进一步完善与优化。

（三）提升财务人员业务能力、综合素养

面对企业在财务人员综合管理方面存在的问题应积极应对挑战，加强培训力度、优化人才引进机制。例如：A公司应加大对财务共享服务中心财务人员的培训力度，组织财务人员定期进行有针对性的学习，让不同岗位的财务人员能够快速熟悉本岗位的工作职责，并尽快提升财务人员的综合素养和业务能力；A公司对于刚入职的财务人员应将培训的重点集中在对共享中心的业务流程、操作规范等方面的基础培训，后续可以对这些员工加入业务处理能力、职业道德修养、服务意识等方面的培训；对于已经入职3至5年的财务人员，应将培训的重点集中在业务流程再造、运营管理等方面，以此来提高他们的领导力、团队建设力以及创造力。

（四）加大对风险的管控力度

为了尽量避免财务人员在业务操作中出现的风险，要从内部着手尽快完善内部控制制度，强化财务人员的风险意识和内控意识。例如：企业应从内部着手，对业务流程进行不断的调整与完善，使操作系统的灵敏度尽快提升，从而避免发生员工操作风险；加强上下级监督审查与管理的力度，要求员工树立全新的数据管理意识，在发现问题后能够第一时间予以纠正；在员工中加大风险意识的宣传力度，培养员工的风险意识，可以定期组织员工完成业务风险培训，帮助每名员工梳理在各项操作中的关键风险控制点，以此来降低在业务过程中的出错概率；在财务共享服务中心配备专业的人员进行日常的技术维护和安全保障。

五、结语

综上所述，在大数据时代企业构建财务共享服务中心迎来了全新的挑战，企业原有的业务流程、组织结构、信息系统等已经无法满足新时期提出的要求。因此，在新型现代信息技术的支持下，各企业应优化传统的财务共享服务中心，使财务共享服务中心的系统更高效、更便捷，使数据分析能力更强，从而为企业的管理者在进行决策时提供更多的数据支持。