重点工程竣工档案管理模式探讨

叶琼 宗玉芬 张锦

目前，我国城市建设正处于高速发展期，地铁、道路、桥梁等大型重点工程建设在我国许多城市遍地“开花”。重点工程普遍具有以下特点：一是在城市建设发展中具有重大作用和意义，政府重视，市民关注；二是由于重点工程规模大，同一工程往往分期实施、分段招投标，从立项到竣工全过程周期长、环节多；三是施工过程中，对周边城市环境面貌、车辆通行及市民生活等，产生不良影响。重点工程的这些特点也决定了工程施工工期特别紧张，一切以竣工时间和施工阶段性节点为目标，很多重点工程存在重建轻管的弊端，对重点工程档案收集和档案质量等形成很大挑战。重点工程已经投入使用，重点工程竣工档案却迟迟不能归档的现象时有发生。为杜绝这种现象的发生，笔者认为应在重点工程的档案管理过程中全面实施“三纳入”“四参加”“四同步”的管理模式。

一、“三纳入”“四参加”“四同步”在重点工程档案管理工作中的实施方式

重点工程竣工档案是工程从可研、立项、审批等工程前期到工程施工验收、生产运行、工程评优、审计、后评价等全过程的真实记录和全面反映，在我国建筑工程发展中占有重要地位。通过运用重点项目档案资料，能够为后续工程质量审查、管理和维护、新建工程提供参考，有利于促进建筑业可持续发展。同时重点工程竣工档案是工程建设的珍贵记忆和生产运维的关键资料，是工程创优评优的必要前提条件，也是企业的重要知识资产。

“三纳入”“四参加”“四同步”是从企业档案管理模式中借鉴来的一种前端控制管理模式，意在强调在重点工程竣工档案的管理过程中，城建档案的归集要将注意力放到重点工程整个过程中，全过程跟踪档案的形成过程，才能保证重点工程竣工档案的系统和完整。

（1）“三纳入”是指将重点工程从可研立项到施工验收全过程中各阶段的各种载体档案文件的编制、收集、整理和归档工作，纳入到参建各方的施工、技术、项目管理等各项管理程序；将重点工程档案工作纳入各项工作计划；将重点工程档案工作纳入参建各方的职责范围与有关责任人的岗位职责之中，并作为重要考核内容；建立科学合理的档案管理制度，明确档案管理责任主体。

科学合理的档案管理制度是保证重点工程项目档案收集与整理工作效用发挥的基础条件，有利于建立系统完整的档案资料。建设单位要突出首要责任，必须坚决改变重施工轻管理、重进度轻档案的工作态度和方式，根据工程档案在工程建设中环环相扣的特点，坚持以过程管理为重点，提出重点工程必须将档案管理工作贯穿于工程全过程的管理思路，形成提前介入、对口管理、跟踪监督、同步验收、合同制约、经济保证等一套形之有效的管理办法。明确各参建单位在重点工程项目竣工档案管理中的职责，才能保证重点工程项目竣工档案工作的顺利推进。

在重点工程开工初期，建设单位应会同档案管理部门对本工程的档案管理工作确立一套科学合理、详细实用的档案管理办法，明确各参建单位在档案管理工作中的具体职责、工作内容、质量和时间要求，在工程建设各阶段档案从编制到归档的各环节有明确的责任单位和责任人。确定重点工程档案资料的完成由持证的城建档案员负责，制定工作制度定期检查档案资料的同步性、准确性；完善签章制度，做到谁签字、谁负责，杜绝事后补做资料的情况发生。考核城建档案员和技术负责人的业绩以最终完成向城建档案管理部门和建设单位存档工作为基准。

（2）“四参加”是指档案管理部门的相关档案人员参加到重点工程建设管理的各个环节中去；参加施工方案编制的全过程；参加到施工过程的各个阶段；参加工程阶段性验收会及竣工验收会。

在重点工程建设中，参建各方往往对实体工程的工期和和质量高度重视，我们必须在“三纳入”的基础上让参建各方对档案管理工作也同样重视起来，必须严格执行提前确定的档案管理制度。“四参加”就是档案管理制度具体实施的有效方式，让确定的专职的城建档案员全程参与工程管理，明确工程进展的每个环节档案资料的进展深度，确保档案资料与工程同步。

重点工程建设过程长、参建的单位和人员多，重点工程档案贯穿工程建设全过程，工程设计、管理、施工、技术等等各方面人员直接参入工程建设的各环节，同时也是工程档案的生产者，重点工程档案的完整性、准确性、系统性也主要取决于他们。这就要求城建档案管理人员要多深入工程现场，学习必要的工程知识，时刻紧跟工程进度，宣传档案工作的重要性，及时提醒指导工程技术人员完成相应阶段的档案工作，并随时检查档案的完整性和准确性。城建档案员要参与工程建设工作，参加生产协调会、工程各阶段验收会，及时检查各阶段档案，为工程技术人员提供好档案咨询服务，共同做好重点工程档案管理工作。

（3）“四同步”指的是确定工程建设目标的同时，确定档案归档目标；检查工程进度和阶段性验收的同时，检查相应工程阶段档案的完成情况；工程竣工验收的同时，检查验收工程档案的完整性、准确性、系统性；工程评优评奖时，提供档案管理部门存档情况说明文件及证明材料。

建设单位要当担起在档案管理工作中的首要责任，与招标、勘察、设计、施工、监理等参建单位签订合同的同时，对参建各方在档案管理工作中的内容、质量和完成时间等方面提出具体要求。

在重点工程施工全过程中，建设单位在检查工程进度和工程质量的同时，应会同城建档案员积极检查监督参建各方相应阶段的工程档案编制、收集和归档工作，使工程档案与工程建设进度同步。

建设单位在组织重点工程竣工验收时，应敦促检查参加各方按规范要求收集整理完成全部工程档案，应组织对重点工程竣工档案进行验收，并组织所有参建单位向相关部门移交。

很多重点工程技术难度大、施工质量好，具备较好的评优评奖条件。需要强调的是档案管理部门出具档案验收存档证明文件是工程评优评奖的前提条件之一。以往有些重点工程，由于档案验收移交不及时，档案管理部门不能及时出具档案存档证明材料，因此而错失评优评奖时机，十分可惜。

“三纳入”“四参加”“四同步”的实质是转变重点工程竣工档案工作的传统工作模式，变事后收集为提前控制，强调前期参与到重点工程中去，才能保证重点工程竣工档案的完整性和可靠性。“三纳入”是思想认识和制度保障，“四参加”是全过程控制具体实施方式，“三同步”是在前两者的延展，是最终实施效果和要求。

二、“三纳入”“四参加”“四同步”在重点工程管理过程中的实施状况和存在的问题

城市建设重点工程存在参建队伍多、涉及的专业又各不相同，专业分包的现象比较普遍，城建档案员的素质参差不齐、流动性大，项目负责人重施工进度和质量、轻档案管理工作，这给重点工程竣工档案管理工作带来很大难度。

“三纳入”多流于形式。很多重点工程虽都制定了档案管理的制度，但在实际实施过程中，工期大于一切，不管重点工程竣工档案工作进展如何，只要工程如期完工了，领导、上级机关就会皆大欢喜。“三纳入”往往停留纸面上的，很难真正融合到相关的管理流程中去，并将重点工程竣工档案的管理结果作为考核相关人员的依据。

“四参加”不能保证。城建档案员往往是才到工地的新人或者女性工作者，在工程管理过程中没有被定位到应有的位置，没有被赋予相应的权利，譬如对重要的方案讨论、重要的施工环节并不知情，往往被忽略，常常处于找相关人员讨要档案资料的被动局面；真正参与到重点工程中去，成为重点工程管理工作的一部分，还没有真正实现。

“四同步”没有具体实施。重点工程往往领导亲自过问较多的是工程质量，即使是在相关的阶段发现重点工程竣工档案未与工程同步，往往也是只抓重点工程进度，忽视重点工程竣工档案资料的同步收集；即便是到重点工程竣工验收阶段，“先验收，先使用，再来完善手续”成为领导的常用语，城建档案部门很难起到一票否决的作用。因此，重点工程竣工档案工作在重点工程的管理过程中往往滞后很多，常常是重点工程已经使用很长时间，重点工程竣工档案工作还在继续，“四同步”形同虚设。

三、提高“三纳入”“四参加”“四同步”执行力度的方式

“三纳入”“四参加”“四同步”在工程档案管理工作过程中实施现状还存在诸多问题，同时，我们也明确认识到“三纳入”“四参加”“四同步”是提高重点工程竣工档案的质量行之有效的方法，如何加大宣传和增强执行力度成为城建档案管理部门和人员的工作方向和要求。

1. 加大服务力度，成为相关部门的帮手

城建档案员应转变思路，少一点刻板，多一点服务，改变以往坐等收集的工作方式，积极主动与人沟通，真正融入到相关技术人员的工作中去，成为相关部门的帮手，“三纳入”“四参加”“四同步”这种先进的管理模式才能被重点工程各管理部门接受，最终变成积极支持者和参与者。城建档案员深入到重点工程各相关部门，及时了解工作进展，做到档案与工程同步，“三纳入”“四参加”“四同步”才能落到实处。作为档案管理机构的城建档案管理部门，在工程开工时，应积极组织档案技术交底，使建设、施工、监理等单位的城建档案员充分了解自己在整个重点工程建设过程中所承担的档案工作具体内容及进度、质量要求。在重点工程施工过程中，城建档案管理部门工作人员多深入现场，了解参加各方的工作，掌握工程进度，提醒、帮助相关工程人员及时完成工程档案资料，提供档案管理的全过程服务。在重点工程竣工验收阶段，会同建设单位及各参加方及时汇总全部竣工档案，检查合格后及时移交档案管理部门。

2. 加大宣传力度 提高领导档案意识

及时将重点工程竣工档案利用产生的经济效益和社会效益反馈到相关部门的领导手中，使领导充分认识到重点工程竣工档案保管的社会价值；同时及时将重点工程竣工档案的编研成果传送到相关决策者手中，使领导在制定重大的城市决策时有章可循、有据可依，这样领导才能充分认识到保管重点工程竣工档案潜在的经济效益，提高领导的档案意识。提高相关领导的档案意识的，才能保证重点工程竣工档案工作的层层落实。

3. 完善主体责任制

在相关领导充分重视下，建设单位要承担起在重点工程档案管理工作中的首要责任，各参加方明确各自档案工作的主体责任，各方积极支持配合档案管理部门一起实施“三纳入”“四参加”“四同步”进行工程档案管理工作，层层分解，责任明确，并将档案管理工作与参建各方单位及个人考核挂钩，对及时完成档案文件编制和归档的人员予以批评和经济处罚。档案管理部门及人员提高工程档案服务意识和服务质量的同时，建设单位及参建各方应维护相关人员在档案管理工作的权利，积极支持他们正常开展工作，不要在重点工程中再出现工程档案管理工作人员屡吃闭门羹的情况。

4. 提高城建档案从业人员业务素质

定期组织城建档案员培训是我们经常采用的提高工作人员素质的一种有效方式。培训应当从两个方面进行：一方面，要提高相关人员的业务素质，重点工程涉及的专业和工序多，城建档案员不可能每个专业都精通，但一定要了解每个阶段、每个工序可能会产生的资料，做到收集无遗漏；另外一方面，要加强城建档案员的工作责任心的培养，确保准确、完整、系统的重点工程竣工档案在规定的时间内完成，坚决杜绝事后补资料、做假资料的情况发生。

将电子档案的基础工作纳入到日常工作中，利用电子档案，系统地填报资料，及时介入资料的编制过程，通过查看档案资料实时完成情况，促进重点工程档案编制和收集工作积极推进。

当今社会计算机及信息技术发展迅猛，运用范围十分广泛，重点工程竣工档案保管方式也日益更新，数字化档案管理已成为趋势和要求，为适应这些新变化，城建档案工作人员需要学习更多专业知识和技能，跟上时代发展步伐，不断提高自身素质，不断改进与完善工作方式。只有这样，才能做好新时期重点工程竣工档案收集整理工作。