事业单位实现档案数字化管理的要点分析

2022-12-28方山县社会综合治理服务中心韩海娥

区域治理 2022年15期

方山县社会综合治理服务中心韩海娥

事业单位通常具有一定的公益性特征，职能的特殊性使得其工作也具有一定特殊要求。档案管理是事业单位中的基础构成部分，通常分为人事档案、文书档案、基建档案等，作为单位的基础职能部门，和各个行业都有密不可分的联系，所以提高档案管理的效率性与便利性具有现实意义。档案管理的数字化建设相较于传统的档案管理模式来说更加高效快捷，并且更加符合各项工作对于档案管理工作的要求，所以数字化管理成为档案管理工作发展的必然趋势。数字化管理需要借助信息技术和智能化技术，一方面提高档案查询检索的便利性和效率性，另一方面降低对于人力的需求。

一、档案数字化管理概述

档案数字化指的是灵活运用信息采集设备，将原本的实体档案转变为电子化档案的方式，而档案的载体形式发生了改变，管理方式也要作出转变。档案管理人员在纸质档案的数字化处理期间，需要利用扫描设备收集档案信息，之后将纸质档案中的信息元素分解抽离出来并转变为电子信号输入到计算机中存储，在后续的档案查阅中可通过文字或图像文件的方式呈现。当前常见的纸质档案转数字化格式档案方法有以下几种：其一，档案扫描，以图像方式传输和存储，或利用OCR字符识别的手段将纸质档案转变为文本格式；其二，利用微缩胶片、数码相机设备拍摄纸质档案，将其转变为电子档案。直接扫描纸质档案并转化为电子档案的手段更加方便快捷，而且所需的资金成本、时间成本、人力成本不高，所以档案管理人员在纸质档案的数字化处理时通常情况下不需要担心操作失误造成的录入错漏问题，及时进行图像文件的存储就能保证数据库档案资料建立工作的有序开展，为后续数字化档案资料的管理和检索提供便利。对于事业单位来说，应当顺应时代发展的要求，提高档案数字化管理建设的整体投入，引进更先进的技术与设备来提高单位的档案数字化管理水平，让事业单位的公共服务水平得到综合性的提高。

二、事业单位实现档案管理数字化的关键意义

（一）实现档案管理的控本增效

对于事业单位来说，档案数字化管理和无纸化办公的有效对接能够进一步控制管理工作的成本投入，并且提高档案管理工作的开展效率。档案管理部门能够利用本地网络将单位内部的有关部门衔接起来实施统一管理，而文档材料则可以利用网络平台实现内部共享，在计算机的支持下数字化管理大大降低了人力成本投入，并且转变档案管理的工作形式，网络化使管理更具便利性。

（二）有助于资料的收集与管理

在传统档案管理模式下，纸质档案对于保存环境具有一定要求，例如潮湿或高温环境下极易受到损坏，在未能实现数字化之前需要投入很多的人力资源和物理空间来收集并保管档案资源。而档案管理的数字化建设则可以解决这些问题，将原本的纸质档案录入计算机系统中成为电子化档案，档案信息能够在计算机中实现更高效的收集、整理、编目等工作，还可以利用计算机的自动化工具实现自动化管理，大大提高了档案管理的信息存储密度。

（三）实现档案信息的共享

从本质上来看，档案管理工作本身的目标并非单纯的档案信息存储，而是为档案信息的再利用服务，只有这样才能让档案资源价值最大化。而传统的档案管理难以实现跨地域的档案信息共享，纸质的档案资料在提取时往往需要寻找一番，跨地区的档案共享难度大且时效性较差。对此建设档案管理数字化平台可以提高事业单位内部各部门在档案管理方面的信息沟通效率[1]。

（四）实现统一化管理

档案资料由于类型、年限、保密程度的差异，在管理工作上也会有所不同。而数字化技术的应用可以建设统一化的档案管理平台，利用该平台对档案资料进行分类管理，更便于进行保存和检索，而且也能避免纸质档案在查阅和使用中可能对档案带来的损害。

三、事业单位档案数字化管理现存的问题

（一）管理制度尚待加强

档案管理工作本身绝非单纯的资料汇集成册保管，应当明确档案管理的核心要领，也就是对历史负责、为现实服务。只有准确了解档案管理的核心价值与长远意义才能掌握档案管理工作的重心。在数字化建设的潮流下，很多事业单位都开始推进档案数字化管理工作，但仍有部分单位在数字化建设上不够深入，并没有就如何更科学更有效地开展数字化管理进行研究，也不了解类型不同的档案应采用哪种数字化管理方式，数字化管理的内容与范围也不够明确。在这一条件下，档案数字化管理在制度层面就难以统一，后续管理工作的执行若缺乏统一有效的制度作为指导，很容易造成档案管理水平参差不齐的现象。

（二）档案管理设备水平滞后

目前档案管理的数字化建设已经成为很多事业单位发展中的关键点之一，数字化技术的应用可以全方位提高档案管理质量。但从目前的情况来看，档案数字化管理在技术和设备上仍然有待改进，部分档案管理技术和设备不够先进。部分事业单位可能出于成本考量，档案管理数字化建设中技术改造和设备引进的成本较高但专项资金却较少，所以档案管理相关的设备与技术迟迟未能更新。老旧的设备难以支持数字化管理这一现代化的管理手段，不少单位仍保留着传统的人工管理模式，或半人工半系统，计算机检索未能实现全方位普及，导致档案管理工作量大、效率低下[2]。

（三）档案管理标准不够完善

随着社会经济的快速发展，人们对于档案管理工作也开始关注了起来，通过数字化技术的应用来改进档案管理成为当下的重点工作，也是目前事业单位档案管理创新与发展的关键。目前很多事业单位在数字化管理方面的探索仍然处于前期阶段，数字化档案管理的制度建设和制度落实方面都没有详细的准则支持，所以档案数字化管理的规范体系仍需加强。部分事业单位由于档案数字化管理的工作标准较为模糊，导致档案管理工作本身较为被动，没有相应的准则和标准进行指导和约束，也无法将数字化技术的优势充分发挥出来。

（四）档案数字化管理面临安全隐患

虽然数字化技术在事业单位档案管理中的应用是顺应时代发展的大势所趋，也能从根本上提高档案管理工作的开展效率，但在数字化建设中必须要面对的便是互联网信息安全问题。若档案数字化管理中没能解决系统安全问题，可能因网络黑客的恶意攻击造成重要档案信息被窃取、破坏，对于事业单位的档案管理带来严重损害，若涉及一些重要机密信息还可能造成一定的社会影响。如今很多事业单位的档案管理人员在专业素质上仍需提高，包括档案管理方面的专业知识以及计算机领域知识，可能未全面了解档案管理的核心价值，也可能在信息技术的应用上存在一些缺失，这些都可能导致数字化档案在面临安全隐患时无法及时有效处理，档案信息被泄露的风险难以控制[3]。

（五）档案管理监督力度缺乏

档案资料的管理与使用都要具备一套对应的准则制度，但部分档案管理人员可能出现工作懈怠的情况，由于对档案管理工作理解不充分，认为档案管理只是资料的保存与调取，所以在工作上也总是敷衍了事。对此应当采取一定的监督方法来保证档案管理工作的效率与基本秩序。特别是部分单位档案管理经费不足，可能会造成管理缺失的问题，部分具有保密性的档案随便借阅，甚至借阅过程也没有按照原本的程序执行。在原本纸质档案转变为电子档案后，工作内容更加轻松，而个别人员的工作态度却没有得到改变，若监管不力，很可能因人为因素而导致档案资料信息的泄漏。

四、事业单位实现档案数字化管理的要点

（一）完善档案数字化管理制度体系

事业单位在档案数字化管理中，应当根据自身的经营现状出发，利用数字化技术的优势，健全档案数字化管理制度体系，确保档案管理工作可以实现与时俱进。针对档案资料的收集、整理、归档、借阅等环节都要制定明确且详细的要求，在档案管理各环节各方面都要制定统一的制度进行约束，让档案数字化管理能够有序推进。在调取档案信息时应当根据制度要求做好记录工作，避免产生档案信息遗失却找不到责任人的问题。在制定档案数字化管理制度时也要根据单位的发展战略角度考虑问题，制定符合自身需求的管理制度，做好档案资料集成一体化建设，将档案信息资源的安全性作为档案数字化管理的基础，提高资金投入力度用于完善基础设施，让档案管理的数字化转型实现全面推进[4]。

（二）引进现代化的数字档案管理设备

档案数字化管理在设备上应当引进更先进的设备，建立功能性齐全且操作便利的档案数字化管理系统，借助这一系统提高档案数字化管理时效性。事业单位的档案管理工作与其他管理有所不同，具有一定的综合性特征，需要处理较复杂的信息内容，所以需要在较大的信息体量下做好有序的信息整理与归档工作，这对于档案管理人员也提出了一定要求。而大型数字化管理设备以及技术的引进则可以提高档案信息的处理效率，面对大体量信息时也能轻松应对，让档案数字化管理变得更加简单有序。为有效改善事业单位档案数字化管理的开展效率以及信息安全问题，需要充分结合自身的资源优势，通过设备与技术的引进建立现代化的数字档案管理系统，控制档案资料管理存储方面的质量与安全性，为档案管理数字化建设提供更有利的环境支持，确保档案数字化管理的顺利开展。

（三）转变档案数字化管理模式

如今仍有一部分事业单位在档案管理开展方式上没能运用互联网和信息技术实现档案内容的更新，在这一条件下难免会滋生一些违规行为，如个别人员利用程序上的漏洞非法外调甚至出售档案资料，还有一部分人员为谋取私利，擅自修改自己或他人的参与工作时间、学历等基本信息，这种违规现象在档案系统中无法有效证实。为确保事业单位档案管理的严谨性，应当进一步提高档案管理人员的综合素质，包括能力水平与思想认知，针对档案资料进行定期检查，若发现档案中存在与档案管理标准不一致的现象应当及时追溯找到原因，一旦发现随意篡改档案信息的现象应当严肃处理。在档案数字化管理中，可以建立一套电子档案管理方案，将档案数字化管理方案同步落实到纸质档案管理中，实现档案信息在事业单位内部的动态共享，可以将单位内部员工的信息进行整合，提高档案系统中的信息量，也可以改善信息的质量，让档案数字化管理的开展更加便捷有效[5]。

（四）办公系统与档案管理系统的衔接

对于事业单位的档案数字化管理工作来说，可以将档案管理系统与办公系统进行结合，在档案管理设计方案中增设资料查询的功能，进一步改善资源管理与调配方式。在档案数字化建设中，单位应当根据自身的实际情况，由归档制度到数字档案鉴定制度、网格化安全管理制度等方面着手，提高档案数字化管理系统的运行效率。部分档案资料涉及很多重要的机密信息，或对于档案管理工作具有特殊要求，那么单位在档案数字化管理中就要采取强有力的措施保证档案资料的安全性，发挥档案资料的应用价值。此外在数字化管理体系的建设上还要关注密码管理与权限管理等，确保与办公系统衔接时也能做到权限分明。

（五）建立档案数字化管理安全保密机制

数字化技术的应用为事业单位档案管理人员的工作带来了许多便利，但部分档案管理人员并没有重点关注数字化管理模式下可能面临的信息安全问题。数字化的档案管理本质上便是运用计算机和互联网实现档案资料的网络化管理，涉及互联网则难以避免信息安全问题。对此档案管理人员应当采取积极有效的预防和处理措施来应对黑客和病毒入侵，避免外部非法入侵对事业单位后续工作带来的影响。鉴于此，事业单位应当强化档案数字化管理体系网络与系统入口安全管理建设，建立一套安全保密机制，及时安全杀毒软件和防火墙，并对档案的访问权限进行严格控制，避免档案资料泄露的风险。此外单位还要定期进行档案数字化管理软件和硬件设施的检查维护工作，发现问题及时解决，按时更新软硬件设施，保证档案资料的安全。

（六）强化档案管理人员综合素质

在档案数字化管理模式下，档案管理人员也要及时转变传统的思想观念，建立数字化管理意识，并且积极学习先进的管理知识与计算机知识，只有这样才能跟随事业单位档案数字化管理的进程提高自身的工作水平，更快适应数字化的档案管理模式，让档案数字化管理可以更顺利地开展。事业单位在档案数字化建设初期就要关注档案管理人员综合素质与专业能力的培训工作，期间需要明确以下要点：其一，提高对于档案管理人员的培训力度，在培训方式的选择上应当灵活多样，让档案管理培训内容兼具全面性、实用性与灵活性等。如利用视频线上学习、学习手册、学习会议等方式为档案管理人员开展关于数字化管理理论和实践两个方面的知识内容，并且在培训内容中还要适当加入一些信息技术相关的技术能力培训，帮助档案管理人员快速上手数字化档案管理系统，充分适应工作模式上产生的变化；其二，做好高水平的专业档案管理人才的引进工作。人才引进是优化事业单位档案管理人员结构的有效举措，单位可以借助人才引进来加快团体文化建设。在档案数字化管理中，需要制定档案管理的考核评价机制，定期针对档案管理人员的工作水平与工作绩效开展考核评价，在提高管理团队综合素质的基础上，为数字化管理的持续推进提供人力支持[6]。