地方高校科研档案管理机制探究

安康学院 云洁

一个高校的科研档案不仅是学校科研管理工作的重要表现，也是学校在校内、校外科研机构进行科技交流的重要资源，一份完整、规范的科研档案，具有极高的研究价值，不仅能帮助高校师生分析研究方向，提供经验借鉴，也能让人从中吸取经验教训，少走弯路。它真实全面地反映了一个学校的整体科研情况，对学校学科建设、人才引进以及平台、团队的内涵建设都具有重大作用。规范高校的科研档案管理对推动高校科研事业发展，提升高校科研水平有不可忽略的作用。

一、高校科研档案对于学校发展的重要性

高校科研档案是学校科研管理工作的重要依据，是学校教学、科研工作的反映。它保存、记录了项目申报、文件审批、中期检查、项目结题、依托成果发表、成果奖励、成果转化以及应用推广等等一系列过程性和结论性的文件材料，真实、完整、客观地反映了科研工作的全貌，从项目启动，到各阶段的进展状况以及最终的结果，这些原始的凭证与记录，为学校师生提供了科研活动真实的情报信息，是学校科研工作发展进步的重要参考依据。

高校科研档案是学校科技交流工作的重要依据，没有科技交流，科研成果得不到转化应用，科研工作的意义也会大打折扣。在校地、校企及兄弟院校的科技交流及合作工作中，科研档案中所蕴含的科研信息十分重要，有了一份完整、详细地记录着科研活动全过程的档案材料，科研项目和成果才能顺畅交流合作，实现成果推广和落地转化，为地方经济社会服务做贡献。

二、高校科研档案管理工作中存在的问题

（一）科研档案管理制度不完善，工作重点不突出

按照《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》要求，大部分高校都建立了自己的档案管理规章制度，对档案的分类、归档要点和管理办法做出了要求，但是把科研档案独立出来，建立专门的科研档案管理制度这一点，不少高校暂时还无法做到，科研档案只能和其它档案一起，由档案室统一管理。在前期，科研档案由科研管理部门和科研人员自己负责收集、保存和整理，归档成册后，移交至档案馆专职人员负责后期的保存和管理。但是科研档案与一般档案相比，有其独特性，这样的管理方法容易造成衔接不当、内容缺失。例如一份科研项目的档案，科研管理部门和科研人员因为没有接受过档案管理的培训，对于档案的归档范围、保管期限以及材料的收集、整理、鉴定要求都不了解，在归档过程中只能依靠个人理解凭感觉来整理材料，这样一来，就造成了在归档过程中出现了少归、错归、漏归以及归档不及时等现象；而档案馆则因受限于人员、制度和经费的关系，同科研人员的联系也不够紧密，专职档案员既不了解科研项目的具体进展情况，也无法全程追踪项目档案记录的过程是否有遗漏，因而，对于最终接收到的科研档案也只能做形式上的审查，至于内容是否完整、准确、规范等问题也无法做出判断。工作联系上不紧密，制度衔接上也有欠缺，就造成了档案馆的工作重点只能局限于科研档案的接收保管，欠缺主观性的开发再利用，“重藏轻用”使得科研档案没有发挥出它应有的作用。

（二）科研档案管理利用率低，数据二次开发意识不强

科研档案的管理有其特殊性，受知识产权保护、科研成果保密等特点的限制，传统科研档案管理工作中更强调的是档案的安全性与保密性，“重保管，轻利用”的观念与管理模式导致了科研档案的利用率不高，即使是那些保密范围以外的档案， 由于数据开发意识不强，没有形成二次、三次的信息再加工，总体利用率也非常低。

（三）科研档案电子信息化程度较低，信息输出能力较弱

科研档案电子信息化程度较低，是目前高校普遍存在的一个问题，传统的科研档案管理是以纸质档案材料保存为主的，现在要将这些大量的纸质档案材料转化为电子版，再上传到科研档案管理系统中，需要耗费大量的人力、物力和精力，对于专职档案人员较少，主要依靠大量兼职档案人员来归档的高校来说，这是一个很现实的问题。以我校为例，我校使用了南大之星档案网络管理系统，每年度结束后，由科研管理部门和二级学院科研秘书负责整理科研档案，分类立卷后，将卷内目录按照对应的案卷号录入南大之星系统，档案室进行形式审查，在核对目录与纸质材料无误后，移交接收档案并编码存放，这些材料的电子版，则因限于人力、物力，暂时无法扫描并上传到南大之星系统内。这样一来，归档后如果需要查阅一份档案，首先要在系统中检索关键字，找到对应的案卷号，然后对照确定的案卷号，再到档案室查找对应的纸质文献材料，这种半信息化的查阅方式费时费力，利用效率低，但如何解决，还是一个需要思考的问题。

（四）专职档案人员较少，兼职人员流动性大

如上一点所说，科研档案管理人员的问题是高校科研档案面临的一个很现实的问题，由于管理模式和编制的原因，一般高校档案馆的专职档案人员较少，文献归档，大部分是由兼职档案人员来完成的，科研管理部门的行政人员和二级学院的科研秘书就充任了科研档案的兼职档案员这一角色。这些兼职档案员平时还有大量的本职工作需要完成，档案管理只是其日常工作中的一个阶段性工作，让这些兼职档案员在档案管理上投入所有的时间和精力无疑是不现实的，而烦琐的日常行政工作也让她们无法对档案工作有更加深入细致的研究，再加上高校管理岗位轮岗等制度，这些兼职档案员的流动性非常大，往往一个兼职档案员花了两三年时间刚刚熟悉归档流程就又要调走，而新接手工作的人员则又面临着重头学起的困难，这些种种问题，都增加了科研档案管理的难度。

三、加强和改善高校科研档案管理机制的几点思考

（一）增强档案意识，转变科研档案管理观念

要加强高校科研档案管理机制，首先要增强科研管理部门、档案管理部门和相关科研人员的档案意识，要通过各种宣传、讲座和网络媒体等方式让大家了解到科研档案规范化管理的必要性和重要性，从思想上引起重视，才能转变思想观念，提高档案意识，以积极主动的态度投入到科研档案管理的工作中去，推动科研档案管理工作发展。档案管理人员要改变传统管理观念，加强为师生服务的意识，平时与科研人员多保持沟通联系，督促科研人员养成在日常科研活动中收集保存材料的意识，同时定期追踪科研活动的进展情况，做到心中有数；科研人员要配合档案管理人员，在收集保存材料时确保材料的真实性和完整性，这样，才能形成规范完整的科研档案，才能有效地服务于高校的科研创新工作。同时，学校管理层也要意识到，传统的纸质科研档案已经不能满足学校科研发展的需求了，建立数字档案系统，加快科研档案信息化是现代高校科研档案管理的必由之路。

（二）完善科研档案管理制度，突出管理工作重点

在高校科研档案管理中，制定合理的科研档案管理制度，是管理工作的重点。科研档案的数据本身比较复杂，结构也更多元化，面对这种情况，一个适用于本校的、有序、规范的科研档案管理制度就显得尤为重要。首先是科研档案的收集制度，要规范归档内容，让科研人员能够清楚地知道哪些材料是属于归档范围的，以便在日常科研活动中注意收集、保存；其次是科研档案的整理制度，要规范归档形式，日常科研活动中产生的文献材料要如何分类，是按时间分类还是按内容分类？科研项目是按国家级、省部级等不同级别分类，还是按项目负责人所属部门、团队来分类？涉密材料又如何保存？这些都需要一个科学、统一的准则；然后是科研档案的移交制度，要规定移交的手续，由谁整理、何时移交给谁，移交清册如何签名盖章，都需要一套完整的办法；最后是查阅制度，已经归档的案卷材料，借阅和查阅都需要办理严格的审批手续、登记手续，借阅和查阅过程中不得损坏档案，不得擅自拍摄，公开档案内容等。只有做到了这些，科研档案的管理工作才能有序、高效。

（三）加强数据的整合和深挖，提高科研档案的利用率

建立科研档案最终的目的是能够为他人提供参考指引以及对科研成果的二次开发、利用。高校的科研档案是许多科研成果的重要载体，存在着大量的科研价值、社会价值，如果能够在合理范围内进行数据的二次开发，挖掘出各种科研档案的内在联系，针对一些个性化的信息，将一些诸如各学科的科研成果、专家教授信息等内容按照学科特色进行分类编辑，将原始数据按照学校师生的需求进行二次、甚至三次加工整合，编撰出一些各种类型信息的汇编、指南、调研报告等等，将极大提高科研档案的利用率，实现科研档案的创新价值。

（四）加强科研档案的信息化建设，提升档案管理现代化水平

传统的科研档案管理模式下，一份纸质档案从收集到整理，再到移交、登记，最后归类整理与查询，需要耗费大量的人力、物力与精力，保存不便、耗费资源空间且利用率低。信息时代，科研档案管理的主要对象应该从传统的纸质档案逐渐过渡为电子档案，高校要善于利用现代信息技术，将原有的纸质档案扫描成电子档案，考虑到专职档案人员较少，工作量巨大，可以采取“众人拾柴火焰高”的办法，适当予以绩效奖励，请科研管理部门的行政人员和各二级学院的科研秘书分解任务，化整为零，逐步将从前的纸质档案电子化并上传至档案管理系统；同时，对于正在进行的科研活动，要及时向科研人员宣传科研档案管理知识，讲授档案管理流程，要求科研人员从平时做起，注意收集、保存科研活动所形成的数据信息，兼职档案员做好计划，将这些数据信息在不涉密，不侵犯知识产权，不涉及个人隐私的情况下，分类整理，按计划上传到科研档案管理系统，以便数据整合和方大师生查询利用。为减轻档案部门的压力，这些数据还可以分类管理，哪些级别的需要由学校档案馆统一管理，哪些级别的可以由二级院系自己管理，这些都可以在实践中摸索出最适合本校的方案。

（五）加强安全意识，做好科研档案的保护工作

档案安全包含好几方面，一方面是指网络信息安全。科研档案实行网络系统管理后，提高了科研档案的利用率，同时也给科研档案的安全性带来了很大风险，档案管理部门一定要加强网络系统的安全性，安装专业的杀毒软件和防护软件防止木马、病毒入侵，并对防护软件设备定期升级维护，重要资源要多源备份以防损坏；另一方面是指知识产权和成果保护安全，高校科研档案人员一定要具备知识产权保护意识，做好科研档案的知识产权保护工作，要建立知识产权管理制度，合理利用知识成果，保护知识产权不流失；最后一方面是做好涉密档案的管理，档案管理人员要熟知《中华人民共和国保守国家秘密法》，严格遵守涉密科研档案的管理条例，涉密文件档案坚决不能上网，涉密档案的接收、保管、利用等要严格履行申报、审批手续。

（六）加强学习和培训，打造档案管理复合型人才

科研档案管理是一门专门的学问，不仅要有丰富的理论知识储备，还要随时关注最新的管理政策、方针和规定，同时还要具有综合分析能力和创新管理能力来对科研档案进行二次加工利用。如前文所说，高校大量的兼职档案人员是无法达到这个要求的，最理想的方案是配备足量符合工作发展的专职档案人员，如果无法达到这个要求，也要对兼职档案人员进行定期的学习培训，提高兼职档案员的业务素质和管理水平。

一是加强档案管理专业知识学习，二是加强计算机及网络信息化管理学习，使之能够熟练运用、维护档案管理系统，成为复合型的、现代化的档案管理人才，促进高校科研档案管理工作的顺利开展。

综上所述，高校科研档案管理是学校管理工作的重要表现，是一个学校科研各方面、各阶段水平的综合体现，对学校的发展有不可忽视的重要作用。只有不断完善现有的科研档案管理制度，做好档案系统信息化建设，解决档案人员不足的问题，实现科研档案的深度开发利用，才能最大限度地发挥高校科研档案的科研价值、社会价值、人文价值、经济价值，才能提升高校科研水平，助力高校科研事业蓬勃发展。