公共图书馆财务管理信息化研究

俞爱未

引言

随着信息化技术不断提升，扩展给各行业的管理决策依据带来便捷性、科学性、可行性。公共图书馆财务管理采用信息化技术可以提高图书馆的管理水平促进其发展。采用信息化技术可以将当前分散化的管理模式，转化为集中管理模式，理顺了业务与财务之间、财务与内部专业管理之间的关系，统筹安排各项要素，明确优化措施和运营目标；以全面预算管理为统筹手段，量化策略目标，优化资源配置，实施业绩考核；以多维精益管理为数据支撑，强化业财深度融合和专业精益管理，通过对业务运营的过程监控、效果评价、信息反馈，促进业务和财务管理持续完善提升业务、最终提高图书馆运营效率。

一、公共图书馆财务管理信息化的重要性

（一）统一数据信息资源，提高数据分析的科学性、准确性、全面性。公共图书馆财务管理信息化可以有效整合全馆信息资源，数据统计分析具有科学性、准确性为领导决策提供依据，有利于图书馆战略目标的制定及未来发展。图书馆是财政全额拨款事业单位，其经费支出受财政监管，现有财务账务系统由财政的根据监控需求委托第三方软件公司开发并投入使用，根据的是财政的统一要求，而没有根据图书馆实际业务需要而设定，这就导致会计报表体系反映的财务内容完整性不强，项目类设置少，可参考的会计信息不多，同时财务数据披露只是向财政部门和上级单位披露，披露制度不健全。现有的图书馆集群管理系统又和财务系统不连通，数据无法统一。导致财务信息无法为领导制定战略目标及未来发展决策提供有效的依据。只有将财务管理信息化把业务系统和财务核算系统进行统一核算分析，才能有效整合馆内信息资源，数据分析更加科学、全面、有效，提高图书馆管理决策正确性。

（二）完善图书馆固定资产的管理，提高固定资产的利用率。很多图书馆物资管理与财务核算之间结合性不强，图书馆固定资产管理流于表面，尤其是各个乡镇分馆、城市书房以及流动图书站点的书籍及设备的管理。例如某馆有18家乡镇街道图书分馆，215家农家书屋、232个流动图书站、8家城市书房、15家乡村书吧、3家校园书香驿站、45个“书循环”点，点多面广，这些站点的设备书籍的管理是个大难题，在当前经费有限人力紧张情况下只有通过财务管理信息化建设，才能将这些点串联起来，进行有效的统一的管理和维护，这样也更加方便书籍在各个站点的调换和流通，充分利用资源，提高使用效率。

（三）降低财务管理风险，提升资金的运用效率。传统的财务管理具有笼统性，缺乏系统性，公共图书馆财务管理人员对预算的认知程度不够，在传统的工作模式中，没有精确的数据分析，随意性大，完成上级要求的数据报表报送即完成任务，会出现多报、乱报、谎报、漏报等情况。财务管理信息化实现了传统的财务管理模式向“一体化”“算大账”的管理模式转变，收集一切数据，统一管理，根据层级数据分析出具有参考价值的财务报表，在资金投入有限的情况下做出合理的财务预算，提升资金运用效率。财务管理信息化要求财务人员准确记录经费的实际使用情况，明确清楚的显示各项业务或活动开展所需的实际经费，可以有效降低财务管理风险。

二、公共图书馆财务管理信息化存在的问题

（一）公共图书馆财务管理信息化当前处于初级化阶段。现有公共图书馆财务管理的信息化水平处于初级化阶段，信息化管理多为区块管理，每个系统之间功能与数据无法有效衔接。随着信息化的普及，许多图书馆引入了信息化的管理技术，以某市市县馆为例现有图书馆集群管理系统信息和智慧财务系统，但是不同的系统根据不同需求设定的，存在信息不一致、脱节、分散数据不全面等的情况，具体体现如下：第一，不同系统体现固定资产（书籍）价格数据不一致。集群管理系统该模块中存量书籍价格显示的是零售价格（码洋），而智慧财务系统里面通过招投标后供应商会给予一定的折扣，书籍是按照折扣价（实洋）入账，这就导致了存量书籍固定资产价值存在很大的偏差，而且智慧财务系统录入资产的时候是按照批次采购的金额录入，资产并没有细化到每一本书，如果要细化则需要人工按照书名，单价一本一本录入，每年上万册采购量加上原先存量需要耗费很大人力，财力；在集群管理系统虽然按照每本书籍编目入库，但是却无法体现实际的采购价格。第二，不同系统信息脱节。当出现书籍毁损时，集群管理系统就会记录读者赔偿相应书款或者是购买损坏的书籍重新编目入库，然而在智慧财务系统却无法体现这一情况，这笔在财务处理中就面临难题，现有财务处理方式是将赔书款计入其他收入，而在固定资产（书籍）这里却没有相应的减少书籍资产价值，因为无法核实该本书籍的实际价格。第三，系统信息分散不全面。集群管理系统中仅仅有纸质书籍的资产价值管理，电子书籍及其他固定资产在该系统中没体现，智慧财务系统中包括了电子书籍、纸质书籍及其他固定资产，但是存在信息不详细的情况。

（二）财务管理信息化资金短缺。图书馆为全公益性质，资金来源主要是政府财政拨款，而现有的财政拨款收入大部分用于馆藏资源储存方面，及日常工作运转。随着图书及数字资源价格的不断上涨，财政资金紧张，财政预算项目资金只减不增，要完成每年基本图书及数字资源目标增量，公共图书馆面临的最大问题就是资金。实现财务管理信息化需要根据图书馆的整体业务情况进行研发，更新和完善财务管理信息化的软件、硬件等配套设施，维护财务管理信息化系统，保障公共图书馆数据资源的安全，防止黑客和病毒的攻击。这些环节都需要很多的资金投入，对于许多公共图书馆来说心有余而力不足。以某市馆为例一个全市区的图书馆集群管理系统就耗费1千多万，可见财务管理信息化所需的资金量大，对于本身资金短缺的公共图书馆而言财务管理信息化的投入使得公共图书馆资金短缺问题更加严峻。

（三）公共图书馆管理制度规范不够完善。图书馆财务管理信息化建设中，管理制度因素直接影响着其发展。现有的管理制度在信息化技术瞬息万变的情形下，在管理目标，管理技术，管理手段上来说相对落后，造成了公共图书馆资源的严重浪费。随着新技术的深度运用，图书馆的信息搜集，整合方面，技术相对完善、科学，而传统滞后的管理模式却没有紧跟步伐，阻碍了信息化的进一步建设发展；另外，信息化建设离不开组织团队建设，在现有的管理模式下信息化建设仅仅是馆内负责信息化的专人、管理层级和第三方公司，缺乏全馆统一一线的意识，而财务管理信息化建设需要将公共图书馆所有资源有效的整合在一起，需要团队统一意识，齐心合力，积极配合，任何一个地方不到位就势必会影响到财务管理信息化的建设。

（四）专业财务管理信息化人才缺乏。图书馆管理人员对财务信息化专业人员的不重视，许多公共图书馆管理人员认为财务信息化是以数据开发为重点，而开发委托第三方软件公司进行，日常的维护也可联系开发公司，本单位财务信息化人员只要财务人员兼顾即可，根据软件公司的操作步骤进行操作即可，而忽略了信息化管理的最终目的是提高管理效率，财务管理信息化建设需要根据图书馆业务发展、行业规范、标准建设等变化不断进行更替、完善，是一个动态体系，不是静态体系，这些环节就离不开信息化专业人员。社会中财务信息化管理人才的缺乏，财务管理信息化建设需要计算机专业人才，也需要财务专业人才，还需要管理专业人才，而在社会中这些人才都是分专业、分学科进行学习和培训，并没有一个统一学科进行相应的培训，从而导致社会中专业人才缺乏。公共图书馆财务管理人员大部分存在综合素质以及学历不高的现象。

三、对策建议

（一）全面完善制度，为财务管理信息化建设创造制度保障。公共图书馆财务管理活动中现有财务管理制度只对基本的财务活动进行了规范，却没有涉及新时代下公共图书馆信息化技术不断应用而发生的与财务管理的相关事项。例如，电子书籍、数字化设备、每年更新的电子资源库如何进行相应的规范及管理等等。由于制度的不完善，使得公共图书馆在信息化时代的背景下整体财务风险逐渐增加，因此需要完善公共图书馆财务管理制度，为信息化的建设创造良好的条件。公共图书馆管理人员应该加强对财务管理制度的重视。根据图书馆馆内业务及图书馆发展目标设置与之相关的财务管理制度，对馆内工作人员的行为进行全面的规范。公共图书馆在制定制度中，需要从实际情况出发，寻找当前存在漏洞及问题，针对漏洞和问题完善或建立相应的财务管理制度。另外在完善制度的过程中，还需要具体进行落实，只有制度得以全面落实才能最大限度地发挥约束性作用，提高财务管理整体水平，为信息化建设提供制度保障。

（二）科学管理，培养专业的信息化团队。专业财务信息化管理人员的缺乏不但会影响到财务管理中各类信息化系统的建立与维护，同时还会严重影响到图书馆财务计算的效率与准确率。图书馆不仅应该加强财务人员业务知识的培训，还应该加强其信息技术能力的培养，以适应财务管理信息化建设的需要。图书馆适当的时候还可以引进相关人才，给财务管理信息化团队注入新鲜血液，提高团队信息化水平。

（三）优化经费结构，保障财务管理信息化资金投入。第一，凡事预则立，不预则废，因此优化经费机构科学合理预算编制是第一步。根据历年各项业务的预算资金使用情况结合各业务科室新的计划目标任务完成所需资金及图书馆新的年度计划编制全面预算，然后将全面预算逐层分解财务指标，具体落实到部门和相关人员身上，强化全过程预算控制力度，确保预算目标的有效执行，保障各个业务的有序开展，避免出现预算资金使用随意性的问题，避免部分项目占用其他项目资金的问题，避免预算执行力弱的问题，预算编制准确，执行有效可以很好的保障财务管理信息化的资金投入。第二，预算的编制需要准确的数据作为依据，因此需要财务管理人员日常工作中准确记录经费的使用情况，以清楚和明确各业务或活动开展所需的实际经费，通过这些记录情况分析图书馆内各业务的资金使用及占比情况，对预算提供更准确的指导，同时理清公共图书馆各类业务结构并区分重点，在资金安排上更倾向于公共图书馆的重点业务项目，提高资金利用率。第三，需要完善规范的建设，开展评估定级，加强分类指导。监管部门要明确自己的职责，定期进行督促和考评。通过考评情况分析和计量图书馆投入资金的使用效益，根据分析结果，可以发现图书馆活动或业务开展的效果及存在的问题，并将这些信息及时反馈至管理层，通过督促相关科室整改，或者调整预算进一步完善预算执行的全面性、有效性。第四，财务管理相关人员要认真研究图书馆自身发展需求，明确关键点并与第三方软件公司进行沟通、研发。如果一次性研发到位资金需求大，可以将财务管理信息化建设分阶段开展，缓解一次性不足的困境。可以先选择必要的基础业务模块，完成微观模块精细化方案，随着资金的进一步投入，不断完善财务信息化管理系统，实现公共图书馆宏观的布局策略。

（四）加强图书馆联盟，降低财务管理信息化成本。公众的文献需求日益增长，加上文献刊物的价格上涨，使得公共图书馆的经费面临紧张的问题，公共图书馆财务管理信息化建设又需要大量的资金投入，依靠个体图书馆进行财务管理信息化建设很难有效开展。图书馆之间通过文献互借互通、资源共享的形式开展合作，依靠群体图书馆的力量，可以缓解经费紧张的问题，这种形式的合作被称为“图书馆联盟”。图书馆联盟可以有效的降低运行成本，在图书报刊采购、图书报刊编目、图书信息咨询、数据库的使用权限、开发数据库的所有权与使用权分配、馆藏资源的补给、人力培训、技术升级等方面都可以降低各自的运行成本，发挥整体的优势和规模效益，避免资金的浪费。例如某市图书馆就开发了图书馆集群管理系统信息，市内所有的区、县图书馆都采用该系统，实现了数据互通，共享共用，降低了各区、县馆的信息化运行成本，如果将图书馆联盟成员单位进一步的扩展，那么将会节约更多的运行成本，将更多资金集合起来，投入到信息化的建设中去，好刀用在刀刃上。

（五）建立图书馆行业组织，使政府决策更有利于财务管理信息化建设。许多图书馆都成立了图书馆学会，这些学会在行业标准和规范制定上发挥重要作用，但是在立法权益的争取上作用甚微，图书馆学会偏向于学术性研究团队，不是全国性图书馆行业组织，不能像其他行业组织一样参与并影响政府决策，这就导致图书馆财务管理信息化建设缺乏相应的政策支持，大大影响了信息化建设的进程。只有对图书馆学会进行革新，建立图书馆行业组织，才能发挥图书馆学会行业组织的纽带作用，做好政府和行业之间的有效沟通，让政府了解图书馆行业的要求和意愿，使政府做出更利于公共图书馆发展的决策，如图书馆的资金拨款，图书馆信息化建设和发展，图书馆财务管理信息化要求等。

（六）信息化加强安全管理。公共图书馆为了保障财务管理的综合效能，应该加强信息化安全风险管控。首先，将安全责任落实到部门或者人，积极开展对电脑进行定时的病毒查杀，全面把控大数据各项风险，防止病毒及黑客入侵，保障信息安全。其次，建立备份机制，将重要的信息及时备份，防止各种因素导致的信息丢失。再次，建立信息安全保障体系，发现问题及时进行处理，在公共图书馆财务运营过程中对财务风险进行综合把控，明确监督管理人员，对财务管理活动进行监管，降低不必要的财务风险，只有这样才能提升财务管理效能，实现公共图书馆运营业务水平的全面提升。

四、结束语

本文通过当前信息化时代下公共图书馆财务管理信息化建设的基本情况进行研究和分析，发现了公共图书馆财务管理信息化建设中存在问题，这些问题影响了公共图书馆财务管理信息化的建设。作为公共图书馆必须要认识到财务管理信息化的重要性及积极意义，采取有效的措施来解决目前财务管理信息化的问题，使得公共图书馆在信息化时代蓬勃发展。